秘書四級考試考前指導(dǎo).doc

秘書四級考試考前指導(dǎo)項 目時 間考核內(nèi)容題型與考核方式(1)8:309:00職業(yè)道德標(biāo)準(zhǔn)化試卷(2)9:009:40秘書專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化試題10:1011：10情景錄象筆答11:1012：00工作實務(wù)筆答(3)14：0015：30秘書英語（涉外秘書）聽力、選擇、寫作等一、考試時間安排二、職業(yè)道德考題分析及答題指導(dǎo)“職業(yè)道德”考題考的全都是常識性的內(nèi)容，復(fù)習(xí)時不需要死記硬背，答題時憑自己的常識積累和對考題的理解，是秘書職業(yè)考試是比較容易通過的部分。道德是講人的行為“應(yīng)該”怎么樣和“不應(yīng)該”怎么樣的問題。所以這一部分你就應(yīng)該按照我們在生活中“應(yīng)該”怎么做來答題，而不是按照你在生活中“實際”怎么做來答題。但也不能過分地美化自己，因為這樣顯得很不真實，正是“測謊題”要測你的部分。二、業(yè)務(wù)素質(zhì)考題分析及答題指導(dǎo)（選擇題）“業(yè)務(wù)素質(zhì)”考題部分共100題，答題時間是40分鐘，幾乎是一分鐘兩道題，所以答題速度很重要。這部分分單項選擇題和多項選擇題。答題是速度要快，遇到拿不準(zhǔn)的題不要耽擱時間，憑感覺先把答案初步定下并作個記號，然后接著往下做，先把自己有把握的題全部做完，如還有剩余時間再來思考拿不準(zhǔn)的題目。這是考選擇題是最常用的先易后難的方法。答題時頭腦要靈活，可以運用排除法等答題方法?！皹I(yè)務(wù)素質(zhì)”的考題內(nèi)容包括業(yè)務(wù)知識和業(yè)務(wù)分析，會考到一些常識性的和程序性的問題，在復(fù)習(xí)的時候要注意理解并記憶，有些東西要去背一下。復(fù)習(xí)方法：依據(jù)真題，找出考試重點，重點復(fù)習(xí)記憶。各章內(nèi)容在“業(yè)務(wù)素質(zhì)”考題中所占比例表08年11月文書基礎(chǔ)寫作和文書處理文書基礎(chǔ)25文書擬定與處理文檔管理5會議管理18事務(wù)管理接待528辦公環(huán)境管理5日常事務(wù)管理5用品與設(shè)備管理6信息管理7辦公自動化7溝通基礎(chǔ)6速記基礎(chǔ)2企業(yè)管理基礎(chǔ)4法律與法規(guī)5四、錄相題（案例分析）分析及答題指導(dǎo)1、觀看錄相，切身感受考題。2、參考答案及評分說明。2003年6月秘書四級情景錄相參考答案及評分標(biāo)準(zhǔn)第一題：答出以下各點，每點計2分：1、將擋住通道的移開，保持暢通。（）2、公文標(biāo)題錯誤（請示和報告是兩個文種）（）3、無保密意識（保密文件放桌面上，隨意讓他人看）（）4、報銷手續(xù)錯誤（零用現(xiàn)金憑單沒有領(lǐng)導(dǎo)簽字就付現(xiàn)金）（）5、現(xiàn)金保管不符合要求（現(xiàn)金放在無鎖的抽屜中）（）6、報銷環(huán)節(jié)錯誤（零用現(xiàn)金憑單沒有附發(fā)票就付現(xiàn)金）（）7、泄露會議中信息（）8、忘記告訴陳總和司機下午不要去昌順公司（）9、能注意工作時保護眼睛（辦公室光線適當(dāng)）（）10、能主動提示他人室內(nèi)禁止吸煙（）11、電話邊備有筆和留言條，能馬上記錄（）12、電話記錄記得齊全，并能將關(guān)鍵詞復(fù)述（）13、接電話用語不規(guī)范。