星空集團文件管理制度.doc

星空集團文件管理制度第一章 目的第一條 為使公司文檔工作規(guī)范化、科學化、制度化，進一步提高文件處理工作的質(zhì)量和效率，使文件暢通流轉，保障公司的正常運作，并保證公司日常工作有據(jù)可查，有文可依，特制訂本規(guī)定。第二章 適用范圍第二條 本制度適用于公司所有內(nèi)部流轉或?qū)ν饬鬓D的正式文。第三章 術語第三條 文件：公司運作過程中傳送的文檔，包括各類報告、程序規(guī)定及各類來往信函等。第四條 電子郵件：通過網(wǎng)絡傳送的文件。第五條 外發(fā)文件審簽單：文件在審核簽發(fā)過程中所使用的封面。主要用于處理發(fā)向包括集團公司 (不含簽報)、政府和職能部門等在內(nèi)的所有文件，可供簽署意見和跟蹤管理。此封面由文件作者填寫，封面中應包含內(nèi)容。第六條 下發(fā)文件審簽單：專用于公司機關內(nèi)部和所屬各礦的制度、規(guī)定、通報等文件的下發(fā)，須各部門會審（如需要），并逐級上報簽發(fā)。第七條 合同會審單：處理公司對外簽訂的所有需歸檔并分發(fā)的合同所使用的封面，可供簽署意見和跟蹤管理。第八條 公文會辦單：外部來文的處理，由人力資源與行政部登記并簽署擬辦意見。人力資源與行政部可根據(jù)領導批示，作出相應理。第四章 職責第九條 人力資源與行政部負責建立并完善文件管理制度，負責對該制度的執(zhí)行、更新和改版，以公司名義的外發(fā)文件全部由人力資源與行政部負責處理；其他各部門負責本部門業(yè)務范圍內(nèi)文件的處理和登記備案（不涉及公司名義）。第十條 行政秘書：熟練掌握文件的編碼系統(tǒng)，對于各類來往信函需準確的編號。及時收集、整理、分發(fā)各類文件，準確分類、立卷、提供利用。（一） 單位名稱：我公司名稱為CRXX；（二） 文件類別號：編碼可設3位，按附件6編碼規(guī)則進行編制；（三） 文件序碼：文件序碼為文件類別號、發(fā)文單位、年份三個索引標志一致情況下的流水序號，按4位數(shù)編寫，當任一索引標志發(fā)生變化，重置流水號。第五章 程序第十一條 公司收文處理程序（一） 公司收文，原件都必須首先交人力資源與行政部行政秘書；對電子郵件方式傳送的文件，收悉者需在當天將文件輸出。（二） 行政秘書填寫收文處理單后，須及時交人力資源與行政部總經(jīng)理，人力資源與行政部總經(jīng)理根據(jù)收文內(nèi)容確定送交分管領導或總經(jīng)理閱批。（三） 行政秘書根據(jù)公司高管閱批內(nèi)容送交主辦部門，主辦部門分以下兩種情況辦理。1、如在主辦部門即可辦結的，辦結后向有關人員反饋處理情況。2、如需要其他部門協(xié)辦的，轉發(fā)其他部門，移交協(xié)辦部門相關人員處理，協(xié)辦部門辦結后返回到主辦部門，所有協(xié)辦部門辦結后，向有關人員反饋處理情況。（四） 主辦部門辦結后將收文原件交回人力資源與行政部存檔。（五） 有關處理人員應在一個工作日之內(nèi)對文件內(nèi)容給予答復。特殊情況不得超過兩個工作日。（六） 有關處理人員可根據(jù)需要復印文件。但是凡屬于保密類文件在未經(jīng)總經(jīng)理許可的情況下不得擅自復印。（七） 處理人員在閱讀完文件后需簽署意見、日期及名字。（八） 主辦部門隨時跟蹤文件的處理情況，對急辦文件及時進行催辦。第十二條 部門收文處理程序:部門所收文件，應由部門自行處理的，主辦部門呈報分管領導，自行辦結；部門所收文件涉及公司事項的，應及時將文件遞交人力資源與行政部，人力資源與行政部按照公司收文程序及時辦理。第十三條 公司發(fā)文處理程序（一） 公司員工在工作過程中都有可能需要編輯外發(fā)文件。1、 文件作者編輯外發(fā)文件須使用外發(fā)文件審簽單，按照規(guī)定的格式擬稿。2、外發(fā)文件擬好后，擬稿人需送部門總經(jīng)理核稿。（二） 部門總經(jīng)理核稿后，簽署意見，并根據(jù)文件內(nèi)容，視工作需要送相關部門會簽，并交業(yè)務分管領導審核。（三） 經(jīng)業(yè)務分管領導審核后，審核部門交文字秘書，填寫文件編號。必要的話，文字秘書可以對文件會簽進行再次分配。（四） 文字秘書根據(jù)文件內(nèi)容決定是否送公司管理層會簽，最終由文字秘書交總經(jīng)理簽發(fā)。（五） 簽發(fā)后的文件由行政秘書按照各級審核、審批意見修改后，依照規(guī)定的格式要求進行排版，輸出正文，由行政秘書蓋章。文字秘書負責文件電子檔的存儲，行政秘書負責對發(fā)文稿紙原件存檔。（六） 審核人根據(jù)文件主/抄送單位發(fā)放文件，外發(fā)文件可面交收件人，或者通過傳真、郵寄等方式傳遞。第十四條 部門公文由部門自行保管，各部門結合自身工作實際，參照公司公文的要求，自行做好內(nèi)部公文的審核、審核、校對、發(fā)文等工作，必要時須經(jīng)分管領導審批。第十五條 簽報紙：簽報分為兩種，一種用于向董事會報送的重要事項所使用的封面；另一種（公司內(nèi)部簽報格式）專用于分公司內(nèi)部之用。公司內(nèi)部簽報在使用中，應注意：1、簽報必須由專人負責報送、統(tǒng)一編號和登記管理；2、簽報所涉及附件的內(nèi)容，如有確認的必要，須呈報單位負責人簽字證明；3、簽報正文的主要內(nèi)容只能反映在簽報紙上，內(nèi)容較多的可作為附件進行說明；涉及金額的事項，禁止修改或手寫；4、非緊急事項，簽報禁止用傳真件。 第六章 文件保存第十六條 所有收發(fā)文件，經(jīng)收件人（或經(jīng)辦人）辦理后，應及時入卷存檔（存檔的傳真文件如為感光傳真紙，需另行復印后再存檔）。每一自然年結束后的兩個月內(nèi)，各部門主管應負責安排將上一年度的文件檔案妥善歸檔并做好編號記錄工作。第十七條 人力資源與行政部負責監(jiān)督檢查各部門的文件檔案歸檔情況，并將檢查情況上報公司總經(jīng)理。第十八條 文件歸檔的方法詳見“檔案管理制度”。第七章 保密文件的管理第十九條 文件保密制度是文件管理制度的一個重要組成部分，全體員工均有責任作好文件保密工作，要做到保守公司的秘密人人有責。如發(fā)生泄密情況，要追究泄密者的責任。需銷毀的文件應及時銷毀。第二十條 根據(jù)文件的重要程度將公司文件分為：絕密文件、機密文件和一般保密文件。（一） 絕密文件是指在公司總經(jīng)理和副總經(jīng)理（或有關人員）之間傳閱的文件，需由經(jīng)辦人直接交收件人，這類文件包括：1、 公司每年經(jīng)營計劃及各項預算；董事會議文件、會議紀要；2、 公司員工的調(diào)薪等人事文件；4、公司員工工資結構、獎金