會(huì)議接待流程

會(huì)議接待流程（主辦方：主辦單位；承辦方：承辦單位；協(xié)辦方：會(huì)務(wù)公司）一、會(huì)議準(zhǔn)備 1. 學(xué)習(xí)資料（主/承辦單位提供） 2. 會(huì)議登記表/簽到表（主/承辦單位提供） 3.會(huì)議指南、會(huì)議日程（主/承辦單位提供） 4. 會(huì)議資料（主/承辦單位提供） 5. 領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言稿（主/承辦單位提供） 6. 會(huì)議用背景墻圖片（主/承辦單位提供） 7. 橫幅(歡迎布標(biāo)、會(huì)議室布標(biāo))(主/承辦方提供) 8. 會(huì)議禮品（主/承辦單位按參會(huì)人數(shù)準(zhǔn)備）二、設(shè)備及設(shè)施準(zhǔn)備 1. 電腦 2.投影儀 3.會(huì)議室一間（根據(jù)參會(huì)人數(shù)預(yù)定） 4.車輛準(zhǔn)備(根據(jù)要求安排接送站服務(wù)) 5. 麥克風(fēng)根據(jù)會(huì)議要求提供 6. 訂制領(lǐng)導(dǎo)座次牌（根據(jù)要求安排） 7. 會(huì)議形式：座談/桌形式/劇院(按要求安排)三、會(huì)前準(zhǔn)備工作程序1. 根據(jù)會(huì)務(wù)組要求，代表報(bào)到前，會(huì)議室會(huì)場(chǎng)布置(或分組討論)（會(huì)標(biāo)、燈光、音響、多媒體、投影儀、電源、桌椅、茶杯及服務(wù)員安排）按要求落實(shí)到位。2. 據(jù)酒店提供的房況表，報(bào)到前兩天與先到達(dá)的會(huì)務(wù)組人員協(xié)商確定會(huì)務(wù)組房間，選定領(lǐng)導(dǎo)、專家及主要代表入住的樓層、房間類型、房號(hào)、需要放置的水果種類及特殊安全保衛(wèi)工作。3. 提前檢查餐廳環(huán)境衛(wèi)生，桌椅擺設(shè)、餐具的完好程度，再次落實(shí)菜單及服務(wù)到位情況。4. 提前完成會(huì)議所需發(fā)放的資料、簽到表、就餐卡及宣傳設(shè)備的擺設(shè)位置，電源、燈光亮度、通道暢通等情況，會(huì)間攝影、攝像設(shè)備，人員的準(zhǔn)備。5. 與酒店保安部組成會(huì)議安全組，在會(huì)議期間加強(qiáng)門衛(wèi)、樓層行查，杜絕安全隱患的發(fā)生。6. 在大堂、樓層、餐廳、會(huì)議室、電梯等處帖上會(huì)議指示箭頭。四、會(huì)議其它費(fèi)用開支預(yù)算 1、按實(shí)際消費(fèi)結(jié)算（會(huì)議用房、餐、會(huì)議室、車、發(fā)票、會(huì)議雜費(fèi)支出（如課酬、橫幅、茶歇等各報(bào)銷項(xiàng)目）等。）五、會(huì)場(chǎng)布置 1. 布場(chǎng)。 2. 按會(huì)議規(guī)定的要求布置好會(huì)場(chǎng)。 3. 設(shè)立會(huì)務(wù)人員發(fā)放會(huì)議用品及文件，維護(hù)會(huì)場(chǎng)秩序。六、人員安排（財(cái)務(wù)人員、房餐、總勤（老師、會(huì)議室、車輛） 1. 根據(jù)會(huì)議需求安排會(huì)務(wù)接待小組:如財(cái)務(wù)人員(收費(fèi)),住房登記員，票務(wù)，考察咨詢，督導(dǎo)人員（至房間、餐廳、電梯、會(huì)議室）。 2. 會(huì)議全程督導(dǎo)人員，負(fù)責(zé)落實(shí)會(huì)議室布置、茶水供應(yīng)及服務(wù)。 3. 車輛小組：根據(jù)會(huì)議實(shí)到人數(shù)，落實(shí)車況好、駕駛技術(shù)好的配套車輛。此小組負(fù)責(zé)會(huì)議臨時(shí)接待服務(wù)工作。如：專家、領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)出行，就餐、會(huì)見等活動(dòng)的車輛。 4. 