（沒有問候語、沒自報姓名、沒有告別語）（）14、辦公桌干凈、整齊，物品擺放有序（）15、能快速接應(yīng)電話；評分標(biāo)準(zhǔn)：按以上標(biāo)準(zhǔn)評分，最高30分；如考試所寫答案未包括在以上答案中，但清楚有道理每點可計1分，最多計4分。第二題：答出以下各點，每點計2分：2、請柬中沒有寫明活動地點；（）3、開放參觀活動的時間不對，五一假期剛過，此時組織參觀活動不合時宜；（）4、沒有準(zhǔn)備宣傳資料（）5、對參觀路線不熟悉（）6、在參觀路線的一些拐角設(shè)有指示性標(biāo)志（）7、引導(dǎo)來賓參觀時，沒有提醒來賓注意路上的障礙物（）8、鐘苗對參觀項目的解說準(zhǔn)備不充分，無法回答來賓的提問。（）9、保密意識不強（如進貨渠道屬公司機密，不應(yīng)泄露）（）10、參觀路線不安全，準(zhǔn)備工作不到位（）11、休息室準(zhǔn)備得不充分（茶水、飲料、座位都不夠）；（）12、注意了門口環(huán)境的布置（如橫幅和彩旗，起到烘托氣氛的作用）（）13、鐘苗的服飾不規(guī)范，應(yīng)穿辦公室職業(yè)裝，以表示正規(guī)和對來賓的尊重（）14、能夠在門口迎候來賓（）15、接應(yīng)電話及時，符合電話禮儀（）答出以下各點，每點計1分：16、辦公環(huán)境不標(biāo)準(zhǔn)（辦公桌前電話線與電線纏繞混亂、桌上不應(yīng)擺放咖啡瓶）；（）17、鐘苗的問話不夠禮貌（應(yīng)說：“請問各位是來參觀的嘉賓吧！”）（）18、引導(dǎo)來賓時，指示方向的手勢不對（應(yīng)用右手）。（）評分說明：按以上標(biāo)準(zhǔn)評分，最高30分；如考生所寫答案未包括在以上答案中，但清楚有道理，每點可計1分，最多計4分。05-11-11未能提前到達崗位。錯2桌面雜亂。錯3桌面放置私人物品。錯4抹桌子粗心大意，弄濕筆記本。錯5電話鈴響第一聲接聽電話。錯6電話用語準(zhǔn)確禮貌。對7抱怨工作，沒有耐心。錯8接聽李元電話時，缺乏禮貌用語。錯9橫向溝通能力差。錯10未能提前預(yù)定會議室。錯11再出現(xiàn)意外時，即時找到代替方法。對12能夠主動尋求幫助，充分利用人力資源。對13記錄領(lǐng)導(dǎo)講話要點。對14即時向領(lǐng)導(dǎo)提出建議，完善能容。對15采用協(xié)商的方式。對2005-11-21衣著規(guī)范-對2會議室環(huán)境明亮，整潔-對3會議前檢查會議室，調(diào)試會議設(shè)備錄音機跟磁帶-對4能注意到空調(diào)溫度調(diào)至適中-對5會議前有準(zhǔn)備人名臺簽座位表-對6開會時有擺放人名臺簽，便于落座與記錄-對7對同事不太友善，用命令語氣-錯8會議文件清算不及時-錯9辦公桌面整齊-對10會議時間計劃表沒有清晰設(shè)計-錯11沒有正確對待領(lǐng)導(dǎo)批評-錯12電話用語規(guī)范-對13沒有專用的傳真紙去傳真-錯14使用傳真機操作不規(guī)范，用手去拉扯-錯15傳真前能打電話確定對方是