協(xié)同項目管理組件說明書.doc

重要聲明一、 感謝您購買中國兵器工業(yè)信息中心通達科技出品的 “Office Anywhere 網(wǎng)絡智能辦公系統(tǒng) ”，請在使用之前認真閱讀本說明書。二、 本說明書隨軟件升級而升級，內(nèi)容如有改動，恕不另行通知，請從通達科技網(wǎng)站下載本說明書的最新版。三、 注冊時所需要的軟件序列號見 包裝盒 中附帶的 “OfficeAnywhere 網(wǎng)絡智能辦公軟件最終用戶許可協(xié)議”。* 請勿將本文檔用于未經(jīng)授權(quán)的出版、宣傳等用途。目 錄 目 錄. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 協(xié)同項目管理組件. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 1.1 產(chǎn)品功能簡單介紹. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 1.2 基礎數(shù)據(jù)的設置. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 1.3 立項申請. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 1.4 項目審批. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 1.5 我的項目與任務. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 1.5.1 我的項目：. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 1.5.2 我的任務：. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 1.6 項目文檔. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 1.7 項目問題. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10協(xié)同項目管理組件1.1 產(chǎn)品功能簡單介紹協(xié)同項目管理組件以事件為中心，以項目文檔、項目流程為驅(qū)動，以任務安 排、項目監(jiān)管、問題總匯等功能做輔助，集中體現(xiàn)了企業(yè)事務管理中的“事事皆 項目”的核心思想。首先項目應該是有計劃的， 因此協(xié)同項目管理指派專門的項目審核人員對項 目計劃進行審核，層層審批，實現(xiàn)項目立項、項目更改的監(jiān)察和管理。項目應立足文檔，實現(xiàn)報表功能，在協(xié)同項目管理中，項目的具體事務以流 程進行記錄，以項目文檔進行保存，將工作流與項目管理結(jié)合起來，實現(xiàn)項目明 細的匯總統(tǒng)計和知識共享。不僅如此，項目管理中遇到的問題、疑難，皆可實現(xiàn) 實時問答，并提供項目問題的匯總，實現(xiàn)項目知識的沉淀。通達協(xié)同項目管理組件在 Office Anywhere 智能辦公系統(tǒng)中， 不僅實現(xiàn)了項 目計劃管理，還實現(xiàn)了項目知識管理、項目文檔共享和項目流程管理，它是企業(yè) 信息化管理中不可或缺的一件利器，是通達辦公管理的重要組成部分。1.2 基礎數(shù)據(jù)的設置通達協(xié)同項目管理中， 首先應該進行基礎數(shù)據(jù)的設置， 設置包括對項目權(quán)限 的設置和對項目代碼的設置， 前者代表了用戶在系統(tǒng)中的管理權(quán)限， 后者體現(xiàn)了 通達 OA 以客戶需求為主導的個性化解決方法。1、項目權(quán)限設置： 項目權(quán)限包含項目的立項申請權(quán)限和項目審批權(quán)限兩種。選擇方法如圖所示，以“部門”、“角色”和“人員”三種方式進行選擇。對“新建權(quán)限”和“審批權(quán)限”進行設置后，便完成了項目權(quán)限的設置。 2、項目代碼設置 系統(tǒng)代碼設置類似“系統(tǒng)管理”-“自定義字段設置”功能，這里主要設置“項目類型”、“項目角色類型”、“項目文檔類型”、和“項目費用類型”。 “項目類型”是立項申請時設定項目類別時的供選擇項，此代碼主要是設定項目類型的“代碼編號”、“排序號”和“代碼名稱”。 “項目角色類型”是在立項申請時一般認定的項目成員的所屬類型， 立項時，需按照不同的項目角色添加項目成員， 項目成員即未來的項目任務的參與人。在 建立項目任務時， 需按照不同的任務設定項目的執(zhí)行人， 執(zhí)行人就是從項目成員 中選取?！绊椖课臋n類型”是立項申請時項目文檔中的類型定義。 “項目費用類型”是在項目預算時需要輸入的各種費用的類型，不同公司可以自定增減。1.3 立項申請進入“我的項目”，在頁面左上角顯示“+立項申請”字樣，點擊出現(xiàn)立項申 請頁面。在項目申請過程中，標注有紅色（*）符號的為必填項。1、基本信息： 基本信息中，需要設定項目的編號、名稱和項目計劃周期，其中會顯示該項目的當前創(chuàng)建人。項目基本信息中還需要設定其類別，便于查看和管理。項目創(chuàng) 建人可以看到項目 的詳細信息，并追 蹤和點評任務進 度?！皡⑴c部門 ” 是項目參與范圍的 設定?！绊椖坎榭凑摺?可以看到項目的詳 細信息，并追蹤和 點評任務進度。“項目審批人” 是設定該項目的審 核管理者，審批人 從項目權(quán)限設置中 設定的審批人員中選擇，審批人可以追蹤項目信息以及點評任務進度。 