會計循環(huán)與總帳PPT課件

會計信息系統(tǒng)AccountingInformationSystem 第三章財務會計循環(huán)與總帳系統(tǒng) 第一節(jié)財務會計循環(huán)概述第二節(jié)財務會計循環(huán)的流程分析第三節(jié)總賬子系統(tǒng)的總體設計第四節(jié)總賬子系統(tǒng)的初始設置第五節(jié)憑證管理第六節(jié)期末處理與賬表輸出 主要內容 財務會計循環(huán)的基本概念 財務會計循環(huán)是指財會人員通過設置會計科目 填制憑證 復試記賬 編制財務報表等一系列方法 獲取企業(yè)經(jīng)營活動的數(shù)據(jù) 進行加工 存儲 匯總 以達到全面 系統(tǒng)地反映企業(yè)人 財 物 供 產(chǎn) 銷等經(jīng)營活動信息 并通過財務報告為投資人 債權人 經(jīng)營管理者 政府部分提供財務會計報告的一系列核算工作 財務會計循環(huán) 從企業(yè)內部看從會計制度看從價值管理的視角出發(fā)理解財務會計循環(huán)從信息系統(tǒng)角度理解財務會計循環(huán) 帳務處理的過程 數(shù)據(jù)采集 數(shù)據(jù)采集主要是從經(jīng)濟業(yè)務流程中采集數(shù)據(jù) 為數(shù)據(jù)加工服務 這些數(shù)據(jù)包括 獲取 支付流程的數(shù)據(jù)轉換流程的數(shù)據(jù)銷售 收款流程的數(shù)據(jù)總賬子系統(tǒng)從業(yè)務流程采集數(shù)據(jù) 數(shù)據(jù)加工與存儲 加工與存儲是將反映經(jīng)濟活動的原始憑證按照會計科目和 有借必有貸 借貸必相等 的原則編制記賬憑證 審核記賬憑證 然后對其進行分類 計算 求和 并將結果保存在各類賬簿中 報告信息 報告信息是以賬簿 記賬憑證為依據(jù) 編制內部報表和外部報表提交給投資人 債權人 管理者 政府部門等 財務會計循環(huán)的基本特征 規(guī)范性強綜合性強集成性要求高正確性要求高 財務會計循環(huán)的風險分析 案例1 風險警示錄顧雛軍從注冊成立順德格林柯爾的那一刻開始 就已經(jīng)瞄準了科龍 他先是利用從科龍電器劃撥的1 87億元資金 采取反復對倒的方式注冊順德格林柯爾 并使其從表面上符合 公司法 的相關出資規(guī)定 打造好了順德格林科爾這一購并平臺后 科龍電器的夢魘也開始了 科龍電器有太多的故事 從顧雛軍當初頗具些技術含量的財務運作 到最終赤裸裸的數(shù)字造假 以及其身陷囹圄 科隆電器財務會計循環(huán)的失控 不僅給企業(yè)帶來災難 也給資本市場帶來了巨大損失 學者 監(jiān)管者 財會人員都值得去探究 去深思 第一節(jié)財務會計循環(huán)概述第二節(jié)財務會計循環(huán)的流程分析第三節(jié)總賬子系統(tǒng)的總體設計第四節(jié)總賬子系統(tǒng)的初始設置第五節(jié)憑證管理第六節(jié)期末處理與賬表輸出 主要內容 手工環(huán)境下會計循環(huán)的流程分析 手工環(huán)境下賬務處理流程的缺陷數(shù)據(jù)大量重復信息提供不及時準確性差工作強度大 IT環(huán)境下賬務處理的流程分析 賬務處理流程中的主要角色業(yè)務人員 經(jīng)濟業(yè)務執(zhí)行的主體 采購人員 銷售人員 后勤人員等 憑證編制人員 將經(jīng)濟業(yè)務信息轉換成會計信息 記賬憑證的人員憑證審核人員 對憑證的正確性 合法性 合規(guī)性進行審核的財會人員 他與憑證編制人員互斥記賬與結賬人員 負責將憑證信息轉換成賬簿信息以及月末進行結賬的財會人員 查詢與分析人員 對于企業(yè)的財務信息有權查詢的人員以及對企業(yè)財務狀況和經(jīng)營成果有權查詢的人員 包括財會人員 財務經(jīng)理 總經(jīng)理等 IT環(huán)境下和手工環(huán)境下賬務處理流程的異同 數(shù)據(jù)處理的起點與終點不同數(shù)據(jù)處理方式不同數(shù)據(jù)存儲方式不同對賬的方式不同會計資料的查詢統(tǒng)計方式不同 