否在-對16傳真后能打電話確定對方是否收到-對17將通道雜物推到消防滅火器前，擋住滅火器-錯18會議時使用筆記跟錄音結(jié)合的方法記錄-對06-11-11秘書著裝正確-對2辦公室有滅火器，安全意識強-對3電源線裸露，存在安全隱患-錯4窗簾有關(guān)，避免陽光直射到電腦屏幕上-對5接聽電話及時-對6電話用語規(guī)范7開介紹信用印需要填寫用印申請單-對8桌面整齊-對9能夠及時修改上司工作日程日志-對10能夠及時修改秘書個人工作日志-對11能通知后勤預(yù)訂會議室-對12對修改的會議通知及時通知個部門經(jīng)理13用印申請單上沒有負責(zé)人簽字不能開出-對14遇到不明情況能夠打電話給上司確定核準(zhǔn)-對15介紹信隨便擺放，沒有放進加鎖的抽屜中報管好-錯16印章有加鎖保管好-對17印章位置正確，騎年蓋月-對17印章蓋反了-錯18沒有蓋上騎縫章-錯19用手撕介紹信-錯20用章后有填寫用章登記表-對21拒絕開空白的介紹信-對06-11-21.著裝符合要求-對2.在正式場所走姿不符合規(guī)范要求-錯3.會議接待沒有提前到崗-錯4.能安排會議服務(wù)人員到位工作，提醒培訓(xùn)注意事項-對5.能注意加強崗前培訓(xùn)-對6.手部示意動作不正確-錯7.接待語言規(guī)范-對8.注意多種等級形式-對9.會議指示牌位置放置不當(dāng)-錯10.接待參會人員態(tài)度沒有一視同仁-錯11.會議資料準(zhǔn)備不充分-錯12.對會議情況能及時總結(jié)-對13.能采取補救及時挽回一定影響-對14.能擬定會議計劃-對15.對會議的評估較為客觀-對16.能利用會間做調(diào)查-對17.沒及時接聽電話-錯18.接電話語言不規(guī)范-錯19.放電話太重-錯20.注意及時收拾會議室-對21.收拾會議室有遺漏問題燈沒關(guān)-錯3、答題指導(dǎo)：第一，情景錄像題不是分析題而是判斷題，答題時不用寫原因也不用改正，只需直接判斷對與錯。第二，應(yīng)考時，先在草稿紙上分別標(biāo)明“正確”和“錯誤”欄，或用簡單符號和表示?？吹谝槐殇浵駮r，根據(jù)自己的直覺與判斷分別將發(fā)現(xiàn)的正確點與錯誤點用簡寫的方式迅速分列在各自欄目下。第三，看第二遍錄像的時候，必須趕緊仔細核對自己在第一遍錄像播放的直覺和判斷的結(jié)果，并進行補充、調(diào)整，進一步完善答案。第四，如果感覺寫不夠15點，可以把一些籠統(tǒng)的問題分拆成幾個細節(jié)，增加點數(shù)，多寫幾個沒有問題。第五，案例分析考試的難度在于挑錯比較容易，指正相對困難，原因是太正常太平常的細節(jié)往往不容易引起注意，而這些細節(jié)卻恰恰是應(yīng)該指正之處，可以得分的。請大家充分注意這一點。方法是：秘書的每一個動作或做的任一件事都可以作評論。特別要注意給出的一些特寫鏡頭。第六，在試卷上分列“正確點”與“錯誤點”，將發(fā)現(xiàn)的知識點分別列在下面，做到簡潔明了，一清二楚。4、考查重點舉例辦公環(huán)境的要求：辦公室（整潔、布局是否合理、綠化等）辦公桌（整潔、信函要分類放置）辦公安全（電線、物品擺放等）等。職業(yè)形象，包括秘書的坐/站/走姿等/服飾等方面（要著職業(yè)裝）。電話處理：一是接電話的方法：一聲以后，鈴響三聲之內(nèi)必須接聽，如有耽擱，接聽之時要先向來電者致謙。