【人事制度】會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部管理制度

1、會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部管理制度第一章總則一、會(huì)計(jì)電算化管理是會(huì)計(jì)電算化工作的重要內(nèi)容，為推動(dòng)集團(tuán)公司會(huì)計(jì)電算化工作的健康發(fā)展，保證會(huì)計(jì)信息處理和存儲(chǔ)的合法、安全、準(zhǔn)確、可靠，根據(jù) 和財(cái)政部 、財(cái)政部 、 財(cái)政部 以及廣州市財(cái)政局會(huì)計(jì)電算化的有關(guān)規(guī)定，特制定本管理辦法。二、開展會(huì)計(jì)電算化工作，是促進(jìn)會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范化和加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理水平，提高經(jīng)濟(jì)效益的重要手段和有效措施。各單位要把會(huì)計(jì)電算化作為提高會(huì)計(jì)工作質(zhì)量和建立現(xiàn)代企業(yè)制度的一項(xiàng)重要工作來抓。三、逐步提高會(huì)計(jì)人員的電算化操作水平，使一部分會(huì)計(jì)人員能夠負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)軟件的維護(hù)，并培養(yǎng)部分會(huì)計(jì)人員逐步掌握會(huì)計(jì)電算化數(shù)據(jù)分析工作。四、講求效益，處理好及時(shí)更新技術(shù)

2、設(shè)備與勤儉節(jié)約的關(guān)系，既不盲目追求最新技術(shù)和先進(jìn)設(shè)備，也不忽視技術(shù)的發(fā)展趨勢，造成設(shè)備過快陳舊過時(shí)。五、統(tǒng)一應(yīng)用財(cái)務(wù)管理軟件。為適應(yīng)財(cái)務(wù)管理網(wǎng)絡(luò)化，提高企業(yè)管理水平的需要，我集團(tuán)公司所屬單位統(tǒng)一采用“金蝶k3 系統(tǒng)”作為財(cái)務(wù)管理軟件。并為以后與其他信息系統(tǒng)的聯(lián)網(wǎng)做好準(zhǔn)備工作，逐步建立以會(huì)計(jì)電算化為核心的集團(tuán)公司信息管理系統(tǒng)，做到單位內(nèi)部信息資源共享，充分發(fā)揮會(huì)計(jì)電算化在經(jīng)營管理中的作用。第二章替代手工記賬驗(yàn)收條件一、采用電子計(jì)算機(jī)替代手工記賬，是指應(yīng)用會(huì)計(jì)軟件輸入會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，由電子計(jì)算機(jī)對會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行處理，并打印輸出會(huì)計(jì)資料。替代手工記賬是會(huì)計(jì)電算化的基本目標(biāo)。二、集團(tuán)公司獲得市財(cái)政局授權(quán)成立會(huì)

3、計(jì)電算化驗(yàn)收小組，自行驗(yàn)收集團(tuán)公司所屬單位的會(huì)計(jì)電算化工作并報(bào)市財(cái)局會(huì)計(jì)處批準(zhǔn)。三、替代手工記賬的單位，應(yīng)具備以下條件；1 、配備了“金蝶k3 系統(tǒng)”財(cái)務(wù)軟件、相應(yīng)的計(jì)算機(jī)硬件及機(jī)房空調(diào)設(shè)備；2 、 配備了相應(yīng)的會(huì)計(jì)電算化工作人員。 所有會(huì)計(jì)從業(yè)人員必須具備會(huì)計(jì)電算化初級培訓(xùn)資格，使用網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)軟件單位必須至少具備一名以上會(huì)計(jì)電算化中級維護(hù)員；3、執(zhí)行集團(tuán)公司內(nèi)部管理制度；4 、“金蝶 k3 系統(tǒng)” （ 下稱 k3 系統(tǒng) ）與原總公司自行開發(fā)的會(huì)計(jì)核算軟件 （ 以下稱舊軟件 ）或手工帳表（未電算化單位）并行 3 個(gè)月以上，且新舊核算軟件的結(jié)果數(shù)據(jù)相一致；如果新舊軟件核算結(jié)果不一致，并且不一致原因

