公司會(huì)計(jì)檔案整理方案

1、會(huì)計(jì)檔案整理基本要求 1、歸檔范圍 歸檔的文件材料主要內(nèi)容包括會(huì)計(jì)報(bào)表、會(huì)計(jì)帳薄、會(huì)計(jì)憑證、工資表等方面。 會(huì)計(jì)報(bào)表這里主要是指年度報(bào)表。 在編制會(huì)計(jì)報(bào)表時(shí)如有文字說(shuō)明材料，這些材料是對(duì)報(bào)表進(jìn)行分析和說(shuō)明的，如財(cái)務(wù)分析、審計(jì)報(bào)告等，則要與會(huì)計(jì)報(bào)表一起歸檔。 會(huì)計(jì)帳薄總帳、明細(xì)帳、現(xiàn)金出納帳、銀行存款帳等。 會(huì)計(jì)憑證原始憑證、記帳憑證和匯總憑證等。 工資表單位各種人員工資表等。 實(shí)行會(huì)計(jì)電算化的單位，有關(guān)電子數(shù)據(jù)和相應(yīng)軟件資料，如打印的文字材料、軟件開發(fā)或修改的資料、源程序、備份數(shù)據(jù)等，也應(yīng)歸檔。 2、歸檔時(shí)間 當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)材料，應(yīng)由財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門專（兼）職人員在次年第一季度內(nèi)按立卷要求分類整理

2、訂裝，在財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門保存三年，期滿之后，辦理好移交手續(xù)向單位綜合檔案室移交。 會(huì)計(jì)檔案移交時(shí)，財(cái)務(wù)有關(guān)人員應(yīng)認(rèn)真填寫移交清冊(cè)一式兩份，由會(huì)計(jì)部門和綜合檔案室各存一份。 3、歸檔要求 單位每年形成的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)由財(cái)務(wù)部門按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊(cè)。綜合檔案室在接收會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)認(rèn)真檢查，對(duì)裝訂不合格的案卷，要由經(jīng)辦人補(bǔ)齊，若需要拆封重新整理時(shí)，應(yīng)同財(cái)務(wù)部門和原經(jīng)辦人共同進(jìn)行，以分清責(zé)任。 月度、季度報(bào)表不用按歸檔要求整理，可由財(cái)務(wù)部門自行保管至期滿后編制清冊(cè)并按程序銷毀。 各單位設(shè)有其他帳戶的會(huì)計(jì)檔案，均為一個(gè)立卷部門分工歸口立卷。 如街道辦事處設(shè)有工業(yè)公司、綜合經(jīng)濟(jì)公司等經(jīng)濟(jì)實(shí)體的

3、單位，這些部門的會(huì)計(jì)檔案都要單獨(dú)立卷。單獨(dú)立卷時(shí)，可以采取獨(dú)立全宗的方式，也可以采取與街道同全宗（即聯(lián)合全宗）的方式（如果采用聯(lián)合全宗的方式則其它門類的檔案也須以聯(lián)合全宗方式立卷）。4、分類與代號(hào) 會(huì)計(jì)檔案分為四大類，即：年度報(bào)表、帳薄、憑證和工資表。 以“d”為會(huì)計(jì)檔案代號(hào)。 單位設(shè)有其他帳戶的會(huì)計(jì)檔案，可采用聯(lián)合全宗的方式，在一級(jí)屬類號(hào)后面加二級(jí)屬類號(hào)。下面是一采用聯(lián)合全宗的參考示例：機(jī)關(guān)代號(hào) 分類名稱 分類示例（僅供參考） d1.1 辦事處d1 年度報(bào)表 d1.2 工業(yè)公司 d1.3 綜合經(jīng)濟(jì)公司 d2.1 辦事處d2 帳薄 d2.2 工業(yè)公司 d2.3 綜合經(jīng)濟(jì)公司 d3.1 辦事處d

