惠州時代系統(tǒng)流程主要操作說明.doc

惠州時代百貨業(yè)務(wù)流程說明文檔廣州融通系統(tǒng)集成有限公司 業(yè)務(wù)流程說明文檔目錄1.合同引入流程11.1業(yè)務(wù)流程圖11.2系統(tǒng)操作說明12.新商品引入流程22.1業(yè)務(wù)流程圖22.2系統(tǒng)操作說明23.商品訂貨流程33.1流程圖33.2系統(tǒng)操作說明34.門店收貨流程44.1流程圖44.2系統(tǒng)操作說明45.供應(yīng)商退貨流程55.1流程圖55.1.1系統(tǒng)流程圖55.1.2系統(tǒng)操作說明56.商品報損流程66.1流程圖66.2系統(tǒng)操作說明67.調(diào)價流程77.1流程圖77.2系統(tǒng)操作說明7 1997-2006，廣州融通系統(tǒng)集成有限公司。電話：+86-20-22221188傳真：+86-20-82529469電子郵件：- i -1. 合同引入流程1.1 業(yè)務(wù)流程圖 1.2 系統(tǒng)操作說明采購文員根據(jù)采購經(jīng)理提交的【采購合同】并有總經(jīng)理審批采購合同，錄入系統(tǒng)。（采購錄入員操作）具體系統(tǒng)操作：1、進(jìn)業(yè)務(wù)中心服務(wù)器采購管理子系統(tǒng)合同管理合同編輯（由電腦部人員操作）2、進(jìn)進(jìn)業(yè)務(wù)中心服務(wù)器采購管理子系統(tǒng)合同管理合同財務(wù)審核（由財務(wù)部操作）3、查看供應(yīng)商編碼：進(jìn)業(yè)務(wù)中心服務(wù)器采購管理子系統(tǒng)合同管理合同查詢 （由電腦部人員操作）注意點(diǎn)：1、電腦部人員錄入合同資料時，必須確認(rèn)有采購經(jīng)理簽字及財務(wù)審核的采購合同單，才能錄入系統(tǒng)2、供應(yīng)商的結(jié)算方式是否已提供？3、把系統(tǒng)中已下發(fā)的供應(yīng)商編碼記錄到采購合同單中2. 新商品引入流程2.1 業(yè)務(wù)流程圖 2.2 系統(tǒng)操作說明采購錄入員根據(jù)采購經(jīng)理提交的【新品引進(jìn)單】錄入系統(tǒng)。（采購錄入員操作）具體系統(tǒng)操作：1、進(jìn)業(yè)務(wù)中心服務(wù)器采購管理子系統(tǒng)合同管理采購協(xié)議編輯（由錄入員操作）2、進(jìn)進(jìn)業(yè)務(wù)中心服務(wù)器采購管理子系統(tǒng)合同管理采購協(xié)議審核（由錄入員操作）3、查看供應(yīng)商編碼：進(jìn)業(yè)務(wù)中心服務(wù)器采購管理子系統(tǒng)合同管理采購協(xié)議查詢 （由錄入員操作）注意點(diǎn)：1、錄入人員錄入商品資料時，必須確認(rèn)有采購經(jīng)理簽字及財務(wù)審核的新品引進(jìn)單，才能錄入系統(tǒng)2 檢查提供的商品引進(jìn)單中商品類別是否正確，或是系統(tǒng)中是否已有商品類別？3 注意條碼類型，進(jìn)價，售價等信息4、把系統(tǒng)中已下發(fā)的商品編碼記錄到新品引進(jìn)單中3. 商品訂貨流程3.1 流程圖3.2 系統(tǒng)操作說明采購員根據(jù)采購經(jīng)理提交的商品資料為門店商品進(jìn)行首次訂貨，錄入【訂貨審批單】。（采購錄入員操作）具體系統(tǒng)操作1、進(jìn)業(yè)務(wù)中心采購管理子系統(tǒng)訂貨作業(yè)訂貨審批單（由錄入員操作）2、進(jìn)業(yè)務(wù)中心采購管理子系統(tǒng)訂貨作業(yè)查詢訂貨審批單（由錄入員操作）注意點(diǎn)：1、錄入員須根據(jù)由采購經(jīng)理簽字確認(rèn)的手工補(bǔ)貨申請單，才能在系統(tǒng)中錄入訂貨審批單2、錄入系統(tǒng)中，認(rèn)真確認(rèn)供應(yīng)商及訂貨數(shù)量3、打印出訂貨審批單，交由采購員及采購經(jīng)理簽字，并傳真給供應(yīng)商4. 