項目四 固定資產管理—07版本

項目四 固定資產管理實務 工作目標 固定資產卡片是指按照固定資產的項目開設 用以進行固定資產明細核算 的賬簿 是固定資產管理中的基礎數據 一般來說 在固定資產卡片中填列的 固定資產的信息主要包括固定資產編號 固定資產名稱 增加方式 原值 累 計折舊和折舊方法等 通過這些項目可以方便地對固定資產相關數據進行矗詢 和進一步處理 一個企業(yè)的固定資產往往很多 日常的核算和管理非常繁瑣 特別是折舊 的核算工作量很大 利用 Excel 進行固定資產的核算和管理 可以避免財會人 員因繁瑣的手工勞動而出現錯誤 也減輕了財會人員的負擔 通過完成本項目的五個工作任務 使學習者能夠利用 ExceI 進行固定費產 卡片的制作 并從中學習掌握 Excel 數據有效性定義 有關函數的應用 篩選 功能 回顧數據透視表和透視圖的基本操作方法 工作思路 本項目的工作思路是創(chuàng)建一個固定資產管理系統 建立固定資產卡片 對 固定資產進行管理 選擇恰當的折舊方法對各項固定資產計提折舊 最后對折 舊費用進行分析 項目四工作思路如圖所示 創(chuàng)建固定資產卡片 增加 減少固定資 產 輸入固定資產內容 折舊函數的選擇固定資產折舊計提 折舊費用分析 背景資料 資料 1 某企業(yè)為生產型中小企業(yè) 現欲構建一個企業(yè)的固定資產管理 系統 該企業(yè)的固定資產信息表如下 項目四 固定資產管理實務 2 固定資 產名稱 規(guī)格型號使用部門 使用 狀態(tài) 增加 方式 減 少 方 式 購置時間購置成本 預計 使用 年限 預計 凈殘 值率 折舊 方法 辦公樓20 萬平方米管理部門在用自建 出 售 2006 5 2250000005025 直線法 廠房80 萬平方米生產部門在用自建 出 售 2005 3 11160000005025 直線法 倉庫60 平方米銷售部門在用自建 出 售 2005 5 1230000005025 直線法 卡車20 噸銷售部門在用購入 出 售 2004 7 2335000085 直線法 計算機 Dell 管理部門在用購入 報 廢 2007 8 161200041 雙倍余 額 遞減法 計算機 Dell 管理部門在用購入 報 廢 2007 8 161500041 雙倍余 額 遞減法 傳真機惠普管理部門在用購入 調 撥 2005 3 11600051 直線法 復印機佳能管理部門在用購入 調 撥 2005 3 113000052 直線法 打印機佳能管理部門在用購入 報 廢 2005 3 11400052 直線法 挖土機 KL 01 生產部門在用購入 報 廢 2004 12 1200000105 年度遞 減法 推土機 T1 02 生產部門在用購入 出 售 2001 12 1250000105 年度遞 減法 資料 2 該企業(yè)財務部門在 2008 年 4 月 2 日又購入了一臺新的打印機 型號為 JK 01 在用 預計使用年限為 10 年 原值 3000 凈殘值率為 0 5 使用平均年限法計提折舊 資料 3 該企業(yè)的管理部門的打印機調撥到銷售部門 資料 4 該企業(yè)固定資產編號為 7 的傳真機報廢 工作準備 項目四 固定資產管理實務 3 首先建立一個名為 姓名 學號 項目四 xls 的工作簿 下面介紹固定資 產卡片的設計方法和步驟 工作任務一 固定資產卡片的建立 固定資產卡片是指按照固定資產的項目開設 用以進行固定資產明細核算 的賬簿 是固定資產管理中的基礎數據 建立固定資產卡片的任務是在 Excel 環(huán)境中 將一張固定資產卡片的內容 輸入進去 充分利甩 Excel 強大的公式管理功能進行公式輸入 由計算機自動 