時間管理-從執(zhí)行者的角度看執(zhí)行力.doc

時間管理-從執(zhí)行者的角度看執(zhí)行力從執(zhí)行者的角度來研究執(zhí)行力是目前管理思想的普遍著眼點所在，大多數(shù)管理思想都是在研究執(zhí)行者如何提升執(zhí)行力。我們先簡單的講一個真實的管理故事。伯利恒鋼鐵公司總裁查理斯。舒瓦普曾會見效率專家艾維。利，會見時，舒瓦普說他自己懂得如何管理，但事實上公司不盡如人意。他說：應(yīng)該做什么，我們自己是清楚的。如果你能告訴我們?nèi)魏胃玫貓?zhí)行計劃，我聽你的，在合理范圍內(nèi)價錢由你定。艾維。 利說可以在10分鐘內(nèi)給舒瓦普一樣?xùn)|西，這東西使他的公司的業(yè)績提高至少50%.然后他遞給舒瓦普一張空白紙，說：在這張紙上寫下你明天要做的最重要的六件事。過了一會又說：現(xiàn)在用數(shù)字表明每件事情對于你和你的公司的重要性次序。這花了大約5分鐘。艾維。利接著說：現(xiàn)在把這張報紙放進口袋。明天早上第一件事情就是把這張紙條拿出來，做第一項。著手辦第一件事，直至完成為止。然后用同樣方法對待第二件事，第三件事直到你下班為止。如果你只做完第一件事情，那不要緊。你總是做著最重要的事情。艾維。利又說：每一天你都要這樣做。你對這種方法的價值深信不疑之后，叫你公司的人也這樣干。這個實驗?zāi)銗圩龆嗑镁妥龆嗑茫缓蠼o我寄支票來，你認為值多少就給我多少。整個會見不到半個鐘頭。幾個星期之后，舒瓦普給艾維。利寄去一張25萬美元的支票，還有一封信。信上說那是他一生中最有價值的一課。五年之后，這個當(dāng)年不為人知的小鋼鐵廠一躍成為世界上最大的獨立鋼鐵廠。這是個真實的故事，舒瓦普和艾維。利是我個人比較欣賞的兩個人。顯然，講這個故事的目的并不是要介紹這兩個人給大家認識。我們現(xiàn)在的話題是執(zhí)行力中的一部分時間管理。那么，艾維說的這個方法是什么呢？為什么會有這么大效果呢？在座的各位老總，時間管理的困惑不僅在舒瓦普身上有，我們身上也經(jīng)常發(fā)生。我們是不是越來越覺得時間不夠用呢？是不是總覺得該做的沒時間做，可身邊的事又特別的多，總覺得無法從瑣事中擺脫出來呢？作為企業(yè)高層，我們思考的更多的應(yīng)該是企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃，是企業(yè)將來的事情，可是當(dāng)我們上班的時候，卻總是被這個人、那件事無情打擾，我們根本就沒有一段自己獨立的時間去思考我們該想而始終沒時間想的問題，始終都被陷入到現(xiàn)在的瑣事之中?？墒窍掳嗪笥钟欣掀拧⒑⒆?，這個事情、那個事情，我們還是沒時間。不光是我們，很多老總都是這樣，而且一般而言，我們的職位越高，權(quán)力越大，這種痛苦也就越大。在與老總們交流的過程中，我喜歡問同一個問題：你覺得你最頭疼的事情是什么？到今天為止，答案都是統(tǒng)一的，就是時間管理問題。如何做好時間管理呢？一、時間管理法則再回到剛才提到的那個故事中來，我們一起分析一下，艾維到底講的是什么方法？艾維的話中反復(fù)強調(diào)了這么幾個詞：6件事、重要次序和明天。實際上，針對這個故事，或者說是案例，管理界已經(jīng)總結(jié)和提煉出了相應(yīng)的更完備的時間管理法則，他們分別是：6件事法則、要事法則和15分鐘法則。？6件事法則：1天中選擇6件最重要的事情，而且是這1天最需要完成的6件事，其它事情先暫時放放，在這一天中，把絕大多數(shù)精力都放到這6件事情上；？要事法則：選擇好6件事后，先從這6件事中選出最重要最緊急的事情放在首位，接著再在剩下的5件事中，選出最重要最緊急的事情，這樣一步步就把辦這6件事情的時間順序排出來了，我們在做其中任何一件事情的時候，都是在做當(dāng)時最重要最緊急的事情；？