行政辦公室運作規(guī)程8月10

光明機器 行政辦公室運作規(guī)程山東光明機器制造有限公司行政辦公室運作規(guī)程深圳市金海灣企業(yè)管理咨詢有限公司二零零六年八月編制目 錄第一章 總 則P3第二章 組織管理P3第三章 業(yè)務范疇P4第四章 業(yè)務工作程序P5第五章 內部管理程序P6第六章 考核獎懲P7第七章 附 則P8釋義：1. 公司、本公司：指山東光明機器制造有限公司。2. 各部門：指公司各職能管理部門和各事業(yè)部。3. 職能（管理）部門：指公司不從事具體經營業(yè)務的職能參謀和管理部門，包括行政辦公室、監(jiān)察審計部、人力資源部、財金資源部、市場資源部和技術資源部等。4. 事業(yè)部：指公司下屬相對自主經營、內部獨立核算的業(yè)務經營單位，包括三輪車事業(yè)部、叉車事業(yè)部、裝載機事業(yè)部、配件事業(yè)部、制造事業(yè)部、公用事業(yè)部和采購事業(yè)部等。5. 本部門：均指公司行政辦公室。6. 本規(guī)程：公司行政辦公室運作規(guī)程。本規(guī)程中涉及的年度時間，均指公司的財務年度。第一章 總 則第一條 為適應公司資源戰(zhàn)略整合的需要，提升公司行政資源的運營效率和管理水平，充實行政辦公室的業(yè)務職能，根據公司法等國家有關法規(guī)、公司章程、企業(yè)管理大綱和職能部門權限規(guī)定，特制定本規(guī)程。第二條 本規(guī)程旨在規(guī)范、優(yōu)化本部門的組織構成、業(yè)務范疇、職責權限和業(yè)務流程，為其正常、高效運作提供制度性保障。第三條 本部門制定有關具體制度辦法時，均須以本規(guī)程為指導，不得與本規(guī)程相抵觸。第二章 組織管理第四條 本部門是公司的綜合行政職能管理部門，負責行政資源的系統(tǒng)配置與綜合開發(fā)，對公司執(zhí)行機構負責。第五條 本部門設主任1名，由執(zhí)行機構予以任免，其主要職責是：（一） 主持部門日常工作。（二） 負責制定部門工作計劃、費用預算和崗位編制。（三） 對部門職員進行工作授權、業(yè)績考核和獎懲激勵。（四） 協(xié)調與其他職能部門、業(yè)務單位之間的工作關系。第六條 本部門的內部管理主要分為三大模塊：綜合管理、人事管理和財務管理。第七條 綜合管理的主要內容是：（一） 部門內部組織結構的設立與調整。（二） 部門基本管理制度及運作規(guī)程的制（修）訂。（三） 部門年度、季度、月度工作計劃及總結的制訂。第八條 人事管理的主要內容是：（一） 部門定崗定編計劃的制（修）訂。（二） 部門薪酬福利方案的調整。（三） 員工的聘用、任免、考核和異動。（四） 員工培訓工作的實施。第九條 財務管理的主要內容是：（一） 部門年度財務預算計劃的擬訂與執(zhí)行。（二） 部門固定資產購置計劃的擬訂與執(zhí)行。（三） 部門計劃內的資金需求管理。（四） 部門計劃外的費用支出管理。（五） 部門不良資產的處置。（六） 部門人員的費用借支管理。第三章 業(yè)務范疇第十條 本部門的業(yè)務范疇包括行政管理、規(guī)范管理、公共關系管理和事務管理等方面，具體包括：（一） 公司發(fā)展規(guī)劃的組織擬訂。（二） 公司年度工作經營計劃或總結的擬訂，以及實施督導。（三） 公司法人治理機構的相關服務。（四） 工商資質、榮譽（證書）的申報管理。（五） 公司管理體系的引進、建立與維護。（六） 公司公關活動的組織執(zhí)行（含對外宣傳）。（七） 公司文書管理（含往來公文、文秘、會務組織、機要檔案等）。（八）公司經營管理信息的收集、整理。（九）公司基本管理制度、運作規(guī)范的歸口管理。第十一條 行政管理主要職責：（一） 公司發(fā)展規(guī)劃的擬（修）訂。（二） 公司年度經營計劃工作大綱與工作總結的擬訂。（三） 公司季度工作計劃與總結的擬訂。（四） 各部門年度、季度、月度工作計劃的督導和執(zhí)行監(jiān)控。第十二條 規(guī)范管理主要職責：（一）公司管理體系的建立與完善。（二）現(xiàn)代管理手段、方法的引進和推廣。（三）公司基本管理制度和標準的制（修）訂。（四）公司各部門內部運作規(guī)范的協(xié)助建立、支持與督導。第十三條 公共關系管理主要職責：（一） 社會資源（含榮譽證書、經營資質）的綜合開發(fā)利用。（二） 公司各類外勤事物的處理。第十四條 事務管理主要職責：（一） 小車班管理。（二） 報刊、雜志訂閱。第四章 業(yè)務工作程序第十五條 需要由公司執(zhí)行機構審批的各類材料和文件，以及各業(yè)務單位上報給公司的各類文件，一律由本部門負責處理、轉送。第十六條 文件處理（一）受理范疇：1. 各職能部門上報執(zhí)行機構審批的文件；2. 各事業(yè)部上報公司執(zhí)行機構審批的文件；3. 政府機構法規(guī)、政策、通知，以及重要客戶對公司的商業(yè)函件等。（二）處理程序：1. 以上文件統(tǒng)一由本部門受理，并做記錄和備案；2. 