南大辦公自動化系統(tǒng)管理手冊

淮陰工學院辦公自動化系統(tǒng)用戶手冊南京南大百合網絡科技有限公司目錄一、進入系統(tǒng)31連接服務器32身份認證43修改密碼4二、系統(tǒng)主界面6三、各功能模塊介紹71模塊功能分類介紹731行政管理732個人辦公管理933領導辦公（未啟用）1034公文管理112模塊使用介紹14視圖區(qū)14大綱區(qū)15一、進入系統(tǒng)1連接服務器打開電腦電源，請注意先開主機電源，再開顯示器電源。如果顯示器沒有顯示，請檢查電源是否有電電源插頭是否接好，有沒有接觸不良顯示器連接到主機的信號線是否接好等待機器啟動成功后，您可以在您的電腦桌面上找到IE瀏覽器的圖標，如右圖所示，雙擊（用鼠標在圖標上連續(xù)的快速點擊兩次）打開IE瀏覽器，如下圖在地址欄輸入HTTP/OAHYITEDUCN，然后按回車鍵注請先確認您已經連上了網絡并正確的進行了網絡設置，如出現(xiàn)連接錯誤，請先檢查網線是否已經正確的連接在網卡上網絡設置是否正確如果您不清楚，請聯(lián)絡網絡管理人員。2身份認證系統(tǒng)此時會要求用戶進行身份認證，系統(tǒng)采用用戶名和密碼的認證方式。見圖一。用戶名是用戶的中文全名，密碼是您自己設置的密碼。如果您是第一次進入系統(tǒng)，在輸入密碼的地方輸入”PASSWORD”,進入系統(tǒng)后請立即修改您的密碼以保證安全性，防止他人冒用您的身份3修改密碼第一次進入系統(tǒng)后請立即修改您的密碼，進入系統(tǒng)后您可以在主界面的左邊看到“修改密碼”選項，點擊選擇后系統(tǒng)會彈出對話框如下圖在新密碼處填寫新的密碼，在校驗處重新填寫一次以防止填錯，按確定對密碼進行修改，按取消放棄修改。請注意保護您的密碼，特別注意以下幾點請您牢記您的密碼，沒有密碼您將無法進入系統(tǒng)。管理員只能為您重新設置密碼，不能知道您原來的密碼是什么。請勿要求管理員幫您找到原來的密碼。不要將密碼告訴別人或貼在顯示器上三個月內至少修改密碼一次密碼至少6位以上，請勿采用以下形式的密碼全部相同的字符您自己或家人、熟人的生日您自己或家人、熟人的電話號碼如果由于您個人的原因，違反以上規(guī)定，造成泄漏密碼，從而引起系統(tǒng)的破壞或未授權的訪問責任將由您來負二、系統(tǒng)主界面進入系統(tǒng)后，您將見到如下頁圖二的系統(tǒng)主界面，這個界面是對系統(tǒng)功能的導航。以下我們對系統(tǒng)主界面做詳細的介紹在界面的最上面是一個工具條，工具條包含在每個功能模塊中，用來快捷的切換一些功能。工具條的左邊是淮工辦公自動化系統(tǒng)的標志，在標志的右邊有一排快捷按鈕主頁，日程，郵件，通訊錄，辦公。下面先介紹這些按鈕的功能。主頁按鈕用來回到主頁面，這個按鈕在進入到各個功能模塊后回到主頁面十分方便。日程按鈕用來快捷的進入個人日程安排功能郵件按鈕用來快捷的進入郵件系統(tǒng)通訊錄按鈕用來快捷的進入個人通訊錄辦公按鈕會進入一個新的頁面，這個頁面包含每個功能模塊的鏈接，并按功能模塊分類排列，用來方便的切換各個模塊。除工具條外，主頁面橫向切分為三個區(qū)域，分別是個人功能區(qū)，公告查看區(qū)，功能模塊區(qū)。下面分別介紹個人功能區(qū)左邊的最上面有一個用戶名稱提示區(qū)，提示出您現(xiàn)在是以什么用戶進入系統(tǒng)的。