ERP系統(tǒng)管理制度.doc

。備案登記號： ERP系統(tǒng)管理制度文件編號： 版 次： 受控狀態(tài)： 密 級： 編制/日期： 校對/日期： 審核/日期： 第一章 總則第一條：為規(guī)范公司企業(yè)資源規(guī)劃（以下簡稱ERP ）系統(tǒng)的管理，有效實施信息化，特制定本制度。第二條：ERP 系統(tǒng)是建立在信息技術基礎上，以系統(tǒng)化的管理思想，為企業(yè)決策層及員工提供決策運行手段的管理平臺。它將企業(yè)內(nèi)部所有資源整合在一起，對采購、生產(chǎn)、成本、庫存、銷售、財務、質(zhì)量進行規(guī)劃，從而達到最佳資源組合，取得最佳效益。第三條：ERP 系統(tǒng)各崗位人員的職責管理除公司有特殊規(guī)定外，皆按本制度執(zhí)行。第四條：ERP系統(tǒng)各崗位的考核將以本制度為依據(jù)，納入公司考核體系。第五條：信管部，作為ERP 系統(tǒng)的管理部門，負責協(xié)調(diào)各項關系，為項目的實施提供資源保障。各部門負責人對本部門數(shù)據(jù)錄入的準確性和及時性負責，和信管部一起，對整個ERP 項目實施負總責。第二章 內(nèi)容第一條：我公司ERP 系統(tǒng)分為采購、銷售、應收應付、存貨系統(tǒng)、生產(chǎn)管理、受托加工、委托加工、質(zhì)量管理、成本管理及集成帳務、固定資產(chǎn)等模塊。第二條：信管部結(jié)合各部門情況制定出各模塊操作規(guī)范并說明各模塊主要業(yè)務流程、各流程操作步驟和方法、以及操作注意事項和常見問題解答，用于各崗位操作參考和培訓新進員工，并在使用過程中使系統(tǒng)不斷趨向完善。第三條：操作人員在操作過程中如遇到問題應先查詢操作手冊（軟件幫助在軟件使用界面按F1 鍵），如不能解決，應及時通知信管部人員解決。第四條：信管部負責解決操作用戶提出的與系統(tǒng)有關的所有問題并將問題、需求分門別類的收集、歸檔、統(tǒng)計、分析，建立起可行的知識體系。第五條：ERP 系統(tǒng)是一項管理的系統(tǒng)工程，具有高度上下級的關聯(lián)性，ERP 系統(tǒng)各崗位人員都既是上層數(shù)據(jù)的使用者又是下層數(shù)據(jù)的提供者。對上層數(shù)據(jù)，如發(fā)現(xiàn)錯誤必須向相關人員報告并暫停與此有關的工作，并跟蹤問題解決情況，直至數(shù)據(jù)正確；同時做好自己這部分數(shù)據(jù)，為下層操作人員提供服務，解答下層數(shù)據(jù)使用者提出的質(zhì)疑，確保數(shù)據(jù)正確。第六條：ERP 系統(tǒng)各崗位人員應保管好自己的帳號及密碼，不得將自己的帳號及密碼透露給他人使用。第七條：ERP 系統(tǒng)操作人員離開工作崗位時，必須及時退出系統(tǒng)，避免占用系統(tǒng)模塊端口。第八條：各崗位操作人員都必須按自己所屬崗位執(zhí)行ERP 相關操作，制單人員與審核人員要求不能為同一人。一）制單人員管理規(guī)定：1 、制單人員應在指定的時間認真、實時編制單據(jù)，編制過程中要細心，并對自己所編制單據(jù)進行自檢，保證單據(jù)的準確性和及時性；2 、制單人員權限發(fā)生變動時，申請人填寫ERP用戶權限申請表，交總經(jīng)理及公司領導審批后，信管部的管理員在ERP系統(tǒng)中進行更改。二）審核人員管理規(guī)定：l 、審核人員嚴格按 ERP制單任務及工時統(tǒng)計、檢查內(nèi)容 對制單人員所編單據(jù)進行實時審核，并對自己的審核工作負責，如發(fā)現(xiàn)制單人員數(shù)據(jù)錄入錯誤，應及時調(diào)整錯誤數(shù)據(jù)，避免錯誤數(shù)據(jù)影響到下游工作部門。2 、審核人員權限發(fā)生變動時，申請人填寫 ERP 用戶權限申請表 ，交總經(jīng)理及公司領導審批后，信管部的管理員在ERP 系統(tǒng)中進行更改。第九條：手工單據(jù)管理要求：1 、手工單允許使用的情況；1 ）當打印機出現(xiàn)故障、停電、網(wǎng)絡不通或打印模板出錯導致不能正常打印領料單、采購收貨單、進倉單時，應及時通知信管部，由信管部確認修復所需時間，如當時不能解決可先使用手工單據(jù)，但單據(jù)上需要信管部人員簽字確認。