公司財務制度及報銷流程專題培訓.ppt

廣州資源環(huán)保科技股份有限公司費用報銷管理制度 財務中心2014年4月 前言 在日常工作中 部分員工對財務知識比較欠缺 對公司財務報銷流程及報銷規(guī)定不太了解 出現(xiàn)報銷單據(jù)不規(guī)范 報銷內(nèi)容不明確等情況 給公司財務部及相關(guān)部門工作帶來不必要困擾 目錄 4 依預算和計劃原則 歸口管理負責原則 手續(xù)完整原則 即時清結(jié)原則 M1 M2 M4 M3 費用報銷四大原則 5 讓我們來看看這幾個原則分別是什么意思 公司所有經(jīng)濟活動都納入計劃 預算進行統(tǒng)籌 按規(guī)定的審批程序執(zhí)行 否則財務部有權(quán)予以拒絕 項目的費用 成本 必須先立項 審核人 批準人要按項目業(yè)績進行費用管理 凡借用公款者 前帳不清 后款不借 報銷必須有經(jīng)辦人 規(guī)定各級審核人及審批人的親筆簽名 財務不得受理手續(xù)不全的報銷單據(jù) 依預算和計劃原則 歸口管理負責原則 即時清結(jié)原則 手續(xù)完整原則 6 目錄 7 借款流程 8 審批流程主要是這樣的 根據(jù)職責 權(quán)限和相應程序?qū)χЦ渡暾堖M行審批 審核各項手續(xù)是否齊全 報銷標準是否合規(guī) 金額計算是否有誤 報銷單據(jù)是否合法 有效 是否有預算和計劃 審核真實性 合理性審核是否符合合同或協(xié)議資金該不該支付用什么方式支付等 正確填寫 并自我檢查是否符合合同或協(xié)議 公司制度要求 9 目錄 10 因公出差的員工必須事先填寫 出差申請單 注明出差隨同人員 時間 地點 事由 天數(shù) 所需資金 經(jīng)部門總監(jiān)或分管副總 公司總經(jīng)理審批簽字 出差人員借款需持批準后的 出差申請單 填寫 借款申請單 由部門總監(jiān)或分管副總批準 公司總經(jīng)理審批 財務總監(jiān)核準后方可借款 原則上前次出差沒有報銷 本次出差不予借款 凡與原 出差申請單 規(guī)定的地點 天數(shù) 人數(shù) 交通工具不符的差旅費不予報銷 因特殊原因或情況變化需改變路線 增加天數(shù) 人數(shù) 改乘交通工具需經(jīng)部門總監(jiān)或分管副總 公司總經(jīng)理簽署意見后方可報銷 出差期間發(fā)生的共同費用報銷 報銷單需有同行人員簽名確認 出差人員應在回公司后及時辦理報銷事宜 根據(jù)差旅費標準填寫 費用報銷單 后附 出差申請單 執(zhí)行費用報銷流程 差旅費報銷流程 11 差旅費報銷標準適用于 離開工作地 本市 以外的地區(qū)出差 但不包括公司統(tǒng)一承擔費用的集體外出培訓 來本部開會或外出開會 這一類出差只報銷必需的交通費 享有交通補貼 或車輛補貼 的人員 不再報銷出差的市內(nèi)交通費用 出差期間 在出差地市內(nèi)乘坐出租車的 出差人需在報銷的每張出租車票背面注明乘車日期 機打發(fā)票可以不注明 起始地 終到地 并逐一簽名 關(guān)于住宿費 若由客戶因業(yè)務需要 統(tǒng)一安排住宿 但費用由公司自行承擔 費用超住宿標準的 需書面說明 并經(jīng)分管副總簽字認可 方可報銷 費用超標準發(fā)生的部分 按公司40 和員工60 的比例承擔 對于按標準節(jié)省下來的費用 按公司和員工各50 的比例承擔 出差過程中發(fā)生的業(yè)務招待費 按業(yè)務招待費的相關(guān)規(guī)定單獨填單報銷 出差期間因公招待客人 