二是接電話要有問候語，對外線要報出單位名稱，對內(nèi)線報出部門名稱。三是來電要找之人不在，選擇以下三種方法之一解決：第一可以告訴對方過一會再打來；第二請對方留下姓名和電話號碼；第三詢問對方是否愿意與其他人通話。四是記錄并引用對方的名字。五是接電話的語調(diào)要平穩(wěn)安詳。六是排除干擾，應(yīng)避免打電話時和旁邊的人交談，注意不要讓房間里的背景聲音干擾電話交談，要是在通話時想打噴嚏或咳嗽，應(yīng)偏頭，掩住話筒，并說聲“對不起”。七是做好電話記錄。八是打電話的方法：首先報出本人的姓名和單位名稱，其次簡明扼要地說明通話目的，如果要找的人不在，請接電話的人轉(zhuǎn)告留言，最后表示謝意和道別。郵件處理一是收文程序：簽收、拆封、登記、分類。二是發(fā)文程序：查對、檢查、分類、標(biāo)記、郵編、簽名、登記。值班處理一是記好值班電話記錄。二是記好值班接待記錄。三是記好值班日記。四是做好信息傳遞。五是記好值班表。六是遵守崗位責(zé)任制度。七是遵守保密制度。八是遵守交接班制度。保密處理一是口頭信息安全；二是紙面信息安全；三是電子信息安全；另：第一不能對好朋友泄密；第二不能為了炫耀，泄密；第三不能因為老板吵你，賭氣泄密。文書處理印信管理現(xiàn)金管理事故管理效率管理（11）宴請 注意：場地的選擇；點菜時要注意對方有無忌口；迎客的方式；入座的順序；宴請開始時敬酒，領(lǐng)導(dǎo)先敬，秘書后跟著敬；在夾菜時要用公筷；在宴席過程中有電話，要先向客人道歉，說明后，再出去接電話。（12）與領(lǐng)導(dǎo)一起出去出差注意：作好差旅準(zhǔn)備，如訂機票，預(yù)定房間、取票、交通、食宿。參見五級部分的商務(wù)旅行；帶上地圖和日常用藥；必帶的文件資料和上司隨身攜帶的物品。在預(yù)定房間時，若價格超出已定價格，要先向上級請示。關(guān)于費用報銷，一定要保存好票據(jù)。（13）接待一個小型訪團注意：文件資料準(zhǔn)備好；為參觀所做準(zhǔn)備（例如特定的衣服或禮物）；要熱情迎客（到大門口或電梯口迎接）；正確的導(dǎo)引（在客人右側(cè)或右手邊上）；認真待客（讓的座次、敬茶方式、接待室的環(huán)境要保持整潔和安靜）等；在談話時注意，避免宗教和政治問題；男士不能問錢包；若上司改變?nèi)粘?，秘書影響客人道歉、并解釋；上司委托他人接待，秘書?yīng)把所做的準(zhǔn)備想委托人報告。五、工作實務(wù)考題分析及答題指導(dǎo)1、考題說明工作實務(wù)題共三道題，總分50分，考試時間為50分鐘，采用筆答的形式。2、答題指導(dǎo)工作實務(wù)題考查的重點之一是考查考生的文字表達能力和文書規(guī)范掌握及運用能力，常用文書的寫作以“工作要求第三章第一節(jié)”為重點。熟悉并把握文書寫作的規(guī)范要求，按照題意仔細審題，根據(jù)考題提供內(nèi)容、要素和條件，分別對應(yīng)考題的類型，寫出格式準(zhǔn)確、層次清晰、要點明確、卷面整潔、字體漂亮的標(biāo)準(zhǔn)答案，就會得到理想的分數(shù)。另一個考查重點就是秘書各項業(yè)務(wù)的工作程序和方法。這部分內(nèi)容主要集中在“會議管理”“事務(wù)管理”“文檔管理”三章中的“工作程序”這一部分內(nèi)容里。