企業(yè)內(nèi)部控制廣告費用控制管理規(guī)定

1、廣告費用控制管理規(guī)定制度名稱執(zhí)行部門廣告費用控制管理規(guī)定監(jiān)督部門受控狀態(tài)編號考證部門第 1 章總則第 1 條目的為合理控制公司廣告費用的支出，特制定本規(guī)定。第 2 條適用范圍本規(guī)定適用于公司廣告企劃部、各區(qū)域銷售分支機構(gòu)。第 2 章管理職責(zé)第 3 條廣告企劃部1 負責(zé)對各項廣告費用的計劃、申報、分配和下達。2 負責(zé)對廣告費用執(zhí)行情況的審核、跟蹤、監(jiān)控和指導(dǎo)。3 負責(zé)對廣告費用計劃的統(tǒng)籌、匯總和臺賬管理。4 負責(zé)對各階段廣告費用的已付和未付款情況進行跟蹤統(tǒng)計。5 負責(zé)定期編制費用使用情況的分析報告。6 負責(zé)組織對相關(guān)部門廣告費用的使用情況進行不定期檢查。7 根據(jù)不同時期的要求，及時向營銷中心上報

2、專項廣告費用計劃和物料需求計劃。8 負責(zé)隨時跟蹤各區(qū)域資源使用情況的合理性，一旦發(fā)現(xiàn)問題及時指導(dǎo)并予糾正。 9負責(zé)對專項費用執(zhí)行情況的審核、跟蹤、監(jiān)控和指導(dǎo)。第 4 條財務(wù)部1 負責(zé)對廣告費用所發(fā)生的結(jié)算單據(jù)進行審核把關(guān)。2 負責(zé)對廣告費用進行控制和核銷。3 負責(zé)組織對相關(guān)部門廣告費用的使用情況進行不定期檢查。第 5 條各區(qū)域銷售分支機構(gòu)1 嚴格按審核好的費用指標(biāo)執(zhí)行，定期上報各階段各項費用的使用情況，建立詳細的費用臺賬并定期 上報。2 嚴格按有關(guān)規(guī)定收集、整理和匯總已發(fā)生廣告費用的結(jié)算資料，及時將資料寄回費用對口部門進行審核及報銷。第 6 條采購部1 嚴格按營銷中心企劃部已審批下來的項目費用

3、指標(biāo)采購物料、贈品和禮品.2 定期上報各階段各項目的使用情況，建立費用臺賬并上報營銷中心企劃部。第 3 章費用控制措施第 7 條廣告費用使用范圍1 各區(qū)域銷售分支機構(gòu)日常廣告費的使用范圍包括媒體費用、場外促銷活動、戶外廣告、終端廣告制 作、改善、物料制作及其他費用等。2 廣告企劃部費用的使用范圍包括各終端建設(shè)費用（如形象端架、店招制作或改造等）、各類物料、市場支持專項促銷費用等，以及公司品牌形象宣傳費用、在地方或中央級媒體的發(fā)布費用、公司各產(chǎn)品統(tǒng) 一活動推廣費用等。第 8 條費用計劃的制訂與下達1費用項目分類（如表 7-12 所示）表 7-12類別費用項目一覽表費用項目廣告類公關(guān)類促銷贈品類終

4、端建設(shè)類其他央視廣告、地方影視廣告、電臺廣告、雜志硬廣告、報紙硬廣告、戶外廣告、展覽展示、 創(chuàng)意設(shè)計和廣告公司代理費等商超采購接待費、記者勞務(wù)費、新聞發(fā)布會、新聞稿酬、報紙軟文、雜志軟文、電視節(jié) 目制作費、贊助費、網(wǎng)絡(luò)維護費、各種記者采訪接待費用等終端采購的贈品、禮品等終端展示展具、專柜費、店招費、賣場及促銷物料等不在以上之列的項目2 廣告企劃部每月 25 日前將次月整體廣告費用計劃向銷售總監(jiān)、總經(jīng)理提出申報，銷售總監(jiān)、總經(jīng) 理于 30 日前批示費用計劃并下發(fā)至廣告企劃部。3 根據(jù)各區(qū)域每月銷售回款額的實際完成情況，企劃部分別計核各區(qū)域的固定廣告費用，并確認上月 各區(qū)域的變動廣告費用，于每月

