檔案管理指導(dǎo)手冊.doc

集團檔案管理指導(dǎo)手冊一、檔案工作的目的和意義企業(yè)檔案工作，是企業(yè)管理的重要基礎(chǔ)工作之一?？梢哉f，企業(yè)檔案工作水平直接反映了企業(yè)管理水平。 企業(yè)檔案，是指企業(yè)在研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營和管理活動中形成的有保存價值的各種形式的文件；企業(yè)檔案是企業(yè)知識資產(chǎn)和信息資源的重要組成部分。 企業(yè)創(chuàng)立的主要目的是創(chuàng)造財富和價值；企業(yè)資產(chǎn)經(jīng)營管理的目標是保值增值、追求效益。企業(yè)檔案不僅本身具有信息資源、知識資產(chǎn)的價值，而且對企業(yè)有形資產(chǎn)的運營、維護、管理和保值、增值具有須臾不可或缺的獨特作用。因此，有效的企業(yè)檔案管理是為企業(yè)服務(wù)、創(chuàng)造經(jīng)濟效益的重要活動和工作。企業(yè)檔案工作圍繞企業(yè)的中心和發(fā)展目標開展，以服務(wù)企業(yè)經(jīng)濟效益和企業(yè)資產(chǎn)保值增值為中心和目標。面對企業(yè)改革、信息化建設(shè)的新形勢和新發(fā)展，貫徹落實企業(yè)檔案工作規(guī)范對企業(yè)有如下效益： （一）滿足企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營、管理對企業(yè)核心信息資源的需要； （二）滿足國際標準對企業(yè)質(zhì)量、環(huán)境、安全、衛(wèi)生等管理對檔案記錄要求； （三）滿足國家對企業(yè)檔案管理的法律法規(guī)和標準規(guī)范的要求； （四）企業(yè)信息資源、知識資產(chǎn)管理的基礎(chǔ)，企業(yè)自主知識產(chǎn)權(quán)權(quán)益的保障； （五）保證企業(yè)在關(guān)鍵時刻及法律糾紛爭議中的正當權(quán)益和證據(jù)需求； （六）風(fēng)險及資產(chǎn)管理的災(zāi)備中確保企業(yè)檔案資源完整的終極手段； （七）企業(yè)信息化建設(shè)中企業(yè)核心信息資源的終極解決方案；（八）企業(yè)基業(yè)常青、歷史傳承和企業(yè)文化的有效保障。歸檔是企業(yè)原始記錄完整、有序、可利用的基礎(chǔ)，歸檔范圍應(yīng)以能夠準確反映本企業(yè)主要職能活動和歷史面貌，確保文件材料齊全、完整、準確、系統(tǒng)，滿足本企業(yè)各項工作查考利用需要為原則。歸檔工作質(zhì)量的高與低決定了其他環(huán)節(jié)的效率和質(zhì)量，為了充分發(fā)揮企業(yè)檔案應(yīng)有的作用，必須嚴把歸檔質(zhì)量關(guān)。2、 文件形成與積累的要求文件的形成與積累是檔案管理的前奏，為保證定期歸檔工作的順利進行，各部門對本部門形成的文件，要注意做好平時的積累工作。（一）質(zhì)量要求文件形成時應(yīng)使用耐久、可靠的記錄載體和記錄方式。文件一旦以某種格式被記錄下來，并以依附于某種載體的形式生成和發(fā)出，文件的內(nèi)容和記錄方式將被視為不可逆轉(zhuǎn)，因此文件形成時的記錄載體和記錄方式起著固定文件內(nèi)容和鑒別真?zhèn)蔚闹匾饔茫募纬蓵r質(zhì)量的高低直接影響檔案的質(zhì)量和保存使用年限。所以，要求文件形成時應(yīng)根據(jù)文件類型，特別是對那些重要的、需要永久保存的文件要使用耐久、可靠的記錄載體和記錄方式。例如，紙質(zhì)文件材料不應(yīng)使用易褪色的書寫材料（紅色墨水、純藍墨水、圓珠筆、復(fù)寫紙、鉛筆等）書寫、繪制，而應(yīng)使用字跡、線條和影像的清晰牢固程度均符合永久或長期保存要求的材質(zhì)印刷。（二）保管要求文件形成者應(yīng)將辦理完畢、有保存價值的文件及時交本部門、項目部或?qū)Ｂ殭n案人員保管。文件的積累是文件形成后到歸檔前的一個必要工作環(huán)節(jié)。由于集團各部門文件的形成者并非文件積累者，所以在各部門設(shè)置兼職檔案員負責對本部門的文件在形成后隨時收集積累和臨時保管，以便于部門的預(yù)立卷和按歸檔時間及時歸檔，保證應(yīng)歸檔文件的齊全、完整。因此，要求文件的形成者應(yīng)將辦理完畢、有保存價值的文件及時交本部門、項目部或?qū)?、兼職檔案人員保管。三、文件整理方法和文件歸檔要求 文件及各類資料的整理與定期歸檔是將文件資料等轉(zhuǎn)化為檔案的重要工作環(huán)節(jié)。（一）文件整理方法文件立卷整理應(yīng)遵循文件形成規(guī)律，區(qū)分保管期限，保持文件之間有機聯(lián)系；遵循集團歸檔文件整理規(guī)則。1.分類。