4、3 憑證 d3.2 工業(yè)公司 d3.3 綜合經(jīng)濟(jì)公司 d4.1 辦事處d4 工資表 d4.2 工業(yè)公司 d4.3 綜合經(jīng)濟(jì)公司 5、會(huì)計(jì)檔案保管期限 會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類。 各類會(huì)計(jì)檔案的保管期限應(yīng)當(dāng)按附表一、表二所列期限執(zhí)行。如各單位會(huì)計(jì)檔案的具體名稱有同附表所列檔案名稱不相符的，可以比照類似檔案的保管期限辦理。 會(huì)計(jì)檔案除年度報(bào)表類按永久填寫外，其他類均按數(shù)字表示(見附表一)。 6、會(huì)計(jì)檔案整理要求 立卷 年度報(bào)表、工資表獨(dú)立組卷。如有財(cái)務(wù)情況說(shuō)明分析材料，要與年度報(bào)表一同組卷歸檔，并放在被說(shuō)明報(bào)表前。年度報(bào)表可以一年一卷也可以若干年一卷；工資表按時(shí)間順序整理，如數(shù)量多的，

5、可組成若干卷。在歸檔前，工資表如與憑證裝訂在一起的，要將工資表從憑證中分離出來(lái)單獨(dú)組卷。年度報(bào)表、工資表都要外加軟封面。 帳薄的立卷， 一冊(cè)一卷，每本帳薄在原封面右上角貼上會(huì)計(jì)檔案“小標(biāo)簽”并按標(biāo)簽上內(nèi)容填寫（小標(biāo)簽填寫見附件一）。如果帳薄原封面太大，不能裝入硬盒時(shí)，必須把封面拆掉，換上軟封面。已實(shí)行電算化管理的單位，其賬簿立卷方法可參照會(huì)計(jì)報(bào)表類的整理方法分若干卷裝訂。 記帳憑證按時(shí)間順序進(jìn)行整理，組成一卷或多卷。 卷內(nèi)文件編頁(yè)碼 一個(gè)案卷內(nèi)所有材料編一個(gè)流水頁(yè)碼，用號(hào)碼機(jī)打在材料的右上角，背面（有字）的左上角。 對(duì)訂本式帳薄，中間有空頁(yè)的，要繼續(xù)打頁(yè)碼；后面有空頁(yè)的可以不用打頁(yè)碼。 會(huì)計(jì)憑

6、證檔案不用打頁(yè)碼。 會(huì)計(jì)檔案卷內(nèi)文件目錄會(huì)計(jì)檔案的憑證與賬簿不用填寫卷內(nèi)目錄。會(huì)計(jì)檔案的年度報(bào)表、工資表，按卷內(nèi)文件目錄（同文書卷內(nèi)目錄）的格式照實(shí)抄錄，卷內(nèi)標(biāo)題按內(nèi)容擬寫或補(bǔ)充完整。卷內(nèi)文件目錄必須應(yīng)用森藍(lán)文檔資料管理系統(tǒng)進(jìn)行著錄，然后打印一式三份，一份隨檔案裝訂，一份由會(huì)計(jì)部門保存，一份隨檔案移交綜合檔案室保存。 會(huì)計(jì)檔案案卷目錄 按會(huì)計(jì)案卷目錄的格式照實(shí)抄錄，擬寫案卷題名時(shí)要全面、準(zhǔn)確，案卷題名一般由責(zé)任者、時(shí)間和文種三部份組成。會(huì)計(jì)檔案的時(shí)間因素比較重要，因此，在擬寫案卷題名時(shí)要強(qiáng)調(diào)時(shí)間性。案卷目錄必須應(yīng)用森藍(lán)文檔資料管理系統(tǒng)進(jìn)行著錄，然后打印一式二份，與相應(yīng)的卷內(nèi)文件目錄一起裝訂成目

7、錄冊(cè)。 案卷檔案號(hào)的編制 會(huì)計(jì)檔案每一類續(xù)年編一個(gè)流水號(hào)，以三位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，從“001”開始起號(hào)，案卷號(hào)數(shù)不能超過(guò)三位數(shù)，要超過(guò)三位數(shù)時(shí)，通過(guò)另起目錄來(lái)解決。帳薄按總帳、日記帳、明細(xì)帳順序排列。 模式：d1001n 案卷順序號(hào) 一級(jí)屬類號(hào) 大類代號(hào) 設(shè)有其他帳戶的會(huì)計(jì)檔案，在一級(jí)屬類號(hào)后面加二級(jí)屬類號(hào)。 模式：d1.1001n 案卷順序號(hào) 二級(jí)屬類號(hào) 一級(jí)屬類號(hào) 大類代號(hào) 7、編目按報(bào)表類、帳薄類、憑證類、工資表等四類將會(huì)計(jì)檔案案卷目錄和卷內(nèi)目錄用紅色會(huì)計(jì)檔案目錄夾裝訂成檢索目錄冊(cè)。在組成目錄時(shí)不用考慮保管期限，即組成四類目錄就可以了，同一類目錄每滿（“滿”即案卷目錄與卷內(nèi)文件目錄疊起的厚