計算 自動填列數據 這樣可以大大減少人工工作量 而利用 Excel 所建立的 同定資產卡片格式可以不同 但是方法基本類似 現介紹如何設置固定資產卡 片格式 具體建立步驟如下 1 建立名為 固定資產卡片 的工作表 2 單擊第 2 行各單元格 輸入 資料 l 中固定資產卡片的各個項目 效 果如圖 在單元格里換行有兩種方法 1 通過右鍵設置單元格格式 對齊 設置為自動換行 2 Alt Enter 可以實現同一單元格內換行 3 單擊 F3 單元格 選擇菜單欄中的 數據 有效性 命令 打開 數據有效性 對話框 4 在 允許 下拉列表框中選擇 序列 并在 來源 文本框中輸入 在用 季節(jié)性停用 停用 等內容 注意 在 來源 錄入時各內容之間的 逗號必須是在英文半角狀態(tài)下錄入 項目四 固定資產管理實務 4 5 單擊 確定 按鈕 則在 F3 單元格出現一個下拉按鈕 見上右圖 6 使用自動填充功能 將該設置自動填充到該列其他單元格中 7 單擊 G3 單元格 打開 數據有效性 對話框 允許 選項中仍然選擇 序列 在 來源 中輸入 自建 購入 調撥 捐贈 其他設置都和 F3 單元格相 同 設置完畢后 利用自動填充功能 將其復制到該列的其他單元格中 8 單擊 H3 單元格 用同樣方法設置 減少方式 的數據有效性 來源中 輸入 出售 報廢 調撥 投資 9 單擊 E3 單元格 用同樣方法設置 使用部門 的數據有效性 來源中 輸入 管理部門 生產部門 銷售部門 財務部門 10 單擊 O3 單元格 用同樣方法設置 折舊方法 的數據有效性 來源 中輸入 直線法 雙倍余額遞減法 年數總和法 工作量法 11 根據 資料 1 的內容 往單元格中輸入相應信息 設置適合的單元 格格式 如文本格式 卡片編號 貨幣格式 原值 日期等列的格式 項目四 固定資產管理實務 5 12 單擊 M3 單元格 在公式編輯欄中輸入公式 K3 L3 凈殘值 原值 凈殘值率 輸入完成后按回車鍵 M3 單元格中會自動計算出當前固定資產的 凈殘值 利用自動填充功能完成所有固定資產的凈殘值計算 項目四 固定資產管理實務 6 工作任務二 固定資產管理 項目活動一 固定資產的增加 固定資產的增加是根據需要將購入或以其他方式增加的固定資產添加到周 定資產卡片中增加的固定資產信息 見 資料 2 具體增加步驟如下 將 記錄單 命令添加到工具欄中 方法如下 打開 Excel 選項 項目四 固定資產管理實務 7 按照下圖所示添加 記錄單 1 單擊數據區(qū)域的任意單元格單擊 記錄單 命令 2 彈出 固定資產卡片 對話框 項目四 固定資產管理實務 8 2 單擊 新建 按鈕 顯示空白的記錄單 錄人 資料 2 固定資產增加 的信息 輸入完畢后點擊 關閉 按鈕 項目四 固定資產管理實務 9 項目活動二 固定資產的調撥 固定資產調撥是將固定資產從一個部門調撥到另一個部門 固定資產的調 撥信息見 資料 3 具體步驟如下 1 單擊菜單欄中的 數據 篩選 自動篩選 命令 使工作表處 于篩選狀態(tài) 此時表頭位置全部會產生一個下拉按鈕 2 單擊 卡片編號 右側的下拉按鈕 在下拉列表框中選擇需要調撥的固 定資產編號 09 顯示出篩選的結果 3 單擊 H11 單元格 單擊單元格右側的下拉按鈕 在彈出列表框中單擊 調撥 4 在下月初 打擊 G11 單元格 將增加方式改為 調撥 將部門名稱改 為 銷售部門 5 單擊菜單欄 數據 篩選 在彈出菜單中取消自動篩選的復選框 讓卡片恢復到正常狀態(tài) 項目四 固定資產管理實務 10 項目活動三 固定資產的減少 固定資產減少是由于出售 損毀 報廢等原因 將固定資產從固定資產卡 片中刪除 減少的固定資產信息見 資料 4 