直營商超系統(tǒng)操作流程.doc

營銷中心流程項目：全國直營商超系統(tǒng)操作流程發(fā)行日期：2020-03-03制定部門：K/A部直營商超系統(tǒng)操作流程流程目的 規(guī)范公司直營商超系統(tǒng)操作 降低操作風險、掌控商超動態(tài) 減少環(huán)節(jié)溝通，提高工作效率 維護區(qū)域市場價格統(tǒng)一，保證市場良性發(fā)展 全面提升對直營市場的掌控與分析適用范圍本流程適用于營銷中心直營商超系統(tǒng)操作。適用對象K/A部經(jīng)理客戶經(jīng)理財 務 部K/A業(yè)務目錄一、 價格體系管理二、超市訂單、退貨、財務入賬流程三、促銷、新品信息提報過程傳遞流程四、帳款回收、超市費用管理五、促銷過程管理六、反饋問題處理流程七、責任與義務八、銷售數(shù)據(jù)分析一、價格體系管理：穩(wěn)定的價格是廠商雙方持久合作的奠基石，合理穩(wěn)定商超價格體系會為我們帶來充足的訂單、豐厚的產(chǎn)品利潤、長期穩(wěn)定的合作關(guān)系，結(jié)合區(qū)域市場現(xiàn)狀，現(xiàn)制定如下工作要求：1、價格制定（1）公司直營超市的產(chǎn)品供價須由K/A部與當區(qū)業(yè)務負責人共同制定，報總經(jīng)理審批，財務備案執(zhí)行；（2）直營超市經(jīng)營合作關(guān)系確定后，最終產(chǎn)品價格單報財務部門備案，由財務部門執(zhí)行發(fā)票開具、往來帳目建立、成本核算等；2、價格調(diào)整（1）直營超市供貨價格確認后，不得隨意更改，變動，對因市場競爭所導致的價格變化需由相關(guān)部門審批后報財務部門備案方可執(zhí)行；（2）促銷活動產(chǎn)品價格變化，必須要有已批復的促銷活動執(zhí)行方案作為更改依據(jù)，否則對因價格問題而造成的帳目混亂，對直接責任人罰款100元/次；3、價格管控（1）直營超市價格必須按照公司的全國商超統(tǒng)一價格指導執(zhí)行，產(chǎn)品供價、售價均不得高于或者低于公司所要求的指導價格；（價格體系見附表）（2）價格最終管控以K/A部門信息專員與財務部門共同監(jiān)控執(zhí)行，（執(zhí)行依據(jù)為：公司直營超市價格體系）二、超市訂單、退貨、財務入賬流程1、超市訂單傳遞流程圖：部門商超K/A部財務部經(jīng)銷商崗位K/A信息專員KA業(yè)務/客戶經(jīng)理會計流程圖開始（1）發(fā)出訂單（6）超市送貨（12）對帳、回款（2）接收整理訂單并對產(chǎn)品價格、需求數(shù)量進行分析（4）確認最終訂單下達發(fā)貨通知（8）接收、錄入驗收單，接收開票申請單結(jié)束（3）對價格差異問題進行處理（11）接收稅票（9）對實際發(fā)貨與訂單的產(chǎn)品、價格差異問題溝通處理（12）制定執(zhí)行計劃（10）審核后開據(jù)稅票，錄入ERP，核算到岸價，沖抵配送客戶貨款（13）建立臺帳、往來帳目（5）訂單確認，各區(qū)域配送客戶備貨結(jié)束（7）取得驗收單并傳至發(fā)貨信息專員流程說明：編號負責部門/人員任務說明監(jiān)控要點文檔形式（1）商超發(fā)出訂單商超發(fā)出訂單至青島公司K/A員訂單（2）K/A信息專員接收訂單對產(chǎn)品價格、需求數(shù)量進行分析K/A信息專員整理匯總訂單，核對產(chǎn)品價格、訂貨需求數(shù)量，對于有價格差異的問題反饋到KA業(yè)務/客戶經(jīng)理處 錄入訂貨數(shù)量準確 按照緊急程度進行分類（例如促銷活動的檔期的調(diào)整） 