活動策劃及管理

1、.1 活動策劃及管理活動策劃及管理 .2 是什么是什么 為什么為什么 活動活動 .3 活動公關(guān)會議營銷 會議營銷是通過會議的形式，利用數(shù)據(jù)庫客戶資源，會議營銷是通過會議的形式，利用數(shù)據(jù)庫客戶資源， 采取現(xiàn)場教育、引導(dǎo)與互動的方法，達(dá)到品牌、渠道、廣告、采取現(xiàn)場教育、引導(dǎo)與互動的方法，達(dá)到品牌、渠道、廣告、 促銷等主題工作的高效整合，實現(xiàn)價值傳遞一步抵終端的過促銷等主題工作的高效整合，實現(xiàn)價值傳遞一步抵終端的過 程。程。 會議營銷的目的會議營銷的目的 1 1、集中目標(biāo)顧客，、集中目標(biāo)顧客，“現(xiàn)身說法現(xiàn)身說法”， 制造價值傳遞高潮。制造價值傳遞高潮。 2 2、有效了解客戶需求、挖掘潛在客戶和項目信

2、息。、有效了解客戶需求、挖掘潛在客戶和項目信息。 3 3、和顧客進(jìn)行雙向溝通，培養(yǎng)顧客忠誠度，建立良好的口碑宣傳。、和顧客進(jìn)行雙向溝通，培養(yǎng)顧客忠誠度，建立良好的口碑宣傳。 4 4、搜集顧客檔案，為數(shù)據(jù)庫營銷奠定基礎(chǔ)。、搜集顧客檔案，為數(shù)據(jù)庫營銷奠定基礎(chǔ)。 5 5、實現(xiàn)品牌和銷售雙贏。、實現(xiàn)品牌和銷售雙贏。 .4 針對性針對性 隱蔽性隱蔽性 節(jié)約性節(jié)約性 感染性感染性 連續(xù)性連續(xù)性 排他性排他性 服務(wù)性服務(wù)性 靈活性靈活性 會議營銷會議營銷 的優(yōu)勢的優(yōu)勢 單一性單一性高產(chǎn)性高產(chǎn)性 長久性長久性資源性資源性 會議營銷的優(yōu)勢會議營銷的優(yōu)勢 .5 會議營銷流程圖會議營銷流程圖 開發(fā)期開發(fā)期活動期活動

3、期跟進(jìn)期跟進(jìn)期 營銷計劃營銷計劃邀請參會邀請參會 回訪服務(wù)回訪服務(wù) 會議策劃會議策劃專題講座專題講座 重復(fù)邀約重復(fù)邀約 篩選名單篩選名單深入溝通深入溝通服務(wù)促銷服務(wù)促銷 會前準(zhǔn)備會前準(zhǔn)備總結(jié)評估總結(jié)評估鞏固關(guān)系鞏固關(guān)系 .6 .7 活動策劃管理 前期策劃 團(tuán)隊組成和時間表 活動場地 車輛安排 現(xiàn)場布置 來賓接待 后勤工作 目標(biāo)和程序、預(yù)算 構(gòu)思 團(tuán)隊組成 項目推進(jìn)表 活動管理表 選擇要求 場地情況 停車場 接待用車 活動策劃管理核心內(nèi)容活動策劃管理核心內(nèi)容 .8 完整的活動策劃所包含的內(nèi)容完整的活動策劃所包含的內(nèi)容 市場背景市場背景 活動對象活動對象 活動目的活動目的 活動主題活動主題 活動日

4、程規(guī)劃活動日程規(guī)劃 活動準(zhǔn)備與分工活動準(zhǔn)備與分工 活動執(zhí)行規(guī)范活動執(zhí)行規(guī)范 活動傳播計劃活動傳播計劃 活動預(yù)算活動預(yù)算 活動效果評估活動效果評估 .9 活 動 策 劃 五 要 素活 動 策 劃 五 要 素 主題與內(nèi)容主題與內(nèi)容 預(yù)算預(yù)算 目的目的 對象對象 創(chuàng)意創(chuàng)意 .10 公關(guān)策公關(guān)策 劃劃 321321 法則法則 1個目的 p 滿足客戶要求 3個前提： 2個關(guān)鍵點 o產(chǎn)品同質(zhì)化 價值點策劃 o資源有限化 議題策劃 o會議泛濫化 主題策劃 o符合定位 支持品牌/產(chǎn)品定 位 o結(jié)果導(dǎo)向 方案的可行性 符合客戶要求 策劃策劃= =策略策略+ +規(guī)劃規(guī)劃 .11 活動策劃的關(guān)鍵點目的活動策劃的關(guān)鍵