門店收貨流程4.1 流程圖4.2 系統(tǒng)操作說明第一步：供應(yīng)商送貨到門店，倉庫人員收貨部審核采購訂單，與供應(yīng)商進(jìn)行驗收商品，填寫驗收數(shù)量。（手工操作）第二步：錄入員簽字確認(rèn)采購訂單，并在系統(tǒng)中找到相對應(yīng)的驗收單，審核【驗收單】入庫，打印一式三聯(lián)，一聯(lián)交供應(yīng)商，一聯(lián)交財務(wù)，一聯(lián)存檔備查。（錄入員系統(tǒng)操作）具體系統(tǒng)操作1、進(jìn)門店系統(tǒng)采購管理子系統(tǒng)收貨作業(yè)驗收單（由錄入員操作）注意點(diǎn)：1、錄入員根據(jù)供應(yīng)商提交來的采購訂單傳真件，在系統(tǒng)中找到相對應(yīng)的驗收單2、同供應(yīng)商、防損員、樓面負(fù)責(zé)人與收貨部人員進(jìn)行驗收商品，并在采購訂單錄入實際商品數(shù)量，四方簽字確認(rèn)3、錄入員根據(jù)四方簽字確認(rèn)的采購訂單上實際驗收數(shù)量，錄入系統(tǒng)，審核單據(jù)。并打印出驗收單，將其中一聯(lián)交給供應(yīng)商5. 供應(yīng)商退貨流程5.1 系統(tǒng)流程圖5.2 系統(tǒng)操作說明第一步：理貨員手工填寫退貨申請單，由主管/經(jīng)理/店長審批，采購助理將退貨申請單傳真給供應(yīng)商，通知供應(yīng)商辦理退貨 （手工操作）第二步：收貨部與部組將核對好的手工退貨申請單交給錄入員，錄入員根據(jù)退貨申請單上的退貨數(shù)量錄入系統(tǒng)審批數(shù)量具體系統(tǒng)操作：1、進(jìn)業(yè)務(wù)中心采購管理子系統(tǒng)退貨作業(yè)退貨審批單（由錄入員操作）2、進(jìn)業(yè)務(wù)中心采購管理子系統(tǒng)退貨作業(yè)退貨審批單財務(wù)審核（由財務(wù)經(jīng)理審核）3、進(jìn)門店系統(tǒng)采購管理子系統(tǒng)退貨作業(yè)退貨單（由門店人員操作）注意點(diǎn)：1、錄入員根據(jù)采購經(jīng)理及店長及收貨部及理貨員簽字確認(rèn)商品無誤的手工簽字確認(rèn)的退貨申請單，才能在系統(tǒng)錄入退貨審批單2、財務(wù)經(jīng)理須在業(yè)務(wù)中心退貨審批單進(jìn)行財務(wù)審核3、供應(yīng)商到場與收貨部、理貨員進(jìn)行辦理退貨商品4、錄入員根據(jù)實際要退貨的商品，在系統(tǒng)中錄入實退數(shù)，打印出退貨單，交一聯(lián)給供應(yīng)商，并由防損員簽字確認(rèn)6. 商品報損流程6.1 流程圖6.2 系統(tǒng)操作說明理貨員填寫手工報損申請單兩聯(lián)，填寫清楚商品編號、名稱、報損數(shù)量、報損原因等項，經(jīng)過營運(yùn)部經(jīng)理核查審批簽字確認(rèn)，貴重商品須由總經(jīng)理簽字確認(rèn)，經(jīng)過與防損一起清點(diǎn)需報損的商品，由防損員簽字，交由錄入員進(jìn)行系統(tǒng)錄單，打印出報損單，交由財務(wù)部具體操作說明1、進(jìn)門店系統(tǒng)庫存管理子系統(tǒng)報損作業(yè)報損申請單（由錄入員完成）2、進(jìn)門店系統(tǒng)庫存管理子系統(tǒng)報損作業(yè)查詢報損單（打?。ㄓ射浫雴T完成）注意點(diǎn)：1、 錄入員需根據(jù)營運(yùn)經(jīng)理、防損員簽字確認(rèn)的手工報損申請單，方可在系統(tǒng)中錄單2、在系統(tǒng)中完成報損申請單，注意報損數(shù)量及注明報損原因，并在查詢報損單中打印出報損單，并簽字確認(rèn)，留底一份。