在它下面是一列按鈕，我的工作，我的郵件，我的日程，我的通訊錄，待辦事宜，修改密碼。我的工作按鈕功能和工具條的辦公按鈕一樣，待辦事宜按鈕選擇后可看到所有需要您辦理而您還未處理的事宜，其他按鈕您可以從字面意思去理解我的郵件會進入您的郵箱我的日程會打開您的日程安排我的通訊錄會打開您的個人通訊錄公告查看區(qū)列出最多10條最近的學校公告的標題，每條公告都顯示成一條鏈接，您的可點擊標題查看公告的詳細內容。這里列出的內容您都可以從通知公告模塊中找到，這里只是給出一個快捷的查看方法，方便您的使用。功能模塊區(qū)功能模塊區(qū)的上面分三大類列出所有的功能模塊。每個模塊都顯示成一個鏈接，您可以直接點擊某個功能模塊的名稱進入該模塊。在功能模塊區(qū)的下面，您還會看到兩行提示，一行提示您還有多少件待辦事宜等待您處理，一行提示您還有多少封新郵件未查看。這兩行提示您都可以直接點擊查看詳細信息。三、各功能模塊介紹1模塊功能分類介紹31行政管理行政管理模塊，提供學校重要信息及行政管理的一個電子鏈接。用戶只需在此模塊中輸入信息，其它模塊就可以直接從中讀入。在本模塊中，保存了學校教學計劃、年度報告、規(guī)章制度等學校信息。該模塊包括如下子系統(tǒng)政策法規(guī)政策法規(guī)是一個專門管理與本單位相關的法規(guī)法則的數據庫，可以使用它來起草本單位的法規(guī)法則，也可以轉載與本單位相關的其它法規(guī)法則。政策法規(guī)可以由指定的部門進行發(fā)布與管理，學校里所有人員都可查看。另外，信息的格式也是多種多樣的，可以是圖表、圖片、錄像等數據格式。對政策法規(guī)還可進行合理的分類，方便管理與查看。通知公告公告牌可以用來發(fā)布學校內的消息、公告、規(guī)章制度、守則、工作安排、機關介紹和領導及領導辦公的介紹、部門職能的介紹、技術資料等信息。這些綜合消息由計算中心和各部門發(fā)布。所有人員都可以查看這些消息。我們還可以把自己關注的消息匯總起來，方便查看。另外，信息的格式也是多種多樣的，可以是圖表、畫片、錄相等數據格式。通過此系統(tǒng)還可以閱讀各種電子報刊（簡報、學術交流、專業(yè)研討及專題報道）、查看每日快訊、新的消息、通告、上網指南（介紹網絡情況，了解上網的方法和網上的各種服務等各種情況）等等。政務信息管理（未啟用）合理化建議箱合理化建議箱是為學校的領導和員工提供一個發(fā)表合理化建議的地方，并能對合理化建議進行迅速的處理和響應。主要功能包括發(fā)表署名或匿名建議、處理建議、統(tǒng)計匯總等。日用品的管理（未啟用）公共通訊錄公共通訊錄用來管理全學校公共的對內對外的通訊地址和聯(lián)系方式，包括內部人員的郵件地址和聯(lián)系信息，上級管理部門的聯(lián)系人、電話、郵件地址及其他聯(lián)系方式，各相關部門的聯(lián)系人、通訊地址和聯(lián)系方式等。在通信錄中可以進行各種查詢，如按部門、按個人等。你可以在搜索條中輸入查詢文本（例如姓名）然后按回車，即可以查詢到此人的相關的信息。會議管理（未啟用）32個人辦公管理個人辦公系統(tǒng)是學校工作人員在辦公過程中，以電子辦公為指導思想，建立一個相對獨立的工作環(huán)境，提供對用戶日常辦公活動的支持，并且可與其它應用系統(tǒng)相關聯(lián)。其中包括個人郵件、個人日程安排、系統(tǒng)幫助等。