其招待費已報銷的 應扣除招待當天對應的伙食補貼 非公司職員出差 如隨行客戶等 若產(chǎn)生差旅費用 無論乘坐何種交通方式 都必須由公司申請部門在OA系統(tǒng)中提交申請 分管副總經(jīng)理批復同意方可同行 且相關(guān)差旅費用由申請部門承擔 差旅費報銷流程 續(xù) 12 差旅費報銷標準 13 公共費用報銷流程 辦公用品及辦公設備由人力資源部統(tǒng)籌管理 辦理申購 報銷手續(xù) 人力資源部應做好相關(guān)統(tǒng)計工作 做好備查 人力資源部負責辦理房租 物業(yè)費相關(guān)報銷 并應建立起有效的物業(yè)管理辦法 租賃物業(yè)時應充分評估 各物業(yè)如有異動應及時清理相關(guān)費用 追討相關(guān)押金等 涉及項目的房租物業(yè)費 必須先通過立項 相關(guān)費用計入項目成本 人力資源部負責辦理招聘費 獵頭公司勞務費需由人力資源部辦理 簽訂相關(guān)協(xié)議 招聘費 培訓費 掛靠費 由人力資源部統(tǒng)籌管理 進行預算控制 各部門如有需求 可向人力資源部申請 1 工資 工資性補貼 社保 業(yè)績獎勵 由人力資源部根據(jù)公司 薪酬方案 每月制表核算 福利費由人力資源部根據(jù)公司福利制度統(tǒng)籌安排 按月報銷 并編制相關(guān)統(tǒng)計表備查 財務部審核 經(jīng)總經(jīng)理批準后發(fā)放 14 福利性費用報銷流程 交通補貼標準 通訊費補貼標準 15 業(yè)務招待費報銷流程 業(yè)務招待費應本著節(jié)儉原則 實行預算控制 超預算的 需填報 業(yè)務招待費申請單 逐單申請 報分管副總經(jīng)理審批 業(yè)務招待費實行 誰負責 誰申請 誰報銷 的原則 單次2 000元以內(nèi)的 由部門總監(jiān)控制使用 單次招待費預計超過2 000元 含餐飲 娛樂 禮品等 需提前書面申請 經(jīng)辦人報銷時 業(yè)務招待費必須單獨填單報銷 除需提供合格發(fā)票外 還需提供銀行卡刷卡水單 要填寫招待備查表 公司費用明細備查表 需注明招待單位 主要人員 接待和陪餐人數(shù) 事由 項目歸屬等情況 營銷或市場人員的業(yè)務招待費 總體額度及使用進度 參考項目銷售激勵政策有關(guān)規(guī)定 若招待額度不能事先確定 但在開展業(yè)務招待前 必須事先與營銷總監(jiān)溝通 16 目錄 17 發(fā)票相關(guān)法規(guī)及制度宣講 1 中華人民共和國發(fā)票管理辦法 第二十二條及實施細則規(guī)定 不符合規(guī)定的發(fā)票 指開具或取得的發(fā)票應經(jīng)而未經(jīng)稅務機關(guān)監(jiān)制 偽造 或填寫項目不齊全 內(nèi)容不真實 字跡不清楚 沒有加蓋發(fā)票專用章 作廢以及其他不符合稅務機關(guān)規(guī)定的發(fā)票 不得作為財務報銷憑證 任何單位和個人有權(quán)拒收 2 員工應履行的責任為 財務事項發(fā)生后按 票據(jù)管理規(guī)定 索取真實 合法 有效的票據(jù) 3 報銷人對報銷的費用及支付的款項真實性 合法合規(guī)性 合理性 準確性負責 4 公司全體員工應取得真實 合法的票據(jù) 18 銷售貨物 應稅勞務發(fā)票分類 稅控發(fā)票 非稅控發(fā)票 增值稅專用發(fā)票 增值稅普通發(fā)票 普通發(fā)票 銷售貨物或應稅勞務發(fā)票分類 19 增值稅納稅人分類及稅率 增值稅一般納稅人 稅率 6 