大數(shù)據(jù)背景下企業(yè)檔案信息化建設(shè)研究

1、 大數(shù)據(jù)背景下企業(yè)檔案信息化建設(shè)研究 摘要：信息時(shí)代企業(yè)檔案管理工作發(fā)生很大變化，傳統(tǒng)老舊的管理模式已經(jīng)不能滿足企業(yè)檔案管理需求。鑒于此，大數(shù)據(jù)背景下企業(yè)檔案信息化建設(shè)迫在眉睫。文章通過(guò)對(duì)大數(shù)據(jù)與檔案管理系統(tǒng)的融合進(jìn)行分析，探討企業(yè)檔案信息化建設(shè)存在的問(wèn)題，并提出相應(yīng)的管理措施。關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案；檔案管理；信息化；大數(shù)據(jù)引言在新時(shí)代背景下，企業(yè)為了順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需求，檔案管理工作需要得到進(jìn)一步的升級(jí)。尤其是在信息技術(shù)廣泛應(yīng)用的今天，更需要構(gòu)建起完善的企業(yè)檔案信息化體系。在實(shí)際構(gòu)建過(guò)程中會(huì)存在著不少的安全問(wèn)題，本次研究就對(duì)這些安全問(wèn)題進(jìn)行分析，然后提出了相關(guān)的解決對(duì)策。1大數(shù)據(jù)技術(shù)與檔案管理系統(tǒng)

2、的有機(jī)結(jié)合大數(shù)據(jù)指無(wú)法在一定時(shí)間范圍內(nèi)用常規(guī)軟件工具進(jìn)行捕捉、管理和處理的數(shù)據(jù)集合，是海量、高增長(zhǎng)率和多樣化的信息資產(chǎn)。根據(jù)定義，大數(shù)據(jù)不僅僅指數(shù)據(jù)量龐大，更指種類龐大，需要新的技術(shù)才能儲(chǔ)存和處理。綜合來(lái)講，大數(shù)據(jù)主要有數(shù)據(jù)體量巨大、數(shù)據(jù)種類多、處理速度快以及數(shù)據(jù)價(jià)值密度低四個(gè)特點(diǎn)。大數(shù)據(jù)特征與檔案特征在一定程度上來(lái)講是吻合的，將大數(shù)據(jù)與檔案結(jié)合是對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用。通過(guò)分析目前的研究成果可以發(fā)現(xiàn)，引入大數(shù)據(jù)概念其實(shí)是將靜態(tài)檔案觀轉(zhuǎn)變?yōu)閯?dòng)態(tài)檔案觀的過(guò)程，是通過(guò)數(shù)據(jù)挖掘?qū)崟r(shí)在線管理檔案的過(guò)程，是基于數(shù)字理論的思維分析方法，必將會(huì)為檔案管理帶來(lái)全新模式。基于大數(shù)據(jù)技術(shù)的企業(yè)檔案管理是一種新型的管理

3、模型，不僅能對(duì)檔案進(jìn)行分類保存，還能通過(guò)大數(shù)據(jù)理論對(duì)檔案中的潛在數(shù)據(jù)進(jìn)行分析。在完成數(shù)字檔案資源的數(shù)學(xué)建檔之后，系統(tǒng)會(huì)根據(jù)檔案資源的內(nèi)容進(jìn)行自動(dòng)掃描和分類，并且會(huì)將檔案信息存儲(chǔ)到數(shù)據(jù)庫(kù)中，完成儲(chǔ)存過(guò)程。與傳統(tǒng)檔案不同的是，數(shù)字化檔案可以通過(guò)快速檢索提供給使用者，能夠高效地實(shí)現(xiàn)資源共享，完成對(duì)檔案潛在信息的開(kāi)發(fā)和利用。由于大數(shù)據(jù)技術(shù)特點(diǎn)，開(kāi)發(fā)出的信息往往具有較高精準(zhǔn)度，能為企業(yè)決策提供參考。總的來(lái)說(shuō)，大數(shù)據(jù)是企業(yè)檔案信息化建設(shè)的核心，同時(shí)也是不可缺少的部分。2當(dāng)前我國(guó)企業(yè)擋案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題分析2.1檔案信息化發(fā)展不均衡，建設(shè)水平有待提高企業(yè)檔案管理工作中加強(qiáng)信息化建設(shè)確有必要，但是