5、點目的 確定你的目標(biāo)- 意味著了解如何選擇最近和最穩(wěn)妥的道路 判斷一： 采取何種方式 判斷四： 不做無法改變事實的努力 判斷二： 在活動中體現(xiàn)什么內(nèi)容 判斷三： 拋棄一切非目標(biāo)必須的 華麗想法 .12 活動策劃的關(guān)鍵點確立目標(biāo)的程序活動策劃的關(guān)鍵點確立目標(biāo)的程序 定位準(zhǔn)定位準(zhǔn) 確確 與同事共同陳述活動的目的 與主管反復(fù)討論達(dá)成一致 盡快讓項目組成員參與討論 定義清定義清 楚楚 如何衡量活動效果? 怎樣使活動效果可量化評估? 公布活動的評估標(biāo)準(zhǔn) 確定資確定資 源源 列出所需資源 檢查已有資源 尋求可調(diào)用資源 .13 活動策劃的關(guān)鍵點主題活動策劃的關(guān)鍵點主題 .14 活動策劃的關(guān)鍵點對象活動策劃的

6、關(guān)鍵點對象 對對TargetTarget說話說話 對對TargetTarget說他們聽得懂的話說他們聽得懂的話 并且并且 只對只對TargetTarget說話說話 .15 活動策劃的關(guān)鍵點創(chuàng)意活動策劃的關(guān)鍵點創(chuàng)意 5 5、提煉、提煉 靈感不是一產(chǎn)生就是完善的。更要耐心研討，找出不足之處，以接靈感不是一產(chǎn)生就是完善的。更要耐心研討，找出不足之處，以接 受客觀的批評，補充先前忽略的不足之處。不要太孤芳自賞，因為如果受客觀的批評，補充先前忽略的不足之處。不要太孤芳自賞，因為如果 它是一個好的靈感，其他人亦會受到感染而補足它，不要以為這是多么它是一個好的靈感，其他人亦會受到感染而補足它，不要以為這是多

7、么 了不起的主意，只有被人接受才有價值。了不起的主意，只有被人接受才有價值。 4 4、靈感、靈感 靈感無處不在，洗澡時、在車上、半夢半醒間，午夜夢回時，你的靈感無處不在，洗澡時、在車上、半夢半醒間，午夜夢回時，你的 無意識將變成日?？赡馨腰S加紅成為橘黃色。這是靈感飄然而至無意識將變成日?？赡馨腰S加紅成為橘黃色。這是靈感飄然而至 的方式：經(jīng)常在放棄苦思冥想和在求索之后的休息和放松時到來。的方式：經(jīng)常在放棄苦思冥想和在求索之后的休息和放松時到來。 3 3、醞釀、醞釀 先不提問題，而交由潛意識去想。這不應(yīng)被認(rèn)為不負(fù)責(zé)任，因為思先不提問題，而交由潛意識去想。這不應(yīng)被認(rèn)為不負(fù)責(zé)任，因為思 維最有創(chuàng)意時，

8、會創(chuàng)造神奇。有人稱之為直覺，有人稱維最有創(chuàng)意時，會創(chuàng)造神奇。有人稱之為直覺，有人稱“得來全不費功得來全不費功 夫（靈感）夫（靈感）”不要無所事事，繼續(xù)刺激你的想象力和情感。聽聽音樂，不要無所事事，繼續(xù)刺激你的想象力和情感。聽聽音樂， 看電影，看電視，讀書，與朋友聊天看電影，看電視，讀書，與朋友聊天 一句話、一幅圖、一個表情都一句話、一幅圖、一個表情都 能激發(fā)靈感。能激發(fā)靈感。 2 2、消化、消化 這些資料素材會縈繞于你的腦海，從不同角度和不同思路吸究它們，這些資料素材會縈繞于你的腦海，從不同角度和不同思路吸究它們， 著力尋找其新的關(guān)聯(lián)和新的結(jié)合。如果將之與事實結(jié)合的任務(wù)變得費時著力尋找其新的關(guān)

