銀行辦公管理系統(tǒng)使用管理實(shí)施細(xì)則

1、銀行辦公管理系統(tǒng)使用管理實(shí)施細(xì)則第一章 總則第一條 為規(guī)范我行辦公管理系統(tǒng)（以下簡稱系統(tǒng)）使用管理工作, 根據(jù)銀行綜合辦公管理系統(tǒng)運(yùn)行管理辦法的有關(guān)規(guī)定，制定本實(shí)施細(xì)則。第二條 本細(xì)則所稱使用管理，是指我行系統(tǒng)用戶在使用系統(tǒng)過程中，涉及到用戶管理、系統(tǒng)門戶、郵件系統(tǒng)、辦公業(yè)務(wù)系統(tǒng)、電子印章等的使用和管理一系列工作過程。本細(xì)則適用總行及各分支行。第二章 用戶管理第三條 用戶注冊和注銷總行新進(jìn)符合使用系統(tǒng)的人員，由人力資源部在一個(gè)工作日內(nèi)將該人員的姓名、員工號(hào)、部門、崗位、聯(lián)系電話等基本資料送總行辦公室系統(tǒng)管理員，系統(tǒng)管理員應(yīng)在一個(gè)工作日內(nèi)完成系統(tǒng)用戶注冊和相關(guān)配置?？傂邢到y(tǒng)用戶離職前，須根據(jù)人力

2、資源部相關(guān)離職資料，到總行辦公室系統(tǒng)管理員處辦理系統(tǒng)用戶注銷手續(xù)后，方可辦理離職手續(xù)。各分行及分行轄屬支行新進(jìn)符合使用系統(tǒng)的人員，由各分行辦公室（或人力資源部）系統(tǒng)管理員在兩個(gè)工作日完成系統(tǒng)用戶注冊和相關(guān)配置。分、支行系統(tǒng)用戶離職前，須辦理系統(tǒng)用戶注銷手續(xù)后，方可辦理離職手續(xù)。第四條人員調(diào)整和調(diào)動(dòng)總行人員調(diào)整，由人力資源部在一個(gè)工作日內(nèi)將該人員的姓名、部門、崗位、聯(lián)系電話等基本資料送總行辦公室系統(tǒng)管理員，系統(tǒng)管理員應(yīng)在一個(gè)工作日內(nèi)完成系統(tǒng)用戶調(diào)整的相關(guān)配置。分、支行人員調(diào)整，由各分行辦公室（或人力資源部）系統(tǒng)管理員在一個(gè)工作日完成系統(tǒng)用戶轉(zhuǎn)崗的相關(guān)配置。系統(tǒng)用戶跨行調(diào)動(dòng)，由調(diào)出行辦公室（或人力

3、資源部）系統(tǒng)管理員根據(jù)相關(guān)人員調(diào)動(dòng)通知將該人員調(diào)出所在行、調(diào)入調(diào)入行所在部室所在崗位（如不知調(diào)出人員在調(diào)入行具體部室及崗位的，則調(diào)入調(diào)入行辦公室），并在調(diào)整后將一個(gè)工作日內(nèi)將該人員調(diào)動(dòng)情況告之調(diào)入行辦公室，由其進(jìn)行后續(xù)調(diào)整。第三章系統(tǒng)門戶使用管理第五條系統(tǒng)門戶使用管理包括用戶登錄管理和頁面管理。第六條用戶登錄密碼類別用戶登錄密碼，包括統(tǒng)一認(rèn)證登錄密碼、郵件系統(tǒng)登錄密碼和即時(shí)通訊系統(tǒng)登錄密碼。第七條 登錄密碼管理要求用戶首次登錄系統(tǒng)，必須立即修改初始密碼，其中，統(tǒng)一認(rèn)證登錄密碼修改由管理信息系統(tǒng)進(jìn)入，進(jìn)入內(nèi)部管理類下的統(tǒng)一柜員認(rèn)證系統(tǒng)后修改密碼；郵件系統(tǒng)密碼修改，登錄系統(tǒng)后進(jìn)入左邊菜單欄下的個(gè)人

