一個(gè)企業(yè)如何合理定崗定員.doc

精品文檔很多人力資源經(jīng)理都頭痛的一個(gè)問(wèn)題是，幾乎所有的部門(mén)都在喊人員不足，但從公司高層到人力資源部門(mén)卻又很難拿出一個(gè)具有絕對(duì)說(shuō)服力的方案，于是最后演變?yōu)橐惠営忠惠喌挠憙r(jià)還價(jià)，部門(mén)人員規(guī)模不斷膨脹，結(jié)果仍然是喊聲不斷這就是目前很多企業(yè)在定崗定員問(wèn)題上面臨的現(xiàn)狀。定崗定員是一項(xiàng)最為基礎(chǔ)的人力資源管理工作，在企業(yè)組織結(jié)構(gòu)確定之后，緊接著的問(wèn)題就是各部門(mén)內(nèi)崗位設(shè)置以及崗位人員數(shù)量的問(wèn)題，只有在崗位設(shè)置確定后工作分析才可能進(jìn)行。為何這樣一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作卻遭遇如此困境呢，如何正確理解定崗定員的含義，應(yīng)該遵循怎樣的原則、考慮哪些因素，定崗定員工作的基本步驟和方法有哪些呢？定崗定員是指在企業(yè)組織結(jié)構(gòu)確定的條件下，采用科學(xué)方法確定企業(yè)崗位設(shè)置和各崗位人員數(shù)量的過(guò)程。在企業(yè)中一般包括定崗、定編、定員。此外，還存在雙定管理的稱謂，是指勞動(dòng)定額管理和定員管理。但這些概念具有一定的模糊性，在實(shí)際工作中要根據(jù)具體情況分析確定定崗、定員的具體指向。組織結(jié)構(gòu)確定之后，如何實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程的高效運(yùn)作和部門(mén)職責(zé)的有效達(dá)成可謂首要問(wèn)題，專業(yè)化分工則是實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)的基本方法。因此，從分工角度看，定崗就是將部門(mén)職責(zé)和流程中相同或類似的一系列任務(wù)固定的由一個(gè)或一組人完成。定崗的本質(zhì)是分工，而定員則是在分工的基礎(chǔ)上追求提高效率、降低成本。因而，崗位就是一系列相關(guān)聯(lián)的工作任務(wù)的集合。定崗也就是按照專業(yè)化原則將一個(gè)整體分解為若干部分，然后將性質(zhì)相同或類似的任務(wù)合并為一個(gè)崗位。每一組相同或類似任務(wù)構(gòu)成一個(gè)崗位，但構(gòu)成不同崗位的一組工作的總量卻可能存在差異，有的一組任務(wù)可能需要多個(gè)人完成，有的一組任務(wù)則可能還不能滿足單個(gè)人每個(gè)工作日的工作量，更為重要的是需要合理統(tǒng)籌各項(xiàng)工作之間的比例關(guān)系，這時(shí)就產(chǎn)生了定員問(wèn)題。定員就是為每個(gè)崗位匹配相應(yīng)的工作人員，并保持各個(gè)崗位之間工作進(jìn)度的協(xié)調(diào)?？梢?jiàn)，定崗定員是一個(gè)相對(duì)的概念。定崗定員必然是根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況（包括業(yè)務(wù)流程、技術(shù)條件、員工素質(zhì)等）進(jìn)行設(shè)計(jì)的，正是由于這個(gè)原因，世界上不存在絕對(duì)的定崗定員模式，尤其是管理人員的定崗定員問(wèn)題，因而定崗定員也成了一個(gè)普遍性難題。定員的基本步驟和方法企業(yè)定員的兩種不同方式一種是自下而上的逐級(jí)匯總，一種是自上而下的逐級(jí)分解。據(jù)一般經(jīng)驗(yàn)來(lái)看，自下而上方式往往由于缺乏總體規(guī)模限制而虛夸定員，最終仍要由公司高層強(qiáng)力壓縮定員。因此，自上而下方式從一開(kāi)始就確定企業(yè)總體規(guī)模，并逐次分解，強(qiáng)調(diào)企業(yè)總規(guī)模和部門(mén)總規(guī)模對(duì)崗位定員作為崗位定員的總體限制，這樣能使各部門(mén)自覺(jué)按合理水平確定定員。同時(shí)，任何企業(yè)都存在一個(gè)人員總體規(guī)模限制的問(wèn)題，其極限是企業(yè)盈虧平衡點(diǎn)所決定的人工成本占企業(yè)總銷售額的比重。確定定員的步驟1.確定一線業(yè)務(wù)人員總規(guī)模。企業(yè)業(yè)務(wù)人員直接為客戶提供服務(wù)或制造產(chǎn)品，因此可以根據(jù)企業(yè)業(yè)務(wù)規(guī)模或產(chǎn)量等量化因素較為直接的得到。