具體步驟如下 1 按照前面的方法 使固定資產處于篩選狀態(tài) 2 單擊 A2 單元格右側的下拉按鈕 選擇要報廢的固定資產編號 7 3 選中 H9 單元格 單擊右側的下拉按鈕 選擇固定資產減少方式為 報 廢 完成固定資產減少操作 工作任務三 固定資產折舊計算表 固定資產折舊是企業(yè)的固定資產在使用過程中 通過損耗而逐漸轉移到產 品成本或商品流通費的那部分價值 為了保證企業(yè)將來有能力重置固定資產 把固定資產的成本分配到各個收益期 實現期間收人與費用的正確配比 企業(yè) 必須在固定資產的有效使用年限內 計提一定數額的折舊費 企業(yè)一般應該按月提取折舊 當月增加的固定資產 當月不計提折舊 但 當月減少的固定資產 當月還要計提折舊 在計提固定資產折舊時 首先應考慮折舊計提方法 不同的折舊方法對應 的各期折舊值也各不相同 固定資產的折舊方法主要有平均年限法 雙倍余額 遞減法 年數總和法等 項目活動一 平均年限法計提折舊 平均年限法又稱為直線法 它是根據固定資產的原值 預計凈殘值以及預 計清理費用 然后按照預計使用年限平均計算折舊的一種方法 計算公式如下 項目四 固定資產管理實務 11 年折舊額 固定資產 凈殘值 使用年限 年折舊率 1 預計凈殘值率 預計使用年限 100 月折舊率 年折舊率 12 月折舊額 固定資產原值 月折舊率 按平均年限法計算折舊額可以使用 sLN 函數來計算 SLN 函數返回固定資 產在一個期間的線形折舊值 使用 SLN 函數計算出的每個月份或年份的折舊額 是相等的 具體計提折舊步驟如下 1 選中 N 列 右鍵 插入 在固定資產卡片中插入兩列 依次為 已計提月份 本月折舊額 選中 N 列 將格式設置成 常規(guī) 同理 選中 O 列 設置單元格格式為 貨幣 2 單擊 A2 單元格 右鍵選擇 插入 整行 在第 2 行上再插入一行 單擊新的 A2 單元格 輸入 折舊計提基準日 然后選中 A2 C2 點擊工具 欄的 合并及居中 按鈕 調整表格到合適的寬度 單擊 D2 單元格 輸入 2008 5 1 單擊 J2 單元格 輸入 單位 在 K2 單元格中輸入 XX 公司 在 O2 單元格中輸入 制表 在 P2 單元格中輸入你的名字 3 單擊 N4 單元格 輸入公式 INT DAYS360 I4 D 2 30 按回車鍵 即可計算出第一項固定資產的已計提月份 使用 DAYS360 函數可以按照一年 360 天的算法計算出兩個日期之間相差的天數 是一些 借貸中計算中常用的計算方式 DAYS360 函數的語法 DAYS360 起始日期 終止日期 DAY S360 I4 D 2 起算的是開始使用日期和折舊計提基準日相差的天數 DAYS360 I4 D 2 3 0 為已計提月份 最外層 INT 函數為取整函數 項目四 固定資產管理實務 12 4 選中 N4 向下拉動 計算出其他各項固定資產的已計提月份 5 單擊 O4 單元格 在公式編輯欄內輸入公式 IF F4 報廢 0 SLN K4 M4 J4 12 按回車后即可計算出該固定資產本月折舊額 SLN 函數 返回某項資產在一個期間中的線性折舊值 語法 SLN cost salvage life Cost 為資產原值 Salvage 為資產在折舊期末的價值 有時也稱為資產殘值 Life 為折 舊期限 有時也稱作資產的使用壽命 6 編號為 1 4 7 9 12 的固定資產均使用直線法計提折舊 因此可以 使用同樣的方法計算其他七項固定資產的折舊額 直接選中 O4 單元格 單擊鼠 標右鍵 在彈出菜單中選擇復制 然后在相應的單元格內粘貼公式 項目活動二 雙倍余額遞減法計提折舊 雙倍余額遞減法是在不考慮固定資產凈殘值的情況下 根據每期期初固定 