企業(yè)合同檔案管理辦法

1、合同檔案管理辦法為進(jìn)一步規(guī)范合同文檔管理工作，提高合同管理水平，逐步實(shí)現(xiàn)公司合同管 理工作的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，特制定本辦法。一、本制度所指的合同檔案是公司在業(yè)務(wù)經(jīng)營中形成的各種協(xié)議、合同文本（不包含勞動(dòng)合同）。二、合同檔案管理原則1、 合同檔案實(shí)行公司財(cái)務(wù)部集中統(tǒng)一管理，以確保檔案的完整、完全和 有效利用。2、 財(cái)務(wù)部應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、組織、整理、保管公司所有合同 文檔，并負(fù)責(zé)監(jiān)督指導(dǎo)各部門的合同管理工作。3、 需以公司名義訂立各種履約性質(zhì)的協(xié)議、文件的部門，為合同承辦部 門，承辦部門應(yīng)根據(jù)合同項(xiàng)目需要指定承辦人，試用期內(nèi)員工非經(jīng)總 經(jīng)辦允許不得作承辦人。三、合同文檔的管理辦法1

2、、 合同文檔以部門名稱結(jié)合簽署日期年月份進(jìn)行分類編號(hào)。2、 合同編號(hào)規(guī)則：承辦部門名稱首字母一合同簽署年、月份（六位）一 順序號(hào)（三位）。示例：tgb- 201102 001 （推廣部2011年2月份第 1號(hào)合同）3、 合同管理實(shí)行承辦部門與相關(guān)部門審查會(huì)簽相結(jié)合的制度，承辦部門對(duì)合同訂立、履行全過程負(fù)全部責(zé)任。承辦部門主管為第一責(zé)任人， 承辦人為直接責(zé)任人。總經(jīng)辦和審查會(huì)簽部門對(duì)應(yīng)當(dāng)提出相關(guān)意見而 未提出的，應(yīng)當(dāng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。4、 各相關(guān)部門和總經(jīng)辦依其職能對(duì)合同訂立、履行、變更、解除全過程 進(jìn)行監(jiān)察、審計(jì)。5、 公司內(nèi)各職能部門一律不得以個(gè)人名義對(duì)外發(fā)出要約，作出承諾，簽 訂合同或具有履

3、約性質(zhì)的書面文件。6、 合同承辦部門和財(cái)務(wù)部應(yīng)分別建立合同臺(tái)賬，實(shí)行履行跟蹤報(bào)告責(zé)任制，合同履行及原始資料必須由財(cái)務(wù)部保管， 承辦部門只留存影印件。7、 保存的合同文檔每年清理核對(duì)一次，如有遺失、損毀，要查明原因， 及時(shí)處理，并追究相關(guān)人員責(zé)任；對(duì)超過兩年以上（包含本數(shù)）的已 履行完畢的合同協(xié)議，由財(cái)務(wù)部甄別并予以歸案。8、 財(cái)務(wù)部要加強(qiáng)對(duì)合同檔案的統(tǒng)計(jì)工作，要以原始記錄為依據(jù)，編制合 同統(tǒng)計(jì)清單，以有效開展合同文檔的查詢、利用工作。9、 各部門員工可在財(cái)務(wù)部查閱合同文檔，確因工作需要須借出查閱，須 進(jìn)行登記，方可在財(cái)務(wù)部辦理相關(guān)借閱手續(xù)，以影印件借出。合同原 件無特殊情況不得外借。10、 合

4、同文檔的保存條件有防火、防潮、防有害生物等措施，以確保合同 文檔的安全。11、 借閱人不得涂改、偽造、撕毀合同檔案材料，違者視情節(jié)予以處罰。12、 合同文檔的密級(jí)為機(jī)密，任何人不得擅自將合同對(duì)外公開，違者視情 節(jié)予以處罰。13、 已簽署的合同應(yīng)明確支付方式及付款時(shí)間，并交予財(cái)務(wù)部及時(shí)催款。四、合同文檔的移交14、 各部門在正式簽署合同后，須在一周內(nèi)將合同正本原件移交財(cái)務(wù)部存 檔。15、 移交的合同文檔必須注明合同編號(hào)并保證齊全、 完整，必須層次分明, 符合其形成規(guī)律。倘若合同發(fā)生變更，則合同編號(hào)不予改變。16、 合同文檔移交時(shí)，必須編制合同移交清單并當(dāng)面清點(diǎn)。以雙方簽字認(rèn) 可后方可完成交接手續(xù)

