時間管理與工作效率_2010-11-11

1、Charles Liu 時間管理與工作效率時間管理與工作效率 Nov., 11, 2010 Charles Liu Charles Liu 2 管理工作中的管理工作中的”七種浪費(fèi)七種浪費(fèi)” 時間管理是什么時間管理是什么 時間管理的架構(gòu)與陷阱時間管理的架構(gòu)與陷阱 如何提高工作效率如何提高工作效率 計(jì)劃展開計(jì)劃展開 執(zhí)行力的強(qiáng)化執(zhí)行力的強(qiáng)化 Q養(yǎng)成運(yùn)動的習(xí)慣養(yǎng)成運(yùn)動的習(xí)慣 4.身心均衡地發(fā)展身心均衡地發(fā)展;培養(yǎng)良好的嗜好培養(yǎng)良好的嗜好 1.工作時段分配法則工作時段分配法則 早上中午 13:0015:00 下午晚上 活力充沛,沖勁 與勇氣兼俱 (Do) 思考遲頓,適合 散心,放松 (Check) 冷

2、靜,溝通 (Action, Plan) Relax,人文, Thinking 1.發(fā)球: EMail 2.電話敲定事情 /做事情 3.給Leader方向/ 畫架構(gòu) 4.執(zhí)行進(jìn)行中項(xiàng) 目 1.面對面Follow Up 2.Go Around 3.溝通與協(xié)調(diào) 1.思考問題 2.寫計(jì)劃/ Update Follow up進(jìn)度(1hr) 3.Update/Modify 進(jìn)行中項(xiàng)目 1.花1小時寫作 每天工作時段的特性參考每天工作時段的特性參考 2.每周工作性質(zhì)分配法則每周工作性質(zhì)分配法則 禮拜一二禮拜三四五禮拜六日備注 活力充沛,沖勁 與勇氣兼俱 (Do) 思考遲頓,放松, 溝通 (Check) 冷靜

3、,思考 (Action, Plan) 1.大型專案丟球 2.組內(nèi)專案丟球 3.給予組員做事 方向/做事重點(diǎn) 4.創(chuàng)造議題 1.Follow Up一 二所丟的球 2.調(diào)整, Update 計(jì)劃 3.議題收尾 4.傾聽溝通 1.想想目的是什 么?意義何在? 2.有沒有辦法提 升自己的價值? 3.計(jì)劃/規(guī)劃 周一到周五的工作性質(zhì)參考周一到周五的工作性質(zhì)參考 Charles Liu 40 管理工作中的管理工作中的”七種浪費(fèi)七種浪費(fèi)” 時間管理是甚么時間管理是甚么 時間管理的架構(gòu)與陷阱時間管理的架構(gòu)與陷阱 如何提高工作效率如何提高工作效率 計(jì)劃展開計(jì)劃展開 執(zhí)行力的強(qiáng)化執(zhí)行力的強(qiáng)化 Q&A 課程大綱 如

4、何展開你的計(jì)劃如何展開你的計(jì)劃 v一日之計(jì)在于昨天下班前一日之計(jì)在于昨天下班前 v一周之計(jì)在于周日一周之計(jì)在于周日 v一月之計(jì)在于月底一月之計(jì)在于月底 1.舍得 2.勇于拒絕 3.交待 1.怡情養(yǎng)性 2.輕松一下 良好的時間管理來自于良好的時間管理來自于計(jì)劃計(jì)劃 1.兵貴速戰(zhàn)速決 2.快刀斬亂麻 1.決勝于廟堂 之上 2.灌能 均 衡 緊迫的事不緊迫的事 重要的事 不重要的事 P A D C 不 好 好 耗用時間 花時間在計(jì)劃上才是最節(jié)省時間的作法花時間在計(jì)劃上才是最節(jié)省時間的作法 耗用時間 80/20法則法則 1/2 vthe Vital Few & the Trivial Many v柏拉