4、實(shí)踐中卻存在著一些問(wèn)題與弊端，其中發(fā)展不平衡就是一個(gè)最大的問(wèn)題，亟需采取有效的措施予以解決。不平衡問(wèn)題主要在橫向上,包括企業(yè)的規(guī)模、類型以及綜合實(shí)力等因素，這些橫向上的影響因素不同程度地影響著企業(yè)檔案的信息化建設(shè)，阻礙了企業(yè)檔案建設(shè)的順利開(kāi)展。例如，對(duì)于規(guī)模大或?qū)嵙π酆竦钠髽I(yè)，其具有輕強(qiáng)的資金能力支持企業(yè)檔案信息化建設(shè)，而相對(duì)之下，規(guī)模小且實(shí)力弱的企業(yè)在檔案信息化建設(shè)中缺乏足夠的資金支持，這就使得檔案信息化建設(shè)中出現(xiàn)了橫向上的不平衡現(xiàn)象。2.2檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一雖然有很多企業(yè)都積極參與到檔案信息化建設(shè)中,但是檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)并不統(tǒng)一,文件編號(hào)、信息查找、儲(chǔ)存格式等常存在問(wèn)題,直接影響了

5、檔案信息化的建設(shè)效率與發(fā)展速度。如有的企業(yè)為了避免文件被隨意修改,會(huì)把文件設(shè)置成pdf、caj等不同格式。但是,為了順利查看這些格式的文件,利用者必須下載相應(yīng)的閱讀器。這在一定程度上會(huì)影響檔案利用者的體驗(yàn)感,浪費(fèi)其時(shí)間?？梢?jiàn),企業(yè)檔案信息化建設(shè)若缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn),會(huì)加重操作過(guò)程煩瑣程度。2.3檔案信息安全性比較低在大數(shù)據(jù)時(shí)代，企業(yè)檔案信息包含了各種企業(yè)重要信息、機(jī)密信息。對(duì)于企業(yè)而言，一旦這類信息泄露出去，必定會(huì)企業(yè)帶來(lái)不可預(yù)估的財(cái)產(chǎn)損失和安全隱患。立足于當(dāng)前絕大多數(shù)企業(yè)檔案管理者而言，普遍缺乏安全觀念，無(wú)法真正落實(shí)企業(yè)檔案信息安全防護(hù)工作，因此，企業(yè)檔案管理系統(tǒng)非常容易受到黑客或是一些不法分子

6、的篡改，惡意竊取，最終導(dǎo)致企業(yè)機(jī)密信息的泄露，嚴(yán)重影響了企業(yè)的穩(wěn)健長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。3新時(shí)期加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的路徑與方法3.1加快檔案資料庫(kù)存信息化進(jìn)程在檔案資料管理的信息化過(guò)程當(dāng)中，最先需要解決的問(wèn)題是檔案管理人員以及用戶需要大量登記和簽字。要解決這一問(wèn)題可以構(gòu)建起比較特殊的檔案管理信息系統(tǒng)，錄入每本檔案資料，再添加相關(guān)的標(biāo)識(shí)。建議在構(gòu)建系統(tǒng)時(shí)采用rfid（射頻識(shí)別）技術(shù)，確保可以準(zhǔn)確快速地借還相關(guān)的檔案資料。這一技術(shù)最明顯的特點(diǎn)是信息存儲(chǔ)量比較大，不需要進(jìn)行準(zhǔn)確掃射，在對(duì)標(biāo)簽進(jìn)行讀寫(xiě)的過(guò)程中可以不用直接接觸，可以同時(shí)一次性讀寫(xiě)不同的標(biāo)簽，識(shí)別的速度很快?？梢詫fid技術(shù)和公司的檔案資料庫(kù)系統(tǒng)連

7、接起來(lái)，識(shí)別檔案資料當(dāng)中的庫(kù)存地點(diǎn)、檔號(hào)以及管理號(hào)等。檔案資料庫(kù)仍然需要繼續(xù)采用閉架管理方式，檔案管理員審核借還系統(tǒng)的檔案資料，便于用戶通過(guò)網(wǎng)絡(luò)來(lái)完成相關(guān)的查詢。設(shè)置實(shí)時(shí)庫(kù)存管理的相關(guān)功能，確保能夠及時(shí)更新檔案資料的庫(kù)存流通情況，還要對(duì)檔案資料的情況進(jìn)行全程跟蹤，將其映射到檔案資料查詢的相關(guān)信息當(dāng)中。用戶可以查看到當(dāng)前所需要查詢的資料的狀態(tài)，是在庫(kù)還是借出等。3.2完善檔案信息化的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)第一，構(gòu)建統(tǒng)一的電子文件儲(chǔ)存平臺(tái)、傳輸途徑以及格式等，如果企業(yè)各個(gè)部門(mén)將電子文件發(fā)送到檔案管理部門(mén)，倘若文件存在傳輸途徑或是存儲(chǔ)格式不統(tǒng)一等問(wèn)題，則會(huì)嚴(yán)重影響檔案接收人員所收文件格式、重收或是漏收文件等問(wèn)題。

