藥械科盤點制度及流程.doc

醫(yī)院藥械科盤點管理制度、工作流程醫(yī)院藥械科盤點管理制度為有效管理醫(yī)院的藥品，設備，器械及其他物資，確保藥械科各類物資盤點的正確性，特制定本制度。1、本制度涵蓋藥械科藥品，設備，器械，信息及其他物資的盤點管理。2、盤點科室職責分工藥械科：負責組織、實施各區(qū)域盤點作業(yè)以及盤點數(shù)據(jù)的查核，校正，盤點總結。財務科：負責核對盤點作業(yè)數(shù)據(jù)，以反饋其正確性。紀檢監(jiān)察人員：負責稽查各科盤點作業(yè)的違法違紀行為。信息中心：負責盤點報表生成，盤點數(shù)據(jù)的核查、核對，差異數(shù)據(jù)的批量調(diào)整。3、藥械科盤點人員嚴格執(zhí)行盤點操作流程。各區(qū)域盤點人員職責明確。4、在盤點中注意研究盤點方法，及時總結、改進。5、按照盤點操作流程確定盤點時間安排，盡可能減少對臨床工作的干擾。6、盤點過程中各科室職責清晰、分工明確、團結協(xié)作，共同完成醫(yī)院各區(qū)域物資盤點。7、盤點準備工作充分，盤點通知下達及時到位。8、重視盤點培訓，盤點前組織盤點人員進行盤點作業(yè)培訓，包括盤點作業(yè)流程培訓、上次盤點錯誤經(jīng)驗、盤點中需要注意事項等；落實盤點各項事宜，包括盤點人員及分工安排、異常事項如何處理、時間安排等。9、藥械科盤點人員需要本著“細心、負責、誠實”的原則進行盤點10、認真做好各項盤點記錄，以備查核。 11、集體分析討論差異形成原因，認真總結，防止疏漏。醫(yī)院藥械科盤點工作流程一、流程圖 建立盤點制度及標準 進行組織落實 責任區(qū)域劃分盤點前的準備盤點作業(yè)盤點結果重盤 重大差異 是 否追查責任、對策改進進行調(diào)整和結算 二、盤點流程管理1.藥械科藥品、器械、試劑盤點制度由醫(yī)院藥械科制定，經(jīng)醫(yī)院藥事管理委員會批準。包括：盤點方法、盤點周期、帳務處理、差異處理及獎懲規(guī)定；2.組織落實 包括：全部盤點的組織落實和抽盤的組織落實、區(qū)域劃分；3.盤點作業(yè)須劃分區(qū)域后落實到人；4.盤點前準備：主要有人員組織，工具，通知，藥品、器械和環(huán)境整理，工作分配與盤前準備，各種資料整理；5.盤點作業(yè)：主要有資料整理與分析、庫存調(diào)整、差異處理、獎懲實施。盤點的組織及制度確立一、盤點制度與方法1.制度見藥械科盤點制度之規(guī)定2.盤點方法如下 注：采用人員交叉及分柜盤點的方法進行盤點。實物和賬面區(qū)域時間段周期實物賬面全面盤點區(qū)域盤點白班夜班定期不定期定義實際清點藥品、醫(yī)療器械、試劑數(shù)量的方法以書面記錄或電腦記錄進出賬的流動狀況得到期末藥品、器械、試劑余額或估算成本將藥械科管理的所有藥品及物資進行盤點依據(jù)藥械科管理的西藥房、中藥房、西藥庫、器械庫、試劑庫分區(qū)域進行盤點醫(yī)院行政上班時段及周六、周日行政班時段醫(yī)院非行政上班時段每次盤點間隔期一致的盤點盤點間隔期不一致的盤點實用范圍及時間間隔各區(qū)域實物盤點信息中心、財務和紀檢監(jiān)察參與下進行一年一次每季度一次原則上不進行盤點全面或區(qū)域盤點全面盤點檢查中出現(xiàn)異常情況時進行二、賬務處理 賬面操作由財務人員執(zhí)行財務科制定的盤點作業(yè)流程。三、差異處理1.我院盤點不能容忍差異是指:1）毒麻、精神、貴重藥品帳物符合率100；2）其他藥品帳物符合率99；3）醫(yī)用器械帳物符合率99；4）試劑帳物符合率100。2.若發(fā)生重大差異時，應立即采取下列措施：1）重新確認盤點區(qū)域，查看是否漏盤；2）確認有無藥品，器械，試劑異常進貨，并未入庫；3）確認有無藥品，器械，試劑異常退貨，并未入庫；4）確認有無藥品，器械，試劑異常出貨，并未出庫；5）確認有無藥品，器械，試劑被暫時借出，并未出庫；6）確認庫房與藥房的交接憑證是否完整；7）驗單據(jù)，查看是否重復入庫；8）檢查庫存更正及藥品變價表；核對金額；9）重新計算；10）查驗室內(nèi)物品交接記錄。