通知通報公文的格式.ppt

1、應(yīng)用文寫作,單元一 企業(yè)常用公務(wù)文書,知識目標(biāo) 1了解通知和通報兩種文種適用的場合 2掌握通知和通報兩種文種的寫作格式 技能目標(biāo) 1能夠根據(jù)具體情況確定是否可用通知或通報行文 2能夠?qū)懗龈袷揭?guī)范、事項明確、語言簡潔的通知 3能夠?qū)懗龈袷揭?guī)范、緣由清楚、分析到位的通報,1,2,任務(wù)1-1 通知與通報寫作,學(xué) 習(xí) 目 標(biāo),項目任務(wù)背景,珠紳服裝有限公司是東莞一家出口加工型制衣廠，2009年1月4日上午，副經(jīng)理王強給秘書徐素娟交代了兩件事情，讓她去處理： 1公司確定春節(jié)放假時間為1月15日（臘月二十）至2月10日（正月十六），各部門要做好放假前的工作安排，檢查電腦、電源、門窗等安全問題。1月11日下

2、午舉行公司新春團拜會，團拜會分為總結(jié)表彰、游戲競賽、晚宴三大活動板塊，8日前各部門將2008年年度總結(jié)交到公司辦公室。上述事項需告知各部門做好準(zhǔn)備。 2 2008年12月19日一車間生產(chǎn)阿蓮牌上衣的帽子進(jìn)入水洗帽子工序時，500條帽子繩纏繞，操作工王田麗沒有一件件地解開，而是直接剪斷繩子，而當(dāng)時已經(jīng)沒有輔料再做繩子，導(dǎo)致大批貨物無法如期交付。這件事由于操作工一心圖快，為簡單省事，馬虎處理，終釀成質(zhì)量事故。為此，公司決定扣該操作工工資200元，并把此事作為教訓(xùn)告知每一位操作工，引起重視，以此為戒,寫 作 任 務(wù),1-1-1 通知寫作,一）明確寫作任務(wù) 要完成王經(jīng)理交辦的第一件事情，徐素娟秘書需要

3、以公文的形式起草一份通知，經(jīng)審核后，印發(fā)給有關(guān)部門，吿知各個部門做好放假前的工作安排。請你代徐秘書起草一份公文通知初稿,一、任務(wù)分析,二）寫作討論,1 公文通知的主體包括哪些要素？ 一般結(jié)構(gòu)形式：標(biāo)題、主送機關(guān)、正文、附件、 成文日期、公文生效標(biāo)識和附注。 2 公文通知的寫作方法和要求是什么？ 3 如果在寫作中碰到困難，請在下面列出 難點的具體內(nèi)容，以便重點攻克,步驟一范文借鑒 步驟二 知識支撐 步驟三 技能演練 步驟四 病文診治 步驟五 初稿修改,完成任務(wù)步驟,步驟一范文借鑒,閱讀范文 范文析評 1. 該通知有如下幾個方面值得借鑒： （1）標(biāo)題要素齊全。 采用完全式標(biāo)題，包括“發(fā)文機關(guān)+介詞

4、 （關(guān)于）+事由+文種”。 （2）主送機關(guān)寫法規(guī)范。 主送機關(guān)采用泛稱，寫法規(guī)范,3）正文結(jié)構(gòu)完整。 包括了開頭、主體、結(jié)尾和結(jié)束語。 正文開頭一段說明了下發(fā)通知的背景和緣由，中間用了一個目的句“為了”，然后用了表明文種的承啟語“現(xiàn)將有關(guān)事宜通知如下”引出下文； 正文主體部分運用條款式結(jié)構(gòu)，從工作階段劃分，部門分工，獎勵機制，輪流培訓(xùn)等方面全面部署了推行“5S”管理的工作，條理清楚； 結(jié)尾提出執(zhí)行的要求；結(jié)束語采用最為常見的慣用語“特此通知”。 （4）成文日期寫法規(guī)范。 采用中文字小寫書寫成文日期符合要求。注意有空四個字。 （5）公文生效標(biāo)識,2.該通知有如下不足之處： （1）特此通知后面沒有

