公文寫作基礎知識演示.ppt

公文寫作的基礎知識與常見問題分析 一 概述 1 公文的定義公文是黨政機關及其他社會組織在公務活動中為行使職權 實施管理 商洽和交流工作而制作的具有法定效用和規(guī)范體式的文件 屬于機關應用文的一個重要組成部分 2 公文的特點是特定的作者制定和發(fā)布的 具有法定的現(xiàn)行執(zhí)行效用 具有規(guī)范的文體 結構和格式 需要履行法定的程序 文字必須莊重 樸實 準確 精煉 3 公文的分類按其行文方向 可分為上行文 下行文 平行文 按其時限要求 可分為特急公文 急辦公文 常規(guī)公文 按其時限要求 可分為絕密公文 機密公文 秘密公文 普通公文 二 常用公文文種 一 我國現(xiàn)行黨政機關使用的文種 我國現(xiàn)行黨和各級領導機關使用的文件有14個 決議 決定 指示 意見 通知 通報 公報 報告 請示 批復 條例 規(guī)定 函 會議紀要 國家行政機關使用的公文種類有13個 命令 令 決定 公告 通告 通知 通報 議案 報告 請示 批復 意見 函 會議紀要 上述文件共27個 其中9個是相同的 即 決定 意見 通知 通報 請示 報告 批復 函 會議紀要 不同的有9個 其中屬黨的機關的有5個 即 公報 指示 決議 條例 規(guī)定 屬國家行政機關有4個 即 命令 令 議案 通告 公告 由于這18個文件是黨和國家在公文管理法規(guī)中明確規(guī)定的 一般稱為法定文種 二 學校常用的主要公文種類 1 決定 1 功能適用于重要事項或者重大行動作出安排 獎懲有關單位及人員 變更或者撤銷下級機關不適當?shù)臎Q定事項 2 分類A 法規(guī)政策性決定 如 關于懲治虛開 偽造和非法出售增值稅專用發(fā)票犯罪的決定 B 重要事項的決定 如 中共中央關于加強同人民群眾聯(lián)系的決定 C 獎懲決定 如 國務院關于處理 渤海二號 事故的決定 2 通告 1 功能適用于公布社會有關方面應當遵守或者周知的事項 3 分類法規(guī)性通告知照性通告通告不寫抬頭 無主送單位 通告與公告的區(qū)別內(nèi)容重要性不同對發(fā)文機關限制性有較大不同發(fā)布范圍有所不同 3 通知 1 功能適用于批轉(zhuǎn)下級機關公文 轉(zhuǎn)發(fā)上級機關和不相隸屬機關的公文 傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執(zhí)行的事項 2 分類a 發(fā)布指示的通知 b 頒發(fā)規(guī)章的通知因在行政公文文種中沒有條例 規(guī)定 辦法 細則 方案等文種 所以在發(fā)布這類規(guī)章性文件時 都要用通知 也就是加一個文件頭 如人事部關于印發(fā) 人事爭議處理辦案規(guī)則 和 人事爭議仲裁員管理辦法 的通知被發(fā)布規(guī)章全文附在通知后 但不作附件處理 c 批轉(zhuǎn) 轉(zhuǎn)發(fā)文件的通知d 曉諭性通知e 任免通知 人事任免用決定和通知的區(qū)別 4 通報 1 功能適用于表彰先進 批評錯誤 傳達重要精神或者情況 2 分類表彰通報 介紹先進事跡 先進事跡意義 表彰決定 希望號召批評通報 錯誤事實 錯誤性質(zhì)分析 懲罰措施 提出希望要求情況通報 緣由目的 情況信息 希望要求 5 意見 1 功能適用于對重要問題提出見解和處理辦法 2 分類規(guī)劃性意見實施意見具體工作意見 6 批復 1 功能適用于答復下級機關的請示事項與其他文種不同的是 