5、圖法則柏拉圖法則 v花最少的力氣花最少的力氣,獲得最多的效益獲得最多的效益 v你所完成的工作里你所完成的工作里, 80%的的成果成果,來自于來自于20% 的時間的時間 -也就是說也就是說80%的努力是與成果無關(guān)的的努力是與成果無關(guān)的 20/80 法則法則 v 重要的少數(shù)重要的少數(shù)(20%)與瑣碎的多數(shù)與瑣碎的多數(shù)(80%) v 用用80% 的時間處理的時間處理20% 重要的事情重要的事情 80% 時間 20% 時間 80% 成效 20% 成效 重要的 少數(shù)事物 瑣碎的 多數(shù)事物 20/80法則的例子法則的例子 v 80%的營業(yè)收入來自的營業(yè)收入來自20%的客戶的客戶 v 80%的討論出自的討論

6、出自20%的與會者的與會者 v 80%的客訴來自的客訴來自20%的客戶的客戶 v 80%的人口集中在的人口集中在20%的地區(qū)的地區(qū) v 80%的看電視時間都花在的看電視時間都花在20%的節(jié)目的節(jié)目 v 80%的物料成本集中于的物料成本集中于20%的物料的物料 v 80%的員工問題都出在的員工問題都出在20%的員工的員工 目標(biāo)金字塔目標(biāo)金字塔 長程目標(biāo) 年目標(biāo) 季目標(biāo) 月目標(biāo) 周目標(biāo) 日目標(biāo) 如何列管重要計(jì)劃如何列管重要計(jì)劃 v 將自己短中長期的計(jì)劃依將自己短中長期的計(jì)劃依 工作工作,個人及生活這三個主個人及生活這三個主 軸一一列舉出來軸一一列舉出來,并算出每并算出每 個計(jì)劃的效益?zhèn)€計(jì)劃的效益.

7、 v 在同一個時間點(diǎn)進(jìn)行這三在同一個時間點(diǎn)進(jìn)行這三 個主軸的前個主軸的前3個專案個專案(項(xiàng)目項(xiàng)目 件數(shù)依自己能力而定件數(shù)依自己能力而定,紅線紅線 的左手邊的左手邊) v 有項(xiàng)目結(jié)束之后下一個項(xiàng)有項(xiàng)目結(jié)束之后下一個項(xiàng) 目就可以往左遞補(bǔ)目就可以往左遞補(bǔ) 每個計(jì)劃如何給予評分每個計(jì)劃如何給予評分 v先將所有計(jì)劃列出來先將所有計(jì)劃列出來,分成短中長期分成短中長期(自行定義自行定義) v分成三個項(xiàng)目分成三個項(xiàng)目(也可依自己的價值觀調(diào)整也可依自己的價值觀調(diào)整),依照依照: 重要性重要性,急迫性及成功機(jī)會來給分?jǐn)?shù)急迫性及成功機(jī)會來給分?jǐn)?shù).最好給最好給5分分, 最不好給最不好給1分分 v將三個分?jǐn)?shù)相乘將三個分

8、數(shù)相乘,分?jǐn)?shù)最高者為最優(yōu)先執(zhí)行的計(jì)劃分?jǐn)?shù)最高者為最優(yōu)先執(zhí)行的計(jì)劃 Charles Liu 50 管理工作中的管理工作中的”七種浪費(fèi)七種浪費(fèi)” 時間管理是甚么時間管理是甚么 時間管理的架構(gòu)與陷阱時間管理的架構(gòu)與陷阱 如何提高工作效率如何提高工作效率 計(jì)劃展開計(jì)劃展開 執(zhí)行力的強(qiáng)化執(zhí)行力的強(qiáng)化 Q&A 課程大綱 備 忘 錄 時間管理的利器時間管理的利器: to-do List 備 忘 錄 緊急的事情 1.老板今天交待 2.臨時狀況 重要的事情 1.工作計(jì)劃 2.人生規(guī)劃 3.家庭,健康,財富 Schedule List 1.Meeting 2.行事歷 3.紀(jì)念日 Routine Work 1.日常

