2021年人事檔案管理規(guī)范

1、人事檔案管理規(guī)范 第一條為加強和規(guī)范檔案管理，依據中華人民 _檔案法和企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定及干部檔案工作條例，制定本細則。 第二條員工的檔案均由資源部檔案管-理-員負責管理。檔案管理人員不能保管本人的檔案。 第三條員工失蹤或死亡后滿三年，其檔案應當地勞動行政部門保存。對國家和企業(yè)有特殊貢獻的英雄、模范人物死亡以后，其檔案由公司檔案室按規(guī)定向有關檔案館移交。 第四條人事檔案管-理-員的職責 (一)、保管員工檔案; (二)、及時索要、收集、鑒別和員工檔案材料; (三)、辦理員工檔案的查閱、借閱、和轉遞手續(xù); (四)、登記員工工作、工資、獎懲情況; (五)、為領導和有關部門提供員工的情況; (六

2、)、做好員工檔案的安全、保密、保護工作; (七)、定期向檔案室等部門移交檔案; (八)、辦理其它有關事項。 第五條人事檔案的內容及分類歸檔 (一)、本人歷年填寫的個人簡歷、履歷、登記表; (二)、本人經歷、家庭情況、 _、成長歷史等自傳材料; (三)、本人自我鑒定，組織鑒定材料;對員工的考察、評價材料; (四)、政治歷史審查及甄別復查材料; (五)、員工參入黨、團材料; (六)、獎勵(包括科技和業(yè)務)及各種先進事跡材料; (七)、入伍、退伍、職、出guo等材料; (八)、處分、取消處分的材料; (九)、任免、工資、職稱等材料; (十)、學歷和評定的技能等材料; (十一)、其它有較大價值的可供參

3、考的材料。 第六條人事檔案材料的分類嚴格按干部檔案工作條例、企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定的規(guī)定辦理。 第七條人事檔案的收集、保管和銷毀 一、調動和錄用入公司的員工，應在辦理手續(xù)前調閱檔案，在其報到一個月內立檔。對調入或新建立的檔案都應造冊登記。 二、對員工進行考察、考核、獎懲等形成的材料要及時收集、立卷、保持檔案的完整。 三、立卷歸檔的材料必須認真鑒別，保證材料的真實、文字清楚、手續(xù)齊備。材料須經組織審查蓋章或本人簽字的，應在蓋章、簽字后歸檔。 四、人事檔案材料統一使用十六開規(guī)格的辦公用紙，不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水及復寫紙書寫。 五、按規(guī)定需要銷毀檔案材料時，必須經部門負責人、分管領導批準，

4、并編制銷毀清冊。 六、人事檔案存放應配備檔案庫房、檔案櫥窗等設施。檔案要做到防盜、防火、防蛀、防潮、防光、防塵、防污染。 七、人事檔案材料應分類，裝訂成冊后方能入卷存檔，不得直接入卷。每年要對檔案進行一次、校對工作。 八、檔案應分類編號后存放，編號應與員工編號統一，防止重名重姓員工材料入檔交叉，制檢索目錄，以便查找。 第八條人事檔案的利用和傳遞 一、外單位來公司查閱檔案時，必須持蓋有公章的單位介紹信，經分管領導批準后，方可查閱。 二、本公司各部門因工作需要查閱員工檔案時，應由部門出具證明，由人力資源部負責人批準后方可查閱。 三、公司級領導、黨委辦公室、人力資源部可不經審批查閱員工檔案。 四、建

5、立檔案查閱登記，對查閱職工檔案的情況做好記錄。 五、檔案一般不借出查閱。如必須借出查閱時，應提交報告，分管領導批準，嚴格履行登記手續(xù)。 六、任何人不得查閱或借用本人及親屬(包括父母、配偶、子女及兄弟、姐妹等)的檔案。 七、查閱檔案必須嚴格遵守保密制度和閱檔規(guī)定，嚴禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案。 八、員工被任免中層以上職務，應在任免職務后一個月內移交其檔案。 九、員工調動、，解除勞動或被開除、辭退等，已辦理離公司手續(xù)者，應在一個月內將其檔案移交新單位或戶口所在地的街道辦事處。 十、轉遞檔案應通過機要通訊或派專人送取，并履行登記手續(xù)，不準郵寄或交本人自帶。 “十一、對轉出的檔案，必須按統一規(guī)定的員工檔案轉遞通知單”的項目登記，并密封包裝，加蓋公章和經辦人印章。 第九條新接收檔案，檔案材料不全，可不予接收。接收檔案后，應將基本檔案資料錄入計算機內。員工調出，檔案材料轉出時，應從計算機內注銷員工基本檔案情況。 第十條本細則未盡事宜按企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)