在項目的其余信息未設定前，請點擊“保存”，不要點擊“提交審批”。完成“基本信息”后才能夠進入下一項“項目成員”的設定。 2、項目成員：項目成員就是項目參與人，在建立項目成員時，需按照項目角色進行設定， 項目角色類型在“項目代碼設定”中修改。在這里設定的項目成員，就是在項目 任務、項目文檔中設定具體權(quán)限的可供選擇的人員范圍。3、項目任務： 項目任務是項目中具體事務的名稱，每一個項目是由許多具體事件組成的，每一個事物都可以稱之為“任務”，任務需要設定的是項目的名稱、執(zhí)行人（執(zhí) 行人從項目成員范圍中選擇）和任務計劃周期，其余信息為選填項。“前置任務”：即相同項目內(nèi)，在當前任務之前的任務列表，可設定某個任 務與當前任務的前后關系。 一旦設定前置任務， 本任務的開始時間自動由前置任 務決定，即：前置任務結(jié)束時，本任務自動開始計時?！耙蕾囆浴保涸O定當前任務開始時間可由前置任務來決定。 “任務工時”由“任務計劃周期”自動生成， “任務描述”是對任務內(nèi)容的描述，便于任務執(zhí)行人理解任務的意義，“任務級別”設定了當前任務的緊急程 度?！袄锍瘫保喝蝿者M程中作為標志性的記錄。 “項目流程”：當該項目運行時，任務執(zhí)行人可以發(fā)起流程，并監(jiān)控流程的運行狀況。 4、項目文檔：“項目文檔”是項目中需要保存的文檔存儲所在，該功能中可以設定具體文 件夾，以及文件夾的“新建”、“刪除”、“修改”和“查看”權(quán)限，候選人員皆為 “項目成員”。5、項目預算： “項目預算”是系統(tǒng)中進行預算金額輸入和統(tǒng)計的模塊，具體項目預算的類型由“項目代碼設置”中設定。 在各項信息都設定后，回到“基本信息”，點擊“提交審批”，項目就進入審批。在提交審批后，項目基本信息就無法繼續(xù)修改。1.4 項目審批具備“項目審批人”權(quán)限的用戶，在“項目審批”模塊中，可以看到待批項 目與項目與審批記錄， 在通過或拒絕項目審批時， 審批人都需要輸入項目審批意 見，以供立項創(chuàng)建人查閱，并將以通過的審批記錄留存在項目審批記錄中。審批后，立項創(chuàng)建人會短信提醒，告知項目審批的情況。 項目審批記錄中還可看到審批人曾經(jīng)審批的項目的詳細信息和實際結(jié)束時間。1.5 我的項目與任務1.5.1 我的項目： 我的項目頁面中顯示出當前用戶有權(quán)查看的所有項目列表 （項目查看者、項目成員和項目審批人都可以看到相關項目信息） ，“點+立項申請”可進入立項信 息填寫，在列表中，點擊項目名稱可查看該項目的各項詳細信息。在列表中，項目審批人可以看到項目的“刪除”操作，以及當前項目的狀態(tài) 和“項目變更”和“編輯”操作。當前項目狀態(tài)分為“進行中”表示該項目已經(jīng)通過審批并運行，這種狀態(tài) 下項目可進行“項目變更”操作，即修改項目信息；“已超時”說明該項目當前已經(jīng)超出創(chuàng)建項目時的計劃結(jié)束時間，此時項 目可以變更；“審批中”說明項目已經(jīng)保存并提交審批但暫未獲批準，審批中的項目不 能進行任何操作；“立項中”表示項目當前處于創(chuàng)建信息階段，尚未提交審批，此時可自由 編輯或刪除項目。在項目信息頁面中，包含“項目信息”、“項目跟蹤”和“項目交流”三個類 型的信息。1、“項目信息”：項目信息包含了項目基本信息與審批記錄，頁面主要篇幅 顯示的就是項目信息中的基本信息、成員信息和項目預算。點擊“審批記錄”可 查看當前項目的歷史審批結(jié)果。2、“項目跟蹤”中顯示出：“任務列表”本項目所有的任務信息列表； “甘特圖”項目進度圖形化顯示； “問題跟蹤”項目問題的匯總； “項目流程”項目中各任務所建立的流程跟蹤。3、“項目交流”中顯示出項目在運行中討論區(qū)信息和項目中領導批注的具體 內(nèi)容。1.5.2 我的任務： 項目建立并運行后， 用戶作為某個項目的任務執(zhí)行者， 可在此模塊中看到當前的任務信息。點擊“項目名稱”時，可查看當前項目的基本信息，“任務名稱”則是顯示 出該任務的信息，包含任務名稱、描述、任務周期和工時，以及任務是否有前置 任務。要進行任務辦理時，點“辦理”進入工作頁面，頁面中有三項需要填寫： 1、“任務詳情”： 任務詳情中可添加進度日志， 進度日志主要包含進度百分比和進度的詳細描述，并可附上文本附件。任務進度可被項目創(chuàng)建者、項目查看者和審批人查看， 并可以進行點評。任務進度完成后，會自動給項目創(chuàng)建人發(fā)送短信息提醒。2、“項目問題”： 在任務中遇到任何問題，可通過“項目問題”來提問，創(chuàng)建時，需要設定問題的描述，以及指定處理 人和最后處理期限，點擊 “提交”就可以將問題提 交給處理人，若暫時無需 提交，可點擊保存，可將 問題保存到 “項目問題 ” 的首頁。在首頁面上也可 點擊提交， 完成提問操作。已創(chuàng)建的問題有 “未 接收”和“已反饋”兩種 狀態(tài)，即當前提交的問題 處理人是否已經(jīng)辦理。3、“項目流程”： 項目流程是在立項時設定該流程的各個關聯(lián)流程， 在任務中可建立流程，并跟蹤流程的運行。其中“項目流程-待辦”羅列了未辦理完成的流程，“項目流程 -進行中”羅列著當前用戶已辦結(jié)并轉(zhuǎn)交的項目流程，“項目流程-已結(jié)束”顯示 的是已經(jīng)結(jié)束的項目流程。1.6 項目文檔項目文檔的管理方式類似“公共文件柜”， 進入項目文檔首先看到一級目錄， 一級目錄的名稱為項目名稱。由于每個用戶在項目創(chuàng)建時被賦予了不同的權(quán)限， 比如文檔的“新建”、“刪除