負責前兩類文件的轉送、會簽、回復，以及須補充的文件資料要求，可以由本部門直接答復的則予以單獨處理；3. 負責對第三類文件的分送和備案。（三）協(xié)調溝通：在處理以上文件過程中，本部門負責全程信息傳遞、反饋工作，并盡可能協(xié)調各相關單位的利益關系。第十七條 會議組織（一）受理范疇：1. 決策會議：公司股東會、監(jiān)事會和董事會等機構會議的事務性服務工作；2. 工作會議：公司執(zhí)行機構舉行的各類會議的組織、安排工作；3. 臨時會議：公司執(zhí)行機構結構安排的各類臨時會議的組織、安排。（二）處理程序：1. 會議準備：對（固定性的）重要會議，應提前一定時間書面通知與會人員，并送達相關文件資料；2. 會議組織：負責會議的組織、議程安排以及相關后勤服務，做好會議記錄；3. 會議總結：負責會議資料和文件的整理，并負責送達相關人員。（三）協(xié)調溝通：在以上會議的組織過程中，本部門應積極協(xié)調各相關單位和人員，就會議議題、日程安排及配套服務等事項廣泛溝通；會后，本部門應負責監(jiān)督會議決議的落實、貫徹情況，并及時協(xié)助解決執(zhí)行中的新情況、新問題，權限之外則及時上報決策單位。第十八條 計劃總結（一） 每年年底，各職能部門、事業(yè)部向本部門提交本部門的年度工作計劃和總結，本部門予以匯總分析和整理；（二） 本部門負責公司年度綜合工作計劃和工作總結的起草工作，本著實事求是的原則，與各職能部門、事業(yè)部進行深入溝通和調研；（三） 年度工作報告和計劃經本部門起草后，提交總經理審批。第十九條 發(fā)展規(guī)劃的擬（修）訂根據公司董事會提出的發(fā)展規(guī)劃，由本部門牽頭，組織各部門進行具體公司發(fā)展戰(zhàn)略的制定，各職能部門和事業(yè)部在行政辦公室統(tǒng)一領導和協(xié)調下，負責相關信息的提供、修改和討論、評議。相關意見形成文件后，提交公司執(zhí)行機構審核，并報董事會批準實施。第二十條 以下事務可由本部門自行處理決定：（一） 公共關系：代表公司處理各種外勤事務。（二） 綜合業(yè)務：負責總經理交辦的其他綜合性事務。第五章 內部管理程序第二十一條 綜合管理（一） 部門發(fā)展計劃制訂。根據公司安排，由本部門主任負責各部門發(fā)展計劃的制（修）訂，本部門進行評議并提出相關意見，報總經理審核、總經理批準后實施，相關材料由本部門備案。（二） 內部組織結構設立。本部門主任提出內部組織結構的調整方案，經總經理批準后實施。（三） 內部管理制度制訂。本部門主任提出相關方案，報總經理批準后實施，相關材料由行政辦公室備案。（四） 部門工作總結。年度或季度工作總結均由本部門主任提交，經總經理審批后執(zhí)行，并由本部門備案。第二十二條 人事管理（一） 部門定崗定編由本部門主任提出內部編制計劃，報人力資源部審議、總經理批準后實施。（二） 員工任免考核對主管級以上管理人員的聘任、考核與異動，由本部門主任提出方案，經人力資源部審核后報總經理批準。對主管級管理人員的聘任、考核與異動，由本部門主任提出方案，報人力資源部核準后執(zhí)行。對主管級以下管理人員的聘任、考核與異動，由本部門主任自行決定。第二十三條 財務管理（一） 部門年度預算方案。每年年底，本部門主任提出下一年度的財務預算方案，經財金資源部審核、報總經理批準后實施，并由財金資源部備案。（二） 部門固定資產購置。本部門主任制訂相應的固定資產購置計劃，交財金資源部審核，經總經理批準實施。（三） 費用借支管理。部門本部門主任的費用借支、報銷，由其本人提出，交財金資源部進行審核，經財務總監(jiān)批準。部門其他人員的費用借支、報銷，由本部門主任審批后交財金資源部核準并辦理。第六章 考核獎懲第二十四條 按照公司的考核管理規(guī)程，本部門建立全方位、立體化的考核架構，并與員工的薪酬結構掛鉤。第二十五條 考核體系分為月度考勤、季度考評和年度考核等三大類：（一） 月度考勤適用對象為公司所有員工，以規(guī)范公司規(guī)章制度遵守，強化基礎管理工作，培育良好的企業(yè)文化氛圍。（二） 季度考評按季度組織進行，分為滿意度考評和季度工作計劃等兩個維度。季度考評滿意度測評適用于公司所有員工，并按照不同員工的職位職別進行分別評價，以使對員工的評價更加全面、客觀和準確，使工作過程中不能被量化、但對業(yè)績有直接驅動作用的因素更加顯性化。（三） 年度考核是按年度進行系統(tǒng)的業(yè)績考核，共劃分為財務指標、運營指標、滿意度指標和組織指標等四大類。第二十六條 每年初，公司與本部門主任簽訂年度經營目標責任書，該責任書具有內部法律效力，年中進行檢查，年末進行考核（考核指標見公司績效考核管理規(guī)程）。第二十七條 對各類考核方式，按照不同的時間要求進行操作：（一） 每月月初，本部門啟動本月考勤工作，并于10日之前完成上月的考勤匯總。（二） 季度考評于次季度第一個月的15日之前完成。（三） 年度考核于次年的1月20日之前啟動。每年中期，公司對業(yè)績執(zhí)行情況進行工作檢查，主要是指導工作、督促落實