如何寫工作電子郵件

1、翟自強/ 2013年03月07日 電子郵件溝通技巧電子郵件溝通技巧 電子郵件溝通技巧電子郵件溝通技巧 郵件基本禮儀郵件基本禮儀 如何處理郵件如何處理郵件 如何發(fā)送郵件如何發(fā)送郵件 如何撰寫郵件如何撰寫郵件 其他注意事項其他注意事項 2011海輝軟件（國際）集團版權所有（機密文件） 郵件基本禮儀郵件基本禮儀 郵件是解決問題，處理事情的工具郵件是解決問題，處理事情的工具 精心構思，認真撰寫精心構思，認真撰寫 不要帶著脾氣發(fā)郵件不要帶著脾氣發(fā)郵件 態(tài)度友好態(tài)度友好 文明禮貌，多用敬語文明禮貌，多用敬語 語言流暢、內容簡介語言流暢、內容簡介 減少使用感嘆號減少使用感嘆號“！” 措辭得當措辭得當 主題明

2、確主題明確 描述清晰有條理描述清晰有條理 基本要素要完整基本要素要完整 信息齊全信息齊全 你寫信時憤怒么？ 請先存為草稿，1 小時后重新打開再 決定是否發(fā)出 電子郵件溝通技巧電子郵件溝通技巧 郵件基本禮儀郵件基本禮儀 如何處理郵件如何處理郵件 如何發(fā)送郵件如何發(fā)送郵件 如何撰寫郵件如何撰寫郵件 其他注意事項其他注意事項 2011海輝軟件（國際）集團版權所有（機密文件） 如何處理郵件如何處理郵件 你做過什么 要去做什么 需要別人怎么做 是起爭執(zhí)時的是起爭執(zhí)時的 證據；年終盤證據；年終盤 點時也知道你點時也知道你 每天干了啥每天干了啥 2011海輝軟件（國際）集團版權所有（機密文件） 如何處理郵件

3、如何處理郵件 1.設置定時收取 2.養(yǎng)成及時收取郵件的習慣 1.電話或者飛信跟進收件人 2.確認對方跟進無問題 1.事件描述清晰 2.說明時間要求 3.給出相應處理人及聯系方式 1.有幾種解決途徑 2.涉及哪些資料 3.是否需要幫助及協調 1.人么任務 2.何時完成 3.是否存在疑問 2011海輝軟件（國際）集團版權所有（機密文件） 如何處理郵件如何處理郵件 處理回復 是否能直 接從發(fā)件 人處獲取 信息 是否可從 直接主管 處獲取信 息 分析分析 處理處理 全部弄明白后全部弄明白后 HTA軟技能培訓軟技能培訓 電子郵件溝通技巧電子郵件溝通技巧 郵件基本禮儀郵件基本禮儀 如何處理郵件如何處理郵件

4、 如何發(fā)送郵件如何發(fā)送郵件 如何撰寫郵件如何撰寫郵件 其他注意事項其他注意事項 2011海輝軟件（國際）集團版權所有（機密文件） 如何發(fā)送郵件如何發(fā)送郵件 主送 事件負責人，主 要閱讀該郵件的 人 抄送 事件相關人（如需求 方、產品經理、跟進 助理、事件負責人的 直接主管等） 密送 不希望TO/CC看到 的收件名單，原則 上不建議使用 這件事你需要領導支持 的，一定CC，一是出現 偏差時領導能及時指正 你，二是做了很多事情， 也應該讓領導知道 2011海輝軟件（國際）集團版權所有（機密文件） 如何發(fā)送郵件如何發(fā)送郵件 事件發(fā)起人，事件發(fā)起人， 即該郵件的發(fā)即該郵件的發(fā) 出者出者 主送 不希望不

5、希望TO/CC看看 到的收件名單，到的收件名單， 原則上不見使用原則上不見使用 密送 原郵件的事件相原郵件的事件相 關人關人 新增需知曉該事新增需知曉該事 件的人件的人 刪除不該刪除不該CC的人的人 抄送 注意：注意： 1.禮貌上講，郵件中涉 及的人都需要回復在 相應的位置，并且包 含原文。只回復一個 人是不禮貌的； 2.如何re：過多，請刪 除重復的，避免郵件 標題過長。 Re：Re：Re：回復：Fw：Re：答 復：關于C2C交易的問題 2011海輝軟件（國際）集團版權所有（機密文件） 如何發(fā)送郵件如何發(fā)送郵件 1. 郵件內容未到達郵件內容未到達 應收者應收者 2. 郵件內容值得共郵件內容值

