辦公自動化論文.doc

小議辦公自動化的發(fā)展趨勢辦公自動化（Office Automation，簡稱OA）是20世紀70年代中期發(fā)達國家迅速發(fā)展起來的一門綜合性技術(shù)。我國的OA經(jīng)過從80年代末至今10多年的發(fā)展，已從最初提供面向單機的輔助辦公產(chǎn)品，發(fā)展到今天可提供面向應用的大型協(xié)同工作產(chǎn)品?，F(xiàn)在，辦公自動化到底要解決什么問題呢？我們說，辦公自動化就是用信息技術(shù)把辦公過程電子化、數(shù)字化，就是要創(chuàng)造一個集成的辦公環(huán)境，使所有的辦公人員都在同一個桌面環(huán)境下一起工作。辦公自動化沒有統(tǒng)一的定義，凡是在傳統(tǒng)的辦公室中采用各種新技術(shù)、新機器、新設備從事辦公業(yè)務，都屬于辦公自動化的領域。辦公自動化設備中有各種機器，如計算機、復印機、速印機、電話機、傳真機、網(wǎng)絡設備、光盤機等等，這些設備統(tǒng)稱為硬設備，或稱硬件。而各種信息設備中還需要有管理設備的軟件，例如，計算機的操作系統(tǒng)、網(wǎng)絡操作系統(tǒng)、文字處理軟件、專項工作程序軟件等等。具體來說，辦公自動化主要實現(xiàn)下面七個方面的功能：(一)建立內(nèi)部的通信平臺。建立組織內(nèi)部的郵件系統(tǒng)，使組織內(nèi)部的通信和信息交流快捷通暢。 (二)建立信息發(fā)布的平臺。在內(nèi)部建立一個有效的信息發(fā)布和交流的場所，例如電子公告、電子論壇、電子刊物，使內(nèi)部的規(guī)章制度、新聞簡報、技術(shù)交流、公告事項等能夠在企業(yè)或機關(guān)內(nèi)部員工之間得到廣泛的傳播，使員工能夠了解單位的發(fā)展動態(tài)。(三)實現(xiàn)工作流程的自動化。這牽涉到流轉(zhuǎn)過程的實時監(jiān)控、跟蹤，解決多崗位、多部門之間的協(xié)同工作問題，實現(xiàn)高效率的協(xié)作。我們都知道，各個單位都存在著大量流程化的工作，例如公文的處理、收發(fā)文、各種審批、請示、匯報等，都是一些流程化的工作，通過實現(xiàn)工作流程的自動化，就可以規(guī)范各項工作，提高單位協(xié)同工作的效率。（四）實現(xiàn)文檔管理的自動化?？墒垢黝愇臋n（包括各種文件、知識、信息）能夠按權(quán)限進行保存、共享和使用，并有一個方便的查找手段。每個單位都會有大量的文檔，在手工辦公的情況下這些文檔都保存在每個人的文件柜里。因此，文檔的保存、共享、使用和再利用是十分困難的。另外，在手工辦公的情況下文檔的檢索存在非常大的難度。文檔多了，需要什么東西不能及時找到，甚至找不到。辦公自動化使各種文檔實現(xiàn)電子化，通過電子文件柜的形式實現(xiàn)文檔的保管，按權(quán)限進行使用和共享。實現(xiàn)辦公自動化以后，比如說，某個單位來了一個新員工，只要管理員給他注冊一個身份文件，給他一個口令，他自己上網(wǎng)就可以看到這個單位積累下來的東西，規(guī)章制度、各種技術(shù)文件等等，只要他的身份符合權(quán)限可以閱覽的范圍，他自然而然都能看到，這樣就減少了很多培訓環(huán)節(jié)。 （五）輔助辦公。它牽涉的內(nèi)容比較多，像會議管理、車輛管理、物品管理、圖書管理等與我們?nèi)粘Ｊ聞招缘霓k公工作相結(jié)合的各種輔助辦公，實現(xiàn)了這些輔助辦公的自動化。 （六）信息集成。我們每一個單位，都存在大量的業(yè)務系統(tǒng)，如購銷存、ERP等各種業(yè)務系統(tǒng)，企業(yè)的信息源往往都在這個業(yè)務系統(tǒng)里，辦公自動化系統(tǒng)應該跟這些業(yè)務系統(tǒng)實現(xiàn)很好的集成，使相關(guān)的人員能夠有效地獲得整體的信息，提高整體的反應速度和決策能力。（七）實現(xiàn)分布式辦公。