行政總務(wù)_行政總務(wù)的崗位說明書

行政部門的崗位說明書部 門行政部崗 位經(jīng)理類別、級別 直接上級：人力資源總監(jiān)職務(wù)概況：負(fù)責(zé)制訂、監(jiān)督實(shí)施各項(xiàng)行政管理制度；負(fù)責(zé)按年度預(yù)算進(jìn)行辦公用品、辦公設(shè)備的采購管理及發(fā)放管理；嚴(yán)格控制行政開支；及時處理好日常行政事務(wù)；保證基本設(shè)施的正常運(yùn)行，為公司其他部門做好輔助工作。崗位職責(zé)：1、負(fù)責(zé)制訂公司的各項(xiàng)行政管理制度，使公司的管理工作規(guī)范化。2、負(fù)責(zé)公司各項(xiàng)制度的執(zhí)行與監(jiān)督。3、配合公司各部門發(fā)文，并按ISO9001的要求進(jìn)行文件的統(tǒng)一管理。4、制定合同的標(biāo)準(zhǔn)文本，對所有往來合同進(jìn)行規(guī)范管理。5、負(fù)責(zé)車輛調(diào)度、保養(yǎng)的管理，使車輛能夠安全、高效地利用。6、負(fù)責(zé)辦公用品的采購、發(fā)放管理。7、各部門所需的基本辦公設(shè)施的采購、發(fā)放、維護(hù)、保養(yǎng)。8、根據(jù)年度預(yù)算，嚴(yán)格控制行政開支。9、負(fù)責(zé)組織財(cái)務(wù)部與本部門相關(guān)人員每月對辦公用品及辦公設(shè)備進(jìn)行例行盤點(diǎn)。10、負(fù)責(zé)辦公區(qū)域的管理。11、負(fù)責(zé)日常行為的管理，并進(jìn)行相應(yīng)的獎罰。12、負(fù)責(zé)公司日常的事務(wù)接待。13、負(fù)責(zé)公司一些突發(fā)事件的處理。14、對本部門員工進(jìn)行業(yè)績考評，并將考評結(jié)果及時反饋給員工，幫助員工更好地工作。15、每周一提交上周工作總結(jié)和本周工作計(jì)劃。工作關(guān)系：公司各部門，外部有關(guān)單位。直接下屬：行政秘書、行政助理、內(nèi)務(wù)、前臺文員、駕駛員。部 門行政部崗 位總經(jīng)理秘書類別、級別 直接上級：行政部經(jīng)理職務(wù)概況：負(fù)責(zé)文件的匯簽、收發(fā)管理；對公司級會議進(jìn)行記錄，并整理成文；處理總經(jīng)理日常行政事務(wù)、會議、接待、活動、報銷單整理等工作；負(fù)責(zé)總經(jīng)理和各部門總監(jiān)的聯(lián)絡(luò)工作；整理總經(jīng)理的文件；完成部門經(jīng)理布置的各項(xiàng)工作。崗位職責(zé)：1、協(xié)助總經(jīng)理處理公司公文、行政事務(wù)。2、執(zhí)行總經(jīng)理交辦的各事項(xiàng)。3、了解文件管理制度、日常文件的收發(fā)程序。4、擬定文件的借閱權(quán)限及借閱規(guī)定，并嚴(yán)格按規(guī)定借閱。5、負(fù)責(zé)文件的匯簽、收發(fā)、管理工作。6、做好公司級會議的記錄、并整理成文。7、嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，做好各項(xiàng)保密工作。8、總經(jīng)理活動、接待方面的安排、報銷單的整理、來訪的接待。9、有關(guān)文稿的撰寫及審批。10、公司會議、報告的安排。11、公司所有資料的存檔。12、每周一提交上周工作總結(jié)和本周工作計(jì)劃。工作關(guān)系：與各部門聯(lián)系密切。直接下屬：無部 門行政部崗 位行政助理類別、級別 直接上級：行政部經(jīng)理職務(wù)概況：制定和完善公司的行政管理制度，使公司的管理更加規(guī)范、合理；合理安排車輛調(diào)度；員工日常行為的督導(dǎo)；辦公區(qū)域的管理；日常行政事務(wù)的管理。崗位職責(zé)：1、 擬制行政管理制度，并對各部門執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督、檢查。2、有效合理的安排公司員工用車，以提高員工的工作效率。3、負(fù)責(zé)員工午餐的安排及協(xié)調(diào)工作。4、按管理規(guī)定和作業(yè)流程及時完成公司人員的名片印制。5、新進(jìn)員工辦公桌位的安排。6、負(fù)責(zé)辦公區(qū)域的管理。7、員工日常行為規(guī)范的管理，并進(jìn)行相應(yīng)的獎罰。8、配合行政部經(jīng)理做好年度行政預(yù)算工作。9、負(fù)責(zé)公司通訊費(fèi)用的審查與管理工作。10、負(fù)責(zé)會議室與活動中心的管理工作。11、負(fù)責(zé)為客戶和公司活動準(zhǔn)備場地。12、根據(jù)公司年度行政預(yù)算及庫存情況進(jìn)行辦公用品、辦公設(shè)備的采購，超出預(yù)算的支出需經(jīng)部門經(jīng) 理、財(cái)務(wù)部總監(jiān)批準(zhǔn)后方可采購。