接到訂單同時，確認訂貨品種的公司庫存 確保價格合理(促銷價)訂單（3）KA業(yè)務/客戶經(jīng)理KA業(yè)務/客戶經(jīng)理對訂單匯總分析后的SKU數(shù)量、價格差異問題進行溝通處理，并將處理結(jié)果反饋給K/A信息專員 信息反饋及時、準確 確保產(chǎn)品價格的準確訂單的產(chǎn)品與價格差異分析（4）K/A信息專員對于無差異或者解決差異后的訂單在1小時之內(nèi)進行下達與傳真至各區(qū)域配送客戶（經(jīng)銷商） 同經(jīng)銷商確認訂單的準確性，確保訂單發(fā)貨時間、產(chǎn)品、數(shù)量的準確性 按照緊急程度進行分類追蹤（例如促銷活動檔期的調(diào)整）訂單（5）經(jīng)銷商接收確認訂單，根據(jù)超市定單需求備貨； 確認訂單需求產(chǎn)品的數(shù)量、庫存（6）商超經(jīng)銷商（配送客戶）按照超市要求送貨至各區(qū)域門店 送貨及時 符合訂單品類及數(shù)量 產(chǎn)品無破損 無即期產(chǎn)品 廣宣品攜帶數(shù)量、類別準確（7）經(jīng)銷商送貨結(jié)束后取得超市確認驗收單在24小時之內(nèi)傳至青島公司K/A信息專員 在規(guī)定得時間對超市驗收單進行傳遞 驗收單的項目核查（是否有商超收貨部負責人簽字、驗收日期、驗收數(shù)量是否正確）驗收單（8）K/A信息專員接收、錄入驗收單，建立管理臺帳； 1、接收、錄入超市驗收單，建立管理臺帳并對實際配送產(chǎn)品與訂單產(chǎn)品進行差異分析反饋到KA業(yè)務/客戶經(jīng)理；2、接收開票申請單登記后傳山東公司財務部開票，并追蹤開票情況 確認商超收貨日期 準確錄入商超實際收貨數(shù)量、品種 每周定期匯總，備案待查實際配送產(chǎn)品與訂單產(chǎn)品差異 核對促銷檔期的價格是否準確 對產(chǎn)生差異的原因進行分析 開票申請單傳遞及時無誤 開票申請單登記完整不得有遺漏驗收單產(chǎn)品配送與訂單產(chǎn)品的差異分析（9）KA業(yè)務/客戶經(jīng)理問題溝通處理KA業(yè)務對送貨產(chǎn)品差異問題進行跟蹤處理分析差異分析（10）會計審核、協(xié)助開具稅票，錄入EPR根據(jù)超市驗收單開具稅票，錄入ERP系統(tǒng)，按照實際送貨產(chǎn)品數(shù)量核算到岸價，在3個工作日內(nèi)沖抵配送客戶貨款 稅票開具準確無誤 2日內(nèi)必須將超市稅票開具，郵寄至超市或者交于業(yè)務送交至超市 錄入數(shù)據(jù)及時、準確無誤驗收單稅票（11）KA業(yè)務/客戶經(jīng)理接收稅票接收稅票后及時送交至商超或者郵寄給商超 稅票在2日內(nèi)必須送達商超 如有退票，須在2日內(nèi)必須郵寄至公司財務部門稅票（12）商超對帳、回款接收稅款并進行結(jié)款 查實稅款、結(jié)款及時、準確 如有退票，K/A業(yè)務或者K/A主管須在2日內(nèi)郵寄至公司（13）會計建立臺帳往來帳目建立商超銷售臺帳，備查 及時、準確、全面的建立銷售臺帳 超市扣款費用明細、信息資料及時反饋到超市系統(tǒng)負責人2、直營商超退貨流程商超系統(tǒng)退貨操作流程.doc三、促銷、新品信息提報管理傳遞流程流程圖：部門超市K/A部辦事處經(jīng)銷商供應鏈財務部崗位客戶經(jīng)理K/A信息專員區(qū)域K/A業(yè)務會計流程圖（2）確認促銷檔期產(chǎn)品、時間、價格、區(qū)域、需求數(shù)量（1）提報促銷活動需求計劃（3）接收促銷確認單，并將促銷信息以內(nèi)部聯(lián)絡單的形式發(fā)至各部門；建立全年促銷管理臺帳（4）接收促銷信息通知，同客戶溝通，準備庫存（5）按照促銷通知要求準備貨品、并按規(guī)定時間和要求送貨（6）根據(jù)促銷需求計劃合理安排促銷產(chǎn)品生產(chǎn)、物流及發(fā)貨計劃；（7）根據(jù)與超市確定的促銷確認單 