資產賬面余額和雙倍的直線法折舊率計算固定資產折舊的一種方法 實行雙倍 余額遞減法計提折舊的固定資產 應當在其固定資產折舊年限到期以前的兩年 內 將固定資產凈值 扣除凈殘值 平均攤銷 其計算公式如下 月折舊率 年折舊率 12 月折舊額 固定資產賬面凈值 月折舊率 年折舊率 2 預計使用年限 100 年折舊額 固定資產賬面凈值 年折舊額 雙倍余額遞減法計提折舊額可以使用 DDB 函數來計算 DDB 函數以加速比 率計算折舊 第一階段的折舊額最高 在后繼階段中會逐漸減少 具體計提折舊步驟如下 1 單擊 O8 單元格 在公式編輯欄內輸入公式 DDB K8 M8 J8 INT N8 12 1 12 因為用 DDB 函數計算得出的每年折舊額也是各不相同的 所以要計算出本 月折舊額 則需要先計算出當年的折舊額 然后除以 12 得到每月折舊額 該項周定資產已計提 8 個月 所以公式 DDB K8 M8 J8 INT N8 12 1 計 算出第一年的折舊額 然后除以 12 則得出第一年每月的折舊額 2 按回車鍵 即可計算出該項固定資產本月折舊額 3 由于編號為 6 的固定資產的折舊方式也為雙倍余額遞減法 因此使用同 樣的方法計算浚項固定資產的折舊額 最后結果如圖所示 項目四 固定資產管理實務 13 項目活動三 年數總和法計提折舊 年數總和法又稱為合計年限法 是將固定資產的原值減去凈殘值后的凈額 乘以一個逐年遞減的分數計算每年的折舊額 這個分數的分子代表固定資產尚 可使用的年數 分母代表使用年限的逐年數字總和 其計算公式如下 年折舊率 預計使用年限 已使用年限 預計使用年限 預計使用年限 1 2 100 年折舊額 固定資產原值 預計凈殘值 年折舊率 月折舊率 年折舊率 12 月折舊額 固定資產原值 預計凈殘值 月折舊率 按年數總和法計算折舊額可以使用 SYD 函數來計算 具體計提折舊步驟如下 1 單擊 O13 單元格 在公式編輯欄內輸入公式 SYD K13 M13 J13 INT N13 12 1 12 因為用 SYD 函數計算得出的每年 折舊額各不相同 所以要計算出本月折舊頷 則需要先計算 出當年的折舊額 然后除以 12 得到每月折舊額 該項固定資產已經使用 41 個月 即已計提 3 年 5 個月 所以公式 SYD K13 M13 J13 lNT N13 12 1 計算出第 4 年的折舊額 然后除以 12 則得出第四年每月的折舊額 2 按回車鍵 即可計算出該項固定資產本月折舊額 3 編號為 11 的固定資產的折舊方式也為年數總和法 因此可以使用同樣 的方法計算這項固定資產的折舊額 項目四 固定資產管理實務 14 4 單擊 P4 單元格 在公式編輯欄內輸入公式 O4 12 本年折舊額 每 月折舊額 12 按回車后 即可計算出該項固定資產的本年折舊額 5 利用自動填充功能將該列其他固定資產的本年折舊額計算出來 工作任務四 固定資產折舊費用分配表的建立 固定資產折舊費用的分配是指在建立當月固定資產報表時 需要對折舊費 用的分配情況進行分析 例如 按費用類別分析折舊費用的分配情況 按使用 部門分析折舊費用的分配情況等 項目活動一 按固定資產折舊費用類別分析折舊費用分配情況 固定資產折舊費用類別一般分為 管理費用 銷售費用 制造費用 幾類 通過建立固定資產折舊費用分配表可以直觀地查看本期折舊額中各項費 用類別所占的份額 具體分配步驟如下 1 在在 R R 列添加折舊科目列添加折舊科目 其中財務部門和管理部門為 管理費用 銷售 部門為 營業(yè)費用 生產部門為 制造費用 項目四 固定資產管理實務 15 單擊菜單欄中的 插入 數據透視表 彈出創(chuàng)建數據透視表對話框 單擊 確定 按鈕 項目四 固定資產管理實務 