9、工作 2.定期約會 善用顏色管理的功能善用顏色管理的功能 v紅色粗體字體為重要一定完成的部份紅色粗體字體為重要一定完成的部份 v藍(lán)色斜體字體為已完成的部份藍(lán)色斜體字體為已完成的部份 v黑色字體為應(yīng)執(zhí)行事項(xiàng)黑色字體為應(yīng)執(zhí)行事項(xiàng) v綠色字體為綠色字體為Routine ScheduleRoutine Schedule 良好工作習(xí)慣的養(yǎng)成良好工作習(xí)慣的養(yǎng)成 v兵貴速戰(zhàn)速決兵貴速戰(zhàn)速決 v養(yǎng)成做備忘錄的習(xí)慣養(yǎng)成做備忘錄的習(xí)慣 v可以早上做完的事可以早上做完的事,決不拖到下午完成決不拖到下午完成 可以一天做完的事可以一天做完的事,決不分成兩天完成決不分成兩天完成 v每天至少完成一件事情每天至少完成一件事情

10、, 特別是在工作情緒低潮特別是在工作情緒低潮 時時 “執(zhí)行執(zhí)行”的寫照的寫照 vJust Do It v奉備忘錄的奉備忘錄的To Do-Check List如圣旨如圣旨 v行動才是企劃的開始行動才是企劃的開始 v把掌控著力焦點(diǎn)集中在計(jì)劃最緊要的把掌控著力焦點(diǎn)集中在計(jì)劃最緊要的20% v執(zhí)行能力鋒利如倚天劍執(zhí)行能力鋒利如倚天劍.劍鋒到處劍鋒到處,刀折劍斷刀折劍斷 執(zhí)行不是一成不變的執(zhí)行不是一成不變的 v合理性合理性Reasonable表示用心表示用心 v試探一下是不損傷毫發(fā)的試探一下是不損傷毫發(fā)的 v平時基本觀念平時基本觀念(Sense)的建立的建立,在臨場應(yīng)用時最在臨場應(yīng)用時最 能顯現(xiàn)效果能顯

11、現(xiàn)效果 兵貴速戰(zhàn)速決的時機(jī)兵貴速戰(zhàn)速決的時機(jī) v并不是每一件事情都需要兵貴速戰(zhàn)速決并不是每一件事情都需要兵貴速戰(zhàn)速決 v#1是項(xiàng)目的要徑任務(wù)或是一群人要等你的決策之是項(xiàng)目的要徑任務(wù)或是一群人要等你的決策之 后方能動作后方能動作(丟球丟球) v#2重要事件的關(guān)鍵任務(wù)重要事件的關(guān)鍵任務(wù).通常要完成此關(guān)鍵任務(wù)通常要完成此關(guān)鍵任務(wù) 只占全部項(xiàng)目時間的只占全部項(xiàng)目時間的20%. v#3時機(jī)稍縱即逝的機(jī)會時機(jī)稍縱即逝的機(jī)會.有時候機(jī)會的有效性僅有時候機(jī)會的有效性僅 限于某段時間限于某段時間,甚至短到幾分鐘而已甚至短到幾分鐘而已. Hand Carry ! v讓程序進(jìn)行最迅速的方法讓程序進(jìn)行最迅速的方法 當(dāng)