往往在標題主要內(nèi)容中明確表示對請示事件的意見如 國務院關于同意陜西省撤消榆林地區(qū)設立地級榆林市的批復 主送機關一個 即發(fā)出請示的下級機關以上6種為下行文 7 報告 1 功能適用于向上級機關匯報工作 反映情況 答復上級機關詢問 2 類型a 工作報告b 情況報告c 建議報告d 答復報告e 報送報告 8 請示 1 功能運用于向上級機關請求指示 批準 2 應用范圍a 遇到問題無法解決 需要上級指示b 處理較為重要的事件和問題 要上報批準c 遇到問題 雖有解決方法 但沒有權力或能力實施 需要上級幫助d 對有關方針 政策和上級發(fā)布指示有疑問 要上級解答e 下級機關之間在重要問題上出現(xiàn)意見分岐 要上級仲裁f 請上級領導參加活動 指導工作 3 分類a 請求指示的請示b 請求批準的請示主送機關只能有一個 如需同時送其他機關 應當用抄送的形式只能主送上級機關 不能送領導者本人不得越級請示 必須由主要負責人簽發(fā) 要留下聯(lián)系人聯(lián)系電話常用結語 當否 請批示 妥否 請批復 以上請示 請予審批 特此請示 請予批復等 以上兩種為上行文 9 函 1 功能適用于不相隸屬機關之間商洽合作 詢問和答復問題 請求批準和答復審批事項 2 分類a 公函和便函b 發(fā)函和復函函是平行文 寫法特別要注意用語分寸 10 會議紀要 1 功能適用記載 傳達會議情況和議定事項 2 分類a 決策型b 交流型c 研討型 三 公文的格式 1 公文格式的組成公文格式的組成要素包括 1 發(fā)文機關標識 版頭 紅頭 2 公文份數(shù)序號 3 密級 4 發(fā)文字號 5 簽發(fā)人 主要用于請示 6 標題 7 主送機關 內(nèi)發(fā)可省略 8 正文 9 附件 10 發(fā)文機關署名 11 成文日期 12 印章 13 附注 此件發(fā)至XX級 14 主題詞 15 抄送單位 16 印刷機關和印刷時間印刷用紙和技術要求 用A4型紙 297X210 正文用3號仿宋體 每頁22行 每行28個字 2 發(fā)文字號編寫發(fā)文字號原則 包括機關代字 年份 序號 注意 年份不能省略 兩邊用六角括號 序號不編虛位 不加第 3 公文標題標準式 發(fā)文機關 發(fā)文事由 文種凡是有紅色版頭的文件 因已表明發(fā)文機關 故發(fā)文機關名稱可省略 特殊形式 1 發(fā)文機關 文種 如 中華人民共和國主席令 2 發(fā)文機關 轉(zhuǎn)發(fā)文件名 文種 也稱轉(zhuǎn)文式標題 用于轉(zhuǎn)發(fā)文件 4 成文日期成文日期確定原則 1 會議通過的決定 決議以會議通過日期為準 2 領導簽發(fā)的 以簽發(fā)日期為準 3 聯(lián)合行文 以最后簽發(fā)機關的領導簽發(fā)日期為準 4 法規(guī)性文件以文件批準日期為準 5 一般信函 電文以實際發(fā)出日期為準 成文日期必須寫年月日 且要用漢字 5 主題詞 條例 和 方法 都明確規(guī)定 上報的文件應當按照上級的要求和 公文主題詞表 標注主題詞 上海市人民政府公文主題詞表 使用說明中規(guī)定 1 一份公文標引的主題詞 除類別詞外 最多不超過五個 標引主題詞的順序為先標類別詞 再標類屬詞 在標類屬詞時 先標反映公文內(nèi)容的詞 最后標反映公文形式的詞 如 上海市人民政府關于做好本市農(nóng)村扶貧工作的通知 先標類別詞 農(nóng)業(yè) 再標反映公文內(nèi)容的類屬詞 扶貧 最后標反映公文形式的類屬詞 通知 2 