公司公章使用管理規(guī)定.doc

公司公章使用管理規(guī)定公司公章是一個單位、組織在職權(quán)范圍內(nèi)進行公務(wù)活動、行使職權(quán)的重要標(biāo)志。為規(guī)范公司公章的使用和管理，提高公章使用的嚴肅性、合法性，加強法律風(fēng)險的控制，特制定本規(guī)定。一、公章使用范圍：第一條 對外公務(wù)中必須以公司名義簽訂或出具的章程、協(xié)議、請示、申請、報告、證明、書面答復(fù)、收件收據(jù)、資質(zhì)資格證明（例如營業(yè)執(zhí)照等）及其他合法材料。凡適用“合同章”、“人事章”、“報關(guān)章”等專用章的，應(yīng)盡量避免使用公章。第二條 以公司名義對內(nèi)發(fā)布的規(guī)章制度、通知公告及其他公文 。二、使用公章程序：第一條 申請及審批流程1、對外常規(guī)性工作（詳見附表一）：申請人填寫用印申請單審批人蓋章第1項副總經(jīng)理部門正/副經(jīng)理無第2項非“第1項”員工部門經(jīng)理2、對外非常規(guī)性工作：申請人填寫用印申請單審核人審核人審批人蓋章第1項副總經(jīng)理部門正/副經(jīng)理無總經(jīng)辦主任總經(jīng)理第2項非“第1項”員工部門經(jīng)理總經(jīng)辦主任總經(jīng)理3、對內(nèi)發(fā)布公司規(guī)章制度、通知公告及其他公文：總經(jīng)理簽署批準(zhǔn)發(fā)布蓋章對外提供復(fù)印件需蓋章屬于“對外常規(guī)性工作”類別，按“對外常規(guī)性工作”程序執(zhí)行；屬于“對外非常規(guī)性”工作類別，按“對外非常規(guī)性工作”程序執(zhí)行。第二條 使用公章申請及審批流程解釋1、申請和審批流程用印須填寫用印申請單，分屬不同事務(wù)的材料分別填寫申請單，嚴禁在一份申請單中夾帶其他事務(wù)的材料。申請單首先交由部門經(jīng)理審核簽字，審核用途的真實性、必要性和材料的完整性。申請單必須是原件，若傳真件、復(fù)印件須電話確認真實性。常規(guī)性事項由部門經(jīng)理審批簽字后，總經(jīng)辦予以蓋章。非常規(guī)性事項，部門簽字同意后交總經(jīng)辦主任審核簽字，審核行文格式、條款設(shè)置及控制法律風(fēng)險；最后交總經(jīng)理審批簽字。若無總經(jīng)理簽字，且需要立即蓋章的，由總經(jīng)辦電話向總經(jīng)理請示，總經(jīng)理同意后予以蓋章，事后用印人必須補充完成公章申請及審批流程。2、蓋章材料要求原則上不得用復(fù)印件或傳真件，除非是辦事程序指定必須為復(fù)印件的（例如營業(yè)執(zhí)照等）。材料字跡須清晰、正確。用章材料必須已經(jīng)填寫完畢，不得有空白未填寫部分。嚴禁在空白頁、空白表上蓋章！用印人提供的材料不符合上述要求的，總經(jīng)辦不予蓋章。3、蓋章公章保管人須親自對用印材料進行蓋章。其他人不得擅自使用公章進行蓋章或作他用。4、用印人填寫公章蓋章登記表 用印人親自、如實填寫公章蓋章登記表，詳細記錄用印時間、用印人姓名、部門、用途等，最后由用印人簽字確認。用印人登記時，公章保管人須在場監(jiān)督。總經(jīng)辦須妥善保管公章蓋章登記表，以便事后追溯和核對。公章保管人核實用印申請單、公章蓋章登記表、蓋章材料一致無風(fēng)險后將蓋章材料交給用印人。5、審核不通過的處理辦法為規(guī)避風(fēng)險，總經(jīng)辦有權(quán)向用印人詢問用印材料的相關(guān)信息，并有權(quán)決定是否蓋章，總經(jīng)辦經(jīng)審核不同意蓋章的，須向用印人說明理由。對總經(jīng)辦不同意蓋章而用印人持有異議的，用印人可向總經(jīng)理申訴并遞交書面理由，總經(jīng)辦認為確有必要的，用印人還須附上個人承諾書，最后由總經(jīng)理決定是否蓋章。三、用印時間地點：第一條 用印人須在辦公時間內(nèi)申請用印，如在非工作時間、節(jié)假日使用，須電話向總經(jīng)理申請，由總經(jīng)理指定時間、地點，然后通知公章保管人進行蓋章。第二條 公章應(yīng)妥善保管，原則上不得將公章帶出公司使用。如遇特殊情況需攜帶公章外出的，必須經(jīng)總經(jīng)理書面授權(quán)批準(zhǔn)后方可施行。四、公司公章的管理、保管權(quán)限：第一條 公司公章由公司總經(jīng)辦統(tǒng)一管理、保管。總經(jīng)理秘書為公章的保管人，對公章的保管、使用負有直接責(zé)任，總經(jīng)辦主任在公章的管理上負有間接領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任?？