商務(wù)接待管理制度

1、商務(wù)接待管理制度第一章總則第一條為了有效控制成本，塑造同昌集團(tuán)良好形象,加強(qiáng)內(nèi)部管理，規(guī)范同昌集團(tuán)商務(wù)接待工作，特制定本制度。第二條本制度適用于集團(tuán)總部各事業(yè)部及分公司各部門(mén)。第三條本制度規(guī)定的接待范圍主要是集團(tuán)總部各事業(yè)部及分公司各部門(mén)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)所必需的接送、食宿、購(gòu)票、會(huì)談、陪同參觀等方面的安排和工作。包括：1 、上級(jí)主管部門(mén)、項(xiàng)目所在地各級(jí)黨政機(jī)關(guān)、投資方等來(lái)員視察、參觀。2 、公司領(lǐng)導(dǎo)的客人、合作單位人員來(lái)公司交流、參觀、訪問(wèn)。3 、有關(guān)業(yè)務(wù)單位來(lái)員洽談業(yè)務(wù)。4、受有關(guān)單位安排來(lái)訪的外賓或考察團(tuán)等。第四條經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)所需的拜訪同屬于商務(wù)接待范疇。第五條商務(wù)接待的原則1 、平等原則：對(duì)

2、來(lái)賓無(wú)論職務(wù)高低，原則上都應(yīng)平等相待、落落大方。一般情況下，接待人員的級(jí)別原則上應(yīng)與來(lái)賓的級(jí)別基本相等，特殊情況可高規(guī)格接待。2 、對(duì)口原則：一般性接待原則上由行政人事部或?qū)跇I(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)，各職能部門(mén)為對(duì)口接待部門(mén)，并遵循“誰(shuí)出面接待、誰(shuí)結(jié)賬”的原則。3 、節(jié)約原則：各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)在審批業(yè)務(wù)招待費(fèi)申請(qǐng)表時(shí)，需審核其接待總費(fèi)用是否超標(biāo)，原則上優(yōu)先安排在公司食堂宴會(huì)廳就餐。4、周到原則：接待要做到銜接周密，以禮相待，使客人感受到熱情、周到。精品資料5 、保密原則：向來(lái)賓介紹情況，注意保守集團(tuán)/公司機(jī)密；重要會(huì)議要有記錄，巧妙回避不宜回答的問(wèn)題。第二章 管理內(nèi)容第六條 商務(wù)接待管理部門(mén)1 、原則上由行政人

3、事部或?qū)跇I(yè)務(wù)部門(mén)接待，特別重要的賓客接待可協(xié)調(diào)公司領(lǐng)導(dǎo)出面。2 、 行政人事部為公司負(fù)責(zé)賓客接待的職能部門(mén)， 主要負(fù)責(zé)賓客的接送、 食宿、 購(gòu)票、 禮品等的安排。3 、對(duì)口業(yè)務(wù)部門(mén)主要負(fù)責(zé)賓客的會(huì)談、陪同參觀、陪同就餐等。第七條接待部門(mén)應(yīng)根據(jù)來(lái)賓的具體情況，把握接待工作的基本原則及接待規(guī)格等，妥善安排相關(guān)部門(mén)和領(lǐng)導(dǎo)的參與及其他各項(xiàng)具體活動(dòng)。第八條接待工作一般分為會(huì)見(jiàn)、會(huì)談、參觀、宴請(qǐng)等四類(lèi)，接待根據(jù)來(lái)訪目的和內(nèi)容進(jìn)行安排。1 、會(huì)見(jiàn)按其內(nèi)容可分為：禮節(jié)性會(huì)見(jiàn)和事務(wù)性會(huì)見(jiàn)，或兼而有之。禮節(jié)性會(huì)見(jiàn)時(shí)間較短而內(nèi)容較廣泛。事務(wù)性會(huì)見(jiàn)一般涉及工作相關(guān)等的內(nèi)容。2 、會(huì)談是指雙方或多方就某些共同關(guān)心的問(wèn)