企業(yè)檔案的分類規(guī)則是：同位類之間互不相容；各子項之和必須窮盡母項；同位分類必須按同一標準進行；分類必須按層次進行不能跳躍。由于企業(yè)涉及范圍的多元化，形成文件相應(yīng)具有多樣性，不同部門中又可分為幾大類。例如，房地產(chǎn)總公司可分為文書、工程（文件、資料、圖紙）、人事、財務(wù)檔案等大類。2.確定保管期限。不是所有辦理完畢的文件材料都歸檔，也不是所有歸檔保存的文件都具有相同的保存價值，而是依照國家、行業(yè)等有關(guān)規(guī)定和企業(yè)的具體需要，結(jié)合立檔單位的實際情況，區(qū)分歸檔范圍內(nèi)不同文件的價值，劃定不同保管期限。在保持文件有機聯(lián)系的前提下，整理在一個保管單位或一個案卷中文件的保管期限應(yīng)是相同的。具體參照各類文件歸檔基本范圍與保管期限。 3.確定年度。根據(jù)文件形成年度確定。 4.確定文件排列順序。根據(jù)文件形成日期（月、日）確定。一份完整的文件形成過程中，有的會有若干子文件在不同日期形成，以最后子文件形成日期排序。5.確定文件內(nèi)順序。一份文件內(nèi)子文件的排序遵循形成時間先后順序。當子文件形成時間與文件的形成規(guī)律相沖突時，應(yīng)遵從文件形成規(guī)律，便于保管利用。6.對有字跡不清楚或破損性文件進行搶救性修復(fù)。（二）文件歸檔要求集團總部及所屬各部門的責任人應(yīng)履行有關(guān)檔案工作職責： 首先，注意文件材料的形成；第二，注意文件材料的收集、整理；第三，按單位確定的整理辦法進行預(yù)整理；第四，注意將預(yù)整理后的文件材料及時移交歸檔。1.歸檔文件應(yīng)完整、準確、系統(tǒng)，其制成材料應(yīng)有利于長久保存，圖文字跡應(yīng)符合形成文件設(shè)備（打印機、復(fù)印機、掃描儀等）標準質(zhì)量要求；2.歸檔文件應(yīng)為原件。因故無原件的可將具有憑證作用的復(fù)制件歸檔；3.非紙質(zhì)文件應(yīng)與其文字說明一并歸檔。外文（或少數(shù)民族文字）材料若有漢譯文的，應(yīng)一并歸檔，無譯文的要譯出標題和目錄后歸檔；4.歸檔的文件一般一式一份。重要的、利用頻繁的和有專門需要的可適當增加份數(shù)；5.兩個以上單位合作完成的項目，應(yīng)以合同、協(xié)議等形式約定文件歸檔要求。主辦單位應(yīng)保存全套文件，協(xié)辦單位保存與所承擔任務(wù)相關(guān)的正本文件。 （三）其它檔案與資料的收集、歸檔 參照國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動檔案處置暫行辦法（檔發(fā)字19986號）、根據(jù)集團檔案管理工作規(guī)范（集發(fā)201210號）收集檔案和資料。1.接收集團所屬部門因產(chǎn)權(quán)變動后屬于本集團所有的檔案；2.集團按照資產(chǎn)的紐帶關(guān)系和管理權(quán)限，接收無法人資格的所屬部門檔案，特別是那些不具備長期保管檔案條件的所屬部門，集團總部為保障檔案資源的安全性和完整性，有接收其檔案的權(quán)力和義務(wù)；3.對于社會媒體、相關(guān)咨詢評估機構(gòu)對本企業(yè)的宣傳報導(dǎo)、新聞簡訊等資料，集團總部相關(guān)部門可根據(jù)需要進行收集，以利于企業(yè)自身的宣傳和豐富企業(yè)文化建設(shè)；4.根據(jù)研發(fā)和市場競爭的需要有針對性的收集與企業(yè)經(jīng)營范圍相關(guān)的作息和數(shù)據(jù)資料，實現(xiàn)圖書、檔案、情報等多種信息資源的整合利用，更好地為提高企業(yè)競爭力服務(wù)；5.除按規(guī)定必須歸檔的文件材料外，根據(jù)集團發(fā)展需要，采取多種形式和途徑向社會、企業(yè)員工征集不同年代、不同發(fā)展時期與集團相關(guān)的照片、錄音錄像，有一定歷史價值的手稿、文本等，以豐富集團檔案的內(nèi)容，從不同的側(cè)面反映集團發(fā)展和員工成長的歷史全貌。 4、 檔案移交范圍 （一）經(jīng)營管理類、生產(chǎn)管理類、行政管理類、黨群工作類，上一年度及更早時間形成的文件材料；（二）科學(xué)技術(shù)研究類、產(chǎn)品生產(chǎn)類；（三）設(shè)備儀器檔案類；（四）項目建設(shè)類；（五）會計業(yè)務(wù)類;（六）實物檔案類；（七）聲像檔案類；（八）電子檔案類。（詳細參照各類文件歸檔范圍與保管期限 五、檔案移交程序 （一）各立檔單位應(yīng)重視文件材料的歸檔程序，即文件材料歸檔時，文件形成部門應(yīng)就歸檔文件填寫檔案移交登記表（見附表A1）。重要項目文件歸檔時，應(yīng)由項目管理部門就項目概況、項目檔案管理情況等方面編寫歸檔說明，并經(jīng)項目負責人審核簽字。（二）交接雙方