偨?jīng)辦主任的具體職責(zé)如下：1、 負責(zé)設(shè)立公章使用登記臺帳；2、 負責(zé)公章使用的審核工作；3、 負責(zé)制定公章的使用管理規(guī)定和程序。公章保管人的具體職責(zé)如下：1、負責(zé)公章的保管和使用；2、做好公章使用登記臺帳；第二條 保管人不得私下自用、外借、仿制、丟失印章，未經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)不得將印章交接給他人。第三條 用印人所在部門經(jīng)理和分管副總對蓋章材料共同對外承擔(dān)責(zé)任。五、公章的保存第一條 公章在不使用期間，公章保管人需將公章保存在保險柜、帶鎖的文件櫥中，并保證只有自己能控制該公章，否則由此產(chǎn)生的責(zé)任由保管人承擔(dān)。第二條 公章在使用期間，公章保管人必須保證公章在保管人的控制范圍之內(nèi)。第三條 用完公章須立即將公章收好。第四條 未經(jīng)許可，非公章保管人使用公章蓋章行為與公章保管人承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。第五條 公章如有不慎丟失，保管人應(yīng)及時向主管領(lǐng)導(dǎo)報告，并向公安機關(guān)公章備案部門報失。六、處罰規(guī)則第一條 公章保管人或用印人沒有按照用印程序進行蓋章，但未對公司造成不利后果的，給予記小過處分；造成不利后果的，給予記大過處分。相關(guān)審核領(lǐng)導(dǎo)亦給予相同處分。第二條 用印人申請理由與事實不符、蓋章材料弄虛作假，但對公司實際造成或可能造成的影響較輕微的，給予記大過處分；已造成或可能造成嚴重后果的，予以辭退處分。負責(zé)審核的部門經(jīng)理給予記小過處分，若部門經(jīng)理存在主觀故意放任或協(xié)同舞弊情節(jié)的，給予記大過處分，對公司造成嚴重后果的，予以辭退處分。第三條 在非常規(guī)性事項的用印審核中，總經(jīng)辦主任審核把關(guān)不嚴，蓋章材料明顯存在法律風(fēng)險或條款設(shè)置明顯不當(dāng)（對我方嚴重不利），但對公司實際造成的影響或經(jīng)濟損失較輕微的，給予記小過處分；造成嚴重不利后果的，給予記大過處分。 第四條 保管人無正當(dāng)理由不予蓋章，并給公司業(yè)務(wù)造成一定影響的，給予記小過處分；造成較大影響的，給予記大過處分。第五條 保管人對空白材料進行蓋章的，給予記大過處分；提供此空白材料的用印人及相關(guān)審核領(lǐng)導(dǎo)亦給予相同處分。由此對公司造成嚴重后果的，對用印人和保管人予以辭退處分。第六條 保管人或用印人私自將公章帶出公司的，給予記大過處分；由此對公司造成不利后果的，予以辭退處分。第七條 保管人保管不當(dāng)丟失公章的，給予記大過處分；私下自用、外借的，予以辭退處分。第八條 總經(jīng)辦主任對公章和公章保管人負有管理上的領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任，對公章的保管、使用、登記、審核等狀況有監(jiān)督和定期檢查的職責(zé)，對公章保管人的違規(guī)操作和違紀行為有提出批評、制止、舉報、處理的職責(zé)，如總經(jīng)辦主任管理不善，未能盡職盡責(zé)的，給予記小過處分；總經(jīng)辦主任疏于管理，致使公章保管人多次發(fā)生嚴重違紀行為或公章管理存在重大安全隱患而未能得到有效改善的，給予記大過處分。第九條 任何員工凡有仿制、冒用公章行為的，均予以辭退并移交公安機關(guān)處理。第十條 其他違反本規(guī)定給公司造成不良影響的，相關(guān)責(zé)任人給予記小過處分。七、解釋權(quán)第一條 公司總經(jīng)辦負責(zé)對本規(guī)定進行解釋。本規(guī)定自20XX年XX月XX日起公布實施。深圳XXXX有限公司20XX年XX月XX日附表一：此附表根據(jù)公司運營實際情況，員工日常反饋，不斷更新。對外常規(guī)性工作：部門蓋章類型使用頻率使用內(nèi)容總經(jīng)辦年/次聯(lián)合年檢年/次港澳商務(wù)簽注備案港澳商務(wù)簽注根據(jù)需要公司各類證照變更根據(jù)需要社保、住房公積金業(yè)務(wù)年/次各類特種設(shè)備、特種作業(yè)人員證件年審根據(jù)需要居住證辦理根據(jù)需要消防資料根據(jù)需要汽車保險年/次公司電梯年檢、叉車年檢、汽車年檢、鍋爐年檢根據(jù)需要移動公司、電信公司及電視臺變更資料根據(jù)需要外借物業(yè)管理財務(wù)部月/次外借增值稅納稅申報年/次審計報告根據(jù)需要出納銀行結(jié)