9、聯(lián)和新的結(jié)合。如果將之與事實結(jié)合的任務(wù)變得費時 費力，并且最終發(fā)現(xiàn)它是毫無希望的，那就不妨放棄。費力，并且最終發(fā)現(xiàn)它是毫無希望的，那就不妨放棄。 提示：把最初哪怕是瘋狂的或不成熟的想法記下來，以后也許會派上用提示：把最初哪怕是瘋狂的或不成熟的想法記下來，以后也許會派上用 場。場。 1 1、收集資料、收集資料 這一點顯然很重要，因為它需要大量的時間和努力收集資料。被趕這一點顯然很重要，因為它需要大量的時間和努力收集資料。被趕 時間和其他權(quán)宜之計而忽略。這是錯誤的省事，現(xiàn)在花時間以后就省事時間和其他權(quán)宜之計而忽略。這是錯誤的省事，現(xiàn)在花時間以后就省事 了。否則對著張白紙閉門造車更糟糕，有兩種資料需

10、要收集。了。否則對著張白紙閉門造車更糟糕，有兩種資料需要收集。 . .與產(chǎn)品和消費者有關(guān)的事實，盡力了解這兩方面。使用產(chǎn)品，拆開它與產(chǎn)品和消費者有關(guān)的事實，盡力了解這兩方面。使用產(chǎn)品，拆開它 試著和其制造者一樣了解產(chǎn)品與消費者見面。了解其習(xí)慣，講話方式，試著和其制造者一樣了解產(chǎn)品與消費者見面。了解其習(xí)慣，講話方式， 生活方式。生活方式。 . .收集一切信息，需要對任何事、對生活各方面感興趣，尋根究底，無收集一切信息，需要對任何事、對生活各方面感興趣，尋根究底，無 話題不含常識、自然，所有前述的智威湯遜法則都包括在這個資料的收話題不含常識、自然，所有前述的智威湯遜法則都包括在這個資料的收 集過程

11、中。集過程中。 .16 活動策劃的關(guān)鍵點創(chuàng)意活動策劃的關(guān)鍵點創(chuàng)意 創(chuàng)意是駕御關(guān)聯(lián)的創(chuàng)意是駕御關(guān)聯(lián)的 能力能力 在有些人的眼中，每件 事都是獨立的、瑣小的 ，而對于有創(chuàng)造力的人 來說，事實是知識鏈上 連接的某一環(huán)。 從小狗的溫順可聯(lián)系到 衛(wèi)生紙的柔軟；漢堡包 的形狀從某一角度像嘴 形。 創(chuàng)意是舊因素的新創(chuàng)意是舊因素的新 組合組合 “萬花筒”，一個裝了 彩色玻璃碎片的筒，每 轉(zhuǎn)一下就會變成新的搭 配顯出新的花樣。而且 由成千上萬種人搭配。 創(chuàng)意亦是新的花樣，有 創(chuàng)意力的頭腦就是花樣 制造機，將品牌信息與 從大千世界中提煉的知 識和經(jīng)驗相結(jié)合。 創(chuàng)意兩大原則創(chuàng)意兩大原則 .17 活動策劃的關(guān)鍵點預(yù)算

12、活動策劃的關(guān)鍵點預(yù)算 先確定預(yù)算，先確定預(yù)算， 再確定計劃是再確定計劃是 穩(wěn)妥的方法穩(wěn)妥的方法 確定必須成本 來賓交通及接待 場地費用和搭建 資料禮品的準(zhǔn)備 納入非必須成本 表演和娛樂 主持人等 其他 .18 前期準(zhǔn)備構(gòu)思前期準(zhǔn)備構(gòu)思 摒棄頭腦中所有雜念，全心全意地想象活動的全過程， 這個想象應(yīng)至少重復(fù)三次，并將你想象的全過程詳細(xì)地 說給你的團(tuán)隊，以便獲得補充： 每個環(huán)節(jié)可能出現(xiàn)問題的地方 每個環(huán)節(jié)所需用到的物料 每個環(huán)節(jié)是否可以再優(yōu)化 每個環(huán)節(jié)是否給人驚喜 在構(gòu)思完成后，再次檢查你的目的是否達(dá)到？ 在構(gòu)思完成后，再次檢查你的預(yù)算是否足夠？ .19 團(tuán)隊構(gòu)成和時間表團(tuán)隊團(tuán)隊構(gòu)成和時間表團(tuán)隊 項