15分鐘法則：以上這些事情盡量安排在前一天下班的時候完成，只要我們每天下班前抽出15分鐘做好明天的6件事和要事，效率就能成倍提升。以前人們總是在說一日之際在于晨，現(xiàn)在更多人喜歡說一日之際在于昨夜，就來源于此。這就是時間管理法則。二、時間管理原理上面提到的時間管理法則大家覺得有道理嗎？有啟發(fā)嗎？覺得可行嗎？呵呵，覺得有道理，有啟發(fā)是正常的，可是，覺得就這樣就可行了，我就有保留意見了。還是前面提到的管理思想很難落地的第二個主觀原因：只要就心理，只要我們公司每個人都能嚴(yán)格按照時間管理法則辦事，我們公司整體的執(zhí)行力至少能提高50%.這句話本身沒錯，可是，這個只要卻真的很難實現(xiàn)。這個法則，在100年前，舒瓦普推行下去了，而且取得了成功?？墒?，你考慮過這么幾個問題沒有：舒瓦普的企業(yè)和你的企業(yè)真的一樣嗎？條件有多少是相同的呢？舒瓦普當(dāng)年為了推行這個法則又是怎么做的呢？又采取了哪些關(guān)鍵性的措施或者法則呢？更重要的是，100年前的美國和100年后的中國環(huán)境差異有多大？在那時可行的法則，現(xiàn)在到我們這就也能行嗎？如何才能行呢？在大家思考這些問題的同時，我再給大家介紹一下舒瓦普的伯利恒鋼鐵公司的現(xiàn)狀：2001年，美國第三大鋼鐵公司伯利恒鋼鐵公司10月日宣布，由于廉價進口鋼材的沖擊和?？植酪u擊事件導(dǎo)致鋼材需求進一步下降等原因，該公司已于當(dāng)天向紐約一家法院申請破產(chǎn)保護。2003年，新華網(wǎng)華盛頓月日電美國國際鋼鐵集團日表示，有意收購美國伯利恒鋼鐵公司，并將由此組建北美地區(qū)最大的鋼鐵公司。大家現(xiàn)在有什么感受？我在和老總們交流的時候，經(jīng)常提到管理三元素，喜歡把管理者比作劍客，因為管理不能僅僅停留在理論上，真正的好管理一定是在實戰(zhàn)中得以體現(xiàn)的。正如劍客，他在實戰(zhàn)中需要一把劍，劍本身只能作為工具，如果你不會劍招，那么你的劍越鋒利，可能傷你的就越深。同樣，同一把劍，同一個招式，不同的劍客使出來，效果可能有天壤之別，問題就在于不同的人擁有的內(nèi)功不一樣，所以，管理中，同樣的方法，在別人企業(yè)里能夠起到效果，到我們這卻不一定能成功。當(dāng)我們遇到問題的時候，千萬不要對照別人類似的經(jīng)驗來照搬，更不要指望別人能幫我們提供一種實際的解決自己問題的方法，管理中沒有萬能鑰匙。你要想真正解決你遇到的問題，借鑒別人的經(jīng)驗是應(yīng)該的，但一定要先透過別人成功的經(jīng)驗，找出經(jīng)驗背后更深層次的原理或道理，領(lǐng)悟這些道理（內(nèi)功）之后，再結(jié)合自身的實際情況，自行設(shè)計和調(diào)整真正適合自己的方法。時間管理也是如此。有些人在時間管理上存在一種誤區(qū)：認為抓住每一分鐘，每一秒鐘就是做好時間管理了，就是合理利用時間了。實際上，關(guān)鍵不在于你是不是每分鐘都在工作，而在于你是如何安排你的時間的，你的時間是零散的還是整塊的。這里有個時間塊的概念。我們先說個大家都能體會的實驗?，F(xiàn)在你要寫一篇報告，如果給你獨立的時間，完整的時間，在這段時間里你除了這件事沒有任何別的事情打擾你，你可能只需要5小時就能完成，而且寫出的報告非常漂亮。但現(xiàn)在換一種模式，給你5小時的時間，但這5個小時不是獨立的，完整的，而是5天中每天上午半小時，下午半小時，這么零散的，加起來一共5小時，這樣下來，一星期你很可能都不能完成這份報告。這就是時間塊原理。