3、真題分析示例1：考題一（20）：電子郵件寄件人：收件人：抄送：密送：日期：2003.8.12主題：關(guān)于工作日志內(nèi)容：近日，公司錄用了幾位新秘書。請幫我準(zhǔn)備一份上司工作日志需要填寫的信息內(nèi)容和秘書自己工作日志需包括的內(nèi)容，并用備忘錄的形式發(fā)給我，以便我為新秘書培訓(xùn)時參考。謝謝 行政經(jīng)理 蘇明 2003.8.21答案及評分標(biāo)準(zhǔn)評分說明1、本題滿分20分。2、備忘錄格式正確，2分。3、秘書協(xié)助填寫上司工作日志的內(nèi)容，10分。每答出下面中的一點的主要內(nèi)容給1分，進一步說明加1分。上司在單位內(nèi)部參加的會議、活動情況，要記錄清楚時間、地點、內(nèi)容。上司在單位內(nèi)部接待的采訪者，要記錄清楚來訪者的姓名、單位詳情、約會時間。上司在單位外部參加的會議、活動、約會等情況，要記錄清楚時間、地點的確切細節(jié)、對方的聯(lián)絡(luò)辦法等。上司個人的安排，如去醫(yī)院看病等，以保證秘書不會在這段時間安排其他事宜。上司私人的信息，如親屬的生日，以提醒上司購買生日卡和禮物。4、秘書自己的日志內(nèi)容，8分，其中：答出“秘書日志內(nèi)容要包括和記清上司的5項日志內(nèi)容”，給3分；秘書自己的日志內(nèi)容為以下3點，每答出1點的主要內(nèi)容給1分，進一步說明加1分，但3點給分最高不超過5分。上司的各項活動需要秘書協(xié)助準(zhǔn)備的事宜，例如準(zhǔn)備會議發(fā)文稿、擬訂會議日程、草擬合同、訂機票、訂餐等。上司交辦自己的工作，例如為簽字儀式聯(lián)系地點、媒體宣傳報道等事宜。自己職責(zé)范圍內(nèi)的工作、活動，例如撰寫半年工作總結(jié)、參加值班等。5、若考生的問答在答案中沒有出現(xiàn)，只要闡述符合情理，即可酌情給分。參考答案：備 忘 錄發(fā)給：行政經(jīng)理蘇明發(fā)自：鐘苗日期：2003年8月24日主題：工作日志的內(nèi)容內(nèi)容：秘書協(xié)助填寫上司工作日志的信息內(nèi)容包括：上司在單位內(nèi)部參加的會議、活動情況，要記錄清楚時間、地點、內(nèi)容。上司在單位內(nèi)部接待的采訪者，要記錄清楚來訪者的姓名、單位詳情、約會時間。上司在單位外部參加的會議、活動、約會等情況，要記錄清楚時間、地點的確切細節(jié)、對方的聯(lián)絡(luò)辦法等。上司個人的安排，如去醫(yī)院看病等，以保證秘書不會在這段時間安排其他事宜。上司私人的信息，如親屬的生日，以提醒上司購買生日卡和禮物。秘書自己的日志內(nèi)容除了要記清上司的5項日志內(nèi)容外，還要包括：上司的各項活動需要秘書協(xié)助準(zhǔn)備的事宜，例如準(zhǔn)備會議發(fā)文稿、擬訂會議日程、草擬合同、訂機票、訂餐等。上司交辦自己的工作，例如為簽字儀式聯(lián)系地點、媒體宣傳報道等事宜。自己職責(zé)范圍內(nèi)的工作、活動，例如撰寫半年工作總結(jié)、參加值班等。以上信息，請參考。示例二（10分）：便條辦公室目前信息資料較多，分類混亂，為了做好信息資料的整理工作，請你列出信息分類的主要方法。謝謝。行政經(jīng)理 蘇明 2003.