8、進(jìn)而導(dǎo)致企業(yè)檔案信息化管理工作工作效率和質(zhì)量不盡人意。第二，構(gòu)建統(tǒng)一的電子文件編號(hào)制度，同時(shí)企業(yè)還要根據(jù)實(shí)際情況，制定文件資料收發(fā)記錄表，做好企業(yè)各個(gè)部門(mén)之間來(lái)往電子文件的登記，便于檔案管理人員在使用和查找相關(guān)文件時(shí)，可以及時(shí)準(zhǔn)確地進(jìn)行定位，找到檔案資料。另外企業(yè)還要重視電子檔案的開(kāi)發(fā)和經(jīng)管，嚴(yán)格管控好檔案信息的搜集和整理準(zhǔn)則，抓好遴選工作，對(duì)企業(yè)檔案信息進(jìn)行統(tǒng)一管理。除此以外，還應(yīng)當(dāng)大力推動(dòng)企業(yè)檔案信息化技術(shù)的標(biāo)準(zhǔn)化應(yīng)用，制定詳細(xì)明晰的軟、硬件設(shè)備應(yīng)用的標(biāo)準(zhǔn)，增加有關(guān)資源的使用率，強(qiáng)化企業(yè)檔案信息化建設(shè)的整體水平。3.3培養(yǎng)高層次的檔案管理人員大數(shù)據(jù)時(shí)代，企業(yè)檔案管理人員應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)變理念，認(rèn)識(shí)到

9、自己應(yīng)當(dāng)由傳統(tǒng)的檔案分類、儲(chǔ)存人員的角色，轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字資源整合、數(shù)據(jù)業(yè)務(wù)分析人員。這就要求檔案人員具有過(guò)硬的檔案業(yè)務(wù)素養(yǎng)，并具備數(shù)據(jù)分析能力。從企業(yè)的角度來(lái)說(shuō)，企業(yè)應(yīng)當(dāng)定期開(kāi)展數(shù)據(jù)分析培訓(xùn)講座，為檔案人員提升自身技能提供平臺(tái)；從檔案人員的角度來(lái)說(shuō)，應(yīng)當(dāng)勤于學(xué)習(xí)、善于學(xué)習(xí)，不斷更新完善自身的知識(shí)結(jié)構(gòu)。只有這樣，檔案人員才能通過(guò)數(shù)據(jù)分析、數(shù)據(jù)挖掘，發(fā)掘各種有益信息，并對(duì)信息進(jìn)行深度分析，為企業(yè)發(fā)展服務(wù)。3.4提升檔案信息的安全性提升檔案信息的安全性,應(yīng)讓所有人員都能積極地參與到電子檔案信息化建設(shè)中,把發(fā)送的文件設(shè)置成動(dòng)態(tài)的密碼,確保信息數(shù)據(jù)安全。在信息化的管理平臺(tái)內(nèi)傳輸、存儲(chǔ)所有的電子文件,并由專人對(duì)其進(jìn)行管理。如果其他部門(mén)及人員需要查閱和使用信息數(shù)據(jù),需要在管理平臺(tái)上輸入動(dòng)態(tài)密碼。這能有效地降低文件傳輸風(fēng)險(xiǎn)。尤其是機(jī)密性文件,都需要進(jìn)行備份處理,讓相關(guān)部門(mén)保管一份,并單獨(dú)設(shè)置機(jī)密性密碼,在相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后才能打開(kāi)電子郵件,以保證機(jī)密性文件的安全。結(jié)語(yǔ)綜上所述,在大數(shù)據(jù)時(shí)代,對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行信息化建設(shè),不僅能夠提升電子文件的安全性,而且還有利于確保檔案工作的規(guī)范性,提高檔案資源的利用率和共享率,為企業(yè)管理各方面提供有力的數(shù)據(jù)依據(jù)。