一份公文有兩個以上主題內(nèi)容時 先集中對第一個主題內(nèi)容標注 再對第二個主題內(nèi)容進行標注 最后標文種 3 根據(jù)需要 可將不同類主題詞進行組配標引 4 在 公文主題詞表 中找不到準確反映公文內(nèi)容的類屬詞時 可用類別詞替代 6 用印一般的用印方法是 騎年壓月 上大下小 國標 國家行政機關公文格式 規(guī)定 單一機關制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機關名稱 只標成文時間 當印章下弧無文字時 僅以下弧壓在成文時間上 當印章下弧有文字時 采用中套方式 即印章中心線壓在成文時間上 四 我校公文中常見問題分析 1 文種的誤用主要表現(xiàn)在報告和請示的錯用報告和請示同屬上行文 但是性質(zhì)截然不同的兩類文種 a 行文目的不同報告以陳述情況為主 不要求上級批復 請示以請求指示或批準事項為主 要求上級批復 b 公文內(nèi)容不同請示可圍繞請求事項反映情況 說明理由 不排除含有一定的情況匯報 但報告中不能夾雜請示事項 c 規(guī)范性用語不同報告用 以上報告如有不妥 請指示 特此報告 等 請示用 當否 請批復 特此請示 請批復 目前 這兩種文種的濫用主要表現(xiàn)在兩個方面 a 請示 報告混用如 關于請校領導出席畢業(yè)典禮的報告 b 請示 報告并用如 關于召開新一屆學代會的請示報告 2 隨意請報 請報 指以單位名義向上級報送 請示 意見 報告 隨意請報主要有三種情況 a 主送個人 如 x書記 x校長 b 多頭主送 如 教務處 科技處并實驗室管理處 c 越級上報3 公文組成要素不全a 上行文缺簽發(fā)人 請示 缺聯(lián)系人姓名 電話 b 缺附件說明 c 成文日期不全 如 二OO六年一月 06年1月14日 等 d 缺主題詞或主題詞不全 如缺類別詞 文種等 4 公文標題病誤a 標題缺少行文單位公文標題通式為 行文單位 關于 事由 的 文種b 標題無文種將一般公文誤作為法定公文 致使標題無文種 如 關于 的規(guī)劃 關于 的總結 轉(zhuǎn)發(fā) 印發(fā)性通知文種被放棄 致使標題無文種 如 關于轉(zhuǎn)發(fā) 的方案 c 不倫不類的標題兩個文種并用如請示報告 任免決定的通知等 混用文種將 請示 錯用成 申請 d 標題中事由表達不全如 華東理工大學關于申請劃撥上海市 十五 配套經(jīng)費的報告 e 標題中亂用標點符號 公文標題中除法規(guī) 規(guī)章名稱加書名號外 一般不用標點符號 公文中亂用標點符號主要表現(xiàn)在 a 轉(zhuǎn)發(fā)和頒發(fā)法規(guī) 規(guī)章 不用書名號而用引號 b 不必用其他標點符號而隨意使用 如 關于對1999年 全民文明禮貌月活動 安排的通知 5 語言結構和文字方面問題a 段落層次不清 主次不分 不善于用結構層次序數(shù) 如一 二 1 2 b 不合公文文體 出現(xiàn)描述性語言和客套話 c 繁瑣冗長 多套話 如根據(jù) 精神 在 指導下 在 關懷下等 d 主語謂語搭配不當 如 人民的生活水平普遍增加了 提高 上述問題 今后準備進一步加強和改進 解決和糾正 e 定語錯位造成歧義如 市長把我們五個縣領導召集到一起專門研究了這個問題 原教育部副部長周遠清來校視察工作 f 標點符號錯用逗號和句號錯用為了加強熟肉制品市場管理 規(guī)范熟肉制品市場經(jīng)濟行為 維護消費者利益 在全市建立統(tǒng)一批發(fā) 集中配送的熟肉制品供應體系