4、題交換意見(jiàn)，主要是對(duì)工作相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行洽談、座談、研討，也可指公務(wù)洽談和業(yè)務(wù)談判。會(huì)談一般說(shuō)來(lái)內(nèi)容較為正式，政策性或?qū)I(yè)性較強(qiáng)。3 、參觀分為一般性參觀和專(zhuān)項(xiàng)參觀，接待時(shí)根據(jù)不同需要安排參觀項(xiàng)目及內(nèi)容。4、宴請(qǐng)主要分為禮儀性宴請(qǐng)、交誼性宴請(qǐng)和工作性宴請(qǐng)。禮儀性的宴請(qǐng)。如為重要活動(dòng)而舉行的宴請(qǐng)，都屬于禮儀上的活動(dòng)需要。交誼性的宴請(qǐng)。為表示友好、發(fā)展友誼、交流感情而舉行，如接風(fēng)、送行。工作性的宴請(qǐng)。參加宴會(huì)的各方，為解決特定的工作問(wèn)題而舉行的宴請(qǐng)，以便席間商談。第九條 接待費(fèi)用的管理1、接待費(fèi)用實(shí)行計(jì)劃控制，各事業(yè)部必須嚴(yán)格按照費(fèi)用預(yù)算中預(yù)訂的接待費(fèi)用總額進(jìn)行控制，超標(biāo)將嚴(yán)格按相關(guān)制度進(jìn)行核算、考核

5、。2、接待工作嚴(yán)格執(zhí)行預(yù)算管理，嚴(yán)禁超預(yù)算接待、超權(quán)限接待、超標(biāo)準(zhǔn)接待。3、接待費(fèi)用由負(fù)責(zé)接待的對(duì)口業(yè)務(wù)部門(mén)承擔(dān)，接待工作中發(fā)生的各種票據(jù)由負(fù)責(zé)接待的部門(mén)統(tǒng)一匯 總后按費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)流程履行報(bào)銷(xiāo)手續(xù)。第十條接待標(biāo)準(zhǔn)1、一類(lèi)接待：政府職能部門(mén)（含事業(yè)單位）副廳級(jí)（含）以上；縣級(jí)市市長(zhǎng)、副市長(zhǎng)；區(qū)長(zhǎng)、副區(qū) 長(zhǎng)；銀行分行副行長(zhǎng)（含）以上、分行信貸處及營(yíng)銷(xiāo)處處長(zhǎng)；總行處長(zhǎng)（含）以上；重要合作單位副 總經(jīng)理（含）以上的接待。2、二類(lèi)接待：政府職能部門(mén)（含事業(yè)單位）處級(jí)、副處級(jí)、科級(jí)；銀行分行處級(jí)、副處級(jí)、銀行支 行副行長(zhǎng)級(jí)；重要合作單位部門(mén)負(fù)責(zé)人級(jí)別的接待。3、三類(lèi)接待：除一類(lèi)、二類(lèi)客人外以及外單位參觀學(xué)習(xí)、

6、考察的接待。4、四類(lèi)接待：外單位工作人員的接待（按業(yè)務(wù)需要向?qū)俚乜偨?jīng)理申請(qǐng)）。5、具體接待標(biāo)準(zhǔn)：接待規(guī)格接待地區(qū)迎送標(biāo)準(zhǔn)住佰標(biāo)準(zhǔn)宴請(qǐng)標(biāo)準(zhǔn)（含煙酒）禮品標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)部餐廳外部酒店一類(lèi)接待虹橋總部高檔接待用車(chē)；必要時(shí)請(qǐng)b級(jí)以上領(lǐng)導(dǎo)親自迎送1100 元1000元/人/餐500元/人金山基地800元800元/人/餐江西基地500元400元/人/餐500元/人/餐安徽基地500元400元/人/餐500元/人/餐接待虹橋總部接待用車(chē)接送；必要時(shí)請(qǐng)c級(jí)以800元600元/人/餐300元/人金山基地320元400元/人/餐江西基地上領(lǐng)導(dǎo)親自迎送400元200元/人/餐300元/人/餐安徽基地156元200元/人/餐