生活小組：此小組負(fù)責(zé)會(huì)議用餐的時(shí)間、人數(shù)及相關(guān)的一些服務(wù)，確保代表會(huì)議期間的生活服務(wù)。七、發(fā)票的開據(jù) 在會(huì)議前通知上注明由我方協(xié)辦、會(huì)議期間我方根據(jù)代表實(shí)際消費(fèi)/需要(會(huì)議主辦方要求)，開據(jù)正式發(fā)票（會(huì)議發(fā)票/酒店的住宿發(fā)票）。八、會(huì)議接站 1.會(huì)議報(bào)到當(dāng)天，安排接站。 2.人員及車輛安排 1）接站車輛：根據(jù)主辦方要求派車 2）領(lǐng)導(dǎo)、專家由會(huì)務(wù)組統(tǒng)一安排，根據(jù)航班、車次，派專人專車接送，有特殊要求的提前安排，保證準(zhǔn)確安全接待。九、會(huì)議報(bào)到 1. 在酒店大堂設(shè)“報(bào)到處”、“考察咨詢處”、“票務(wù)處”； 2. 報(bào)到登記時(shí)，填寫姓名、單位、職務(wù)、身份證號(hào)碼、通訊地址、電話、入住金額、入住天數(shù)、房間號(hào)、考察線路等； 3. 提醒代表貴重品免費(fèi)寄存總臺(tái)、保管好個(gè)人財(cái)物，耐心、細(xì)致地解說會(huì)議報(bào)到須知及有關(guān)事宜，及時(shí)妥善處理好代表要求； 4. 根據(jù)主辦方要求傳達(dá)通知、指示，準(zhǔn)確發(fā)放會(huì)議資料、紀(jì)念品、餐券、考察等會(huì)議用品； 5. 代表報(bào)到后，由行李員引導(dǎo)入住，同時(shí)辦理行李寄存； 6. 提前打印會(huì)議通訊錄并與會(huì)務(wù)老師校對(duì)，及時(shí)發(fā)給代表； 7. 會(huì)務(wù)組24小時(shí)有專職服務(wù)，隨時(shí)接待安排參會(huì)代表。十、會(huì)議期間 1. 要求酒店落實(shí)叫早/叫醒服務(wù)； 2. 準(zhǔn)確統(tǒng)計(jì)用餐人數(shù)并安排代表用餐，及時(shí)解決會(huì)議期間臨時(shí)發(fā)生的問題，確保會(huì)議正常進(jìn)行； 3. 落實(shí)會(huì)議室布置情況、根據(jù)上課時(shí)間接送講課老師、維護(hù)課堂秩序； 4. 落實(shí)返程機(jī)、車票的登記； 5. 及時(shí)統(tǒng)計(jì)票務(wù)預(yù)訂情況、考察人數(shù)、行程立即同旅行社計(jì)調(diào)反饋； 6. 與酒店 公司財(cái)務(wù)人員協(xié)調(diào)好票據(jù)的開?。?7. 準(zhǔn)備統(tǒng)計(jì)返程的人數(shù)、時(shí)間、日期、確定代表返程； 8. 會(huì)議財(cái)務(wù)人員核準(zhǔn)賬單（根據(jù)收據(jù)填寫收費(fèi)明細(xì)、制作會(huì)議賬單）（根據(jù)賬單核準(zhǔn)返住等信息）待準(zhǔn)確無誤后安排落實(shí)到位。十一：會(huì)議考察 1：代表的安全問題 1）、要求每個(gè)環(huán)節(jié)的接待人員做到嚴(yán)格的保密制度、確保代表的人身安全。 2）、我方承諾確保代表返程機(jī)、車票，并根據(jù)主辦方要求按代表返程時(shí)間及方向分批送行，取保順利返程十二：會(huì)議結(jié)束工作 1：會(huì)議結(jié)算 1）：我方向會(huì)務(wù)給出書面報(bào)告，交會(huì)務(wù)組審核。并列會(huì)議結(jié)算清單，包括此會(huì)議的實(shí)際人數(shù)、天數(shù)、實(shí)際用餐標(biāo)準(zhǔn)及情況、用房標(biāo)準(zhǔn)及情況、考察人數(shù)及會(huì)議期間其它費(fèi)用開支，我方承諾快捷、準(zhǔn)確無誤。 2）：我方本著多年的辦公經(jīng)驗(yàn)，為會(huì)務(wù)組在各項(xiàng)費(fèi)用開支中，爭(zhēng)取最大的利益。 2：會(huì)議返程 1）