4、不屬人為錯(cuò)誤，可由專人查明原因，并向驗(yàn)收小組提供書面報(bào)告；5 、 新舊軟件并行期間， 新舊軟件所有核算結(jié)果會(huì)計(jì)資料都必須裝訂成冊， 作為會(huì)計(jì)檔案保存，并作為驗(yàn)收的主要依據(jù)。6、記賬憑證類別使用統(tǒng)一記賬憑證，以適應(yīng)會(huì)計(jì)電算化工作的需要；7 、 提前一周填寫廣州市財(cái)政局會(huì)計(jì)處規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)格式申請表向集團(tuán)公司會(huì)計(jì)電算化驗(yàn)收小組提出書面申請。第三章會(huì)計(jì)電算化崗位責(zé)任制一、建立會(huì)計(jì)電算化崗位責(zé)任制，要明確每個(gè)工作崗位的職責(zé)范圍，切實(shí)做到“事事有人管，人人有專責(zé)，辦事有要求，工作有檢查”。二、會(huì)計(jì)電算化崗位可設(shè)電算主管、軟件操作員、審核員、電算維護(hù)員、電算審查員、數(shù)據(jù)分析員和出納崗位、檔案管理員。1 、電算

5、主管： 全面負(fù)責(zé)集團(tuán)公司會(huì)計(jì)電算化工作，制訂電算化發(fā)展規(guī)劃、總體方案及操作人員的權(quán)限控制；2 、 軟件錄入員： 編制記賬憑證， 并負(fù)責(zé)記賬憑證和原始憑證等會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的輸入工作，輸出記賬憑證、會(huì)計(jì)賬簿、報(bào)表，進(jìn)行部分會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)處理工作，要求達(dá)到會(huì)計(jì)電算 化初級知識培訓(xùn)的水平；3 、審核員：負(fù)責(zé)對輸入計(jì)算機(jī)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)（記賬憑證和原始憑證等）進(jìn)行審核，操作會(huì)計(jì)軟件登記機(jī)內(nèi)賬簿，對打印輸出的賬簿、報(bào)表進(jìn)行確認(rèn)；4、電算維護(hù)員：負(fù)責(zé)保證計(jì)算機(jī)硬件、軟件的正常運(yùn)行，管理機(jī)內(nèi)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)；對軟件所需的維護(hù)和升級負(fù)責(zé)同軟件供應(yīng)商進(jìn)行聯(lián)絡(luò)；對財(cái)務(wù)部門無法解決的硬件問題負(fù)責(zé)同計(jì)算機(jī)中心聯(lián)系；5 、 電算審查員： 負(fù)責(zé)監(jiān)督

6、計(jì)算機(jī)及財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)的運(yùn)行， 防止利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行舞弊，此崗位由計(jì)算機(jī)中心和審計(jì)室有關(guān)人員兼任；6 、 數(shù)據(jù)分析員： 負(fù)責(zé)對計(jì)算機(jī)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析， 提供有關(guān)分析資料供領(lǐng)導(dǎo)決策參考。7、出納：只能使用“現(xiàn)金管理”模塊。8、檔案管理員：負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)軟件和會(huì)計(jì)資料檔案的管理。三、各單位可根據(jù)實(shí)際情況，在不違反內(nèi)部牽制制度的前提下，交叉設(shè)置各崗位，但要保持相對穩(wěn)定。出納只能使用“現(xiàn)金管理”模塊，錄入員和審核員必須分設(shè)。第四章會(huì)計(jì)電算化操作管理制度一、明確規(guī)定上機(jī)操作人員對財(cái)務(wù)軟件的操作工作內(nèi)容和權(quán)限，對操作密碼要嚴(yán)格管理，杜絕未經(jīng)授權(quán)人員操作財(cái)務(wù)軟件；二、操作人員離開機(jī)房前，應(yīng)執(zhí)行相應(yīng)命令退出財(cái)務(wù)軟件；

7、三、凡需要修改財(cái)務(wù)軟件，必須書面提出修改理由、修改內(nèi)容，報(bào)集團(tuán)公司財(cái)務(wù)部，由財(cái)務(wù)部統(tǒng)一向金蝶公司協(xié)商；四、一切修改操作必須在界面菜單下操作，嚴(yán)禁擅自打開數(shù)據(jù)庫強(qiáng)行修改。五、審核通過或已登帳的機(jī)內(nèi)憑證，系統(tǒng)不提供修改功能。發(fā)現(xiàn)已經(jīng)錄入并審核通過或已登帳的記賬憑證有誤時(shí)，只能采用留有痕跡的修改。第五章計(jì)算機(jī)硬件管理制度一、計(jì)算機(jī)硬件及機(jī)房網(wǎng)絡(luò)設(shè)備由具有電腦硬件基礎(chǔ)知識的程序員負(fù)責(zé)管理，集團(tuán)公司電腦室設(shè)兼職計(jì)算機(jī)病毒監(jiān)察員對整個(gè)集團(tuán)公司的計(jì)算機(jī)病毒進(jìn)行監(jiān)測。二、計(jì)算機(jī)房工作時(shí)必須自覺保持清潔，不得將與工作無關(guān)的其他物品（尤其是對電腦正常工作有害的物品及易燃物品 ） 帶入電腦機(jī)房。嚴(yán)禁在電腦機(jī)房內(nèi)吸煙

