傳統(tǒng)管理費(fèi)用報銷中存在的問題及對策

1、傳統(tǒng)管理費(fèi)用報銷中存在的問題及對策在企業(yè)信息化過程中，管理費(fèi)用報銷往往成為一個盲點(diǎn)，嚴(yán)重的時候就可能成為“水桶效應(yīng)”中那塊最短的板。一個企業(yè)無論身處何種行業(yè)，無論其規(guī)模大小、實(shí)力強(qiáng)弱，管理費(fèi)用報銷都是其時時、處處需要解決的問題。管理費(fèi)用報銷問題遠(yuǎn)不如戰(zhàn)略決策那樣足以影響企業(yè)的發(fā)展方向，也不如投資決策那樣足以左右企業(yè)的經(jīng)濟(jì)命脈，也不如企業(yè)籌資決策那樣足以影響企業(yè)的血液流動，其似乎處于企業(yè)管理的最底層。但實(shí)踐表明，傳統(tǒng)管理報銷工作的確存在一些不足，可能對企業(yè)各項(xiàng)工作的開展產(chǎn)生一定不利影響。 一、傳統(tǒng)管理費(fèi)用報銷中存在的問題 以下通過一個實(shí)例分析傳統(tǒng)管理費(fèi)用報銷中存在的主要問題。 在一次大型廣告會議

2、的舉辦過程中，營銷部小王負(fù)責(zé)財務(wù)報賬工作，即由他辦理費(fèi)用立項(xiàng)、款項(xiàng)借閱、發(fā)票管理、到會計部辦理報賬等。該會議是一次費(fèi)用較高、具有一定綜合性的廣告宣傳會議，根據(jù)該公司制度規(guī)定，此類會議的立項(xiàng)需要四個業(yè)務(wù)部門審核（營銷部、財務(wù)部、審計部、公關(guān)部等）、分管公司領(lǐng)導(dǎo)、總會計師和總經(jīng)理審批。小王草擬好費(fèi)用立項(xiàng)申請資料，部門領(lǐng)導(dǎo)審核后，拿著資料逐個到各個部門、領(lǐng)導(dǎo)會簽，遇到一個不在就得等好幾天，對方忙的時候還得壓單，所以提前一個月就開始走立項(xiàng)流程，總算在會議正式籌辦前完成立項(xiàng)，也順利的憑立項(xiàng)批準(zhǔn)從財務(wù)部借到了錢。費(fèi)用報銷時，小王拿了近500多張發(fā)票、支出明細(xì)清單等資料，找財務(wù)要了管理費(fèi)用報銷單，先填好后，

3、又找8個同事簽支出證明，找部門領(lǐng)導(dǎo)審核，找公司領(lǐng)導(dǎo)審批，最后交到財務(wù)部門，財務(wù)部門又涉及部門領(lǐng)導(dǎo)、會計、稽核、出納、印鑒管理人等。盡管此次會議很成功，但小王覺得財務(wù)報賬這項(xiàng)工作實(shí)在辛苦，期間發(fā)了不少牢騷。 上述傳統(tǒng)管理費(fèi)用報賬過程中暴露出了以下問題： 1、立項(xiàng)審批到財務(wù)部門時，財務(wù)部門認(rèn)為該項(xiàng)預(yù)算總額過高，這可能導(dǎo)致小王所在營銷部的下半年管理費(fèi)用預(yù)算非常緊。 2、立項(xiàng)審批到審計部時，審計部認(rèn)為部分支出屬于個人性質(zhì)支出，不應(yīng)納入會議費(fèi)的范疇。 3、立項(xiàng)審批到公關(guān)部時，公關(guān)部認(rèn)為咨詢費(fèi)支出標(biāo)準(zhǔn)過低，可能請不到好的專家。 4、立項(xiàng)審批到審計部、總經(jīng)理時，審計部負(fù)責(zé)人外出審計，總經(jīng)理到上海出差，中途等

4、了好幾天。 5、費(fèi)用報銷時，不知道如何找費(fèi)用報銷單，到財務(wù)部門去時，說單據(jù)不夠需要重新印。 6、費(fèi)用報銷時，找8個同事簽字，也有3個同事到外地出差。 7、費(fèi)用報銷時，把單據(jù)拿到財務(wù)部門，結(jié)果發(fā)現(xiàn)財務(wù)人員的桌上已經(jīng)堆了很多等待報銷的單據(jù)，小王又不敢把發(fā)票單據(jù)放在財務(wù)的桌上，因?yàn)橹灰獊G了一張發(fā)票，所涉及支出就不能報銷，損失由小王承擔(dān)，他只好經(jīng)常電話詢問財務(wù)人員什么時候有空。 8、管理費(fèi)用報銷中審核、審查、審批、會計核算人員等，面對成堆的紙質(zhì)材料，采用先來先辦原則、逐一處理的方法，從而導(dǎo)致重要的事項(xiàng)沒有得到優(yōu)先辦理。 9、由于工作中發(fā)牢騷，既影響了自己的工作效率，也影響周圍同事的工作情緒。 二、傳統(tǒng)

5、管理費(fèi)用報銷問題的主要表現(xiàn) 傳統(tǒng)管理費(fèi)用報銷暴露出的上述問題，綜合起來表現(xiàn)為以下三種情況： 1、會計信息和制度的孤島 信息孤島問題是一個普遍存在各企業(yè)的情況。所謂信息孤島是指，在一個企業(yè)各個部門之間由于種種原因造成部門與部門之間完全孤立，各種信息（如財務(wù)信息、各種計劃信息等）無法或者無法順暢地在部門與部門之間流動。在上述案例中，涉及的會計和制度信息孤島現(xiàn)象至少包括：營銷部支出的實(shí)時情況、咨詢費(fèi)用支出標(biāo)準(zhǔn)、支出的合規(guī)范圍等。如果這些信息能夠?qū)崿F(xiàn)一定程度的共享，則小王就可以預(yù)先知道，從而可以提高管理費(fèi)用立項(xiàng)的準(zhǔn)確性，工作效率也會得到改善。 2、排隊(duì)問題 排隊(duì)問題幾乎所有人都遇到過，如到超市買東西結(jié)

