國際會(huì)議管理第一章.ppt

國際會(huì)議管理第一章,Organizing the Meeting 籌組會(huì)議,國際會(huì)議的定義,依ICCA(國際會(huì)議協(xié)會(huì)) 與會(huì)人數(shù)必須100人以上 與會(huì)外籍人士佔(zhàn)大會(huì)出席人士30% 會(huì)議必須在4個(gè)國家以上輪流舉行 會(huì)議必須是三天以上會(huì)期,國際會(huì)議的定義,依國際聯(lián)盟協(xié)會(huì)(UIA) 與會(huì)人數(shù)必須300人以上 與會(huì)外籍人士佔(zhàn)大會(huì)出席人士40% 會(huì)議必須在5個(gè)國家以上輪流舉行 會(huì)議必須是三天以上會(huì)期,國際會(huì)議的定義,依TCA(中華民國國際會(huì)議推展協(xié)會(huì)) 與會(huì)人數(shù)必須50人以上 與會(huì)外籍人士佔(zhàn)大會(huì)出席人士20% 會(huì)議必須在2個(gè)國家以上輪流舉行 會(huì)議必須是二天以上會(huì)期,會(huì)議的種類,conference convention workshop symposium seminars exhibitions,為什麼舉辦會(huì)議,年度盛會(huì) 依規(guī)定的商業(yè)會(huì)議 特殊目的的群體 企業(yè)內(nèi)訓(xùn)練 人力開發(fā) 做出決策,政治性會(huì)議 傳播資訊 宗教性集會(huì) 激勵(lì)或建立士氣 解決問題 籌劃,由誰舉辦會(huì)議,委外：專業(yè)會(huì)議公司 企業(yè)內(nèi),在那舉辦,人數(shù) 預(yù)算,目的 公司地點(diǎn),誰來參加,建立會(huì)議目的,必須要先瞭解與會(huì)者的期望，而與會(huì)者期望的五項(xiàng)改變： 資訊的改變 瞭解的改變 技能的改變 態(tài)度的改變 行為的改變,會(huì)議籌備人的任務(wù)是什麼,向客戶負(fù)責(zé)會(huì)議的籌辦實(shí)務(wù)與創(chuàng)意內(nèi)容 監(jiān)督和協(xié)調(diào)與召開會(huì)議的任何環(huán)節(jié) 擬定會(huì)議總?cè)粘?擬定委外事務(wù) 依預(yù)算與時(shí)間表執(zhí)行工作，遵循合法要求，讓客戶充分瞭解工作進(jìn)展,與會(huì)者的考慮,我是重要的，並且希望能受到尊重 我希望我的看法能被接受 參與這項(xiàng)會(huì)議對我有所幫助 這項(xiàng)會(huì)議的計(jì)畫、概念、產(chǎn)品與服務(wù) 如果接受了你們的意見，我會(huì)損失什麼,建立會(huì)議主題,1.考慮到聽眾的需要 2.會(huì)議的進(jìn)行必須流暢 3.統(tǒng)一與結(jié)合會(huì)議的各部份 4.會(huì)議主題必須具宏觀 5.刺激與會(huì)者的想像力,6.採取行動(dòng)的可能性 7.挑戰(zhàn)聽眾的智慧 8.製造戲劇效果 9.加入幽默感 10.要有一些評估設(shè)計(jì),設(shè)計(jì)議程,一天議程範(fàn)例 課本表1-1 德明技術(shù)學(xué)院【兩岸經(jīng)貿(mào)新局面研討會(huì)】議程,德 明 技 術(shù) 學(xué) 院 【兩岸經(jīng)貿(mào)新局面研討會(huì)】議 程,設(shè)計(jì)議程,兩天議程範(fàn)例 第三屆教學(xué)研習(xí)營暨小班教學(xué)及個(gè)案撰寫研習(xí)營 時(shí)間: 一月十五日 (星期六)、一月十六日(星期日) 地點(diǎn): 陽明大學(xué)活動(dòng)中心 第三、四、五會(huì)議室,一月十五日 (星期六)小班老師訓(xùn)練營第一階段,一月十六日 (星期日)小班老師訓(xùn)練營第一階段,設(shè)計(jì)議程,三天議程範(fàn)例 課本表1-5,文史數(shù)位典藏及創(chuàng)作學(xué)程研習(xí)營,時(shí)間：2008年1月18日（五）至2008年1月20日（日） 地點(diǎn)：主顧樓530電腦教室 名額：30名,一般議程中可能包括的會(huì)議型態(tài),general sessions：大會(huì) concurrent sessions：同時(shí)間舉辦的會(huì)議 breakout sessions：依據(jù)某些主題再做更深入的討論 independent conference groups：即獨(dú)立會(huì)議團(tuán)體,discussion groups/panels：是在breakout sessions中的另一種型態(tài)。是由一組專家或 一位會(huì)議主席領(lǐng)導(dǎo)討論 field trips：實(shí)地考察、參觀 recreation/sporting events：娛樂活動(dòng)安排 exhibits/displays：陳設(shè)與展覽 special interests：特殊興趣團(tuán)體討論,一般議程中可能包括的會(huì)議型態(tài),計(jì)算與估計(jì)會(huì)議日程的長短,一定要講的內(nèi)容 頒獎(jiǎng)及演講的時(shí)間 VIP的介紹及來賓致詞的時(shí)間 歡迎會(huì)與熟悉環(huán)境的時(shí)間 參考過去辦會(huì)議的情形及所費(fèi)時(shí)間 訓(xùn)練次數(shù)與時(shí)間 問題討論 其他未盡事宜 娛樂與自由時(shí)間 合計(jì)總時(shí)間 除以六之後可能估計(jì)之會(huì)議天數(shù),明列工作時(shí)間表,二年 與旅館協(xié)商設(shè)施與服務(wù) 與參與會(huì)議工作的行政人員討論會(huì)議的思想 設(shè)立目標(biāo) 發(fā)展主題 選擇旅館 決定日期,一年 將會(huì)議可能涵蓋的主題予以明列出來 設(shè)定推廣時(shí)間表 預(yù)估整個(gè)程序的時(shí)間,明列工作時(shí)間表,九個(gè)月 草擬人員的責(zé)任區(qū)域 列出需要印刷的項(xiàng)目 列出會(huì)前會(huì)議的任務(wù) 考慮給配偶或家庭參與會(huì)議時(shí)的節(jié)目(不一定都有) 與會(huì)議舉辦地的speakers bureau聯(lián)絡(luò)設(shè)計(jì) 一些與會(huì)議主題有關(guān)的藝術(shù)圖案於對外的郵件品及會(huì)議室中 明列會(huì)議的物質(zhì)需求 將會(huì)議的各部份做出核對清單,明列工作時(shí)間表,六個(gè)月 邀請當(dāng)?shù)氐墓賳T、董事會(huì)與VIP 與演講者協(xié)商 將每場演講所要進(jìn)行的型態(tài)與所費(fèi)時(shí)間進(jìn)行瞭解 將講演時(shí)會(huì)使用到視聽設(shè)備的場次列出清單 將每個(gè)供應(yīng)商所供應(yīng)的物品做出對應(yīng)表與需要物品 針對特殊交通需求接洽巴士公司 將需要給小費(fèi)的名單予以整合 訂旅館內(nèi)的儲(chǔ)藏空間，方便將昂貴的外租器材上鎖 為旅館內(nèi)接收與運(yùn)輸物品作安排 確定菜單、中場休息時(shí)間、接待以及所有的小細(xì)節(jié)通通列出 購買會(huì)議紀(jì)念品與贈(zèng)品 查出可提供會(huì)議服務(wù)的公司或人員(例如旅行社、或娛樂),明列工作時(shí)間表,三個(gè)月 確認(rèn)菜單、休息時(shí)間、接待與釐清各項(xiàng)細(xì)節(jié) 安排照相人員 針對地面交通安排時(shí)間表 