公司文檔資料管理辦法

1、公司檔案管理制度為規(guī)范公司文檔資料管理，加強文檔資料的收集、歸檔和使用，有效地保 護(hù)和利用文檔資料，為公司各項工作提供便利，提高公司文檔的實用性和有 性，結(jié)合公司的實際情況，制定本管理辦法。公司文檔范圍確定為：文書文檔、電子文檔、聲像文檔技術(shù)部、市場部、辦公室、財務(wù)室項目負(fù)責(zé)人完成的各種文檔，除個人備 份外，要主動交辦公室存檔備份，并填寫文件交割清單，交接人雙方簽字確 （財務(wù)室除外），如因不履行文檔交割存檔制度造成的重要文件丟失，公司 實施問責(zé)。文書文檔分為：基礎(chǔ)文檔、技術(shù)文檔、市場文檔、項目發(fā)展文檔一、主要存檔范圍：（一）基礎(chǔ)文檔：1. 公司設(shè)立、變更的申請、審批、登記等方面的文件材料；2.

2、 公司股東會、董事會形成的文件材料；3. 公司管理制度、流程；4. 財務(wù)、會計及其管理方面的文件材料；5. 勞動工資、人事、法律事務(wù)管理方面的文件材料；6. 教育培訓(xùn)方面的文件材料；7. 公司資質(zhì)8. 知識產(chǎn)權(quán)、商標(biāo)保護(hù)文件9. 獎勵決定、媒體宣傳文件（二）技術(shù)文檔：1. 設(shè)計文件；工藝文件；2. 技術(shù)研發(fā)資料、調(diào)研資料、技術(shù)圖紙、技術(shù)文檔、技術(shù)合作合同等；3. 合作單位資質(zhì)、產(chǎn)品檢測報告等證明材料；4. 產(chǎn)品生產(chǎn)、能源消耗、安全生產(chǎn)方面的文件材料；5. 儀器儀表、機器設(shè)備方面的文件材料；6. 施工日志、檢測數(shù)據(jù)、不同施工階段垃圾樣品及照片、工藝視頻資料。7各種總結(jié)報告；8. 對外技術(shù)合作文件

3、 （三）市場文檔1. 市場營銷方面的文件材料包含PPT等；2. 技術(shù)設(shè)計服務(wù)方案3. 市場信息、調(diào)研情報方面的材料；4. 技術(shù)宣傳方案（四）項目發(fā)展文檔1. 區(qū)、市、國家對口單位的項目咨詢、明細(xì)文件2. 上報項目呈文稿件3. 項目跟蹤以及立項文件4. 各項政策、規(guī)定、法律、法規(guī)等文件。二、文書文檔管理辦法：公司辦公室在主管副總的 領(lǐng)導(dǎo)下， 具體負(fù)責(zé)文書文檔管理、協(xié) 調(diào)。（一）負(fù)責(zé)公司文件和有關(guān)資料的收集、匯總、整理、分類、保管、保護(hù)、 計等工作，貫徹執(zhí)行公司各項規(guī)章制度，嚴(yán)格做好文件資料保密工作；（二）. 協(xié)助做好公司各種宣傳活動的開展工作，收集整理展覽會資料、廣 彩頁、裝訂成冊；（三）. 公

4、司內(nèi)部產(chǎn)品圖紙、工藝文件、技術(shù)數(shù)據(jù)、質(zhì)量保證體系文件及更 單的正本存檔、建檔、保管；（五）. 管理公司重要資質(zhì)證件 , 收集建檔外部 文件；（六）. 管理公司非技術(shù)資料、公司文件、公司制度的歸檔，公司員工人事檔 案的保存；（七）. 公司培訓(xùn)、教育文檔，負(fù)責(zé)公司宣傳網(wǎng)站內(nèi)容的定期更新；（七） . 對其他部門文件、資料工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查，組織業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)與 培訓(xùn)，發(fā)揮文件資料的信息源作用；（九）對遺缺不全的文件資料，采取不同措施，積極收集齊全；（十）文檔分類：依據(jù)文件資料來源、時間、題目、內(nèi)容、字母順序分成 若 干層次和類別。分類除按大類（企業(yè)管理文件、人事、體系文件、技術(shù)類文 件、 外來標(biāo)準(zhǔn)、

5、國際標(biāo)準(zhǔn)、國標(biāo)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等）外，同時按部門、是否保密、保 密 程度來分。建立的檔案目錄、編號方法。（一）公司存檔文件調(diào)閱權(quán)限由副總經(jīng)理以上領(lǐng)導(dǎo)掌握，部門需要調(diào)閱文 件 時要經(jīng)副總經(jīng)理批準(zhǔn)。（二）借閱文件資料者應(yīng)愛護(hù)資料，確保資料的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀；注意安全保密，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn) 借、 遺失。借閱文件資料交還時，須當(dāng)面查看清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)及時 設(shè) 法補救，超過一天的借閱應(yīng)填寫文件交割清單簽字確認(rèn)。（三）公司內(nèi)文件資料利用的方式有： 1）提供文件資料原件； 2）提供文件 資 料復(fù)印件； 3） 提供文獻(xiàn)索引、目錄資料； 4）提供相關(guān)的電子文檔。 （十