4、設(shè)置，選擇“個(gè)人郵箱”修改郵箱密碼；即時(shí)通訊系統(tǒng)密碼修改，進(jìn)入即時(shí)通訊系統(tǒng)后，主界面下打開“文件”下拉菜單，進(jìn)入個(gè)人設(shè)置修改密碼。用戶應(yīng)保管好用戶密碼，不得隨意泄漏給無關(guān)人員，并應(yīng)根據(jù)信息科技部相關(guān)管理要求，定期修改登錄密碼。第八條 頁面管理內(nèi)容用戶可調(diào)整個(gè)人工作臺(tái)的工作流、知識(shí)管理、人力資源、左側(cè)菜單、頂部菜單和個(gè)人工作臺(tái)等顯示頁面。第九條頁面管理要求用戶調(diào)整個(gè)人工作臺(tái)相關(guān)要素，應(yīng)以滿足工作需要為主，對(duì)總行統(tǒng)一配置的各項(xiàng)菜單和個(gè)人工作臺(tái)顯示頁面盡量不做變動(dòng)。第四章 郵件系統(tǒng)使用管理第十條郵箱種類 我行郵件系統(tǒng)中郵箱有兩種：個(gè)人郵箱和公共郵箱。其中，個(gè)人郵箱是每個(gè)系統(tǒng)用戶均具有的郵箱，由管理員

5、在新建人員信息時(shí)統(tǒng)一建立，用于個(gè)人的郵件收發(fā)；公共郵箱是根據(jù)實(shí)際需要由管理員設(shè)立的，向全行開放而由特定的人員使用管理的郵箱。第十一條郵箱命名規(guī)范管理員在新設(shè)立郵箱時(shí)，必須按照郵箱命名規(guī)范的格式。個(gè)人郵箱命名規(guī)范：“員工姓名拼音首個(gè)字母+所在分行地域簡稱+”，如義烏分行簡稱yw；如系統(tǒng)提示該賬號(hào)已存在，則“員工姓的全稱+名的簡稱+所在分行地域簡稱+”；如系統(tǒng)再次提示，則“員工姓的全稱+名的全稱+所在分行地域簡稱+”；如系統(tǒng)仍提示，則在姓名拼音后加上數(shù)字以示區(qū)別。直屬支行？總行員工個(gè)人郵箱不加地域簡稱后綴。行領(lǐng)導(dǎo)？公共郵箱命名規(guī)范：“部室或郵箱拼音首個(gè)字母+所在分行地域簡稱+”；如系統(tǒng)提示該賬號(hào)已

6、存在，則“部室或郵箱全拼字母+所在分行地域簡稱+”?？傂泄侧]箱不加地域簡稱后綴。第十二條郵箱服務(wù)等級(jí)為滿足實(shí)際需求，提升系統(tǒng)效率，系統(tǒng)根據(jù)郵箱容量不同劃分了5個(gè)不同服務(wù)等級(jí)，對(duì)個(gè)人郵箱和公共郵箱分別確定了不同的等級(jí)，管理員應(yīng)根據(jù)相應(yīng)的設(shè)立規(guī)則，對(duì)不同郵箱分別設(shè)置不同的服務(wù)等級(jí)。第十三條郵件列表管理我行系統(tǒng)所稱的郵件列表是以機(jī)構(gòu)或部室為單位，將全行員工的個(gè)人郵箱進(jìn)行組織，用于群體間信息交流和信息發(fā)布的一種工具。我行郵件列表包括總、分、支行的機(jī)構(gòu)郵件列表和部室郵件列表。第十四條郵件列表建設(shè)規(guī)則管理員新設(shè)個(gè)人郵箱時(shí)，必須按郵件列表建設(shè)規(guī)則建立相應(yīng)的郵件列表。郵件列表建設(shè)規(guī)則：總行郵件列表下包含總行