待辦事宜此子系統(tǒng)中分門別類儲存了所有待辦的事務，在此子系統(tǒng)中可以直接進行各種事務處理，統(tǒng)計未處理的事務。傳統(tǒng)的工作方式下，辦公人員在事務處理過程中，很難詳細地掌握自己應該處理的事務的數量、內容、緊急程度和處理情況，而作為整個辦公事務流程的一個環(huán)節(jié)，如果處理不及時或不當，會直接影響整個工作進程和工作效率。因此，每位辦公人員都非常希望有一位“秘書”將各種待辦公文分門別類地整理出來，辦公人員按照文件內容、緊急程度、優(yōu)先等級閱讀和處理文件，處理完畢的公文由“秘書”交下一部門或辦公人員處理，如果在辦公處理過程中有新的辦公事務遞交過來，“秘書”會馬上給于提示。我們對辦公人員日常事務處理概括為兩大類。一類是自己主動開始辦理的事務，如公文的起草、信息查詢，稱為主動辦理類事務；另一類來自于其他人員和部門需要您辦理的事務，如審批、會簽、批示等，這類事務稱為被催、督辦類事務。一般情況下，日常處理的工作大多數為被催、督辦類事務。系統(tǒng)設計過程中，我們將這類事務的處理統(tǒng)一歸納到專門設計的待辦事宜功能中進行。待辦事宜體現(xiàn)了學校內眾多辦公事務流程中屬于個人辦理的主題，好像是穿梭于辦公室間各種公文和事務的每一個集散港口，使得每一位日常辦公人員能夠很容易地掌握到來自于其他“港口”的公文和事務的待處理狀態(tài)。個人郵件個人辦公系統(tǒng)提供了完美的電子郵件的功能，總體上來說有郵件的起草，接收，答復等功能，在郵遞選項中提供信箋的重要性、郵戳類型、郵遞的優(yōu)先級的選擇，還提供簽名、加密、回執(zhí)、防止拷貝等選項的選擇。還能與INTERNET上的郵件用戶進行交流，進行郵件的收發(fā)。用戶在向INTERNET帳戶發(fā)送郵件時與向學校內用戶發(fā)送郵件方式相同，同樣，收郵件時方式也一樣。個人日程個人日程安排能對個人的時間進行合理有效的管理，總體來說有日程的安排、日程的提醒、日程的查詢，在日程安排中你也可以邀請別人，系統(tǒng)會自動通知陂邀請人；在日程安排表中你可以設置鬧鈴選項，讓計算機到一定的時間后給你某種信息的提示，提示您的日程安排項；可以查看你兩天的日程安排、一周的日程安排、兩周的日程安排、整月的日程安排。個人通訊錄個人通訊錄，通過它可以建立個人通訊的檔案，為工作帶來方便。在個人通訊錄中不僅可以記錄個人的基本通訊情況，如學校電話、家庭電話、個人手機號碼、個人BP機號碼、家庭住址等信息，而且可以記錄與個人相關的其它信息，如個人愛好、個人生日、個人家庭情況等信息。在通信錄中你可以按照自己的愛好將個人通訊錄進行合理分類，將每種類型的通訊錄保存在一起，達到方便查詢的效果。通訊錄中還提供模糊查詢功能，可以在搜索條中輸入查詢文本（例如姓名）然后按回車，即可以查詢到此人的相關的信息（例如辦公室電話、家庭電話、家庭住址等）。33領導辦公（未啟用）該系統(tǒng)是為了方便領導對自己關心的一些數據、報表、文件進行查詢處理而提出來的，它包括領導日程安排、重要電話記錄、領導講話管理、綜合信息查詢、重要人物來訪登記。其主要目標即達到減輕領導處理日常工作的難度和工作量，使得領導同志能把更多的時間用于考慮學校管理、謀求發(fā)展大略，而不是為日?，嵥槭聞账p繞。34公文管理公文管理包括收文、發(fā)文管理、圖書情報管理和文書檔案管理。