同時信管部應在兩小時內(nèi)解決非硬件性故障并通知打印人員進行打印，將手工單據(jù)附于手工單后，并在打印單據(jù)上填寫相應的手工單據(jù)號。2 ）非正常工作時間因設備出現(xiàn)緊急維修所產(chǎn)生的采購，應電話請示公司總經(jīng)理，經(jīng)批準后，方可先由相關人員手工記錄其采購、入庫及領用過程，并12 小時內(nèi)通知相關部門核實情況，經(jīng)確認后在ERP 系統(tǒng)中補錄單據(jù)并打印，同時將手工單據(jù)與打印單據(jù)一一對應并在打印單據(jù)上填寫手工單據(jù)號，同時通知下游崗位補錄ERP 單據(jù)。2 、手工單據(jù)使用的流程：在允許填寫手工單據(jù)的情況下，相關部門負責人應安排相應的人員填寫手工單據(jù)，相應的審核人員審核簽字后方可執(zhí)行下一步操作。如該工作影響下游工作在ERP 系統(tǒng)中的執(zhí)行，下游工作部門應同樣先以手工單據(jù)進行處理，此類單據(jù)應于12 小時內(nèi)在ERP 系統(tǒng)補錄完成。同時將手工單據(jù)附于打印單據(jù)后，并在打印單據(jù)上填寫相應的手工單據(jù)號，同時通知下游崗位補錄ERP 單據(jù)。3 、手工單填寫要求及規(guī)范：手工單應經(jīng)具相應權限審核人簽字確認，所有單據(jù)必須按ERP 設定的崗位填寫完整，如果不符合要求，即：若出現(xiàn)制單人（錄入用戶）與部門主管（審核用戶）為同一人的情況，下游人員拒絕執(zhí)行并通知信管部人員，同時由此引發(fā)的責任由單據(jù)審核人員負責。4 、若制單審核中有一個環(huán)節(jié)的人員不在崗或兩個環(huán)節(jié)的人員均不在崗，則由該部門負責人指定該部門相應的制單審核人員。5 、若部門負責人無法指定相應的臨時操作人員，則由該部門負責人同意后，方可開具手工單，該部門的相關人員在回崗后應將該手工單于12 小時內(nèi)錄入ERP 系統(tǒng)，并將手工單附于補錄的打印單后。第十條：調(diào)整數(shù)據(jù)管理要求：1 、物料清單的定額調(diào)整：應由工藝人員做好調(diào)整后的物料清單經(jīng)由部門經(jīng)理報總經(jīng)理審批后，信管部的人員方可根據(jù)該調(diào)整更改ERP 系統(tǒng)內(nèi)的物料清單。2 、收發(fā)存的誤差調(diào)整：在財務核對后找出相應的差距經(jīng)由部門經(jīng)理報公司領導審批后，信管部的人員方可在ERP 系統(tǒng)內(nèi)進行調(diào)整。（必須確認為非人為錯誤造成的差距）第十一條：反審核單據(jù)管理要求：1 、制單人員完成操作后，審核人員進行審核時發(fā)現(xiàn)錯誤，可及時在部門內(nèi)刪除該錯誤數(shù)據(jù)進行重新制單，或要求制單人更正。2 、審核人員完成審核進入下游單據(jù)時，下游單據(jù)人員發(fā)現(xiàn)該單據(jù)出現(xiàn)錯誤，則應及時要求其上游單據(jù)的編制和審核人員立即更正，并說明相關的原因。第三章 ERP系統(tǒng)資料修改流程ERP系統(tǒng)資料的修改應嚴格按照以下流程圖有序進行，基本分為權限修改、貨品資料修改、往來單位修改。申請人填寫相應的申請表后，由其所在部門負責人簽字確認，經(jīng)逐級審批后，方可交信管部的人員執(zhí)行；若發(fā)生緊急情況急需修改系統(tǒng)資料，相關人員應及時電話請示主管領導，并在于12 小時內(nèi)及時補填辦以上手續(xù)；ERP 管理員未接到主管領導的緊急通知或?qū)徟^的申請表不得隨意修改系統(tǒng)資料，若隨意修改，造成后果及損失一律由其本人承擔。領取申請表填寫申請信息確認執(zhí)行結(jié)果管理員執(zhí)行部門負責人意見總經(jīng)理審核表格歸檔 1 、流程說明（包括修改貨品資料、往來單位資料、操作員權限的增加或減少）l ）本人提出申請，到信管部領取ERP 申請表。2 ）本人在申請表中填寫申請信息，其中包含部門、申請人、申請日期、申請詳情等。3 ）部門負責人意見4 ）總經(jīng)理審核意見5 ）公司領導批準意見6 ）管理員執(zhí)行7 ）申請人確認執(zhí)行結(jié)果8 ）信管部將該表格統(tǒng)一編號并歸檔。