文書印信管理制度.doc

文書印信管理(試行)第一條 為規(guī)范集團文書印信管理，提高工作效率和公文的質量，制訂本制度。 一、 文書管理第二條 文書管理范圍：政府職能部門函件、來文，集團內部上報下發(fā)的各種文件、資料。包括各種書面資料、傳真、電子郵件等。第三條 集團收到的文書和發(fā)出的文書都應按檔案管理相關規(guī)定歸檔。第四條 文書按機密程度可分為以下幾類。（一）絕密。指極為重要并且不得向集團內外無關人員泄漏內容的文書。（二）機密。指次重要并且所涉及內容不能向集團內外無關人員透露的文書 。（三）秘密。指不宜向集團以外人員透露內容的文書。（四）普通。一般性決定、決議、行政管理資料等非機密文書。 （五）傳閱。指在本集團內廣為傳閱或傳達的文書。第五條 公文的簽收(一) 集團所有外來文書，由集團綜合部負責簽收（文件指名專收的除外）。（二）綜合部對簽收后的文書按收到的先后順序進行編號，并記錄于收文處理簿中，對文書的收文時間、資料內容、發(fā)件人、收件人等進行詳細登記并及時送達、呈報。1、不需要收件人回復處理的資料（如計劃、報價單、通知、財務報表、資料復印件等）送交收件人，由收件人簽收。2、需要收件人回復處理的文書、資料，填寫來文處理單后送交收件人，由收件人簽收，綜合部負責督促辦理。3、需要總經(jīng)理、副總經(jīng)理閱批的文書、資料，附寫文件處理簽后呈報總經(jīng)理、副總經(jīng)理，綜合部負責督促辦理。第六條 普通文書的處理原則如下。（一）由綜合部文書主管，負責對文書進行審閱、回答、照會以及其他必要的處理，或者指定下屬對文書進行具體處理。（二）如果遇到重要或異常事項，征求綜合部上一級主管領導意見后，及時作出處理。（三）如果與各部門、各公司有關聯(lián)的事項，必須經(jīng)與各部門、各公司會商后方能予以處理。第七條 機密、絕密文書的處理原則如下。（一）機密、絕密文書原則上由責任者或當事者自行處理。（二）指名或親啟文書的寄發(fā)，原則上在封面上注明發(fā)文者姓名，由發(fā)文者封緘。（三） 到達的指名或親啟文書，原則上由信封上所指名者開啟，其他人不得擅自啟封。 如果某主管在職務上有權替代來件所指名者，不受本條規(guī)定約束。第八條 文書的閱覽原則如下。(一)文書閱覽后，閱覽者須簽字，表示已經(jīng)閱覽完畢。有必要的情況下，在文書的空白處填寫閱覽后的意見，交還文書主管。（二）有必要在各部門、各公司傳閱的文書，必須附上傳閱登記單，按傳閱登記單規(guī)定欄目填寫，并最終交還文書主管。第九條 文件的催辦及督辦（一）對需要收件人回復的文書、資料由綜合部負責催辦，及時給予回復。（二）集團總經(jīng)理、副總經(jīng)理閱批后返回的文件、資料，按領導批示要求及時下發(fā)反饋給相關責任部門（公司）并進行督辦。（三） 對領導批示意見及督辦結果在來文處理單中進行登記。第十條 發(fā)文的管理（一）發(fā)文規(guī)定1、集團上報下發(fā)的紅頭文件統(tǒng)一由集團綜合部負責印發(fā)。集團發(fā)文，須由起草人定稿抄正，經(jīng)總經(jīng)理簽字同意后方能打印。公司各部門、在宜各二級公司一律不得自行上報下發(fā)紅頭文件。2、集團各部門、在宜各二級公司需要以集團名義向上反映匯報重要情況或向下安排重要工作需要印發(fā)紅頭文的，應向集團綜合部提出發(fā)文申請，并將文字底稿交綜合部審核，呈報集團總經(jīng)理批準后，由綜合部統(tǒng)一以“集團號”發(fā)文。3、在宜各二級公司需要以獨立法人身份對外印發(fā)紅頭文的，應向集團綜合部提出發(fā)文申請，并將文字底稿交綜合部審核，呈報集團總經(jīng)理批準后，由綜合部統(tǒng)一以“公司號”發(fā)文，綜合部存檔一份。屬于需保密的文件，核稿人應標注“秘密”字樣，并確定報送范圍。秘密文件按保密規(guī)定，由專人印制、報送。4、董事會文件由董事長簽發(fā)，集團文件由集團總經(jīng)理批準簽發(fā)。5、集團各部門需要對外郵發(fā)的文件，一律由綜合部負責辦理。(二) 發(fā)文范圍：凡是以集團名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請示、報告、批復、通知、通報、會議記要等，均屬發(fā)文范圍。集團發(fā)文主要用于：1、公布集團的規(guī)章制度。2、轉發(fā)上級文件或根據(jù)上級文件精神制訂的集團文件。3、公布集團體制機構變動或重要人事任免事項。4、公布集團的重大決定。5、其它需要發(fā)文的事項。二、請示審批第十一條 請示審批是集團經(jīng)營、管理的一項重要程序，凡集團經(jīng)營、管理重要事項，都必須經(jīng)請示，獲得董事會、總經(jīng)理、副總經(jīng)理審查、裁決和批復之后，方能實行。