12、然需要先了解程序及關(guān)鍵點(diǎn) v見面三分情見面三分情 v親自與關(guān)鍵人物親自與關(guān)鍵人物(經(jīng)理經(jīng)理)面對面溝通面對面溝通 執(zhí)行的技巧執(zhí)行的技巧:Key Success Factor v靈活如庖丁的刀靈活如庖丁的刀,在牛的關(guān)節(jié)中游走在牛的關(guān)節(jié)中游走 (游刃有余游刃有余).分解完畢牛尚不自知已經(jīng)被解體分解完畢牛尚不自知已經(jīng)被解體 v由計(jì)劃階段時即被簡單勾勒由計(jì)劃階段時即被簡單勾勒出來出來 v做對的事情做對的事情,并不會耗費(fèi)太大的力氣并不會耗費(fèi)太大的力氣.反而做不對反而做不對 的事情的事情,才需花時間東補(bǔ)西補(bǔ)才需花時間東補(bǔ)西補(bǔ). Buffer緩沖區(qū)緩沖區(qū) v并不是每件事情都那么的急并不是每件事情都那么的急

13、v如果我們每件事情都要實(shí)時地處理掉如果我們每件事情都要實(shí)時地處理掉,相信我們會相信我們會 變得神經(jīng)兮兮的變得神經(jīng)兮兮的 v所以應(yīng)該要有一個地方讓我們放一些比較不必馬所以應(yīng)該要有一個地方讓我們放一些比較不必馬 上處理掉的事情上處理掉的事情,但是時間到時又要能提醒我們但是時間到時又要能提醒我們 如何處理情緒低潮如何處理情緒低潮 v每天至少完成一件事情每天至少完成一件事情 v完成事情的定義完成事情的定義 完整的 相關(guān)的 善后的 記錄的文件 v通常完成一完整任務(wù)就會有力氣再做第二件事情通常完成一完整任務(wù)就會有力氣再做第二件事情 v 一個人去買鸚鵡，看到一只鸚鵡前標(biāo)一個人去買鸚鵡，看到一只鸚鵡前標(biāo)此鸚鵡

14、會兩門語言，售價二百元。此鸚鵡會兩門語言，售價二百元。 另一只鸚鵡前則標(biāo)道另一只鸚鵡前則標(biāo)道此鸚鵡會四門語言，售價四百元。此鸚鵡會四門語言，售價四百元。 該買哪只呢？兩只都毛色光鮮，非常靈活可愛。這人轉(zhuǎn)啊轉(zhuǎn)，拿不定主意。該買哪只呢？兩只都毛色光鮮，非常靈活可愛。這人轉(zhuǎn)啊轉(zhuǎn)，拿不定主意。 結(jié)果突然發(fā)現(xiàn)一只老掉了牙的鸚鵡，毛色暗淡散亂，標(biāo)價八百元。結(jié)果突然發(fā)現(xiàn)一只老掉了牙的鸚鵡，毛色暗淡散亂，標(biāo)價八百元。 這人趕緊將頭家叫來這人趕緊將頭家叫來這只鸚鵡是不是會說八門語言？這只鸚鵡是不是會說八門語言？ 店主說店主說不。不。 這人奇怪了這人奇怪了那為什么又老又丑，又沒有能力，會值這個數(shù)呢？那為什么又老又

15、丑，又沒有能力，會值這個數(shù)呢？ 店主回答店主回答因?yàn)榱硗鈨芍畸W鵡叫這只鸚鵡頭家。因?yàn)榱硗鈨芍畸W鵡叫這只鸚鵡頭家。 v 這故事告訴我們，真正的領(lǐng)導(dǎo)人，不一定自己能力有多強(qiáng)，只要懂信任，懂這故事告訴我們，真正的領(lǐng)導(dǎo)人，不一定自己能力有多強(qiáng)，只要懂信任，懂 放權(quán)，懂珍惜，就能團(tuán)結(jié)比自己更強(qiáng)的力量，從而提升自己的身價。放權(quán)，懂珍惜，就能團(tuán)結(jié)比自己更強(qiáng)的力量，從而提升自己的身價。 相反許多能力非常強(qiáng)的人卻因?yàn)檫^于完美主義，事必躬親，什么人都不如自相反許多能力非常強(qiáng)的人卻因?yàn)檫^于完美主義，事必躬親，什么人都不如自 己，最后只能做最好的攻關(guān)人員，銷售代表，成不了優(yōu)秀的領(lǐng)導(dǎo)人。己，最后只能做最好的攻關(guān)人員，銷