13、嚴(yán)格按照采購管理制度進(jìn)行采購，要貨比三家（至少三家），進(jìn)行詢價、比價、議價。14、每周一提交上周工作總結(jié)和本周工作計(jì)劃。工作關(guān)系：各相關(guān)部門直接下屬：無部 門行政部崗 位行政助理（總務(wù)）類別、級別 直接上級：行政部經(jīng)理職務(wù)概況：負(fù)責(zé)辦公用品、辦公設(shè)備的管理與發(fā)放；負(fù)責(zé)公司內(nèi)部辦公設(shè)備、物品的維修及保養(yǎng)；辦公環(huán)境的保潔；公司財(cái)產(chǎn)的安全。崗位職責(zé)：1、公司所購物品的管理。辦理好入庫、出庫手續(xù)，做到先進(jìn)先出。2、個人辦公用品、設(shè)備的領(lǐng)用或借用管理，員工離職時個人領(lǐng)用物品的回收，并嚴(yán)格控制支出。 對個人使用的物品要建卡立帳，一人一卡。個人使用的財(cái)產(chǎn)隨崗位變動而變動，若人員調(diào)動應(yīng)及時 辦理個人使用財(cái)產(chǎn)的交接手續(xù)。 對部門使用的物品（電腦及附屬設(shè)備由信息部負(fù)責(zé)）建卡立帳，由部門負(fù)責(zé)人簽字領(lǐng)用，并負(fù)責(zé)日 常的管理。3、公司內(nèi)部辦公設(shè)備、辦公設(shè)施的登記、建卡、維修與保養(yǎng)。4、倉庫的帳務(wù)要清晰，做到物、卡、帳一一對應(yīng)。5、制定安全庫存量，保證員工能及時領(lǐng)到所需物品，適時提出采購申請。6、與供應(yīng)商緊密聯(lián)系，保障所購物品的調(diào)換、維修、保養(yǎng)。7、辦公環(huán)境的保潔，使公司有一個良好的工作環(huán)境。8、保障公司財(cái)產(chǎn)的安全。9、每月對庫存進(jìn)行盤點(diǎn)，做出盤點(diǎn)報表，并說明盤盈、盤虧的原因及處理意見。10、 配合財(cái)務(wù)部門進(jìn)行定期盤點(diǎn)及庫存、帳、物的抽查工作。11、 制定、執(zhí)行公司的各項(xiàng)資產(chǎn)管理制度。12、 每月編制公司的資產(chǎn)動態(tài)表。13、 圖書的管理、借閱。14、 信件的收寄、報刊的訂閱及管理。15、 每周一提交上周工作總結(jié)和本周工作計(jì)劃。工作關(guān)系：對內(nèi)：財(cái)務(wù)部、其他各部門 對外：與相關(guān)供應(yīng)商直接下屬：無部 門行政部崗 位總臺接待類別、級別 直接上級：行政部經(jīng)理職務(wù)概況：禮貌熱情地接轉(zhuǎn)電話；接待來訪客戶；預(yù)訂票務(wù)；郵件快遞；訂水；完成部門經(jīng)理安排的打字、復(fù)印等工作。崗位職責(zé)： 1、禮貌用語，舉止得體，穿著大方。2、用公司規(guī)范用語接轉(zhuǎn)電話，電話鈴響三聲必須接聽，若需要找的人不在，負(fù)責(zé)記錄留言或回電號碼。3、接待來訪客人，領(lǐng)到位置，端送茶水，并進(jìn)行來訪客人的登記。4、負(fù)責(zé)每月飯票及考勤卡的制作，及時修改公司員工通訊錄。5、監(jiān)督員工上下班打卡，并記錄當(dāng)天外出員工情況及請假情況。6、負(fù)責(zé)公司所有往來信件的收發(fā)工作，并負(fù)責(zé)每月費(fèi)用的結(jié)算。7、根據(jù)員工的出差單預(yù)訂票務(wù)。8、查看飲用水的消費(fèi)情況，及時訂水。9、負(fù)責(zé)文件與其他資料的打印、復(fù)印、校對等工作。10、做好信息傳遞工作。包括電話、傳真、信函、E-MAIL等，不得泄露其內(nèi)容。11、提供請假單等員工所需的各類單據(jù)。12、每周一提交上周工作總結(jié)和本周工作計(jì)劃。工作關(guān)系：各部門員工、來訪客戶、供應(yīng)商直接下屬：無部 門行政部崗 位駕駛員類別、級別 直接上級：行政部經(jīng)理職務(wù)概況：負(fù)責(zé)車輛的清潔、維修、保養(yǎng)，確保文明駕駛，安全行車。崗位職責(zé)：1、及時掌握交通法規(guī)和道路變化情況，確保出車時快速、高效。2、每天做好車輛的清潔和例行保養(yǎng)工作，確保車輛的安全可靠。如需對車輛進(jìn)行修理或保養(yǎng)時，應(yīng)填寫申請單，經(jīng)部門經(jīng)理批準(zhǔn)后方可進(jìn)行。3、出車時必須持經(jīng)部門經(jīng)理簽字的派車單，出車回來需如實(shí)填寫出車單，且必須由用車人簽字確認(rèn)。在非緊急情況下，嚴(yán)禁無單出車。4、車輛可正常運(yùn)行時，駕駛員應(yīng)根據(jù)公司的工作需要隨時接受出車的命令，不得找任何借口拒絕出車，須按出車單上出車時間準(zhǔn)時出車。5、節(jié)假日及工作日的晚上，車輛必須停在公司；若晚上出車超過22：00點(diǎn)，需將車開回家停放，事先必須向部門經(jīng)理請示。6、必須嚴(yán)格遵守交通法規(guī)，文明駕駛，確保行車安全。7、嚴(yán)禁酒后駕車、違章操作，由此造成的交通事故由違規(guī)人自負(fù)。8、