收文管理收文管理主要是對外單位發(fā)到本處的所有正式公文（紅頭文件）、帶密級的會議紀要、簡報等進行登記、擬辦、批示、承辦、催辦、銷毀或歸檔等全過程的處理。收文管理設計要求滿足能夠自行定義收文流程，以適應將來不同的收文需要提供辦公用各種文件格式，建立常用的公文模塊，并有各類示例文章提供手工錄入、紙介質的掃描錄入、網絡引入及各種文件的導入方式對收文全過程的監(jiān)控及催辦，并提供圖形化的流程查閱對收文可以進行多條件查詢，并嚴格控制公文的打印權限提供收文全過程的靜態(tài)可維護性。發(fā)文管理發(fā)文管理用于發(fā)送、保存和處理各級單位發(fā)文，一份發(fā)文經過擬稿、核稿、逐級通過主辦和擬辦單位的審批，最后提交領導簽發(fā)。發(fā)文結束后，可將發(fā)文歸檔轉入檔案管理系統(tǒng)進行管理。根據學校的實際情況，發(fā)文管理提供以下功能提供手工錄入、紙介質的掃描錄入、網絡引入及各種文件的導入方式對發(fā)文全過程的監(jiān)控及催辦，并提供圖形化的流程查閱對發(fā)文可以進行多條件查詢，并嚴格控制公文的打印權限提供發(fā)文全過程的靜態(tài)可維護性。檔案管理檔案管理主要內容包括文件、照片、傳真、合同、協(xié)議、會議記錄、宣傳報道等多種形式。檔案管理流程是各處室、職能部門負責檔案的平時歸卷，定期將檔案送到檔案室集中歸檔，檔案室收到檔案后按照文書、會計、科技、基建四類進行總分類，然后按照部門、文件類型等形式進行二次分類，對部分文件規(guī)定其密級等要素，然后將檔案歸檔，并將部分檔案存入微機。對檔案的查詢由檔案室主任決定其查詢權限。檔案管理功能包括自動組卷，案卷查詢，案卷統(tǒng)計，案卷刪除，文件管理等。系統(tǒng)提供到文件一級的檔案管理，其中已包括目錄的處理等功能。文件類型可以包括各種多媒體形式，如圖片、錄音、錄像等。簡捷可靠的文件整理的功能。本系統(tǒng)能夠簡便地對文件進行移入、移出、組合等。簡捷可靠的案卷整理功能。本系統(tǒng)能夠簡便地實現(xiàn)案卷在案卷目錄中位置的移動等?？焖俚奈募檎液蜋z索功能。自身維護。檔案室除預先存在建立的卷宗外，可根據需要建立新卷宗。對存入檔案室的文件在編目表中自動編目。檔案摘要卡及其多個視圖創(chuàng)建、管理、維護。系統(tǒng)根據檔案摘要卡中相應內容自動更新。對外服務中對每種檢索均考慮模糊匹配功能,并提供一些組合檢索方式。2模塊使用介紹各模塊有基本統(tǒng)一的模式，上面是工具條，工具條使用詳見主頁面的介紹。左邊是大綱，用來選擇不同的查看方式或新建文檔（根據不同模塊有所不同），右邊是文檔查看視圖，根據用戶選擇不同的模式列出所有文檔，每個文檔會顯示成鏈接，您可以點擊查看他的詳細內容。區(qū)域示意圖視圖區(qū)視圖區(qū)一般包含多個按鈕，包括刷新全部展開全部折疊第一頁上一頁下一頁最后一頁全文檢索這些按鈕在視圖上方和下方各有一行，他們的功能完全一樣，各放一行主要用來方便您的操作刷新用來刷新頁面顯示全部展開和全部折疊用來一次性展開和折疊所有標題項第一頁用來回到顯示的第一頁最后一頁用來回到顯示的最后一頁上一頁和下一頁用來上翻或下翻一頁全文檢索對數據庫內容進行全文檢索由于系統(tǒng)平臺的一些局限性，第一頁上一頁下一頁最后一頁這四個按鈕在顯示內容只有一頁時也會顯示，這時您選擇下一頁時系統(tǒng)會只顯示一條文檔，這時數據并未丟失，請不要擔心，您選擇第一頁或上一頁或者