7、300元/人/餐虹橋總部公務(wù)車(chē)接送700元300元/人/餐三類(lèi)金山基地300元200元/人/餐100元/人接待江西基地300元80元/人/餐100元/人/餐安徽基地200元80元/人/餐100元/人/餐虹橋總部原則上不安排接原則上不100元/人/餐四類(lèi)金山基地待，需要時(shí)安排承擔(dān)住宿80元/人/餐接待江西基地公務(wù)車(chē)接送費(fèi)用50元/人/餐安徽基地50元/人/餐第十一條 所有來(lái)賓原則上公司不承擔(dān)住宿費(fèi)，公司接待負(fù)責(zé)人可代為訂房。確需由公司承擔(dān)住宿費(fèi)用的，參照以上住宿標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。第十二條 來(lái)賓數(shù)1-3人的，餐費(fèi)可按規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行；來(lái)賓數(shù) 4-6人的，餐費(fèi)可按標(biāo)準(zhǔn)的 80%-90%執(zhí)行；來(lái)賓數(shù)7-10人的，

8、餐費(fèi)可按標(biāo)準(zhǔn)的70%-80%執(zhí)彳t； 11人以上的，餐費(fèi)按標(biāo)準(zhǔn)的60%-70%執(zhí)行。第十三條 接待一、二類(lèi)來(lái)賓，在本辦法規(guī)定的用餐標(biāo)準(zhǔn)上，可上浮 30%報(bào)銷(xiāo)，但每10次不得超額3次，如超標(biāo)報(bào)銷(xiāo)超過(guò)3次或出現(xiàn)超過(guò)上限 30%標(biāo)準(zhǔn)的，一律報(bào)經(jīng)董事長(zhǎng)審批后方可報(bào)銷(xiāo)。若未經(jīng)董事長(zhǎng)審批，其超標(biāo)費(fèi)用的 50%由負(fù)責(zé)接待的業(yè)務(wù)部門(mén)自行承擔(dān)。第三章管理程序第十四條接待審批程序1、接待部門(mén)接到上級(jí)單位或客戶來(lái)訪的來(lái)函、來(lái)電及領(lǐng)導(dǎo)的指示后，了解基本情況：?jiǎn)挝?、人?shù)、 姓名、性別、職務(wù)、來(lái)訪意圖、抵離時(shí)間、乘坐交通工具及車(chē)次或航班等。2 、接待部門(mén)指定專(zhuān)人制定接待工作方案，詳細(xì)了解來(lái)賓是否需要車(chē)輛接送、是否需要安排

9、住宿、是否需要安排宴請(qǐng)、禮品等，然后填報(bào)業(yè)務(wù)招待申請(qǐng)表 ，相關(guān)部門(mén)根據(jù)業(yè)務(wù)招待申請(qǐng)表中的需求信息協(xié)調(diào)、配合、落實(shí)接待工作。3 、三類(lèi)、四類(lèi)來(lái)賓的接待申請(qǐng)，由接待部門(mén)的事業(yè)部總經(jīng)理審批；一類(lèi)、二類(lèi)來(lái)賓的接待申請(qǐng)，由接待部門(mén)的事業(yè)部總經(jīng)理審核，報(bào)董事長(zhǎng)審批。第十五條 接待執(zhí)行程序1 、迎接安排于機(jī)場(chǎng)或車(chē)站迎接來(lái)賓時(shí)，司機(jī)應(yīng)至少提前十五分鐘到達(dá)指定地點(diǎn)，以便引導(dǎo)客人順利到達(dá)停車(chē)點(diǎn)并幫助客人提拿行李。對(duì)身份較高的貴賓來(lái)訪必須安排迎接陪同人員，一般情況下，由與來(lái)賓身份相當(dāng)?shù)膶?duì)口業(yè)務(wù)接待部門(mén)主管領(lǐng)導(dǎo)迎接，特殊情況下可請(qǐng)董事長(zhǎng)出面迎接，接待主管人員原則上應(yīng)陪同前往。2 、入住一般情況下，行政人事部提前預(yù)定好