開具在促銷折扣期內(nèi)的發(fā)票；建立全年促銷銷售管理臺帳；流程說明編號負責部門/人員任務說明監(jiān)控要點文檔形式1K/A部/客戶經(jīng)理促銷活動方案制定促銷檔期產(chǎn)品、時間、活動區(qū)域、 促銷價格的合理性促銷申請2商超確定促銷檔期時間、產(chǎn)品、價格、區(qū)域（1）促銷區(qū)域界定 （2）價格統(tǒng)一 （3）活動方式 （4）陳列形式促銷確認單3K/A信息專員（1）接收促銷確認單； （2）將促銷通知文本下發(fā)各部門； （3）建立促銷管理臺帳；（1）準確按時地把促銷信息以內(nèi)部聯(lián)絡單形式發(fā)至各相關(guān)部門人員； （2）建立促銷超市全年促銷臺帳；內(nèi)部聯(lián)絡單4區(qū)域K/A業(yè)務（1）接收促銷信息通知；（2）協(xié)調(diào)客戶準備（1）接收促銷信息準確 （2）全員認同 （3）產(chǎn)品庫存?zhèn)湄?（4）陳列位置協(xié)調(diào) 促銷確認單5經(jīng)銷商（1）預留安全庫存； （2）按照要求與標準按時配送；（1）根據(jù)促銷時間與數(shù)量需求準備安全庫存； （2）按照訂單要求按時配送至超市門店；訂單6供應鏈（1）根據(jù)促銷產(chǎn)品下達需求計劃； （2）根據(jù)訂單時間優(yōu)先安排發(fā)貨計劃；（1）保證促銷產(chǎn)品的需求數(shù)量，確保產(chǎn)品不斷貨 （2）優(yōu)先安排超市的發(fā)貨計劃；內(nèi)部聯(lián)系單7財務部/會計（1）根據(jù)促銷折扣價格開具發(fā)票； （2）建立促銷產(chǎn)品管理臺帳；（1）確保發(fā)票的開具與促銷期間的價格吻合 （2）建立全國促銷折扣期間的銷售管理臺帳 （3）促銷產(chǎn)品的盈虧分析；發(fā)票開具管理臺帳建立四、賬款回收、超市費用管理為確保公司的財產(chǎn)不受損失，維護公司利益，建立健全公司直營商超系統(tǒng)的財務管理流程，保證資金、信息鏈的暢通，保障費用投入與產(chǎn)出實現(xiàn)效益最大化、合理化，結(jié)合實際工作，特對公司直營商超系統(tǒng)賬款回收、超市費用作出如下要求：1、超市應收帳款安全信用額度（根據(jù)系統(tǒng)超市現(xiàn)狀、連鎖數(shù)量、資信狀況、促銷活動安排由財務部門與K/A部共同設立標準）；2、對于超過信用額度的超市，財務部門應在第一時間通知K/A部或者客戶經(jīng)理，進行清算、追繳貨款的回收；對于在次月還不能在結(jié)算期內(nèi)回款的超市予以停貨處理；3、對于超市費用扣款：財務部門在接收到超市扣款發(fā)票后，應準確及時核對扣款內(nèi)容與類別是否同相同，并將每次的扣款信息反饋給K/A部信息專員或者客戶經(jīng)理；對于與年度合同（費用明細）不相吻合的費用或者沒有扣款依據(jù)的費用，要求財務部門必須在第一時間反饋到K/A部或者本系統(tǒng)的客戶經(jīng)理，由其追究費用的差異，并解決處理；一般扣款形式：（1）超市年度費用扣款執(zhí)行依據(jù)為*超市年度經(jīng)銷合同（合同內(nèi)扣款明細）；（2）臨時性促銷活動費用扣款；4、超市對帳回款：（1）每月超市對帳根據(jù)超市合同細則執(zhí)行，（見超市銷售合同）如超市沒有在規(guī)定的時間內(nèi)進行對帳回款者，超市系統(tǒng)負責人應以書面形式經(jīng)超市簽字確認后向財務部門說明原因與下次對帳時間，便于財務部門監(jiān)控應收帳款管理；（2）每月超市對帳、回款金額應在第一時間將回款金額、時間提報給K/A部或者系統(tǒng)客戶經(jīng)理；五、促銷活動執(zhí)行過程管理：目的：提高促銷效率，細化過程監(jiān)控管理，確保促銷費用的投入與使用、銷量最大化。