8、。嚴(yán)禁隨意拔插電腦機(jī)房的電源設(shè)備。三、電腦機(jī)房必須配備空調(diào)設(shè)備，保持適當(dāng)?shù)臏囟取穸拳h(huán)境。四、上機(jī)前應(yīng)首先檢查電源和設(shè)備運(yùn)行是否正常，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)報(bào)告，經(jīng)過電算維護(hù)員檢查認(rèn)可、才能使用。尤其是在計(jì)算機(jī)設(shè)備發(fā)生嚴(yán)重故障時(shí)，不得隨意自行檢修，應(yīng)及時(shí)報(bào)告電腦室，等候檢修。五、限定服務(wù)器操作權(quán)，不得隨意改變服務(wù)器的設(shè)置。六、遇到突發(fā)性停電時(shí)，應(yīng)立即退出系統(tǒng)、關(guān)機(jī)、關(guān)電源；七、 下班前，必須檢查機(jī)器設(shè)備是否已關(guān)好，關(guān)切斷所有電源。第六章軟件和數(shù)據(jù)管理制度一、會(huì)計(jì)核算軟件必須有獨(dú)立的硬盤或子目錄。不得與其他軟件混淆放置；二、計(jì)算機(jī)硬件和軟件出現(xiàn)故障時(shí)，電算維護(hù)員在確認(rèn)有關(guān)數(shù)據(jù)已作備份后，可進(jìn)行排除障礙

9、的有關(guān)措施；如無法解決，可根據(jù)情況通知計(jì)算機(jī)中心或金蝶公司有關(guān)人員，尋求解決辦法；三、軟件操作員根據(jù)審核通過的原始憑證編制記賬憑證并及時(shí)打印，附上原始憑證并經(jīng)審核員進(jìn)行二次審核正確后存放保管，以備裝訂存檔；四、每次輸入的會(huì)計(jì)憑證都必須備份存盤，月底結(jié)賬后即應(yīng)把當(dāng)月會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)備份入 磁盤或光盤中儲(chǔ)存管理；五、科目匯總可以分期或按月進(jìn)行，其中，八欄式本期科目匯總表可替代總賬賬簿 使用；六、現(xiàn)金、銀行存款日記賬按月打??；其他賬簿每年打印兩次：第一次在上半年結(jié)束后 30 天內(nèi)打??；第二次在年度結(jié)束后45 天內(nèi)打印。根據(jù)實(shí)際情況，發(fā)生業(yè)務(wù)少的，可滿頁打印，但應(yīng)保證每年至少打印一次。七、會(huì)計(jì)報(bào)表的編制、打印

10、輸出要根據(jù)財(cái)務(wù)制度的規(guī)定設(shè)置公式編制。各種報(bào)表需經(jīng)軟件操作員、審核員、電算主管簽章確認(rèn)后方為正式報(bào)表。報(bào)表必須通過設(shè)定取數(shù)公式編制，不得用非正常手段進(jìn)行填制；報(bào)表的數(shù)據(jù)必須與結(jié)賬結(jié)果相符，表內(nèi)表間數(shù)據(jù)的勾稽關(guān)系必須正確無誤， 取數(shù)公式一經(jīng)設(shè)定， 必須保持不變， 如需修改，需保存書面報(bào)告。八、輸出數(shù)據(jù)未經(jīng)本單位財(cái)務(wù)主管許可，嚴(yán)禁擅自攜帶外出和外借。九、確保會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和會(huì)計(jì)軟件的安全保密，防止對數(shù)據(jù)和軟件的修改；對磁性介質(zhì)存放的數(shù)據(jù)要保存雙備份：一份存放檔案室，一份存放財(cái)務(wù)部；十、對正在使用的應(yīng)用會(huì)計(jì)核算軟件進(jìn)行修改、升級和計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備進(jìn)行更換等工作，必須保證實(shí)際會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的連續(xù)和安全；由電算維護(hù)員辦理審批手續(xù)，經(jīng)過電算主管和計(jì)算機(jī)中心有關(guān)負(fù)責(zé)人同意后，由電算主管、電算維護(hù)員、計(jì)算機(jī)有關(guān)人員進(jìn)行監(jiān)督，并要求軟件供應(yīng)商協(xié)同操作；十一、為防止外來病毒感染，在未進(jìn)行有效病毒檢測前，任何人不得使用外來磁盤在會(huì)計(jì)核算用電腦上進(jìn)行任何操作。不得隨意將會(huì)計(jì)用磁盤在