3.差異結果解讀原則：藥品、器械、試劑盤損，代表著管理人員的管理水平及責任感。只要結果在合理的范圍內(nèi)，視為正常，同時進行獎優(yōu)罰劣以降低損耗。目前，我院規(guī)定藥械科盤點損耗的標準為：1）藥品、器械、試劑盤損率應控制在售出總金額的1-2。2）藥品、器械、試劑盤損率在2-3之間應視為低于標準水平，由組長負責尋找原因，提出整改措施。3）藥品、器械、試劑盤損率在3以上為不正常，須追究管理人員的責任，給予處罰。4）藥品、器械、試劑盤損率在售出總金額的0-1，對管理人員進行適當獎勵。4）每年第一季度盤點允許有較高的損耗率。5）抽盤不執(zhí)行藥械科盤點損耗標準。4.盤點的組織：抽盤作業(yè)人員組織，由藥械科自己負責落實；季度盤點、全面盤點應由藥械科、信息中心、財務科、紀檢監(jiān)察部門同時在場實施。盤點配置及其表格一、盤點配置說明藥房盤點區(qū)域包括各區(qū)域藥架、冷藏柜，器材庫盤點區(qū)域包括各區(qū)耗材架，試劑庫盤點區(qū)域包括各區(qū)域試劑架、試劑冷藏柜，只要是藥品、器材、試劑儲存、陳列之處均要標明。為便于掌握整體態(tài)勢及規(guī)劃，盤點圖必須將通道及陳列架標示編號，并將此編號做成貼紙，粘貼于陳列架右上角。盤點線路標識，盤點線路按“弓”字線路進行。盤點者在此圖上掌握全局，合理調(diào)配，互相援助。二、盤點用表格盤點表1 盤點責任區(qū)分配表（小組用）2 小組盤點安排計劃表3 盤點培訓計劃表附1：盤點責任區(qū)分配表區(qū)域 日期 姓名盤點類別區(qū)域編號盤點單編號備注起迄張數(shù)填表人： 批準人： 附2：盤點安排計劃表區(qū)域 姓名： 日期 姓名盤點前任務盤點時間安排盤點內(nèi)容參加盤點步驟加班時數(shù)初點復點抽點藥械科： 附3：盤點培訓計劃表日期 部門組別本部門參加培訓人員其它部門培訓人員培訓時間指導人員 合計批準 藥械科 盤點前的準備一、人員安排1.盤點當日，停止任何休假，全面盤點在兩周前作出具體安排，包括加班、延長時間等，應由藥品、物資管理各崗位人員寫出盤點安排計劃表（見前表2），并呈報科主任批準。2.責任區(qū)域落實到人，明確范圍。 二、告知要求 1.盤點前一個星期發(fā)出書面通知告知臨床科室盤點時間。2.盤點前兩小時電話告知臨床科室，要求各臨床科室配合、協(xié)助。3.盤點前一天電話告知物資供應商盤點時間，要求供應商在盤點時間內(nèi)停止供貨。三、盤點前培訓1.盤點前兩個星期內(nèi)進行盤點模擬培訓，講解本次盤點注意事項，務必使失誤降至最低2.模擬培訓，按實際盤點步驟進行講解，區(qū)域組長填寫盤點培訓計劃表（見表3），報科主任批準。3.盤點人員進行逐一操作演習4.組長須進行標準操作示范四、工作分配由藥械科確定初點人員名單，由藥械科、審計監(jiān)察人員負責復點，由財務、藥械、審計監(jiān)察人員負責抽點，由藥械科信息中心人員負責數(shù)據(jù)匯總。五、藥品、物品整理，環(huán)境整理 為使盤點工作有序、有效，實際盤點前兩天對藥品、器材、試劑進行整理，整理票據(jù)及已出庫的暫存物資，其整理的重點是：1.西藥房、藥庫、試劑庫檢查藥架名目或冷藏柜名目與藥品陳列位置是否一致，不一致時，要將其調(diào)整一致；2.將物品陳列整齊，以利于清點數(shù)量；3.清除退貨藥品、物品，該報廢的報廢，該退貨的退到收貨區(qū)域，包裝破損商品要及時處理；4.清除已出庫的暫存物品；5.將各項設備、備用品、工具存放整齊；6.藥品、耗材、試劑整理要注意兩點：一是把小箱子放在大箱前；二是已開箱的做好開箱標記，避免物品數(shù)量不足整箱的當作整箱計算；7.