第一節(jié)財務會計循環(huán)概述第二節(jié)財務會計循環(huán)的流程分析第三節(jié)總賬子系統(tǒng)的總體設計第四節(jié)總賬子系統(tǒng)的初始設置第五節(jié)憑證管理第六節(jié)期末處理與賬表輸出 主要內容 總賬子系統(tǒng)的目標總賬子系統(tǒng)的基本功能 總賬子系統(tǒng)功能結構圖 總賬子系統(tǒng)主要數(shù)據(jù)文件設計 計算機會計信息系統(tǒng)中 所有的賬 證 表都必須存放在計算機存儲器中 在存儲器上 各種數(shù)據(jù)均以文件 或數(shù)據(jù)文件 的形式存放 那么IT環(huán)境下總賬子系統(tǒng)中的賬 證 表以哪些文件 用何種結構在計算機中存儲呢 實際上 總賬子系統(tǒng)數(shù)據(jù)文件的設計與系統(tǒng)設計時產(chǎn)生的賬務處理流程有關 與設計人員的思路有關 還與數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)等多種因素有關 三個關鍵文件 科目文件匯總文件憑證文件 第一節(jié)財務會計循環(huán)概述第二節(jié)財務會計循環(huán)的流程分析第三節(jié)總賬子系統(tǒng)的總體設計第四節(jié)總賬子系統(tǒng)的初始設置第五節(jié)憑證管理第六節(jié)期末處理與賬表輸出 主要內容 什么是初始設置 總賬子系統(tǒng)是一個通用性較強的系統(tǒng) 為了使其能夠在各行各業(yè)應用 設計時重點考慮各單位會計核算和財務管理的一般特性 在進行賬務處理之前 首先要根據(jù)本單位的業(yè)務屬性進行具體設置 即將企業(yè)個性化特征的信息保存在相應的數(shù)據(jù)文件中 這種設置工作稱之為初始設置工作 參加流程 初始設置 科目設置錄入余額人員權限設置結算方式設置 案例 案例 單位名稱 北京燕豐酒業(yè)股份有限公司 簡稱 燕豐酒廠 啟用日期 2001年4月1日會計期間 1月25日 12月25日記賬本位幣 人民幣 RMB 企業(yè)類型 商業(yè)行業(yè)性質 股份制會計科目編碼結構 4 2 2 2 2客戶分類編碼級次 2 2 3供應商分類編碼級次 2 2 3部門編碼級次 1 2 2結算方式編碼級次 1 2 初始設置 設置賬套 設置賬套模塊的功能是建立核算單位 即在系統(tǒng)中為本企業(yè)建立一套核算賬套 總賬子系統(tǒng)中的核算賬套實際上是相互關聯(lián)的賬務數(shù)據(jù)構成的數(shù)據(jù)文件 一般單位只有一套賬 具體設置賬套時 根據(jù)系統(tǒng)的提示對賬套進行參數(shù)的定義 賬套參數(shù)定義的內容賬套參數(shù)定義的內容主要包括 賬套 賬套號 賬套名稱 單位名稱 企業(yè)性質等 會計科目編碼方案 即各級科目的編碼位長 位數(shù) 啟用日期 記賬本位幣 會計主管姓名等 為什么需要進行會計科目的編碼 會計科目是對會計業(yè)務具體核算內容進行分類的名稱 會計科目編碼設計是根據(jù)會計制度的規(guī)定及會計科目的設置 按照一個系統(tǒng)的方案確定出各級科目唯一數(shù)字編碼的方法 會計科目編碼在手工操作下一般不使用 但是采用計算機處理會計數(shù)據(jù)時 則需要采用會計科目編碼 1 采用會計科目編碼便于反映會計科目間的邏輯關系2 保證會計科目的唯一性3 便于計算機處理和分類4 節(jié)省存儲空間5 提高處理速度 科目編碼方法與編碼原則 方法 順序編碼位數(shù)編碼分組編碼原則 規(guī)定性原則層次性原則1501固定資產(chǎn)150101固定資產(chǎn) 甲車間150101001固定資產(chǎn) 甲車間 A型機床150101002固定資產(chǎn) 甲車間 B型機床一致性原則簡短性原則擴展性原則 科目體系結構 定長定位方法 科目體系結構 立體科目方法是指將科目中大量重復的科目從科目體系中分離出來 按照項目進行存儲 并將項目和科目建立動態(tài)鏈接 在滿足優(yōu)化會計科目體系的同時 達到精細核算的目的 第一節(jié)財務會計循環(huán)概述第二節(jié)財務會計循環(huán)的流程分析第三節(jié)總賬子系統(tǒng)的總體設計第四節(jié)總賬子系統(tǒng)的初始設置第五節(jié)憑證管理第六節(jié)期末處理與賬表輸出 