他告訴我們，我們要把一天的時間盡量合理的分成獨立的完整的時間塊，在每個時間塊中都只專心的做一件事情，盡量不要被別的事情打擾，而且，盡量不要把同一件事情安排在若干個零散的時間中。這樣做，我們的效率是最高的。艾維的那段話中，關(guān)于時間管理的還有另一個原理要事優(yōu)先原理。他告訴我們，我們始終要做最重要最緊急的事情，因為當(dāng)我們在做一件并不是最重要最緊急的事情的時候，即使我們擁有了獨立而完整的時間塊，我們也很難做到專心，因為那些比這件事更重要更緊急的事情會時時騷擾我們的心.所以，我們一定要做到要事優(yōu)先，先選擇最重要、最緊急的事情去做，當(dāng)我們時時刻刻都在做當(dāng)時最重要最緊急的事情的時候，我們才能獲得最大程度上的專心.這就是時間管理原理。這就是時間管理法則背后的東西。在實際中，我們沒必要嚴(yán)格按照時間管理法則，一定要強調(diào)6件事，而是應(yīng)該更好的理解，并結(jié)合我們的實際去運用好這個時間管理原理，提出真正適合我們自己的時間管理法則，只有這樣，我們才有可能做到落地.三、時間管理落地但是，時間管理原理依然還是停留在理論和思想上，到底該如何落地呢？我們來看看A6能幫我們做到哪個程度。要想真正落地，我們首先就要先分析好，落地難的真正原因。下面，我們分別從員工和老總兩個角度來分析時間管理的落地. 1.員工的時間管理在談到這個問題的時候，有不少老板很苦悶，每天都嚴(yán)格要求每個員工寫工作計劃，也盡量要求員工們做到時間塊和要事優(yōu)先.剛開始的時候，大家還都這么做，可是，慢慢就淡下來了，總覺得計劃沒有變化快。每每問到怎么回事的時候，答案都是一致的：計劃的東西基本沒用，真正執(zhí)行的時候，往往同事、領(lǐng)導(dǎo)就有事情，反正不知道哪里來的事情，都是些計劃不出來的事情，就都來了。做計劃的時候，死活想不到，問他們也都說不上來，可是一旦計劃寫好了，真正做的時候，什么事就都來了。我們還是亂了，時間塊對我們來說好象沒有什么意義了。非常痛苦，卻又是非常普遍，非?，F(xiàn)實。問題在哪？a）傳統(tǒng)溝通模式的實時性第一個問題就是：傳統(tǒng)溝通模式的實時性。什么意思？就是說，在傳統(tǒng)的溝通交流方式下，溝通的雙方必須是實時的，必須同時關(guān)注于同一件事情，否則就不能形成溝通。比如說，你要找小張談個事情，你就得先看看小張現(xiàn)在有沒有空，你如果現(xiàn)在去找他，就一定會打斷他手頭正在做的事情。于是，他的時間塊就必將被你打散，對于他而言，你就是個突發(fā)或者意外事件，這個事件就很容易破壞他的時間塊.反過來也是一樣，我們的時間塊基本上就是被這個傳統(tǒng)溝通模式的實時性無情的給破壞掉了。怎么辦？不可能不溝通。而且傳統(tǒng)的溝通模式是最基本的模式，也不可能完全拋棄，你也拋棄不了。這就跟以前我們的交流一樣，必須面對面的交流，后來，發(fā)明了電話，我們可以約定好了時間和地點，進行遠距離的交流，在傳統(tǒng)的溝通模式上增加了一種新的模式，可以不用見面也能交流?？墒?，電話的交流方式還是要求雙方必須都在固定的電話機邊上，有急事很難找到人。于是，后來手機出現(xiàn)了，不僅能夠?qū)崿F(xiàn)遠距離交流，而且實現(xiàn)了移動交流?，F(xiàn)在，對于我們管理而言，出現(xiàn)的問題是，不管上面哪種模式，都不能解決實時性的問題，怎么辦？在A6中，進行溝通就沒有這個實時性的問題。當(dāng)我們需要與某個或某些同事溝通一件事情的時候，我們可以直接利用A6特有的柔性流程設(shè)計根據(jù)自己的需要隨意建立適合自己的協(xié)同事項，把我們需要溝通的事情，事項的背景、現(xiàn)狀、目的、要求、困難、計劃等等等等我們需要溝通的信息填寫下來，還可以帶附件，以串行、并行或多層的溝通過程，直接發(fā)送給我們需要溝通的同事。