5、句號。 （2）只署發(fā)文單位名稱，沒有蓋 上公章是錯誤的。單一機關(guān)發(fā)文，不落款，在成文日期上蓋 上公章， （3）成文日期右邊只空了2個字是錯誤的，應(yīng)空4個字,一）通知的概念 通知主要用于向下級機關(guān)告知有關(guān)事項，要求下級機關(guān)執(zhí)行某些事項等場合。它可以用來傳達(dá)事情、布置工作、召集會議、任免人員等，應(yīng)用范圍非常廣泛,步驟二知識支撐,二）通知的類型 （1）批轉(zhuǎn)性通知。 指上級機關(guān)采用了下級機關(guān)呈報的公文，并將下級機關(guān)的公文加上批語再下發(fā)給有關(guān)下級機關(guān)要求執(zhí)行的通知。 （2）轉(zhuǎn)發(fā)性通知。 指將上級機關(guān)或不相隸屬機關(guān)的公文加上批語再下發(fā)給有關(guān)下級機關(guān)要求執(zhí)行的通知,3）印發(fā)性通知。 指將本機關(guān)的公文加上批語

6、再下發(fā)給有關(guān)下級機關(guān)要求執(zhí)行的通知。 （4）事項性通知。 指傳達(dá)事情或布置工作的通知。 （5）會議通知。 指告知有關(guān)單位或人員參加會議的通知。 （6）任免通知。 指任命或免除干部職務(wù)的通知,三）通知的特點 （1）廣泛性。 通知既可用于布置工作、傳達(dá)重要指示，也可以用于告知各類事項。不受發(fā)文單位性質(zhì)、級別的限制，各級各類企事業(yè)單位都可以使用。 （2）時效性。 通知有明顯的時效要求，要求辦理的事項需在規(guī)定的時間內(nèi)完成,步驟三技能演練,一）通知的主體結(jié)構(gòu)形式 1. 標(biāo)題+主送機關(guān)+正文+附件 +成文日期+公文生效標(biāo)識（+附注） 2. 通知正文結(jié)構(gòu)形式： 開頭+主體+結(jié)尾+結(jié)束語,二）通知的主體的寫法

7、,1標(biāo)題 （1）完整式標(biāo)題格式： 發(fā)文機關(guān) +介詞（關(guān)于）+事由 +文種 如： 莫森公司關(guān)于全面推行“5S”管理的通知 (2)省略式標(biāo)題格式： 介詞（關(guān)于）+事由 +文種 如： 關(guān)于全面推行“5S”管理的通知,2主送機關(guān) 主送機關(guān)就是文件的發(fā)送對象，即文件的承辦、執(zhí)行機關(guān)。主送機關(guān)可以是一個或幾個，如果發(fā)送對象范圍很廣可以使用抽象概括的泛稱。 3正文 正文一般由開頭+主體+結(jié)尾+結(jié)束語四部分組成。 （1）開頭. 主要表明通知的緣由、目的、意義等。緣由一是上級或本單位領(lǐng)導(dǎo)的指示；二是客觀情況的需要。常用“為”、“為了”這樣的目的句開頭，以“現(xiàn)將通知如下：”這樣的承啟語結(jié)束，引出主體,2）主體。

8、主體部分寫具體事項， （3）結(jié)尾。 結(jié)尾部分寫執(zhí)行要求或希望， （4）結(jié)束語 常用“特此通知”等慣用語作結(jié)尾,通知正文特殊寫法,1）批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)性通知正文寫法。 這類通知多用于國家機關(guān)，而企業(yè)中用得較少。正文包括三個層次：第一是批語；第二是寫批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)或印發(fā)的規(guī)章或文件；第三是提出要求。 沒有單獨的開頭和結(jié)束語。 例：批轉(zhuǎn)性通知正文寫法。 各市、縣、自治縣人民政府，省府直屬有關(guān)單位： 現(xiàn)將省文化廳關(guān)于貫徹實施意見批轉(zhuǎn)給你們，請認(rèn)真貫徹執(zhí)行。 （XX省人民政府公章） 二00二年一月二十一日,2）事項性通知正文寫法。 開頭寫緣由、目的、意義等； 主體一般包括：具體的事項或工作任務(wù)； 結(jié)尾寫執(zhí)行