主要內容 憑證管理模塊的功能 主要是完成對憑證的日常處理工作 它又可劃分為憑證輸入 憑證審核 憑證查詢打印 憑證匯總 記賬等功能模塊 憑證錄入與控制機制 憑證錄入 憑證錄入模塊是總賬子系統(tǒng)中憑證處理模塊下的一個重要子模塊 它的功能是將記賬憑證的格式顯示在屏幕上 財會人員通過鍵盤輸入一張會計憑證 在計算機條件下 不可能考慮所有憑證類型的憑證格式 目前總賬子系統(tǒng)通常采用的方法是 允許財會人員根據(jù)需要設置憑證類型 但一般各種憑證 收款 付款等 均采用統(tǒng)一的憑證格式 憑證錄入與控制機制 控制機制 憑證類型和憑證號 憑證號是記賬憑證的標識 按會計制度要求 不同類型憑證每月分別從1開始連續(xù)編號 不能有重號 漏號 因此 當用戶輸入憑證類型后 其控制機制為 系統(tǒng)檢查出該類最后一張憑證號 自動加一后生成當前憑證號 憑證日期 憑證日期用于標識經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生的時間 憑證日期必須為公立日期 憑證日期應該隨憑證號遞增而遞增等 因此 其控制機制為 憑證日期為公歷日期 輸入日期不能為結賬月份的日期附單據(jù)數(shù) 即本憑證的附件張數(shù) 摘要 輸入本筆分錄的業(yè)務說明 摘要要求簡潔明了 憑證錄入與控制機制 科目 科目是經(jīng)濟業(yè)務分類的主要依據(jù) 憑證錄入模塊提供對科目編碼設置一系列的控制機制 存在性檢查 即檢查憑證中科目編碼是否存在 財會人員在輸入記賬憑證時 輸入一科目編碼 如果財會人員在進行初始設置科目設置時設置了該科目編碼 即 科目文件 有該科目編碼存在 那么檢查結果為 正確 或 真 否則 檢查結果為 錯誤 或 假 是否是明細記賬科目的檢查 檢查憑證中科目編碼是否為最底級科目編碼或記賬明細科目 在計算機條件下 科目是分級的 輸入記賬憑證時 只能輸入記賬明細科目或最底級科目 不能輸入控制性科目或上一級科目 如果輸入記賬明細科目 檢查結果為 正確 或 真 否則 檢查結果為 錯誤 或 假 憑證錄入與控制機制 科目 與憑證類型是否相符的檢查 即檢查輸入的借方科目或貸方科目與憑證類型是否相符的檢查 特定的憑證類型有時要求憑證中必須出現(xiàn)某些科目 如付款憑證中貸方科目必須出現(xiàn) 現(xiàn)金 或 銀行存款 科目 收款憑證中 借方科目必須出現(xiàn) 現(xiàn)金 或 銀行存款 科目 若滿足上述條件 檢查結果為 正確 或 真 否則 檢查結果為 錯誤 或 假 憑證錄入與控制機制 科目 憑證錄入與控制機制 金額 任何一張憑證都滿足 有借必有貸 借貸必相等 的原則 因此 對每一張憑證存入憑證文件之前 其控制機制為 自動進行借貸平衡檢查 如果平衡 檢查結果為 正確 或 真 否則 檢查結果為 錯誤 或 假 只有當所有檢查結果都為 正確 或 真 該張憑證被計算機接收 否則計算機拒絕接收 輔助核算和管理數(shù)據(jù)的輸入 輔助核算為 外幣 輔助核算為 數(shù)量 輔助核算為 單位往來 輔助核算為 部門核算 輔助核算為 個人往來 輔助核算為 項目核算 憑證錄入模塊中的其他功能 科目聯(lián)機查詢功能計算器功能常用摘要輸入功能憑證修改功能錯誤憑證的 無痕跡 修改錯誤憑證的 有痕跡 修改 憑證審核與記賬 憑證審核目的和功能發(fā)現(xiàn)憑證在輸入過程中無法發(fā)現(xiàn)的錯誤 為記賬提供一個標記 憑證審核的方法靜態(tài)屏幕審核法二次輸入校驗法 審核與記賬 典型的記賬流程 記賬過程文件之間數(shù)據(jù)傳遞關系 第一節(jié)財務會計循環(huán)概述第二節(jié)財務會計循環(huán)的流程分析第三節(jié)總賬子系統(tǒng)的總體設計第四節(jié)總賬子系統(tǒng)的初始設置第五節(jié)憑證管理第六節(jié)期末處理與賬表輸出 主要內容 期末轉賬 借 本年利潤貸 產(chǎn)品銷售成本管理費用財務費用產(chǎn)品銷售費用產(chǎn)品銷售稅金及附加其他業(yè)務支出營業(yè)外支出 期末自動轉賬的基本原理 帳表輸出 其他相關文件 綜合查詢 綜合查詢日期 年月日到