13 17 特點 銷貨 對外開具增值稅專用發(fā)票 普通發(fā)票購貨 取得的增值稅專用發(fā)票進項可以抵減銷項 增值稅小規(guī)模納稅人 稅率 3 特點 銷貨 只能對外開具普通發(fā)票 增值稅專用發(fā)票需向稅務局申請代開購貨 取得的增值稅專用發(fā)票進項不可以抵減銷項 計入購貨成本 20 為什么要取得增值稅專用發(fā)票 銷售額計算公式 銷售額 價稅合計 1 17 銷售額 價稅合計 1 3 稅額計算公式如下 稅額 價稅合計 銷售額不含稅單價計算公式如下 不含稅單價 銷售額 數(shù)量 一般納稅人 小規(guī)模納稅人 因普通發(fā)票不能用于抵扣 因此采購應當要求供應商開具增值稅專用發(fā)票 21 為什么要取得增值稅專用發(fā)票 因普通發(fā)票不能用于抵扣 因此采購應當要求供應商開具增值稅專用發(fā)票 舉例 假設管理部購買一臺打印機 稅率為17 如果開增值稅專用發(fā)票 含稅金額為1170元 如果開普通發(fā)票 含稅金額為1170元 那么 在這種情況下 提供哪種發(fā)票對我公司有利呢 解答 如果提供專用發(fā)票 最后公司承擔的費用是 1170 1 17 1000 如果提供普通發(fā)票 最后公司還是需要承擔1170元 則提供增值稅專用發(fā)票比提供普通發(fā)票可減少170元 22 為什么要取得合規(guī)發(fā)票 1 日常賬務中用白條等不合法票據(jù)做賬除了要做納稅調(diào)整不得稅前列支外 還要依據(jù)是 中華人民共和國發(fā)票管理辦法 進行處罰 2 納稅人將建筑工程分包給其他單位的 以其取得的全額價款和價外費用扣除其支付給其他單位分包款后的余額為營業(yè)額 這些都要以合法稅收發(fā)票為依據(jù) 3 中華人民共和國發(fā)票管理辦法 第四十九條下列行為屬于未按規(guī)定取得發(fā)票的行為 一 應取得而未取得發(fā)票 二 取得不符合規(guī)定的發(fā)票 三 取得發(fā)票時 要求開票方或自行變更品名 金額或增值稅稅額 四 自行填開發(fā)票入帳 五 其他未按規(guī)定取得發(fā)票的行為 23 為什么要取得合規(guī)發(fā)票 續(xù) 4 第五十五條對違反發(fā)票管理法規(guī)造成偷稅的 按照 中華人民共和國稅收征收管理法 處理 對違反發(fā)票管理法規(guī)視情節(jié)嚴重構(gòu)成犯罪的 稅務機關(guān)應當書面移送司法機關(guān)處理 5 上市公司不允許使用不合規(guī)票據(jù) 24 內(nèi)容真實 費用項目清晰明了 填寫完整 報銷單上要注明部門 材料報銷要注明項目 數(shù)字明晰 蓋章清楚 數(shù)量 單價的乘積要和金額相符金額的大小寫須一致 單位名稱必須是 廣州資源環(huán)保水電工程有限公司 不要簡化成 廣州資源 或其他名稱 取得發(fā)票注意事項 25 虛假或無效發(fā)票的識別方法 虛假發(fā)票以定額發(fā)票 手寫發(fā)票居多 貿(mào)易公司 茶葉店提供虛假發(fā)票的情況較多 以下是一些識別虛假或無效發(fā)票的方法 相關(guān)人員在取得發(fā)票時就需要辨別發(fā)票的真?zhèn)渭坝行?