9、要求。多用“以上通知，望認(rèn)真 貫徹執(zhí)行”、“特此通知，望認(rèn)真貫徹執(zhí)行”等。 有些事項性通知也沒有單獨的結(jié)束語,3）會議通知正文寫法。 。 正文一般由開頭+主體+結(jié)尾+結(jié)束語四部分組成。 開頭。寫明召開會議的原因、目的、名稱、會期與地點。 主體。應(yīng)寫明召開會議的議題、日程、具體時間與地點、報到時間與地點、出席人員、需準(zhǔn)備的材料、聯(lián)系方式等。 結(jié)尾。有的提出要求，有的沒有單獨結(jié)尾。 結(jié)束語。一般寫“特此通知”。 注意：會議通知一般有附件和附注；會議通知正文的寫作要求：明確、具體、周密,4）任免通知。 寫法比較簡單，開頭用一句“經(jīng)XXXXX會議研究決定：”然后轉(zhuǎn)段寫上任免人員的姓名和職務(wù)即可。 例：

10、 XX總公司關(guān)于XXX等同志的任免通知 各分公司、事業(yè)部，總公司直屬各部門： 經(jīng)總公司辦公會議研究決定： XXX同志任總公司辦公主任，免去其銷售部經(jīng)理職務(wù)； XXX同志任總公司財務(wù)總監(jiān)，免去其財務(wù)部經(jīng)理職務(wù)； XXX同志任總公司銷售部經(jīng)理，免去其XX車間主任職務(wù)； XXX同志任總公司財務(wù)部經(jīng)理。 特此通知。 （XX總公司公章） 二00九年一月八日,4成文日期 成文日期，又叫署時，是指公文生效的法定時間。一律用漢字的小寫數(shù)字，寫全稱。不得用漢字的大寫數(shù)字和阿拉伯?dāng)?shù)字書寫。如：“二00九年一月八日”。 單一機關(guān)發(fā)文成文日期右留空4個字；兩個單位聯(lián)合發(fā)文成文日期左右各留空7個字,5 印章或簽章,即是

11、公文生效標(biāo)識 。印章是組織的公章；簽章是組織負(fù)責(zé)人的簽名章。在我國國家主席、中央軍委主席、各級政府首腦、政府部門首腦發(fā)布命令采用簽章，不蓋公章,印章的使用有如下情況,1）單一發(fā)文印章 單一機關(guān)制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機關(guān)名稱，只標(biāo)識成文日期。成文日期右空4字；加蓋印章應(yīng)上距正單一機關(guān)制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機關(guān)名稱，只標(biāo)識成文時間。成文時間右空4字；加蓋印章應(yīng)上距正文2mm4mm，端正、居中下壓成文時間，印章用紅色。 當(dāng)印章下弧無文字時，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文時間上； 當(dāng)印章下弧有文字時，采用中套方式，即印章中心線壓在成文時間上。1行之內(nèi)，端正、居中，下壓成文時間，印章用紅色 成

12、文日期加蓋機關(guān)公章，端正居中，上不壓正文，下不壓底線，騎年蓋月,2）聯(lián)合行文印章,當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋兩個印章時，應(yīng)將成文日期拉開，左右各空7字；主辦機關(guān)印章在前；兩個印章均壓成文日期；只能采用同種加蓋印章方式，以保證印章排列整齊；兩印章互不相交或相切，相距不超過3mm（見樣板六）。 當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋3個以上印章時，為防止出現(xiàn)空白印章，應(yīng)將各發(fā)文機關(guān)名稱（可用簡稱）按加蓋印章順序排列在相應(yīng)位置，把印章加蓋其上；主辦機關(guān)印章順序在前；每排最多排3個印章，兩端不得超出版心；最后一排如余一個或兩個印章，均居中排布；印章之間互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字標(biāo)識成文時間,特殊情況說明,當(dāng)公文排版后

13、所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛恢脮r，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，務(wù)使印章與正文同處一面，不得采取標(biāo)識“此頁無正文”的方法解決,6 附注 公文如有附注，用3號仿宋體字，居左空2字加圓括號標(biāo)識在成文時間下一行。 附注一般是對公文的發(fā)放范圍，使用時需注 意的事項加以說明，如“此件發(fā)至縣團級”、“此件 可見報”等；辦法還規(guī)定：寫“請示”時，要在 附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話,三）通知的寫作要求,1明確用途，采用與之相應(yīng)的寫法。 通知使用頻率很高，應(yīng)用范圍廣泛，不同場合寫作方法各有不同。因此，寫作時必須首先明確其用途，然后才能有針對性地選擇與之相適應(yīng)的寫法進(jìn)行寫作。 2通知事項的表述要條理清楚、明確具