具體方法如下：（1）根據(jù)設(shè)備定員。對(duì)于生產(chǎn)企業(yè)，每臺(tái)設(shè)備都存在額定的看管定額或操作機(jī)位，例如，紡織企業(yè)紡織工人數(shù)量的確定是根據(jù)紡織機(jī)看管定額水平確定的，計(jì)算方法如下：崗位定員=設(shè)備臺(tái)數(shù)（臺(tái)）/ 看管定額（臺(tái)/人）。其他生產(chǎn)企業(yè)，可按照生產(chǎn)線設(shè)計(jì)時(shí)確定的機(jī)位來(lái)確定生產(chǎn)人員定員，比如印刷企業(yè)某型號(hào)凹印機(jī)額定人員定額為3人，即必須由3人才能開(kāi)動(dòng)，這實(shí)際上也是看管定額之一種。（2）對(duì)于服務(wù)類企業(yè)，生產(chǎn)人員與服務(wù)對(duì)象之間則存在相對(duì)穩(wěn)定的比例關(guān)系，以餐飲企業(yè)為例，就餐人數(shù)和服務(wù)人員存在一定比例，按此比例則可計(jì)算出服務(wù)人員規(guī)模。（3）按照勞動(dòng)效率定員。根據(jù)企業(yè)總的設(shè)計(jì)產(chǎn)量和一般的人均勞動(dòng)效率，則可計(jì)算出生產(chǎn)人員總量，如在一定的自動(dòng)化水平下，煤礦企業(yè)存在人均產(chǎn)煤量的指標(biāo)。（4）按照人工成本定員。還有一種情況，可以按照人工成本定員，如上面談到的煤礦企業(yè)，可以用百萬(wàn)噸煤人工成本含量計(jì)算出生產(chǎn)人員總量。一般來(lái)說(shuō)，生產(chǎn)崗位定員是最方便量化計(jì)算的，也是最容易達(dá)成一致的。利用以上方法，可以直接計(jì)算出不同崗位生產(chǎn)人員的定員標(biāo)準(zhǔn)。2.確定管理人員總規(guī)模。管理人員與生產(chǎn)崗位定員之間存在一定的比例關(guān)系，這種比例關(guān)系一般隨行業(yè)不同而不同，一般來(lái)說(shuō)，勞動(dòng)越密集則管理人員所占比例越低，而資本和智力越密集則所占比例越高。每個(gè)行業(yè)都存在一個(gè)適宜的比例范圍，企業(yè)可參考行業(yè)標(biāo)桿企業(yè)、平均水平和自身情況合理確定該比例。3.按照部門(mén)崗位設(shè)置，在各職能部門(mén)中合理分配管理人員總定員。在管理人員總定員確定后，按照組織結(jié)構(gòu)確定的部門(mén)設(shè)置，將總定員分配到各部門(mén)中去。可由人力資源部門(mén)代表企業(yè)定員工作小組提出一個(gè)討論草案。分配原則如下：對(duì)于人力資源部門(mén)，可按照員工數(shù)量的一定比例確定；對(duì)于財(cái)務(wù)部門(mén)，可主要考慮公司業(yè)務(wù)數(shù)量決定的財(cái)務(wù)工作量；對(duì)于銷售部門(mén)，可按公司銷售模式確定銷售區(qū)域管理方式確定；對(duì)于行政部門(mén)，可按照員工數(shù)量的一定比例確定；其中，研發(fā)部門(mén)較為特殊，具有一定的獨(dú)立性，主要取決于企業(yè)的研發(fā)策略和研發(fā)投入。同時(shí)，各部門(mén)之間注意保持合理的定員比例關(guān)系。4.遴選定員專家，成立定員委員會(huì)，采用德?tīng)栰撤ㄟm當(dāng)調(diào)整部門(mén)總定員。定員專家由公司高層、各部門(mén)經(jīng)理、外部行業(yè)專家組成。將上述計(jì)算過(guò)程及結(jié)果以簡(jiǎn)明的列表方式呈現(xiàn)給各位內(nèi)部專家，讓其背靠背地按個(gè)人意見(jiàn)適當(dāng)進(jìn)行調(diào)整，并指明調(diào)整的理由；人力資源部在意見(jiàn)收集后作綜合處理，然后反饋給各位專家，第二輪征求意見(jiàn)。根據(jù)意見(jiàn)的一致程度，一般在兩輪后即可組織面對(duì)面的座談會(huì)，由各位專家公開(kāi)發(fā)表意見(jiàn)，進(jìn)行討價(jià)還價(jià)。最后即可得到達(dá)成一致的各部門(mén)定員總數(shù)。在進(jìn)行定員總數(shù)核定時(shí)，應(yīng)考慮到出勤率的因素，為員工正常的事假、病假留出合理的空間，出勤率可參考企業(yè)歷史數(shù)據(jù)確定。5.由各部門(mén)按照崗位設(shè)置將總定員分解為崗位定員。