5、5 日前下發(fā)至各區(qū)域銷售分支機構(gòu)的銷售部經(jīng)理、主管處。第 9 條費用申報和使用流程1費用申報（1）企劃部費用，廣告企劃部提出申請，銷售總監(jiān)審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)。（2）營銷中心各區(qū)域廣告的費用，先向營銷中心企劃部提出申請，銷售總監(jiān)審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)。 2費用使用流程廣告企劃部起草及申報合同，銷售總監(jiān)審批，財務(wù)部備案，總經(jīng)理簽字并蓋合同章后安排制作。第 10 條費用報銷規(guī)定1 費用報銷應(yīng)嚴格按公司的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，報銷時合同審批表上必須附有綜合管理部統(tǒng)一編制的 合同編號，同時準(zhǔn)備好正式的發(fā)票、合同、送貨單、驗收單和照片等單據(jù)。2 各區(qū)域銷售分支機構(gòu)在各項廣告業(yè)務(wù)執(zhí)行完畢后應(yīng)立即收齊相關(guān)手續(xù)，務(wù)必于 15

6、天內(nèi)將資料寄回 總部核銷。如未在規(guī)定的期限內(nèi)執(zhí)行，總部有權(quán)視其為作廢，費用由區(qū)域人員自行承擔(dān)。3 費用報銷的周期原則為發(fā)票入賬后一個月內(nèi)付款，對于一些特殊費用可按合同相關(guān)協(xié)議付款。第 11 條費用控制與檢核1 各區(qū)域必須嚴格按費用臺賬格式要求，將當(dāng)月廣告費用發(fā)生情況詳細填報和控制，并在每月 5 日前 分別上報廣告企劃部，凡不在臺賬范圍內(nèi)的費用一律不予報銷。2 總部將對各區(qū)域進行不定期抽查，發(fā)現(xiàn)不如實申報或制造虛假費用者，將給予經(jīng)辦人及相關(guān)人員相 應(yīng)處罰通報，情況嚴重直至免職。3 廣告企劃部每月負責(zé)將終端廣告費用使用情況及付款執(zhí)行情況進行匯總分析，并上報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。第 4 章檢查與考核第 12 條

7、每季度對廣告費用的使用情況考核一次，費用虛報部分與各區(qū)域相關(guān)人員薪酬掛鉤。區(qū)域經(jīng)理是廣告費用控制的主要責(zé)任人，將視情況對區(qū)域經(jīng)理、主任進行經(jīng)濟處罰。第 13 條對未經(jīng)審核上報的臺賬和不符合規(guī)定或隨意提出修改的，將對各區(qū)域經(jīng)理和相關(guān)責(zé)任人進行通報，且對修改意見不予確認，發(fā)生額均以第一次上報的為準(zhǔn)，由此產(chǎn)生的后果，一律由各區(qū)域銷售分支 機構(gòu)經(jīng)理和銷售人員全部承擔(dān)。第 14 條對已交回的結(jié)算資料因把關(guān)不力、不符合結(jié)算要求，總部需要退回的，如核銷金額達 2 000元以上，每次扣罰各區(qū)域銷售分支機構(gòu)經(jīng)理及相關(guān)責(zé)任人 50 元。第 15 條對于不能按時上報費用使用情況的責(zé)任部門，廣告企劃部有權(quán)拒絕下月的場外促銷活動、終端廣告費用等的呈報。第 16 條第 17 條對于不實申報或虛報費用等情況，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，視其影響程度，給予行政