2 、附表表3 -1 ERP用戶權限申請表 編號:_申請人信息申 請 人新進員工已過試用期未過試用期用 戶 名在職員工崗位變動 非崗位變動部 門崗位/職務模塊名稱單據(jù)/報表瀏覽編輯審核備注審批流程申請人：信息管理部：總經(jīng)理：部門負責人：完成情況ERP管理員：申請人確認:備注: 1、本表格的申請流程請參照系統(tǒng)資料修改流程說明。 2、本表中數(shù)據(jù)內(nèi)容請?zhí)顚懺敿?，便于有效?zhí)行。表3-2 ERP往來單位變動申請表 編號：_申請人信息申請人部門變動類別 新增 修改清溝單編號往來單位簡稱往來單位類型往來單位全稱地 址聯(lián)系人聯(lián)系方式開戶銀行銀行帳號備注往來單位編號供應商 客戶供應商 客戶審批流程申請人： 總經(jīng)理： 部門負責人： 公司領導： 信息管理部： 完成情況ERP管理員： 申請人確認： 備注: 1、本表格的申請流程請參照系統(tǒng)資料修改流程說明。 2、本表中數(shù)據(jù)內(nèi)容請?zhí)顚懺敿殻阌谟行?zhí)行。表3-3ERP貨品資料變動申請表 編號：_申請人信息申 請 人變動事項 新增貨品部 門 修改貨品請購單編號貨品名稱規(guī)格單位類別備注貨品編號審批流程申請人：總經(jīng)理：信息管理部：公司領導：部門負責人：完成情況ERP管理員：申請人確認:備注: 1、本表格的申請流程請參照系統(tǒng)資料修改流程說明。 2、本表中數(shù)據(jù)內(nèi)容請?zhí)顚懺敿?，便于有效?zhí)行。第四章 懲罰辦法一、考核部門：信管部于次月10日將上月考核資料交總經(jīng)理審批后執(zhí)行相應的獎懲措施。二、考核職責：1 、部門負責人考核職責：l ）業(yè)務部門負責人負責對本部門單據(jù)錄入、審核的及時性、準確性進行考核，并提供考核依據(jù)。2 ）財務部門負責人負責對財務數(shù)據(jù)錄入、審核的及時性、準確性進行考核，并提供考核依據(jù)。2 、信息管理部考核職責：負責對財務及業(yè)務各模塊單據(jù)錄入、審核的及時性、準確性進行考核，并提供考核依據(jù)。三、懲罰內(nèi)容：（一）單據(jù)錄入及時性： 1 、ERP崗位職責 要求各部門按該時間點完成，如各項硬件軟件環(huán)境均運行正常而錄單不及時，一張單據(jù)罰款10 元。 2 、手工單據(jù)在特殊情況下己實施完畢，但未能在12 小時內(nèi)補錄ERP 單據(jù)，則每張單據(jù)罰款10元。3 、每月26日，信管部清查未執(zhí)行的單據(jù)，確認該單據(jù)屬于當月應執(zhí)行但未執(zhí)行，一張單據(jù)罰款10元。（二）數(shù)據(jù)錄入正確性：1 、下游單據(jù)在制單過程中引用上游單據(jù)數(shù)據(jù)時，發(fā)現(xiàn)其數(shù)據(jù)錯誤導致下游工作無法繼續(xù)，由其通知信管部人員進行核實情況，如情況屬實，則每張單據(jù)罰制單人員5元，審核人員10元。（三）ERP帳號權限：1 、超過部門所屬模塊使用其他部門帳號制單或?qū)徍藛螕?jù)者，每發(fā)現(xiàn)一次對其處以20元/次罰款。（四）手工單據(jù)填寫規(guī)范性：手工單據(jù)未按管理規(guī)定要求填寫，如制單人與主管領導屬同一人簽字，由信管部查實該情況后，制單人罰款10 元，主管領導20 元。（五）安全管理： ERP 系統(tǒng)各崗位人員應保管好自己的帳號及密碼，不得將自己的帳號及密碼透露給他人使用，若透露給他人所造成的損失，由透露方承擔相關的責任，同時對其處以100 元次的罰款。（六）結(jié)賬工作或調(diào)賬：1 、財務部負責業(yè)務端及財務端結(jié)賬，月結(jié)賬應為每月10日下班之前結(jié)上月帳，季結(jié)賬應為下季度首月的12日下班之前結(jié)上個季度的賬（年結(jié)賬除外），若未在規(guī)定時間內(nèi)完成結(jié)賬的，每發(fā)生一次扣200 元。2 、在月末結(jié)賬時，相關操作人員應本著認真、負責、細致的態(tài)度，積極配合，確保ERP結(jié)賬工作的按時順利進行。結(jié)賬過程中檢查出的問題以書面單形式進行確認，次月10日匯總后送交總經(jīng)辦，若檢查出來的問題未書面提交，經(jīng)信管部核實，每發(fā)生一次扣款10元。3 、在月末結(jié)帳時，信管部人員未經(jīng)所屬領導審批私自調(diào)整帳務數(shù)據(jù)，每發(fā)生一次扣款100 元。（七）罰款款項歸屬： 所有罰款的款項均交財務部保管，3個月內(nèi)，若