第十二條 須請示審批事項如下：（一）職務及重要人事安排。（二）各種規(guī)章制度的頒布與變更。（三）重要契約的締結、解除與變更。（四）訴訟行為。（五）與官方機構有關的、各種重要的請求、回執(zhí)、申請等等。（六）土地、建筑物以及其它固定資產(chǎn)的購買、轉讓或處置。（七）大額饋贈、謝禮，以及宣傳廣告費用的開支。（八）分支機構的增變與升格。（九）預算與決算事宜。（十）借款與貸款，以及借貸銀行的開設與變更。（十一）須請示審批的重要或高額物品的采購，不急用或不需要物品的轉讓與廉價出售。 （十二）須請示審批的定期或不定期刊物的發(fā)刊、修改與廢除，以及費用開支的修訂。（十三）有關集團經(jīng)營（生產(chǎn)）、管理的重要計劃與企劃。（十四）其它上述未涉及的重要事項。第十三條 請示審批的事項，必須以文書形式上報。為便于工作開展，上報書面請示前應口頭匯報溝通。如果事情緊急，允許直接以非文書形式請示，但事后必須盡快撰寫請示文書上報。第十四條 請示文書的內容和順序，包括標題、正文、理由、說明和附錄。第十五條 請示文書必須編號，并注明起草或請示者，所屬分支機構及部門，并簽名蓋章。第十六條 請示文書經(jīng)研究作出決定后，以批復形式下達請示部門。三、文印室管理第十七條 文印室由綜合部負責管理，并指定專人負責。第十八條 公司文字資料需打字復印的，經(jīng)綜合部主管審批后，根據(jù)輕重緩急統(tǒng)一安排。打字（復?。﹩T不準私自接受打字（復?。┤蝿?。第十九條 技術規(guī)范（一） 打字員打字錯誤一般不超過5，打字速度不少于100字分鐘。（二）復印用紙損耗率應不超過2%。（三）電腦、復印機完好率超過95%。第二十條 文印室人員必須按時、按質、按量完成各項打字、復印、傳真、電子郵件收發(fā)等工作任務，做到書面整潔、排版美觀，不得積壓遲誤。電子郵件、傳真、文件、復印件應及時送達有關人員。因積壓遲誤導致工作失誤或損失的，追究當事人的責任。第二十一條 集團文印設備由文印人員專人操作，禁止無關人員操作和使用，文印室工作人員應愛護辦公設備，按規(guī)范操作，及時保養(yǎng)，發(fā)現(xiàn)故障應及時聯(lián)系專業(yè)人員維修。第二十二條 文印人員保密要求（一） 應樹立嚴格的保密觀念，嚴格遵守保密制度，不得將打印、復印或傳真資料中需保密的事項透露給他人，不得截留任何文件，認真保管好密級文稿，涉及集團機密的打印、復印、傳真的廢稿不得隨意丟棄，一律使用碎紙機清除。（二）集團保密材料復印須經(jīng)有關領導簽字批準；絕密文件須經(jīng)集團總經(jīng)理簽字批準。第二十三條 文印室嚴禁無關人員進入和逗留，文印人員應將涉密的文稿、資料及時歸檔、妥善保管，進入文印室的人員不得隨便翻閱文稿、資料。四、印信管理第二十四條 集團各類印章的刻制須報總經(jīng)理批準，由綜合部統(tǒng)一辦理刻制手續(xù)。第二十五條 集團行政印章只用于集團對外行政事務專用，由集團綜合部保管。財務印章只用于財務經(jīng)濟往來專用，由財務人員按規(guī)定分開保管。第二十六條 集團行政印章的使用須由經(jīng)辦人簽字，集團總經(jīng)理簽字同意后方可蓋章。各公司的行政印章經(jīng)公司負責人簽字同意后方可蓋章。集團及各公司對外辦理擔保手續(xù)、證明文件等相關法律文書的，一律由集團總經(jīng)理簽字同意后方可對外出具證明文件。第二十七條 集團合同專用章和在宜各公司合同專用章由綜合部統(tǒng)一保管。合同專用章只用于集團和各公司簽訂經(jīng)濟類合同專用。經(jīng)濟合同通過合同評審會簽，按審批權限批準同意后方可蓋章。第二十八條 集團領導的私人印章分為行政專用和財務專用兩種，兩者嚴禁混淆。行政專用的私人印章由綜合部負責保管，財務專用的私人印章指定財務人員負責保管。第二十九條 集團所有需蓋章的介紹信、委托書、說明及對外開具的任何公文，由經(jīng)辦人簽字，集團相關領導簽字同意后方可辦理，并由綜合部統(tǒng)一編號登記、存檔，以備查詢。第三十條 集團所有印章的使用必須登記，注明所蓋文件名稱、份數(shù)、時間等，由經(jīng)辦人簽字，往來文件需在綜合部存檔一份備查。第三十一條 印章一旦遺失，保管人應及時向集團領導報告，并應依法公告作廢，否則造成的損失，由保管人承擔責任。第三十二條 印章的印文磨損申請換發(fā)時，由保管人填寫“換發(fā)印章申請表”，并于備注欄拓具印模，經(jīng)集團總經(jīng)理批準后再行刻制。第三十三條 廢舊、注銷或遺失尋獲的印章，應由保管人填寫“銷毀印章申請表”，經(jīng)集團總經(jīng)理批準后，由綜合部統(tǒng)一銷毀。第三十四條 調離、辭職、辭退人員，須提前辦理印章移交手續(xù)。員工調離、辭職、辭退前違規(guī)使用印