逐層分解的過(guò)程為各職能部門(mén)內(nèi)部崗位定員勾勒出越來(lái)越清晰的框架，實(shí)際上在部門(mén)定員確定之后，崗位定員確定難度大大降低。具體方法如下：（1）流程分析法：根據(jù)崗位所包含流程的總工作量確定各崗位定員。（2）職責(zé)分析法：根據(jù)崗位職責(zé)數(shù)量確定崗位定員。實(shí)際上，這些兩種方法都是主觀分析方法，但在部門(mén)定員確定的前提下，各部門(mén)負(fù)責(zé)人完全有能力根據(jù)流程和職責(zé)兩因素合理確定崗位定員。部門(mén)負(fù)責(zé)人之所以不愿意去合理確定定員的原因在于，一是沒(méi)有部門(mén)總定員數(shù)的限制，存在增加部門(mén)編制的博弈心理，二是部門(mén)層面沒(méi)有壓縮成本的自我約束動(dòng)機(jī)，這將在下文中討論。6.定員的最終確定。在分解部門(mén)定員的時(shí)候，可能產(chǎn)生定員核定數(shù)不盡合理的問(wèn)題，需要重新核定部門(mén)總定員；還有就是要對(duì)分解到崗位的結(jié)果進(jìn)行總體分析，并最終確定。至此，定員全過(guò)程基本完成。定員的注意事項(xiàng)1.持續(xù)積累定員數(shù)據(jù)，為定員提供支持。行業(yè)數(shù)據(jù)和本企業(yè)歷史數(shù)據(jù)是企業(yè)定員最有力的依據(jù)，但是很多企業(yè)卻缺乏系統(tǒng)的數(shù)據(jù)積累，因而給定員工作帶來(lái)一定障礙。人力資源部門(mén)應(yīng)特別注意相關(guān)歷史數(shù)據(jù)和行業(yè)數(shù)據(jù)的搜集和積累，從而為企業(yè)核定定員提供支持。2.正確認(rèn)識(shí)定員的意義，爭(zhēng)取企業(yè)高層的重視和支持。在成本成為企業(yè)生死線的今天，定員顯得益發(fā)重要，要從企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力的高度認(rèn)識(shí)定員的重要性。因此，企業(yè)高層的重視和支持是定員成功必不可少的要素。3.運(yùn)用公開(kāi)透明的決策程序，使各部門(mén)充分發(fā)表意見(jiàn)。人力資源部門(mén)往往成為企業(yè)定員中的眾矢之的，各部門(mén)將人力資源部門(mén)看作壓縮定員的砍刀，原因之一是定員過(guò)程中沒(méi)有給相關(guān)部門(mén)發(fā)表意見(jiàn)的機(jī)會(huì)，使之被動(dòng)接受定員結(jié)果。人力資源部門(mén)應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化定員程序的公開(kāi)透明，使各部門(mén)積極參與到定員中，充分發(fā)表意見(jiàn)，變暗箱決策為公開(kāi)博弈。4.通過(guò)規(guī)則設(shè)計(jì)，使各部門(mén)具有自我約束動(dòng)力。依靠外界約束，只能壓縮和抑制定員膨脹的速度，而無(wú)法真正保持合理的定員水平，這是因?yàn)楦鞑块T(mén)缺乏自我約束的動(dòng)力。劃小核算單位，或者進(jìn)行模擬獨(dú)立核算，從形式上使各部門(mén)成為自我約束的實(shí)體是形成良性定員機(jī)制的有效途徑。比如，對(duì)于銷售部門(mén)實(shí)行模擬獨(dú)立核算，向其支付銷售費(fèi)用和適當(dāng)?shù)匿N售額提成比例，由其內(nèi)部控制定員數(shù)量，則可有效地控制其定員。對(duì)于諸如人力資源部等難以實(shí)現(xiàn)獨(dú)立核算的部門(mén)，也應(yīng)從定員增長(zhǎng)與工資增長(zhǎng)幅度之間的制約關(guān)系上著手使之具有合理確定定員的動(dòng)力，即如果在增加定員的前提下，年度工資增長(zhǎng)幅度必須相對(duì)調(diào)低，或者只能和上年度持平，除非企業(yè)規(guī)模擴(kuò)張階段下的定員自然增長(zhǎng)。5.正確認(rèn)識(shí)量化標(biāo)準(zhǔn)和主觀經(jīng)驗(yàn)的作用。定員絕對(duì)不可能完全量化，主觀經(jīng)驗(yàn)起著重要作用，所以不要盲目相信量化，過(guò)度量化可能是有害的，采用合理的程序如德?tīng)栰撤ǖ仁怪饔^經(jīng)驗(yàn)公開(kāi)表達(dá)，非但不會(huì)影響客觀性，反而有利于定員的合理確定，其關(guān)鍵在于公開(kāi)。6.定員是一個(gè)持續(xù)調(diào)整過(guò)程。環(huán)境是不斷變化的，企業(yè)定員也是