5、。行政部合同檔案移交清單移交日期移交人合同編號(hào)合同資料附件資料頁數(shù)接收人備注代理記帳業(yè)務(wù)約定書甲方：（以下簡稱甲方）乙方：（以下簡稱乙方）經(jīng)甲乙雙方友好協(xié)商，自愿達(dá)成以下乙方為甲方提供會(huì)計(jì)代理服務(wù)相關(guān)事項(xiàng)的業(yè)務(wù)約定：一、乙方為甲方提供以下會(huì)計(jì)代理服務(wù)：建賬、記賬（總分類賬、二級(jí)明細(xì)賬 卜填制財(cái)務(wù)報(bào)表、稅務(wù)報(bào)表、國稅申報(bào)、地稅申報(bào)（含網(wǎng)上申報(bào)）。甲方如有其他服務(wù)要求，需在約定書中注明，口頭商定無效。二、甲方在每月25日至次月15日前，按時(shí)將本單位所發(fā)生合法的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)票據(jù)傳給乙方 （乙方可上門 取送票據(jù)，每月壹次）并提供納稅申報(bào)所需要的各種印章 （公章、財(cái)務(wù)章、人名章等）。因甲方票據(jù)傳遞、提 供各

6、種印章及稅務(wù)機(jī)關(guān)要求的其他資料不及時(shí)，造成乙方延誤各種納稅申報(bào)的，責(zé)任由甲方自負(fù)。三、在甲方按時(shí)傳遞經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)票據(jù)及按時(shí)提供各種印章的情況下，乙方應(yīng)按時(shí)為甲方代理納稅申報(bào)，造成延誤各稅種申報(bào)的，責(zé)任由乙方負(fù)責(zé)。四、乙方丟失票據(jù)，書寫、計(jì)算錯(cuò)誤而引起的稅務(wù)罰款及滯納金，責(zé)任由乙方負(fù)責(zé)；甲方賬外逃稅、提供的虛假票據(jù)、提供原始憑證不符合規(guī)定引起的稅務(wù)責(zé)任，由甲方負(fù)責(zé)。五、甲方的出納每月應(yīng)主動(dòng)與乙方會(huì)計(jì)核對(duì)銀行賬及現(xiàn)金賬余額。六、甲方在簽訂業(yè)務(wù)約定書的同時(shí)付款，否則無效，到期后乙方接受甲方付款的視為約定延續(xù)，若到期后未續(xù)約付款的，約定終止，雙方不再相互承擔(dān)責(zé)任。七、甲方在業(yè)務(wù)約定期間內(nèi)如有地址、電話、開

7、戶銀行及賬號(hào)、稅務(wù)登記、工商登記等發(fā)生變化應(yīng)在非報(bào)稅期內(nèi)三天、報(bào)稅期內(nèi)（每月25日至次月15日）當(dāng)天通知乙方，不能及時(shí)通知乙方由此而產(chǎn)生的后果， 由甲方自負(fù)。八、業(yè)務(wù)約定到期或終止時(shí)，如果甲方聘用乙方工作人員，乙方對(duì)業(yè)務(wù)約定期間的憑證、賬目、稅 務(wù)出現(xiàn)的問題概不負(fù)責(zé)。九、甲方為：1.純地稅戶2.國地稅戶3.一般納稅人，每月憑證不超過一本，無特殊核算要求（超出要求范圍的，服務(wù)費(fèi)另行協(xié)商）。十、約定期限：年 月至 年 月，付款方式：每，另每會(huì)計(jì)年度賬本及報(bào)表資料費(fèi)貳佰元，工商年檢代理費(fèi)貳佰元，殘保金代理費(fèi)貳佰元；年 月 日合計(jì)收取元。十一、本業(yè)務(wù)約定書一式兩份，雙方各持一份，經(jīng)雙方簽字蓋章付款后生

8、效。本約定書未盡事宜，甲乙雙方應(yīng)本著友好協(xié)商的態(tài)度進(jìn)行協(xié)商解決。十二、會(huì)計(jì)每月25日至次月1日聯(lián)系取票據(jù)，以下列舉部分單據(jù)：1、企業(yè)本月開具的發(fā)票及與之相對(duì)應(yīng)的收款憑證（進(jìn)賬單、現(xiàn)金送款單、現(xiàn)金收入憑單、出庫單、發(fā)票領(lǐng)用存情況等）；2、企業(yè)取得的購貨發(fā)票及與之相對(duì)應(yīng)的支出憑證（支票根、電匯單、現(xiàn)金支出憑單、入庫單等）；3、企業(yè)取得的費(fèi)用發(fā)票（交通費(fèi)、差旅費(fèi)、通訊費(fèi)、廣告費(fèi)、業(yè)務(wù)宣傳費(fèi)、房租、水電費(fèi)、辦公費(fèi)、運(yùn)費(fèi)、汽油費(fèi)、保險(xiǎn)單據(jù)等）及與之相對(duì)應(yīng)的支出憑證（支票根、電匯單、現(xiàn)金支出憑單等 ）；4、銀行繳稅稅票，利息單，進(jìn)賬單，支票存根，電匯單及其它各種銀行票據(jù)；5、企業(yè)自制原始憑單：工資單，折舊單等；6、一般納稅人發(fā)票匯總表