10、酒店客房后，由負(fù)責(zé)迎接的司機(jī)協(xié)助來(lái)賓辦理入住手續(xù)。一類(lèi)、二類(lèi)賓客的接待，必須由接待部門(mén)相關(guān)人員提前在酒店迎候并協(xié)助客人辦理入住手續(xù)。3 、會(huì)談會(huì)談時(shí)我方人員應(yīng)提前到達(dá)，并在門(mén)口迎接。對(duì)會(huì)談場(chǎng)所、座位應(yīng)事先精心安排，留定座位，桌上放置記錄所需紙筆和飲用水，一、二類(lèi)接待還應(yīng)訂做桌花、擺放果品等，必要時(shí)還應(yīng)準(zhǔn)備座位牌。4、參觀考察根據(jù)來(lái)訪目的、性質(zhì)、來(lái)賓意愿和興趣，選擇有針對(duì)性的參觀考察項(xiàng)目，安排身份相當(dāng)?shù)呐阃藛T引導(dǎo)和解說(shuō)。5、宴請(qǐng)根據(jù)活動(dòng)目的、來(lái)賓身份、經(jīng)費(fèi)預(yù)算等因素確定宴請(qǐng)地點(diǎn)，用餐標(biāo)準(zhǔn)按第十條規(guī)定執(zhí)行。6、送別根據(jù)來(lái)賓意見(jiàn)，預(yù)定車(chē)票、機(jī)票，結(jié)清客人食宿帳目，話別送行，派人派車(chē)送至車(chē)站或機(jī)場(chǎng)。

11、對(duì)身份較高的貴賓必須安排送別陪同人員，原則與貴賓迎接相同。第十六條 費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)程序1 、報(bào)銷(xiāo)各類(lèi)接待費(fèi)用，均須將業(yè)務(wù)招待申請(qǐng)表 、餐飲及住宿發(fā)票等作為報(bào)銷(xiāo)附件。2 、接待費(fèi)用按“一事一清”原則，在接待消費(fèi)后 7 個(gè)工作日內(nèi)辦理報(bào)銷(xiāo)手續(xù)，不得累積報(bào)銷(xiāo)。3 、實(shí)行簽單方式結(jié)算的，以月為結(jié)算周期，由行政人事部統(tǒng)計(jì)后按費(fèi)用所屬事業(yè)部開(kāi)具發(fā)票，由各事業(yè)部分別填制報(bào)銷(xiāo)憑證并按財(cái)務(wù)管理規(guī)定報(bào)銷(xiāo)。4、因各事業(yè)部、子公司業(yè)務(wù)需要所發(fā)生的招待費(fèi)，由各事業(yè)部、子公司自行承擔(dān)。第四章 接待禮儀第十七條 接待禮節(jié)1 、見(jiàn)面：主動(dòng)、熱情、禮貌、遞交名片2 、接待：主動(dòng)起迎，問(wèn)明來(lái)意第十八條 安排交談地點(diǎn)1 、根據(jù)來(lái)客來(lái)意和

12、身份，安排適當(dāng)?shù)攸c(diǎn)（辦公室、接待室、會(huì)議室）進(jìn)行交談。2 、比較忙，一時(shí)難以抽身時(shí)，應(yīng)向客人說(shuō)明暫請(qǐng)他人代接或另定時(shí)間。3 、切忌讓客人久候而無(wú)人問(wèn)津。4、客戶提出和領(lǐng)導(dǎo)或他人交談，應(yīng)立即聯(lián)絡(luò)，并將客人引至約定地點(diǎn)等候會(huì)面，介紹后再行離開(kāi)。第十九條 引見(jiàn)指南首先向領(lǐng)導(dǎo)介紹客人（單位、職務(wù)、姓名） ，引見(jiàn)順序如下：1 、把年輕者介紹給長(zhǎng)者。2 、按社交禮儀需求，依次介紹一行來(lái)客。3 、職務(wù)相同，先介紹年長(zhǎng)的。第二十條 行路要求1 、陪同客人行路，請(qǐng)客人行于自己右側(cè)。2 、乘坐車(chē)、上下樓梯、電梯，禮讓在先，主動(dòng)開(kāi)、關(guān)門(mén)。3 、自己處于主陪地位，應(yīng)并排在客人旁邊，不要落在后邊。第二十一條座次安排參見(jiàn)商務(wù)接待中的座次安排規(guī)范 。第二十二條其他1 、穿著不得過(guò)于隨便，按規(guī)定著裝，衣著整潔，有風(fēng)度。2 、主動(dòng)照顧來(lái)賓中的老人、婦女、兒童和殘障人士。3 、尊重屬不同國(guó)家和民族來(lái)賓的風(fēng)俗習(xí)慣和禮節(jié)。4、接待人員必須第一時(shí)間到達(dá)現(xiàn)場(chǎng)，組織實(shí)施接待活動(dòng)。第五章 附則第二十三條各事業(yè)部、子公司在執(zhí)行接待任務(wù)時(shí)，未嚴(yán)格按照本辦法規(guī)定執(zhí)行的