這就是要支持多分支機構(gòu)、跨地域的辦公模式以及移動辦公?，F(xiàn)在來講，地域分布越來越廣，移動辦公和跨地域辦公成為很迫切的一種需求。隨著科技，經(jīng)濟及社會的不斷發(fā)展與進步，管理和辦公活動的重要性日漸突出，引起了各級領導者，管理學者以及技術(shù)人員的普遍重視。20世紀60年代以來，在微電子技術(shù)和通信技術(shù)迅速發(fā)展的推動下，辦公室也開始了以自動化為重要內(nèi)容的辦公室革命，也稱為管理革命，其目標是借助先進的信息處理技術(shù)和計算機網(wǎng)絡技術(shù)來提高辦公效率和質(zhì)量，將管理與辦公活動納入到自動化/現(xiàn)代化的軌道中。辦公自動化(簡稱OA)是20世紀70年代中期在發(fā)達國家迅速發(fā)展起來的一門綜合性技術(shù)。辦公自動化或辦公信息系統(tǒng)(簡稱OIS)是現(xiàn)代信息社會的重要標志之一，涉及到系統(tǒng)工程學，行為科學，管理學，人機工程學，社會學等基本理論以及計算機，通信，自動化等支撐技術(shù)，屬于復雜的大系統(tǒng)科學與工程。 科學技術(shù)突飛猛進的發(fā)展，在各個領域內(nèi)都改變著人們的工作和生活條件，社會向著物質(zhì)文明和不斷提高的勞動生產(chǎn)率大踏步前進。科學技術(shù)的飛速發(fā)展也使辦公室這一傳統(tǒng)的以人工(腦力和體力勞動的高度結(jié)合)為主的領域內(nèi)古老的勞動方式發(fā)生了巨大的變化。辦公室中使用的各類現(xiàn)代化的辦公設備很大程度上代替了原來的文房四寶，辦公桌上的打字機被計算機文字處理機所取代，辦公室墻邊的文件柜被又小又薄的磁盤所取代，包括記錄，起草，編輯，修改，打印，存檔，復制在內(nèi)的辦公室常規(guī)工作，無論在時間上還是在空間上都被大大地壓縮了，這不但減輕或節(jié)省了人們的辦公勞動，而且大大提高了辦公效率，改善了辦公環(huán)境，使人們從原先繁重的重復性，例行性的辦公事務中解放出來，從而有更多的時間和精力投放在更需要人的思維來考慮和解決的問題上。用于辦公室工作的這些技術(shù)越來越先進，設備越來越多，功能越來越強，性能也越來越高，這為實現(xiàn)辦公自動化和無紙辦公創(chuàng)造了必要的條件。例如，用于處理辦公信息和進行協(xié)同工作的各種計算機(包括微型機，超級小型機和中，大型機);起草文稿用的文字(詞)處理機;制作報表用的電子表格打印機;編排各種文件，資料格式等的電子臺式出版系統(tǒng);存放，管理文件和檔案用的文檔資料管理系統(tǒng);自動控制各種工作流程的辦公自動化系統(tǒng);支持遠距離協(xié)同工作的視頻會議系統(tǒng);計算機通信用的局部網(wǎng)絡系統(tǒng);用于辦公通信的現(xiàn)代化電話機，傳真機;復制資料用的復印機等，這些技術(shù)和設備對辦公室工作提供有力的支持，在不同程度上為辦公室工作的自動化提供了現(xiàn)代化的推動手段。 在這些技術(shù)和設備中，對辦公室自動化的發(fā)展起最顯著作用的是計算機信息處理設備和構(gòu)成辦公室信息通信的計算機通信網(wǎng)絡系統(tǒng)。信息處理技術(shù)得益于計算機的高速處理能力，沒有計算機技術(shù)就沒有現(xiàn)代化的信息處理技術(shù)。信息處理技術(shù)也延伸了辦公室業(yè)務處理的內(nèi)涵，成為辦公室自動化的主要技術(shù)手段，其內(nèi)容也在不斷地深化和豐富。近年來，計算機工業(yè)和產(chǎn)品的飛速發(fā)展擴大了信息處理技術(shù)的應用范圍，也使辦公室信息處理技術(shù)向縱深方向發(fā)展，并不斷擴大其應用范圍。網(wǎng)絡通信技術(shù)的發(fā)展，有可能使相隔任意距離的辦公室之間，超越空間的界限，實現(xiàn)處于不同地點的辦公室之間的同時辦公。Internet，數(shù)據(jù)倉庫與數(shù)據(jù)挖掘，電子郵件，多媒體信息的傳輸與處理，