16、售代表，成不了優(yōu)秀的領(lǐng)導(dǎo)人。 管理故事分享管理故事分享_ _鸚鸚 鵡鵡 一天動物園管理員發(fā)現(xiàn)袋鼠從籠子里跑出來了，于是開會討論，一致認(rèn)為是籠一天動物園管理員發(fā)現(xiàn)袋鼠從籠子里跑出來了，于是開會討論，一致認(rèn)為是籠 子的高度過低。所以他們決定將籠子的高度由原來的子的高度過低。所以他們決定將籠子的高度由原來的1010米加高到米加高到2020米。結(jié)果米。結(jié)果 第二天他們發(fā)現(xiàn)袋鼠還是跑到外面來，所以他們又決定再將高度加高到第二天他們發(fā)現(xiàn)袋鼠還是跑到外面來，所以他們又決定再將高度加高到3030米米 。 沒想到隔天居然又看到袋鼠全跑到外面，于是管理員們大為緊張，決定一不沒想到隔天居然又看到袋鼠全跑到外面，于是

17、管理員們大為緊張，決定一不 做二不休，將籠子的高度加高到做二不休，將籠子的高度加高到100100米。米。 一天長頸鹿和幾只袋鼠們在閑聊，一天長頸鹿和幾只袋鼠們在閑聊，“你們看，這些人會不會再繼續(xù)加高你們你們看，這些人會不會再繼續(xù)加高你們 的籠子？的籠子？”長頸鹿問。長頸鹿問。“很難說。很難說?！贝笳f：袋鼠說：“如果他們再繼續(xù)忘記關(guān)門的如果他們再繼續(xù)忘記關(guān)門的 話話” 管理心得事有管理心得事有“本末本末”、“輕重輕重”、“緩急緩急”，關(guān)門是本，加高籠子是末，關(guān)門是本，加高籠子是末， 舍本而逐末，當(dāng)然就不得要領(lǐng)了。管理是什么？管理就是先分析事情的主要舍本而逐末，當(dāng)然就不得要領(lǐng)了。管理是什么？管理

18、就是先分析事情的主要 矛盾和次要矛盾，認(rèn)清事情的矛盾和次要矛盾，認(rèn)清事情的“本末本末”、“輕重輕重”、“緩急緩急”，然后從重要，然后從重要 的方面下手。的方面下手。 管理故事分享管理故事分享_ _袋鼠與籠子袋鼠與籠子 v 魏文王問名醫(yī)扁鵲說魏文王問名醫(yī)扁鵲說“你們家兄弟三人，都精于醫(yī)術(shù)，到底哪一位最好呢你們家兄弟三人，都精于醫(yī)術(shù)，到底哪一位最好呢 ？” 扁鵲答扁鵲答“長兄最好，中兄次之，我最差。長兄最好，中兄次之，我最差?！?文王再問文王再問“那么為什么你最出名呢？那么為什么你最出名呢？” 扁鵲答扁鵲答“長兄治病，是治病于病情發(fā)作之前。由于一般人不知道他事先能長兄治病，是治病于病情發(fā)作之前。由于一般人不知道他事先能 鏟除病因，所以他的名氣無法傳出去；中兄治病，是治病于病情初起時。一鏟除病因，所以他的名氣無法傳出去；中兄治病，是治病于病情初起時。一 般人以為他只能治輕微的小病，所以他的名氣只及本鄉(xiāng)里。而我是治病于病般人以為他只能治輕微的小病，所以他的名氣只及本鄉(xiāng)里。而我是治病于病 情嚴(yán)重之時。一般人都看到我在經(jīng)脈上穿針管放血、在皮膚上敷藥等大手術(shù)情嚴(yán)重之時。一般人都看到我在經(jīng)脈上穿針