6、得共 享享 HTA軟技能培訓軟技能培訓 電子郵件溝通技巧電子郵件溝通技巧 郵件基本禮儀郵件基本禮儀 如何處理郵件如何處理郵件 如何發(fā)送郵件如何發(fā)送郵件 如何撰寫郵件如何撰寫郵件 其他注意事項其他注意事項 2011海輝軟件（國際）集團版權所有（機密文件） 如何撰寫郵件如何撰寫郵件 總結干了什么，因為你做了多少和別人覺得你做了多少某些時候 不劃等號 提綱挈領地說明白，如果需要事無巨細，請寫在附件里 把輸出物一起發(fā)出去，不要忘了附件 匯報工作 寫清楚是什么事，如果領導完全不知道的事，請補充背景資料 切忌只提問題不提解決方案，都把自己往manager的方向培養(yǎng) 超過10分鐘才能匯報完畢的事情不要寫郵件

7、，請電話或者面談 請求批示 請寫清主題 轉發(fā)資料 2011海輝軟件（國際）集團版權所有（機密文件） 完整的電子郵件包括四部分內容完整的電子郵件包括四部分內容 14 2011海輝軟件（國際）集團版權所有（機密文件） 2011海輝軟件（國際）集團版權所有（機密文件） 電子郵件溝通技巧電子郵件溝通技巧 郵件基本禮儀郵件基本禮儀 如何處理郵件如何處理郵件 如何發(fā)送郵件如何發(fā)送郵件 如何撰寫郵件如何撰寫郵件 其他注意事項其他注意事項 2011海輝軟件（國際）集團版權所有（機密文件） 其他注意事項其他注意事項 郵箱郵箱 修改郵箱賬戶屬性修改郵箱賬戶屬性 接收郵件接收郵件 每隔每隔_分鐘自動收取新郵分鐘自動

8、收取新郵 件件 郵箱郵箱 修改郵箱賬戶屬性修改郵箱賬戶屬性 接收郵件接收郵件 在郵件服務器上保留備份在郵件服務器上保留備份 （不選中）（不選中） 工具工具 系統(tǒng)設置系統(tǒng)設置 撰寫撰寫 撰寫郵件時自動保存郵件撰寫郵件時自動保存郵件 （選中），間隔為（選中），間隔為_分鐘分鐘 如果郵件較多，如果郵件較多， 建議隔建議隔2分鐘，如分鐘，如 果郵件不多，果郵件不多，10 分鐘即可分鐘即可 郵箱空間為郵箱空間為20M， 避免空饑寒滿了，避免空饑寒滿了， 郵件被拒收郵件被拒收 重要郵件要用重要郵件要用 Word先寫好，避先寫好，避 免死機斷電丟失免死機斷電丟失 2011海輝軟件（國際）集團版權所有（機密文

9、件） 設置方法：工具-系統(tǒng)設置-收條請求閱讀收條-對所有發(fā)送 的郵件請求收條（選中） 設置理由：很重要的郵件，需要知道對方是否讀過 郵件收條郵件收條 設置方法：工具-系統(tǒng)設置-收條-返回閱讀收條-對每個發(fā)送 的郵件請求都通知我（選中） 設置理由：對方希望知道你是否讀過，你希望讓對方知道你已收取 閱讀回執(zhí)閱讀回執(zhí) 設置方法：工具-簽名管理-新建 設置理由：方便收件人迅速聯系上你，知道你是誰 注意事項： 1、回復郵件時請取消簽名，只留姓名即可； 2、不建議使用電子簽名，否則每次都顯示郵件有附件； 3、涉及對外的需保密內容的郵件，可使用保密或免責聲明，其他 情況請不要使用，以免占郵件篇幅。 簽名簽名 2011海輝軟件（國際）集團版權所有（機密文件） 每一封郵件都應該有一個明確獨立的主題，能讓別人抓住重點，采取 應采取的行動 郵件的標題應與主題相符，不能用回復不相關郵件自動生成的標題， 不得空標題 一一MailMail一主題一主題 寫明希望收件人采取哪些行動，如：董丹、請在本周五dayend前，提 交遠程中心知識庫文檔包，涉及多人及多事，需要逐一列明。 含糊不清的內容會浪費雙方寶貴時間 你想要你想要TATA做什么做什么 電子郵件為正式的溝通工具，對寄件人提到的要求或問題，應盡快給 予必要