避免事后查出是假票再進行更換 造成相關(guān)成本的增加 26 發(fā)票要素不全 錯誤或涂改的發(fā)票無效 發(fā)票要素包括 開票單位發(fā)票專用章 抬頭 開票日期 商品名稱 數(shù)量 單價 金額 規(guī)格 型號 大小寫 是否一致 開票人 稅務監(jiān)制章等 自帶復寫發(fā)票 定額及機打發(fā)票除外 如為剪貼式發(fā)票 注意剪貼金額是否正確 且必須保留所在位數(shù)字樣 如 發(fā)票為萬元版 所報金額為4000元 則發(fā)票剪切后應為萬 肆仟 佰 拾 而不是只有肆仟字樣 否則發(fā)票無效 虛假或無效發(fā)票的識別方法 27 開票單位蓋章必須為發(fā)票專用章 加蓋的發(fā)票專用章不得壓到稅務監(jiān)制章 如兩章有重合不予報銷 發(fā)票上的收款單位或收款人名稱必須與發(fā)票上的發(fā)票專用章相符 若為地稅代開發(fā)票必須加蓋稅務局章 對于經(jīng)營范圍與報銷內(nèi)容可能不相符的發(fā)票需附開具單位營業(yè)執(zhí)照復印件 如 XX貿(mào)易公司 開具廣告費用發(fā)票 則其營業(yè)執(zhí)照經(jīng)營范圍中要有該項內(nèi)容 發(fā)票內(nèi)容不能太籠統(tǒng) 如食品 辦公用品 勞保用品等 附有蓋有發(fā)票專用章的銷售貨物或提供應稅勞務清單的除外 虛假或無效發(fā)票的識別方法 28 白條 存根聯(lián) 發(fā)貨聯(lián) 記帳聯(lián)不能作報銷單據(jù) 公務中因個人原因違章的罰款單據(jù)不予報銷 辦公用品 日用品 工程建設 裝修材料等須附清單 清單上蓋章必須與發(fā)票上一致 票據(jù)注意事項 29 1 關(guān)于增值稅發(fā)票的取得 公司自用的辦公用品 禮品 汽油票等 不要求必須取得增值稅發(fā)票 2 關(guān)于發(fā)票抬頭 凡提交財務的報銷單據(jù)必須由對方單位一次性開具 改填 補填的發(fā)票一律不予報銷 3 關(guān)于發(fā)票丟失 請所有員工妥善保存取得的原始單據(jù) 發(fā)生發(fā)票丟失的 無論任何人簽字 財務一律不予報銷 4 關(guān)于發(fā)票替代 不允許任何形式的以辦公用品 出租車票 油票或其他任何發(fā)票替代勞務費 員工補助等行為 發(fā)票管理 30 借支單的填寫 20121215 市場部 楊艷 深圳比亞迪出差 3 000 00 壹仟貳佰元整 經(jīng)理 楊艷 31 差旅費報銷單的填寫 楊艷 與客戶談業(yè)務 1211 武昌 深圳 火車 300 14 150 600 1212 1213 深圳 1214 武昌 火車 300 補助 20121215 人民幣壹仟貳佰元整 1 200 00 3 000 00 1800 00 7 市場部 由財務根據(jù)公司差旅費制度核定 32 費用報銷單的填寫 楊艷 20121215 市場部 5 招待費 200000 200000 貳零零零零 33 費用報銷單的填寫 楊艷 20121215 工程部 安富項目 5 購置pvc管 2000000 貳零零零零零 34 書寫注意事項 藍黑色水筆 整 的寫法 整 的寫法 必須手工簽字 藍黑色水筆 不可以使用簽名章 在公司有備案除外 圓珠筆或鉛筆填寫 中文大寫金額數(shù)字到 元 為止的 在 元 之后 應寫 整 或 正 在 角 之后可以不寫 整 或 正 字 大寫金額數(shù)字有 分 的 分 后面不得寫 整 或 正 字 35 將發(fā)票 收據(jù)整理分類 將車票及發(fā)票一律用膠水整齊粘貼在粘貼單內(nèi) 不能使用訂書機 注明張數(shù) 金額 交通票據(jù)等小票據(jù)的粘貼范圍以粘貼單大小為界 須緊粘貼單頂界和右界從左往右橫向粘貼 原始票據(jù)必須按不同類別 分門別類進行粘貼 不能混合粘貼 票據(jù)有金額的一面朝上 票據(jù)