檔案管理方案

1、檔案管理方案第一節(jié) 總則 為提高檔案管理水平，充分發(fā)揮檔案在公司經(jīng)營管理中的地位，維護公司利益，防止重要文件、資料的遺失，方便查找相關(guān)資料檔案，特制定本方案。第二節(jié) 管理職責(zé)1、 負責(zé)公司機要檔案的收集、整理、分類、保管、借閱等；2、 負責(zé)公司重大項目、公司重大經(jīng)濟合同、公司重大工程的檔案的跟進，公司級其他文檔資料的收集、管理；3、 負責(zé)歸檔管理的各項規(guī)章制度，會議性文件等；4、 負責(zé)檔案提供利用服務(wù)；第三節(jié) 歸檔范圍1、 公司經(jīng)營類：公司各類證書、證照，公司管理類文件，公司經(jīng)營類法律文件等；2、 公司治理結(jié)構(gòu)：公司章程，董事會、股東會決議文件相關(guān)資料，股權(quán)協(xié)議，組織結(jié)構(gòu)圖等；3、 內(nèi)部收發(fā)文

2、：公司各項規(guī)章制度、管理辦法、通知等，政府頒發(fā)的重要文件；4、 匯報性文件：各部門提交公司重要立項報告、報表，外部為公司出具的各種報表報告，等其他匯報性文書資料；5、 協(xié)議合同：公司重要協(xié)議合同（含市場方面重要協(xié)議）；6、 知識產(chǎn)權(quán)：專利、商標(biāo)相關(guān)證書、協(xié)議、通知書等；7、 公司各分公司重要協(xié)議及資料文件；8、 會議性文件：股東大會、董事會、監(jiān)事會、辦公會等會議記錄、會議紀要，等其他會議形式形成的文件、資料；9、 公司級年度機要文件：年度預(yù)算、組織結(jié)構(gòu)、kpi、年度框架協(xié)議、任命書、年終總結(jié)報告、公司級立項報告等；10、 其他公司級機要文件。第四節(jié) 檔案分類（但不限于）及編碼規(guī)則 見附件一 編

3、碼規(guī)則明細、編碼規(guī)則示意圖第五節(jié) 歸檔時間1、 凡已辦理完畢的對公司有重大影響及涉及公司機要的各種文件檔案資料，均應(yīng)在三日內(nèi)提交總辦進行歸檔；2、 公司各部門所產(chǎn)生的對公司有重大影響或涉及公司機要的文書檔案資料，應(yīng)當(dāng)在材料統(tǒng)一整理后及時（三日內(nèi)）到總辦存檔；3、 每年11月、12月2月按檔案類別進行梳理， 將公司現(xiàn)行制度行程整理形成匯編。第六節(jié) 歸檔要求1、 歸檔文件、資料必須完整；2、 分類清楚、歸類準確，編目清晰；3、 歸檔文件，應(yīng)依編號規(guī)則以活頁方式歸檔于相關(guān)類別的檔案夾內(nèi)。檔案夾背脊應(yīng)標(biāo)明分類，以便查檔；第七節(jié) 檔案的利用 檔案管理人員編制電子檔案目錄，為利用文件檢索創(chuàng)造條件。 公司制

4、度存檔實行雙軌制，電子文件（文控系統(tǒng)）與紙質(zhì)文件同時歸檔，以防電子文件的破壞與丟失，便于查詢、利用。第八節(jié) 檔案保密規(guī)定1、 嚴格遵守本規(guī)定，接收和移出檔案，必須認真清點、核對交接清單；文件資料接收清單（見附件二）2、 檔案、資料不準隨意銷毀，如需銷毀應(yīng)報公司批準，并辦理相關(guān)手續(xù)；3、 發(fā)現(xiàn)檔案丟失，損壞要及時報告；第九節(jié) 檔案查閱、借閱1、 借閱檔案要確保公司機密不外泄，檔案借閱期間的保密與安全事宜由借閱人負責(zé)。借閱時需填寫文件借閱表（見附件二）；2、 檔案資料一般情況下僅公司內(nèi)部人員查閱使用；如外單位、個人查閱檔案，必須經(jīng)公司批準，并在相關(guān)部門陪同下，方可在管理人員的監(jiān)控范圍內(nèi)查閱；3、

5、復(fù)印檔案資料需填寫文件復(fù)印資料接收確認單（見附件二），非公司對發(fā)布制度外，需經(jīng)部門副總簽字同意后方可復(fù)印。本制度自發(fā)布之日起生效執(zhí)行！*公司 2013年*月*日編號設(shè)置一級類目設(shè)置（公司標(biāo)識）二級類目設(shè)置（部門名稱）三級類目設(shè)置（文件類型）四級類目設(shè)置（文件子類型）年代號序列號*總總辦a公司經(jīng)營類文件證照1101，專利1102，商標(biāo)11032000001市市場b體系文件質(zhì)量體系文件1201，質(zhì)量體系證書12022001002銷銷售c公司治理結(jié)構(gòu)公司章程1301，董事會、股東會決研發(fā)d規(guī)章制度類總辦1401，市場1402，銷制造e報表報告類總辦1501，市場1502，銷質(zhì)量f合同類銷售合同1601，采購合同1602財財務(wù)g固定資產(chǎn)特種設(shè)備使用許可證1701，設(shè)備使用說明1702人人資h技術(shù)文件項目文件1801，驗收文件1802，客戶圖紙1803資資保i公司收文工商1901，稅務(wù)1902，海關(guān)1903信信息j公司發(fā)文通知2101，公告2102，表揚2103文件資料接收清單序號文件名稱文件類型份數(shù)交付人接收人日期備注1.2.3.4.5.6.7.8.9.10.文件復(fù)印資料接收確認單交付部門交付人接收人交付時間序號1.2.3.4.5.6.7.8.9.