13、目負(fù)責(zé)人項目負(fù)責(zé)人 參與部門參與部門 項目所必須的人員配備項目所必須的人員配備 供應(yīng)商列表和對應(yīng)聯(lián)系人：供應(yīng)商列表和對應(yīng)聯(lián)系人： 場地場地 搭建搭建 租車租車/ /禮儀禮儀 攝影攝像攝影攝像 其他其他 確定你的工作團(tuán)隊確定你的工作團(tuán)隊確定你的供應(yīng)商確定你的供應(yīng)商 .20 團(tuán)隊構(gòu)成和時間表項目推進(jìn)表團(tuán)隊構(gòu)成和時間表項目推進(jìn)表 項目推進(jìn)表（為可控因素預(yù)留必要時間：比正常時間多（為可控因素預(yù)留必要時間：比正常時間多1/3 1/3 ） 項目執(zhí)行：為每個成員制定每日工作協(xié)調(diào)內(nèi)容 物料清單：列舉已有物料及需要準(zhǔn)備的物料 人員分工：列出每個子項目負(fù)責(zé)人 必須首先確定不可控因素：障礙來自哪里？障礙來自哪里？

14、場地：如果不及時確定可能租不到合適的場地 重要來賓：他們的時間、行程是不確定的 其他不可控因素 預(yù)定的檢查時間通報: 向所有成員報告每日工作的完成情況,分享你的完成快樂,也分享別人 的完成快樂 使其他成員知道應(yīng)該沿著你完成的項目去做什么? 應(yīng)付意外情況、贏得補救機會 .21 項目推進(jìn)表的分解正確制定并運用子目標(biāo)項目推進(jìn)表的分解正確制定并運用子目標(biāo) 所有子目標(biāo)的完成將自然導(dǎo)致總目標(biāo)的完成 與所有成員逐個討論總目標(biāo) 明確每個成員的工作及在總體任務(wù)中的位置 為每個成員限定目標(biāo)要求及資源 使每個成員了解子目標(biāo),但同時知道總目標(biāo) 每個個體都應(yīng)該擁有完成子目標(biāo)所相應(yīng)的權(quán)利 運用子目標(biāo)來限定責(zé)任和要求 .2

15、2 .23 可能出錯的就一定會出錯！可能出錯的就一定會出錯！ .24 團(tuán)隊構(gòu)成和時間表活動管理表團(tuán)隊構(gòu)成和時間表活動管理表 活動基本要素（時間、地點、參與人、主題、流程等） 活動物料匯總 接待流程和要求 活動現(xiàn)場具體分工（人員位置和要求） 文案準(zhǔn)備 新聞稿 主持人稿 領(lǐng)導(dǎo)講話稿 重要領(lǐng)導(dǎo)的現(xiàn)場文件夾內(nèi)容資料 通訊錄 .25 活動管理表的主要目的確定活動基本要素活動管理表的主要目的確定活動基本要素/ /相互關(guān)系相互關(guān)系 及檢查點及檢查點 明確活動基本要素利于活動掌控 參與人員的工作指導(dǎo)，提升工作效率 新增人員的活動手冊，利于快速到位（補位） 相互關(guān)系的確認(rèn) 部門之間的配合和各自負(fù)責(zé)人； 哪些事情

16、可以同時進(jìn)行； 完成項目的方式可能不止一種，通過相互關(guān)系的檢查可以使你找到最 好的方法； 檢查點可為我們提供補救的機會 定期的回顧和檢討：在每隔固定時間由所有成員在一起檢查項目進(jìn)展， 并對意外情況作出補救。 .26 示例：示例： .27 場地選擇列出要求場地選擇列出要求 需要類型：考慮活動類別、主題、品味要求 來賓人數(shù)：測算最小面積要求 活動內(nèi)容：是否有特殊物品擺放，是否需特殊設(shè)施？是 否有頂高要求？是否有破壞可能？ 周邊環(huán)境：交通、噪音、光線、用餐及住宿 氣候條件：防雨、防寒、防暑、日落時間 費用限制：能夠用于場地租賃的最高限額 .28 場地選擇詢問場地選擇詢問 是否有檔期？ 是否有足夠的布

17、展時間？ 場地需要清空嗎？場地清空需要付費嗎？ 場地清掃需要特別安排嗎？ 場地可容納多少人？ 使用該場地是否需要辦理特別手續(xù)？ 是否有噪音及安全、清潔方面的要求？ 場地能夠提供什么設(shè)施？它們是否收費？ 現(xiàn)場視覺效果如何？是否有遮擋視線的裝飾？ 場地有多少衛(wèi)生間？條件怎樣？需要裝飾嗎？ 是否有供貴賓和工作人員休息的地方？ 場地自身工作人員的素質(zhì)如何？是否有類似活動的服務(wù)經(jīng)驗？ 場地是否有存放雜物或資料的地方？ .29 車輛安排停車場車輛安排停車場 停車場在哪里？從停車場到活動場地步行需要多長時間？通過哪 些線路？ 停車場的開放和關(guān)閉時間？ 停車場需要什么憑證？ 是否可以專辟停車場？ 是否有VIP