8、度已與目錄夾預(yù)設(shè)的厚度接近）一冊(cè)需另起一本目錄，該新開的一本目錄的目錄號(hào)是在上一本目錄的目錄號(hào)上加“1”編定的。形式如：d11、d21、d31、d41，d12、d22、d32、d42，d13、d23、d33、d43， 、 、 、 ，d1n、d2n、d3n、d4n。 8、裝訂入盒 會(huì)計(jì)檔案的報(bào)表類、工資表按要求裝訂，采用“三孔一線”的辦法裝訂。裝訂前要拆除文件上的金屬物，破損和不符全a4或16開規(guī)格的文件要補(bǔ)齊和折疊，粘貼文件和封面要用乳膠。各類會(huì)計(jì)檔案的案卷，按案卷號(hào)順序裝滿一盒再裝第二盒。不同類的案卷，不能混裝一盒，每個(gè)案卷必須填寫卷內(nèi)備考表，并填寫盒面和脊背的內(nèi)容。 會(huì)計(jì)檔案盒（包括憑證盒

9、）統(tǒng)一用檔案專用章填蓋，保持盒面整潔，不能用手寫。附件一機(jī)關(guān)賬簿面小標(biāo)簽樣本示例：全 宗 號(hào)10年 度2001目 錄 號(hào)d21保管期限15案 卷 號(hào)18頁(yè) 數(shù)121卷 名局二一年會(huì)計(jì)總賬附表一 會(huì)計(jì)檔案保管期限表序號(hào)檔案名稱保管期限備注一會(huì)計(jì)憑證類1原始憑證15年1記賬憑證15年3匯總憑證15年二會(huì)計(jì)賬簿類4總帳15年包括日記總賬5明細(xì)張15年6日記賬15年現(xiàn)金和銀行存款日記賬保管25年7固定資產(chǎn)卡片固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管5年8輔助賬簿15年三財(cái)務(wù)報(bào)告類包括各級(jí)主管部門匯總財(cái)務(wù)報(bào)告9年度財(cái)務(wù)報(bào)告（決算）永久包括文字分析四其他類10會(huì)計(jì)移交清冊(cè)15年11會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)永久12會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)永

10、久13工資表15年附表二財(cái)政總預(yù)算、行政單位、事業(yè)單位和稅收會(huì)計(jì)檔案保管期限表序號(hào)檔案名稱保管期限備注財(cái)政總預(yù)算行政單位事業(yè)單位稅收會(huì)計(jì)一會(huì)計(jì)憑證1國(guó)家金庫(kù)編送的各種報(bào)表及繳庫(kù)退庫(kù)憑證10年2各收入機(jī)關(guān)編送的報(bào)表10年10年3行政單位和事業(yè)單位的各種會(huì)計(jì)憑證15年包括：原始憑證、記賬憑和傳票匯總表4各種完稅憑證和繳、退庫(kù)憑證15年繳款書存根聯(lián)在銷號(hào)后保管2年5財(cái)政總預(yù)算撥憑證及其他會(huì)計(jì)憑證15年包括；撥款憑證和其他會(huì)計(jì)6農(nóng)牧業(yè)稅結(jié)算憑證15年二會(huì)計(jì)賬簿類7日記賬總賬15年15年8總賬15年15年15年9稅收日記賬（總賬）和稅收票證分類出納賬25年10明細(xì)分類、銀行存款賬15年15年15年11現(xiàn)金出納賬、銀行存款賬25年25年12行政單位和事業(yè)單位固定資產(chǎn)明細(xì)賬（卡片）行政單位和事業(yè)單位固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管5年三財(cái)務(wù)報(bào)告類13財(cái)政總預(yù)算永久14行政單位和