14、體、便于理解和執(zhí)行。 通知事項的表述是寫作的重點，告知有關(guān)事項的信息是所有通知的共同點。單純知照性信息的表達(dá)要求完整、準(zhǔn)確、具體。布置工作類的信息因為內(nèi)容較為復(fù)雜，又需要辦理和執(zhí)行，因此，在表達(dá)上需要有條理地分條列款，明白無誤地提出工作任務(wù)、措施和要求，便于受文單位具體操作,步驟四病文診治,病文閱讀（見課本） 病文析評 （1）標(biāo)題不規(guī)范，發(fā)文機關(guān)名稱不能簡寫，要寫全稱。缺少介詞“關(guān)于”，事由表述不清楚。 （2）沒有寫明主送機關(guān)名稱，而在該位置所寫的“各個部門請注意”應(yīng)刪去。 （3）正文所用語言太過于口語化，應(yīng)使用書面語言。 （4）正文緣由部分應(yīng)當(dāng)使用目的句和文種承啟語。 （5）會議時間不具體，

15、成文時間沒有使用漢字?jǐn)?shù)字。 （6）缺少結(jié)束語，正文下應(yīng)寫上“特此通知,步驟五初稿修改,1.對照范文進(jìn)行修改 2.根據(jù)掌握的知識和寫作要求進(jìn)行修改 3.通過分析病文進(jìn)行修改 4.通過同學(xué)之間互評進(jìn)行修改,一、國家行政機關(guān)公文概述 （一）公文概念 1 廣義的公文概念 廣義的公文是指社會組織用于公務(wù)上的文書，簡稱公文。 2 狹義的公文概念 狹義的公文是指法定公文，俗稱文件，是國家機關(guān)以法規(guī)形式確立、為處理機關(guān)公務(wù)、具有特定格式和處理程序的文書,相關(guān)知識拓展,我國主要有五種,1）由中共中央辦公廳1996年5月3日印發(fā)的中國共產(chǎn)黨機關(guān)公文處理條例規(guī)定的16種黨的機關(guān)公文； （2）由國務(wù)院2000年8月2

16、4日發(fā)布的國家行政機關(guān)公文處理辦法規(guī)定的13種國家行政機關(guān)公文（2001年1月1日施行）； （3）由全國人大常委會辦公廳2000年11月15日印發(fā)的的人大機關(guān)公文處理辦法規(guī)定的19種人大機關(guān)公文,4）由中央軍委辦公廳1992年3月30日印發(fā)的中國人民解放軍機關(guān)公文處理條例規(guī)定的13種軍隊機關(guān)公文； （5）由最高人民法院1996年4月9日印發(fā)的人民法院公文處理辦法規(guī)定的13種人民法院公文,二）國家行政機關(guān)公文概念 國家行政機關(guān)公文（包括電報，下同）是指國務(wù)院和地方各級人民政府，在行政管理過程中形成的，具有法定效力和規(guī)范體式的文書。 國家行政機關(guān)公文是依法行政合進(jìn)行公務(wù)活動的重要工具,三）國家行政

17、機關(guān)公文種類 1國家行政機關(guān)公文有13種： 命令、決定、公告、通告、通知、 通報、議案、報告 、請示、批復(fù)、 意見、函、會議紀(jì)要,2按行文方向劃分有三大類 （1）上行文：請示、報告、意見、會議紀(jì)要； （2）平行文：函、議案、意見、會議紀(jì)要； （3）下行文：命令、決定、公告、通告、通知、通報、批復(fù)、意見、會議紀(jì)要。 3按緊急程劃分 （1）特急件；（2）急件；（3）平件。 （電報分為：特提、特急、加急、平急） 4按秘密等級劃分：絕密文件、機密文件、秘密文件、普通文件,四）國家行政機關(guān)公文特點 1鮮明的政策性； 2法定的權(quán)威性； 3廣泛的實用性； 4確定的對象性； 5嚴(yán)格的體式性； 6規(guī)范的程序性,五）選擇、決定公文文種的依據(jù) 1公文的內(nèi)容和目的。 2發(fā)文機關(guān)的權(quán)限。 3發(fā)文機關(guān)與受文機關(guān)之間的關(guān)系,二、國家行政機關(guān)公文用紙與尺寸,三、公文文面格式,公文文面格式由眉首、主體、版記三部分組成。 （一）眉首 份號 秘密等級和保密期限 緊急程度 發(fā)文機關(guān)標(biāo)識（紅色印刷） 發(fā)文字號 簽發(fā)人,主體