更為重要的是，在這個事項信息中，我們可以判斷并填寫該事項的處理時限，該事項的重要程度，系統(tǒng)會在所有需要溝通的同事待辦事項中自動按時間的緊急性和事項的重要程度進行排序。這樣以來，我們同事收到信息后，不必當(dāng)時馬上處理，就完全可以根據(jù)自己的工作安排，同時根據(jù)系統(tǒng)中事項的重要性和緊急性進行判斷和選擇處理。必須當(dāng)時處理的，才馬上處理，其他事項就可以放到以后，統(tǒng)一處理，這樣，既保證了自己計劃中的時間塊，同時，又把以前無法分身的瑣事集中起來，形成另一個時間塊，自己的時間管理主動性和自由度就大大提高了。而且，當(dāng)事項發(fā)起之后，收到事項的人可以根據(jù)自己的情況進一步增加流程，讓更多的人加入進來，這是柔性流程的一個表現(xiàn)。比如，我們大家在探討某件事情的時候，到一定程度，突然發(fā)現(xiàn)某個方面單靠我們這些人是不夠的，需要請另外的同事加入，很簡單，我們就可以自由的將現(xiàn)有流程延續(xù)下去，讓其他人很方便的加入進來。同時，我們可以圍繞這個事項，方便的跟流程中所有的參與人員進行交流，A6中這個功能叫做流程震蕩.這樣以來，我們就能在相對快樂、邊界的交流中很好的規(guī)避了傳統(tǒng)溝通中的實時性問題。b）增加內(nèi)部信息透明度第二個問題就是，內(nèi)部信息的模糊和錯位。我們通過對3000多家企業(yè)的實地調(diào)查，發(fā)現(xiàn)，那些影響原有計劃的突發(fā)或意外事件有90%以上來自我們企業(yè)內(nèi)部，主要是同事以及上下級之間產(chǎn)生的事件。而這些事件中有50%以上是由于彼此間計劃本身的矛盾和錯位。什么意思？雖然我們每個人都在計劃和安排自己的時間塊，可是，大家知道，在一個企業(yè)里，有80%以上的事情是需要2人或多人共同協(xié)作才能完成的，也就是說，我們的事件或計劃有80%以上是彼此關(guān)聯(lián)的，但是，由于我們彼此在各自計劃自己的時間塊時，沒有做到充分的溝通，我們內(nèi)部的信息透明度不高，使得我們彼此的時間塊出現(xiàn)了沖突和錯位。比如，小張安排明天上午9：00到11：00完成某件事情，而完成這件事情需要得到小李的某些數(shù)據(jù)，或者某些幫助，但是小李在明天上午同一時間安排了別的對他而言更為重要的事情，于是麻煩就來了。于是，小張的事情就成了小李的突發(fā)或意外事件，這樣，小張的時間塊受到了影響，小李的時間塊也受到了影響。這就是影響時間管理的第二個問題。如何落地？最直接的辦法就是我們企業(yè)內(nèi)部最大程度上增加信息透明度。當(dāng)然，這一點，目前很多企業(yè)都已經(jīng)意識到了，也采用了很多可行的解決方法，只是各自的效果有所差異而已。同樣，信息流的問題，用信息化的手段來處理，效果可能會更直接，更徹底。我們來看看A6能做什么？增加信息透明度，其核心就在于關(guān)注以下幾個問題：我如何知道自己近期的工作安排和時間安排？我如何讓相關(guān)人知道我最近的工作安排和時間安排？我如何知道哪些人近期的工作安排和時間安排與我有關(guān)？我們先看第一個問題。在A6中，有專門的工作安排和時間安排模塊，叫日程/計劃/會議，我們可以通過這個模塊方便的安排自己的工作和時間。到時間，系統(tǒng)將自動給我們提示。也可以隨時查看自己已有的工作和時間安排。在安排自己的工作和時間時，系統(tǒng)中有選項，你需要選擇這個事件和時間是私人的還是公開的，是只對上級公開還是只對下級公開。這樣，你就能方便的把自己的工作安排和時間安排通知給相關(guān)人。同