18、專用停車場？ 是否有“停車已滿”標(biāo)志牌？ 停車場是否有保安管理？ 工作用車停在哪里？是否需付費？ .30 車輛安排活動班車車輛安排活動班車 來賓來自哪里？何時啟程？正常何時抵達(dá)？ 以每半小時為單位，列出航班抵達(dá)時間表，并據(jù)此確定每班班車 的間隔時間、發(fā)車輛數(shù) 班車品牌？新舊程度？ 司機素質(zhì)如何？會否迷路？聯(lián)系方式？ 班車途經(jīng)路線是否有擁堵可能？ 預(yù)留至少一輛機動車輛 .31 車輛安排特殊來賓接待車輛安排特殊來賓接待 特殊來賓有多少人（正確職務(wù)）？他們啟程和抵達(dá)的精確時間表？ 是否有陪同人員？入住酒店？入住時間和離開時間？ 特殊來賓的級別是否有差別？他們是否要求乘坐不同檔次的車輛？ 特殊來賓的行

19、程安排（活動當(dāng)天），征求本人或隨從的意見；活動 前是否觀看場地并參加彩排？ 由誰接待？期間是否有其他安排？（會議？用餐？） 特殊來賓的活動文件夾準(zhǔn)備：簡易流程、講話稿、行程提醒 .32 來賓接待來賓接待 當(dāng)來賓準(zhǔn)備趕赴機場時，接待工作已經(jīng)開始： u來賓是否拿到了正確的機票？ u來賓是否方便抵達(dá)機場？ u當(dāng)來賓抵達(dá)機場時是否安排工作人員辦理手續(xù)？ u來賓是否知道下飛機后應(yīng)該如何做？ 突發(fā)情況處理： u航班延誤 u個別來賓遲到 .33 來賓接待來賓接待 當(dāng)來賓走下飛機后： u確保第一時間知道接站人位置 u在班車等候時間不能超過30分鐘 u在班車行程中為來賓播放輕松音樂 突發(fā)情況處理： u班車損壞

20、u部分來賓延誤 u班車迷路 .34 來賓接待來賓接待 當(dāng)來賓抵達(dá)接待區(qū)時： u確保第一時間看到接待人員和接待指示牌 u預(yù)估每批來賓人數(shù)，保障足夠的接待人力 u如果是入住酒店，最好提前拿到所有來賓入住房間，以節(jié)省來賓 登記時間，并在登記完成后交酒店總臺 u在接待區(qū)預(yù)備休息區(qū) u如果是直接進(jìn)入會場，應(yīng)準(zhǔn)備存衣處、行李寄存處，并有專人管 理，預(yù)備存衣牌 突發(fā)情況處理： u因交通原因突然導(dǎo)致來賓人數(shù)劇增 .35 來賓接待來賓接待 來賓登記時應(yīng)了解什么？ u活動的日程安排 u活動所需佩戴證件及使用要求 u活動場地平面圖及入口、出口、衛(wèi)生間位置 u何時可以離開？離開機票領(lǐng)取的時間和方式 u來程時的費用報銷

21、時間、地點、方式 u離開時是否有班車接送？ u用餐時間、地點？用餐憑證？ .36 來賓接待來賓接待 當(dāng)來賓進(jìn)入酒店房間休息： u準(zhǔn)備小型歡迎卡 u確保來賓能夠迅速聯(lián)絡(luò)接待人員 u是否需要提前清空房間內(nèi)的收費物品？ u房間內(nèi)是否需要準(zhǔn)備鮮花及水果？ u房間內(nèi)應(yīng)準(zhǔn)備當(dāng)?shù)芈糜问謨约暗貓D .37 現(xiàn)場布置現(xiàn)場布置 來賓行走線路現(xiàn)場勘察： u場地有多少入口？是否可以確保來賓從指定入口進(jìn)入？ u來賓人數(shù)有多少？是否能夠及時順暢地通過入口？ u入口是否需要鋪設(shè)紅地毯？ u在抵達(dá)會場途中是否要穿越其他場地？是否有明確方向指示？ u來賓進(jìn)入會場后是否能夠立即找到自己的位置？ u不同類別的來賓是否需要分別設(shè)定入口？ u是否有來賓需要特別休息室？ .38 現(xiàn)場布置現(xiàn)場布置 搭建施工 u保證施工期間的用電及保安 u保證施工用料的擺放位置 u檢查施工單位用料擺放是否合理 u