《秘書實務》第十章-時間管理和差旅服務.doc

第十一章 時間管理與差旅服務 第一節(jié) 時間管理概述一、時間管理含義 時間管理就是運用現(xiàn)代科學技術及管理方法對時間進行有效的利用，減少隨意性，以達到合理支配時間，提高工作效率的目的。 二、時間管理方法 (一)計劃管理 為了提高工作效率，預先將一定時間周期內(nèi)的工作進行安排。日常時間管理計劃的重點是日計劃、周計劃、月計劃。 二、時間管理方法 （二）“四象限”法 應有重點地把主要精力和時間用在處理那些重要但不緊急的工作上，也就是說更多把握第二象限的時間。 “四象限法”最大的功能在于讓人們把大部分時間花在最需要的地方。 (三)ABC分類方法 根據(jù)事務的重要程度，將待辦的事務劃分為A、B、C三個等級，然后按照事項的重要等級依據(jù)完成任務的方法。 除綜合運用上述方法外，往往還需考慮到應付意外的突發(fā)事件及臨時不確定性事件。三、辦公室時間管理 (一)控制拖延 找到自己拖延時間的原因，采取切實行動來改變拖延時間的習慣。 (二)制定行動計劃 辦公室的行動計劃是一份具體的待辦事項的清單。 在給待辦事務排列順序時，除了要根據(jù)事務的重要程度將待辦的事務劃分類別外，還要考慮完成某項具體事務需要花費的時間。某些雖然不是最重要、最緊急但只需要很少時間就能辦完的事務,可以集中在一個工作日開始的時候處理完畢，這樣做便于集中精力處理最重要而費時較多的工作，防止在處理重要而費時較多的事項過程中受到各種干擾。 (三)擬訂日程表第二節(jié) 上司日程安排 一、上司日程安排的概念及意義 指秘書機構協(xié)同上司對一定時限內(nèi)所要進行的工作按時間順序做出合理的計劃, 并通過一系列服務使計劃得以順利實施的工作。 有利于上司及組織管理層之間的工作協(xié)調。 有利于秘書機構區(qū)分輕重緩急安排上司工作活動，避免出現(xiàn)時間沖突。 有利于組織內(nèi)其他相關部門聯(lián)系工作。二、上司工作日程表的編制 (一)年度工作計劃表(二)月工作日程表 (三)周工作日程表(四)每天工作日程表 (五)多人日程表三、安排上司日程應注意的事項(一)注重實效,不搞形式主義(二)注意張馳相間,勞逸結合 (三)要留有充分的機動時間(四)要充分尊重上司本人的意見 (五)要注意保守機密第三節(jié) 差旅服務 一、差旅服務概述 (一)差旅服務的概念 差旅服務就是為上司的公務旅行提供各方面服務。 公務旅行有兩種類型： 下基層到所領導的地區(qū)或下級單位調查研究、布置任務、檢查工作、處理問題等。 出公差到外地出席會議、商務談判、接洽業(yè)務、觀摩考察等。 (二)差旅服務工作的意義 第一,良好周到的差旅服務可以提高上司公務活動的效率。 第二,良好周到的差旅服務有利于樹立單位的公關形象。 第三,良好周到的差旅服務有利于鍛煉秘書的才干。 (三)差旅服務工作的特點 1.單兵作戰(zhàn)，素質要求高2.時限性強，勞動強度大 3.環(huán)境陌生，未知因素多 (四)差旅服務工作的要求 1.考慮周到,反應靈活 2.服務主動,辦事細心 3.說話謹慎,行為檢點 二、出差旅行前的準備 (一)出差旅行安排 接受出差旅行服務的任務后,秘書要主動向上司詳細了解以下內(nèi)容： 1.出差旅行的目的和工作任務2.出差旅行的時間和地點 3.隨行人員安排 4.其他事項安排 (二)旅行日程表 日程表的內(nèi)容包括：出差旅行目的地，出差時間，出發(fā)、到達、返程日期及時間(幾日幾時)，所選交通工具及路線，預訂的住宿地點，到達后的活動及事項日程安排，需攜帶何物(資料、會議記錄或其他相關材料)。三、出差旅行辦理 (一)國內(nèi)出差旅行辦理 1.落實交通和賓館(預定機票、火車與汽車票、賓館) 2.旅費 3.公務活動的材料 4.旅行用品三、出差旅行辦理 (二)國外出差旅行辦理 1.出國手續(xù)辦理2.隨行物品準備3.出入境手續(xù)三、出差旅行辦理 (三)注意事項 1.飛機行李托運2.旅途中轉 3.尊重習俗、掌握禮節(jié)4.了解出訪國使用的語言四、公