盤點前最后整理：在盤點前兩小時，對物品進行最后整理，主要是上架物品，順序絕對不能改變，否則盤點時會對不上號。六、資料單據(jù)整理為避免出現(xiàn)虛盤現(xiàn)象，下列盤點資料要整理:1.入庫單據(jù)整理；2.報廢單據(jù)匯總；3.出庫單據(jù)匯總；4.領藥（料）單據(jù)匯總。七、注意事項1.在庫物品必須具備入庫記錄；2.報廢藥品、物品是否及時進行庫存更正；3.盤點必須在非行政班時間進行；4.盤點開始后信息中心才能進行庫存鎖庫操作；5.在盤點開始一小時前，必須停止所有數(shù)據(jù)資料的錄入；6.未錄入的物品，必須貼上“未錄入不需盤點”的標記。盤點的具體操作一、盤點作業(yè)流程圖 鎖庫 初點填寫盤點表，初點交表填寫復點盤點表進行復點 錄入電腦錄入電腦，打印復點報表 打印初點報表列印差異 盤點無差異或分析差異類型及原因 是 差 異 否 抽 點 是 差異 否和電腦庫存及金額對照 交主任簽核后查找原因，調(diào)整庫存，形成報告 結束 是否差異二、盤點相關規(guī)定1.初點規(guī)定1)各庫按柜號順序進行盤點。2)盤點藥架，物品架時，依序由左而右，由上而下的弓型線路進行清點。如下圖：3)盤點單上的數(shù)字填寫要清楚，不可潦草讓人混淆；4)數(shù)字寫錯，要涂改徹底；5)清點時，一定要按最小單位清點，不夠一個單位的取出歸入待處理品堆放處；6)盤點時，查看的藥品及物品的有效期，過期藥品及物品應隨即取下歸入待處理品堆放處。2.復點作業(yè)規(guī)定1)復點時要先檢查盤點配置圖與實際現(xiàn)場是否一致，有否有遺漏區(qū)域；2)復點在初點進行一段時間后進行，分別記錄；3.抽點作業(yè)規(guī)定1)對整個區(qū)域的抽點視同復點；2)抽點物品要選擇區(qū)域內(nèi)的死角，或貴重藥品，貴重物品；3)抽點單獨記錄，注明為抽點；4)抽點是對初點和復點無差異物品的抽驗。4.差異處理差異是指:1、初點和復點結果不一致；2、抽點與初點、復點的結果不一致；3、盤點結果和計算機存儲數(shù)據(jù)不一致。1)初點和復點不一致，應由科主任指定不同人員進行第三次清點，在盤點記錄單上注明第三次盤點結果，若還有差異則由不同的人重復上述動作，并注明是第幾次盤點，直至取得正確實物數(shù)為止；2)抽點與初點、復點的結果不一致，按上述動作進行，直至正確；3)盤點結果和計算機存儲數(shù)據(jù)不一致，首先，確認盤點結果的可靠性；其次，在待盤物品區(qū)清點物品后查找原因；再次，梳理物品單據(jù)、記錄分析查找原因；最后，填寫分析報告初稿交科主任，科主任調(diào)整庫存后形成盤點報告交院分管領導。5.注意事項1)每份盤點報表必須有區(qū)域物品管理人簽名；2)組長在簽核報表時，對其數(shù)量的總和應再核對一次，以確保無誤；3)區(qū)域物品管理人必須檢視各盤點區(qū)域是否確實完整地盤點；4)在盤點前各區(qū)域應維持適當?shù)陌踩珟齑媪浚?)科主任負責對盤點過程中匯集的待處理品（如破損、過保質(zhì)期物品等）做出相應處理。6.打印實際盤點報表經(jīng)區(qū)域物品管理人核查無誤后，由信息中心打印實際盤點報表。盤點結果分析和處理盤點作業(yè)結束后，實際庫存和電腦庫存相核對，若有差異要追查原因，堵疏防漏。一、庫存調(diào)整物品管理人員填寫庫存更正表經(jīng)科主任簽字核實交分管、紀檢監(jiān)察領導、財務科領導批準由信息中心執(zhí)行調(diào)整歸檔留底至下一期盤點1庫存更正流程圖1）此時產(chǎn)生的差異，經(jīng)科主任簽核后，以盤點實物量作為正確數(shù)據(jù)；2）報表保存至該物品下次盤點后，方可銷毀；3）帳務調(diào)整，由財務科完成。2資料整理1）科主任確認盤點單據(jù)是否全部收回，同時要有簽名；2）復印留底，原件送財務科核算；3）財務科在收到盤點資料后匯總并提出盤點結果報告；4）藥械科做盤點實施情況報告，