（1）促銷活動全員的認同與激勵（經(jīng)銷商、配送司機、K/A業(yè)務、理貨員、促銷員）；（2）促銷品、贈品、廣宣品、品嘗品物料準備；（3）促銷產(chǎn)品的陳列方式；（地堆、端架）（4）促銷產(chǎn)品的陳列位置；（陳列位置好壞與銷量比重）（5）促銷價格；（是否與促銷確認單價格一致，低于或者高于，并及時反饋到公司K/A部或者該超市系統(tǒng)負責人）（6）POP是否到位；（是否符合3.15原則，三秒鐘看完全文，內(nèi)容不超過15字）（7）每日銷量跟蹤分析；（影響銷量的原因）（7）問題跟蹤分析處理；（8）促銷活動總結(jié)回顧（促銷的可行性、執(zhí)行力度、是否達到預期目標、費用是否超支、消費者反應等，評估活動執(zhí)行過程存在的問題、總結(jié)經(jīng)驗、彌補差距，改進建議）六、反饋問題處理流程流程圖：部門 超市K/A部辦事處經(jīng)銷商供應鏈財務部崗位客戶經(jīng)理K/A信息專員區(qū)域K/A業(yè)務會計流程圖1、發(fā)現(xiàn)問題：a、價格差異b、促銷活動執(zhí)行時間差異c、訂單信息（送貨時間、是否齊全）d、財務方面（開票、費用扣款等）4、接收價格更改函，及時更新系統(tǒng)資料e、退貨（破損、即期）產(chǎn)品處理3、接收處理價格差異等問題，可直接聯(lián)系商超采購負責人2、接收、匯總、核實、提報、分解問題7、收集匯總庫存不足產(chǎn)品5、接受處理所負責商超的促銷活動執(zhí)行的時間差異問題，嚴格按照促銷協(xié)議執(zhí)行6、訂單信息a、準備安全庫存b、及時送貨c、收回退貨產(chǎn)品8、協(xié)調(diào)是有款訂單的商超產(chǎn)品優(yōu)先發(fā)貨9、財務方面a、及時開出發(fā)票、b、按時核銷費用、c、給予退貨產(chǎn)品沖帳七、經(jīng)銷商的責任與義務為了確保公司直營系統(tǒng)產(chǎn)品的正常銷售與推廣，維護公司與客戶的市場利益，杜絕缺貨、斷貨現(xiàn)象，結(jié)合直營系統(tǒng)要求，現(xiàn)對直營系統(tǒng)配送客戶制定如下要求與標準，以明確雙方合作的責任與義務：1、庫存要求（1）直營市場（門店）銷售產(chǎn)品最低安全儲量庫存要求；（2）最低儲量標準：除促銷活動產(chǎn)品外，其余產(chǎn)品結(jié)構(gòu)以保證正常銷售5-7天為基本原則，以保持貨物的陳列與銷售，避免缺貨而影響銷售；2、服務要求（1）按照直營商超訂單要求按時配送相關(guān)產(chǎn)品；（2）確保訂單配送產(chǎn)品無破損、無殘次產(chǎn)品送入賣場銷售；（3）確保無即期、不良產(chǎn)品送入賣場銷售，保障直營超市產(chǎn)品的新鮮度；（4）公司直營超市優(yōu)先送貨服務；3、責任與義務（1）各區(qū)域配送客戶有義務及時向公司反饋價格、促銷服務信息；（2）對于因配送不及時或者無最低庫存保障而導致公司產(chǎn)品在賣場被鎖碼產(chǎn)生的費用，由配送客戶（經(jīng)銷商）承擔開碼的費用；（公司生產(chǎn)問題而缺貨除外）（3）