16 在 數據透視表字段列表 中將 折舊科目 和 使用部門 依次添加 拖動 到行標簽 在 數據透視表字段列表 中將 原值 本月折舊額 本年折舊額 依次 添加到數值區(qū)域 項目四 固定資產管理實務 17 布局設置 去掉網絡線以后如下圖所示 在 A1 單元格輸入表格標題 折舊費用分配表 選擇 A1 E1 單擊工具欄上的 合并及居中按鈕 并設置文字格式 設置好的折舊費用分配表如圖 項目四 固定資產管理實務 18 項目四 固定資產管理實務 19 工作任務五 建立獨立的固定資產卡片 前面介紹了將所有的固定資產記錄在一張固定資產卡片上的方法 有時候 單位需要為一項固定資產單獨建立一張卡片 所有的固定資產均以單獨的卡片 保存 此時則需要設置獨立的固定資產卡片 具體建立步驟如下 1 將固定資產卡片旁邊的工作表重命名為 獨立 的固定資產卡片 如圖所示 2 輸入固定資產卡片的內容 布局如圖所示 在 A1 單元格輸入 固定資產卡片 選中 A1 K1 單擊工具欄的 合并及 居中 按鈕 設置其格式 在 A3 單元格輸入 卡片編號 在 A5 單元格輸入 固定資產卡片編號 然后接著在 A 列依次輸入 類別編號 規(guī)格型號 增加方式 使用狀況 工作總量 開始使用日期 外幣原值 原值 累計折舊 凈值 在 A18 單元格輸入 錄入人 在 E5 單元格輸入 固定資產名稱 在余下的 E 列依次輸入 類別名稱 存放地點 使用年限 累計工作量 已計提折舊 匯率 凈殘值 率 月折舊率 對應折舊科目 在 I8 單元格輸入 折舊方法 在余下的 I 列依次輸入 工作量單位 幣種 幣種單位 凈殘值 月折舊額 項目 在 I18 單元格輸入 錄入日期 3 選擇整個工作表 右鍵選擇 行高 在彈出的 對話框中輸入行高 14 25 如果在子菜單中選擇 最合適的行高 則 Excel 將自動幫用戶設置出最合適的行高 4 用同樣的方法設置其他單元格的行高和列寬 另外 用鼠標調整行高 列寬方便快捷 往往成為用戶的首選 例如 要改變上圖中 A 列的列寬 將鼠 標指針移到 A B 兩列的分隔線處 這時鼠標指針變成黑色十字時 然后按住鼠 標左鍵 向右拖動則增加列寬 寬度適合時釋放鼠標即可 項目四 固定資產管理實務 20 5 選擇要對齊的單元格區(qū)域 C5 C18 G5 G18 K5 K18 連續(xù)選擇時可按 住 Ctrl 鍵 右鍵選擇 設置單元格格式 在彈出的對話框中單擊 對齊 選 項卡 選擇 水平對齊 靠右 縮進 垂直對齊 居中 其他默 認不變 單擊 確定 該設置使得這三列數據對齊方式均為水平靠右 垂直居 中 6 單擊 C5 單元格 在開始菜單欄 邊框 中選擇下邊框 同樣 對其他需要加邊框的單元格加實線下邊框 7 回到 獨立的固定資產卡片 工作表 單擊 C5 單元格 單擊菜單欄中 的 公式 插入函數 在彈出的 插入函數 對話框中 選擇 或選擇類 別 查找與引用 選擇函數 LOOKUP 單擊 確定 按鈕 在選擇 參數對話框中直接點擊 確定 項目四 固定資產管理實務 21 8 在新彈出的 函數參數 對話框中 做下圖所示的設置 該設置的含義是 在固定資產卡片中 A4 A15 范圍內找到與 C3 相同的值 找到后返回相匹配的固定資產編號 只要在 C3 單元格內輸入任意一卡片編號的 值 相對應于該編號的固定資產編號就立即顯示出來 9 用同樣的方法 設置其他項目單元格的函數 例如 固定資產名稱 項目四 固定資產管理實務 22 10 在 C3 單元格輸入卡片編號 查看其對應的固定資產信息 只需在 C3 單元格中改變卡片編號 其他對應的固定資產信息就會自動編號 項目四 固定資產管理實務 23 實 操 練習 資料 天利公司的固定資產取得狀況如下所示 1