6、賬排隊(duì)、加油站加油要排隊(duì)，醫(yī)院、銀行掛號要排隊(duì)等。利用信息化手段，排隊(duì)問題得到了部分解決，現(xiàn)在很多醫(yī)院、銀行已提供電子取號，在排隊(duì)等待的時間中，可以坐在醫(yī)院、銀行提供的椅子上，這增加了等待的舒適度，在此之前是要站著排隊(duì)的。實(shí)際銀行通過網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)徹底解決了排隊(duì)問題，目前暴露出來問題的通道容量有時候比較擁擠。上述案例中，涉及的排隊(duì)問題包括：報賬立項(xiàng)中排隊(duì)的；報銷證明找同事驗(yàn)收證明支出中的排隊(duì)；報賬核算中的排隊(duì)等。管理費(fèi)用報賬中的排隊(duì)比醫(yī)院、銀行中的要復(fù)雜一些。一是其涉及需要排隊(duì)的地方較多，包括立項(xiàng)、證明、報銷、支付等四個方面19人，而在醫(yī)院、銀行掛號的地方都是特定，不需要四處走動。二是這19個人履行

7、職責(zé)的介質(zhì)是流動中的唯一的紙質(zhì)材料，導(dǎo)致多窗口不能同時服務(wù)，但某一醫(yī)院、銀行掛號的存在多個窗口，所提供的服務(wù)也基本相同，多窗口能同時提供服務(wù)，且只要有一個有空即可。三是管理費(fèi)用報銷中涉及的“服務(wù)人員”存在出差等不能提供服務(wù)的情況，而在醫(yī)院、銀行 “服務(wù)人員”缺位的情況基本不存在。四是此種排隊(duì)不能選擇費(fèi)用報銷涉及的企業(yè)、部門和人員，但是我們有很多的銀行、超市可供選擇。五是排隊(duì)不能合理優(yōu)化，部分銀行開通了貴賓室、VIP柜臺，在管理費(fèi)用報銷過程中，仍是按傳統(tǒng)的先來先辦原則處理。 3、單據(jù)未能固化 非財務(wù)人員對費(fèi)用立項(xiàng)表、借款單、領(lǐng)款單、費(fèi)用報銷單、差旅費(fèi)報銷單、咨詢費(fèi)明細(xì)表等之類的并不熟悉，日常也不

8、怎么接觸，到了需要用的時候才臨時抱佛腳，往往事倍功半。此外，由于公司制度管理的需要，包括費(fèi)用立項(xiàng)表、借款單、領(lǐng)款單等也可能動態(tài)的發(fā)生變化。 三、如何解決傳統(tǒng)管理費(fèi)用報銷中的問題 管理費(fèi)用網(wǎng)上報銷系統(tǒng)是基于Internet的財務(wù)報銷流程。在這一流程下，員工可以在任何時間，從任何地點(diǎn)提交財務(wù)立項(xiàng)、報銷申請，領(lǐng)導(dǎo)或?qū)徍?、審批人則可用數(shù)字簽名的方式在任何時間，任何地點(diǎn)進(jìn)行業(yè)務(wù)審核、審批，財務(wù)部門對原始憑證審核無誤后，可自動生成記賬憑證并通過網(wǎng)上銀行付款。我們認(rèn)為，實(shí)施該系統(tǒng)可以解決傳統(tǒng)財務(wù)報銷系統(tǒng)的缺陷。 關(guān)于孤島問題的解決。管理費(fèi)用網(wǎng)上報銷系統(tǒng)后，該系統(tǒng)可以成為財務(wù)人員和非財務(wù)人員溝通的平臺，部分信

9、息均可登錄該系統(tǒng)直接了解，如部門年度預(yù)算、部門年度開支的實(shí)時情況、相關(guān)的財務(wù)制度規(guī)定、個人借款和報賬情況等。 關(guān)于排隊(duì)問題的解決。管理費(fèi)用網(wǎng)絡(luò)報銷系統(tǒng)可提供多窗口服務(wù)，如：在立項(xiàng)的過程中，可以把立項(xiàng)表同時發(fā)送給財務(wù)、審計、公關(guān)等部門，在需要8個同事驗(yàn)收支出證明時，可一次性把相關(guān)信息發(fā)送給他們，由其簽署意見，從而可以大大減少排隊(duì)的過程中不均衡和卡殼情況。管理費(fèi)用網(wǎng)絡(luò)報銷系統(tǒng)促進(jìn)了及時處理，遇到“服務(wù)人員”出差的情況，管理費(fèi)用報銷過程中的審核、審查、審批人可以通過網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程履行服務(wù)。管理費(fèi)用網(wǎng)絡(luò)報銷系統(tǒng)可以推進(jìn)優(yōu)先處理，所有的費(fèi)用報銷事項(xiàng)以目錄的形式出現(xiàn)，審核、審查、審批、會計核算人員可以判斷出哪些屬于重要事項(xiàng)，打破了傳統(tǒng)的先來先辦原則，充分體現(xiàn)了管理中的重要性原則。 關(guān)于單據(jù)固化的問題。通過管理費(fèi)用網(wǎng)絡(luò)報銷系