6、四）、公司技術(shù)部文檔包括工地施工日志、技術(shù)數(shù)據(jù)記錄、圖紙、工藝 文 件等相關(guān)文字材料要做到分類清楚、日清日結(jié)，及時錄入微機存電子檔。每 周 主動交由辦公室存檔。三、技術(shù)資料歸檔管理辦法 公司的儀器設(shè)備檔案是公司重要的技術(shù)儲備，為充分發(fā)揮儀器設(shè)備檔案在 工程實施、科研中的作用，規(guī)范公司儀器設(shè)備資料的歸檔管理工作，結(jié)合公 司 實際，特制定本規(guī)范。（一）、儀器設(shè)備資料歸檔范圍1、作為公司固定資產(chǎn)的儀器設(shè)備，凡價值在 500 元以上的購置計劃、審批 文件、購貨合同、隨機技術(shù)資料等均屬歸檔范圍。2、價值在 5000 元以上的儀器設(shè)備，還應(yīng) 包括儀器設(shè)備驗收報告，價 值在 10萬元以上的儀器設(shè)備 （ 包括

7、大精設(shè)備和進(jìn)口設(shè)備 ） ，還應(yīng)包括可行性論證 報告。進(jìn)口設(shè)備應(yīng)包括在洽談和引進(jìn)過程中形成的技術(shù)商務(wù)文件。3、有關(guān)設(shè)備管理文件，未生效的合同、協(xié)議書，儀器設(shè)備廣告宣傳品、說 明書等資料。4、固定資產(chǎn)設(shè)備在運行、維修方面應(yīng)予歸檔的資料有：大精設(shè)備和進(jìn)口設(shè)備的使用記錄；保養(yǎng)記錄、故障維修記錄；如需要將出具周期檢測證書。5、儀器設(shè)備報損、報失、報廢的有關(guān)申報、審批文件。6、固定資產(chǎn)設(shè)備在異動、調(diào)劑、報損、報失和報廢等設(shè)備處置方面應(yīng)予歸 檔的資料有： 報廢、報損、報失的儀器設(shè)備，必須將處置申請報告、報廢報告單、 資產(chǎn)處置申請表、資產(chǎn)價值憑證 （ 固資卡片 ） 歸檔。 調(diào)撥和異動的儀器設(shè)備，必須將調(diào)撥報告

8、、批復(fù)、設(shè)備異動報告單 歸檔。（二）、儀器設(shè)備資料歸檔步驟1、固定資產(chǎn)到貨后，設(shè)備采購和驗收人員應(yīng)及時對隨機技術(shù)資料進(jìn)行清點， 做好驗收登記工作。2、設(shè)備采購責(zé)任人，必須將該設(shè)備的有關(guān)歸檔資料一并移交檔案員簽收登 記，移交清楚設(shè)備資料收集、移交手續(xù)。3、檔案員對收集的設(shè)備資料，應(yīng)按要求分類登記、整理，作好保管或移交 工作。4、價值 10 萬元以上的貴重設(shè)備，歸檔資 料整理完畢后及時存檔。（三）、儀器設(shè)備資料歸檔要求1、各設(shè)備接收部門，在辦理設(shè)備出入庫手續(xù)時，必須首先完備資料歸檔手 續(xù)。2、設(shè)備運行、維修、處置資料，應(yīng)在第一時間歸檔。3、公司設(shè)備接收部門負(fù)責(zé)儀器設(shè)備資料的收集、整理和歸檔移交工作，設(shè) 備占有使用部門，必須將應(yīng)歸檔的設(shè)備資料原始件歸檔。4、儀器設(shè)備文件材料，必須使用藍(lán)黑墨水書寫，嚴(yán)禁使用圓珠筆或鉛筆。 字跡要工整，圖樣要清晰，文面要整潔，不得涂改。5、對不合歸檔要求的儀器設(shè)備資料，應(yīng)采取措施及時補齊后，方予辦理出 入庫手續(xù)。6、批量同型號設(shè)備技術(shù)資料，可只上交其中一套，其余資料隨機由使用部 門保存。7、設(shè)備技術(shù)檔案存檔交原始件，復(fù)印件由使用部門、負(fù)責(zé)人保存。查閱技 術(shù)資料按公司檔案管理辦法的規(guī)定執(zhí)行。四、電子、聲像文檔管理辦法 電子文檔是公司辦