3、防損部根據(jù)打印出來的報損單同收貨部人員整理報損商品，一起銷毀4、每一單報損都必須真實正確填寫報損商品的數(shù)量，都需要經(jīng)防損和總經(jīng)理的簽字。5、生鮮部需報損的商品須當(dāng)天報損，不得拖到第二天或多日累計報損；6、生鮮商品報損注意事項：生鮮部門商品因其品質(zhì)不符合繼續(xù)銷售要求須及時報損，這不僅是我們的管理需要，也是向顧客做出品質(zhì)保證承諾的具體表現(xiàn)。7. 調(diào)價流程7.1 流程圖7.2 系統(tǒng)操作說明由供應(yīng)商提出或是營運(yùn)部、采購部確認(rèn)需要對商品進(jìn)行調(diào)價，營運(yùn)部經(jīng)理簽字確認(rèn)手工調(diào)價單，錄入員根據(jù)調(diào)價單對系統(tǒng)進(jìn)行調(diào)價。具體系統(tǒng)操作1、進(jìn)業(yè)務(wù)中心銷售管理子系統(tǒng)調(diào)進(jìn)（售）作業(yè)調(diào)進(jìn)（售）價單（可由電腦部或是錄入員操作）注意點(diǎn)：1、調(diào)進(jìn)價時，電腦部或是錄入員須根據(jù)采購部經(jīng)理簽字確認(rèn)的調(diào)進(jìn)價單，才能在系統(tǒng)中錄單，注意進(jìn)價的變更2、調(diào)售價時，如果是普通商品，電腦部或是錄入員須根據(jù)營運(yùn)部經(jīng)理簽字確認(rèn)的調(diào)售價單，才能在系統(tǒng)中錄單，注意售價的變更及調(diào)價類型（永久調(diào)價或是促銷調(diào)價）；如果是貴重商品，還須有總經(jīng)理簽字確認(rèn)方可錄入系統(tǒng)。8. 財務(wù)結(jié)算流程（供應(yīng)商結(jié)算）8.1 系統(tǒng)流程說明 供應(yīng)商在規(guī)定的交單日期將所有到結(jié)算期的單據(jù)交給結(jié)算員，結(jié)算員仔細(xì)檢查單據(jù)并與供應(yīng)商交接清楚，特別關(guān)注退貨等結(jié)算金額負(fù)數(shù)部分的單據(jù)是否齊全。 結(jié)算員進(jìn)系統(tǒng)查詢該供應(yīng)商的所有往來單據(jù)，檢查是否有漏交的單。應(yīng)特別關(guān)注本期“退貨單”是否交齊；并在系統(tǒng)中完成單據(jù)核對。 結(jié)算員根據(jù)采購合同，查詢本期扣項信息及該供應(yīng)商的相關(guān)銷售在系統(tǒng)中錄入結(jié)算申請單，并在結(jié)算審批單處打印 財務(wù)部經(jīng)理在結(jié)算審批單上簽字，表示同意付款； 結(jié)算審批單單交總經(jīng)理審批簽字，確認(rèn)是否付款； 財務(wù)經(jīng)理確認(rèn)可付款； 出納付款，供應(yīng)商簽字確認(rèn)。8.2 流程圖9. 財務(wù)結(jié)算流程（專柜）9.1 流程說明 專柜提出結(jié)算申請； 財務(wù)部結(jié)算員根據(jù)專柜的申請，查詢打印當(dāng)期的專柜銷售匯總，根據(jù)合同查詢本期扣項信息。結(jié)算員與相關(guān)采購進(jìn)行溝通，明確其他扣款及專柜促銷信息； 結(jié)算員與專柜進(jìn)行核對，若匯總數(shù)據(jù)存在差異，則進(jìn)一步查詢明細(xì)數(shù)據(jù)，對差異進(jìn)行協(xié)商調(diào)整； 結(jié)算員在系統(tǒng)中填寫結(jié)算審批單并打??； 結(jié)算審批單交采購經(jīng)理簽字； 財務(wù)部經(jīng)理在結(jié)算審批單上簽字，表示同意付款； 結(jié)算審批單交總經(jīng)理審批簽字； 財務(wù)經(jīng)理確認(rèn)可付款； 出納付款。9.2 流程圖 * * * * * * * * * * * * 文 檔 內(nèi) 容 結(jié) 束 * * * * * *