安排各項(xiàng)會(huì)議紀(jì)錄,明列工作時(shí)間表,一個(gè)月 翻印需分發(fā)的資料 製作或訂購最後的視覺看版 如果需要媒體傳播，必須提醒傳播業(yè) 製作每一場次的細(xì)節(jié)安排表 安排船運(yùn)材料 為會(huì)議地點(diǎn)準(zhǔn)備打字機(jī)或電腦 為會(huì)議地點(diǎn)安排講義翻印與表格 接洽會(huì)議中的人員以確認(rèn)協(xié)議內(nèi)容 針對會(huì)議裝飾或一些特殊服務(wù)進(jìn)行估價(jià) 將與講演者、供應(yīng)商與其他接洽單位的協(xié)議書面資料,明列工作時(shí)間表,兩星期 整合會(huì)議資料 將最後確認(rèn)的VIP名單予旅館相關(guān)人員，並明列出注意事項(xiàng) 檢查裝船物品 與供應(yīng)商確認(rèn)會(huì)議細(xì)節(jié) 向旅館提出所需物品與服務(wù)的明細(xì) 向旅館內(nèi)的會(huì)議服務(wù)人員確認(rèn)需要服務(wù)的時(shí)間與工作任務(wù) 向旅館及所有供應(yīng)商提出所有服務(wù)或工作應(yīng)完成的最後期限 將所有的工作任務(wù)文字化 向演講者再次確認(rèn)演講時(shí)間與日期 準(zhǔn)備新聞稿 準(zhǔn)備VIP的特殊交通工具,明列工作時(shí)間表,一星期 準(zhǔn)備名牌 邀請所有演講者參加開幕式 整理會(huì)議所提供的資料袋 訂花、酒、水果以及送給演講者與VIP的禮物,明列工作時(shí)間表,二天前 會(huì)議彩排 與旅館內(nèi)相關(guān)部門主管作檢視 檢查裝運(yùn)到的物品 檢查視聽設(shè)備 將所有運(yùn)到的物品與器材放到旅館內(nèi)的安全場所 提醒報(bào)導(dǎo)的媒體記者 確定準(zhǔn)備多少張報(bào)到桌 檢查現(xiàn)場發(fā)的會(huì)場資料 與旅館內(nèi)的相關(guān)主管召開協(xié)調(diào)會(huì)議以瞭解各部門的協(xié)調(diào)狀況 再次確認(rèn)休息時(shí)間的點(diǎn)心與菜單內(nèi)容 再次確認(rèn)VIP的交通工具 再次確認(rèn)照相人員,明列工作時(shí)間表,一天前 確定會(huì)議當(dāng)天的可能天氣狀況 與電機(jī)師及會(huì)議室負(fù)責(zé)員檢視計(jì)畫 安排會(huì)見演講者與賓客 將會(huì)場的分配位置與佈置圖給員工 對所有的員工做最後的責(zé)任簡報(bào) 確認(rèn)保證用餐人數(shù) 確定接待室的安排 與總機(jī)室說明message的傳達(dá)方式，而VIP的話應(yīng)如何處理message 對整個(gè)會(huì)議做正式彩排,明列工作時(shí)間表,二小時(shí)前 檢查會(huì)議室設(shè)備 檢查播音系統(tǒng) 檢查視聽設(shè)備 檢查報(bào)到臺(tái)的設(shè)置 整理會(huì)議發(fā)放的會(huì)議資料 瞭解負(fù)責(zé)人員是否都已到達(dá)會(huì)場 檢查會(huì)場標(biāo)示牌,明列工作時(shí)間表,一小時(shí)前 介紹演講者與參與工作的同事 檢查桌上的名牌 演講者的酬金是否準(zhǔn)備好 檢查錄音設(shè)備 檢查講臺(tái)的燈光與道具 作最後一分鐘對參與工作者的指示,明列工作時(shí)間表,當(dāng)天 注意與會(huì)者對會(huì)議內(nèi)容及型態(tài)的回應(yīng) 統(tǒng)計(jì)用餐人數(shù)盤點(diǎn)酒精性飲料 檢查每場會(huì)議後會(huì)場的清潔與注意視聽設(shè)備是否遺留在場中 檢查所有的帳單,明列工作時(shí)間表,翌日 就昨天的會(huì)議需改進(jìn)的地方，與旅館相關(guān)部門人員討