7、各部室和各分、支行郵件列表（子郵件列表），各部室郵件列表下包含所在部室員工個(gè)人郵箱；分行郵件列表下包含分行部室、所轄支行郵件列表（子郵件列表），分行部室郵件列表下包含各部室員工個(gè)人郵箱；支行郵件列表下包含支行部室（子郵件列表），支行部室郵件列表下包含各部室員工個(gè)人郵箱。不得直接將員工個(gè)人郵箱直接建立在總、分、支行機(jī)構(gòu)的郵件列表下。第十五條個(gè)人郵箱管理個(gè)人郵箱管理由用戶自己負(fù)責(zé)，用戶應(yīng)定期檢查郵箱容量，打包下載保存自己的郵件。不得利用郵箱發(fā)布與工作無關(guān)的郵件。第十六條公共郵箱管理公共郵箱管理應(yīng)由公共郵箱管理部室負(fù)責(zé)人或其指定的人進(jìn)行管理。有多人使用的，應(yīng)加強(qiáng)郵箱密碼的管理。通過郵箱發(fā)布信息的，須

8、先征得郵箱管理部室負(fù)責(zé)人的授權(quán)或同意，除使用郵箱應(yīng)遵循合規(guī)要求外，不得使用公共郵箱發(fā)布與公共郵箱使用目的無關(guān)的個(gè)人郵件。第十七條其他未盡事宜，按照信息科技服務(wù)部門對(duì)郵件管理的相關(guān)規(guī)則執(zhí)行。第五章辦公業(yè)務(wù)系統(tǒng)使用管理第十八條 辦公業(yè)務(wù)系統(tǒng)使用管理包括辦公業(yè)務(wù)流程管理和辦公業(yè)務(wù)知識(shí)模塊管理。第十九條辦公業(yè)務(wù)流程類別辦公業(yè)務(wù)流程是指以本行相關(guān)規(guī)章制度為依據(jù)，通過事項(xiàng)審批、公文流轉(zhuǎn)所經(jīng)過的節(jié)點(diǎn)所建立的系統(tǒng)化、連續(xù)性的業(yè)務(wù)流。我行系統(tǒng)所包含的業(yè)務(wù)流程包括公文管理、事務(wù)管理、人事管理、檔案管理、科技服務(wù)管理、投訴管理、安全保衛(wèi)管理等。為滿足業(yè)務(wù)需要，可根據(jù)申請?jiān)黾恿鞒谭N類。第二十條辦公業(yè)務(wù)流程使用管理用戶

9、使用流程辦理公務(wù)，必須遵守制定流程所規(guī)定的規(guī)章制度。對(duì)流程使用中出現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)向分行系統(tǒng)管理員進(jìn)行反映，協(xié)助其采取措施進(jìn)行解決。各分行管理員要有效、及時(shí)行使管理員職責(zé)，指導(dǎo)轄內(nèi)員工正確使用各項(xiàng)流程，將本分行及轄內(nèi)支行涉及流程使用的人員進(jìn)行調(diào)整，將相關(guān)事項(xiàng)告之總行系統(tǒng)管理員。對(duì)分行管理員無法解決的問題，應(yīng)及時(shí)告之總行系統(tǒng)管理員，并協(xié)助總行系統(tǒng)管理員采取措施解決問題。對(duì)因系統(tǒng)調(diào)整、流程新建或調(diào)整等問題，分行系統(tǒng)管理員應(yīng)根據(jù)總行要求進(jìn)行相關(guān)配合操作。對(duì)轄內(nèi)系統(tǒng)使用中反映的問題，分行系統(tǒng)管理員要及時(shí)向總行反饋。第二十一條辦公業(yè)務(wù)知識(shí)模塊辦公業(yè)務(wù)知識(shí)模塊是指對(duì)與本行業(yè)務(wù)相關(guān)的知識(shí)進(jìn)行管理所建立的相應(yīng)

10、的欄目。我行系統(tǒng)所指的知識(shí)模塊包括收發(fā)文件、規(guī)章制度、電子公告、各部室各分行園地等。為滿足業(yè)務(wù)需要，可根據(jù)申請?jiān)黾又R(shí)模塊。第二十二條辦公業(yè)務(wù)知識(shí)模塊使用管理各模塊管理員根據(jù)授予的權(quán)限對(duì)模塊中文檔的發(fā)布權(quán)限和閱覽權(quán)限進(jìn)行管理。被授權(quán)人員可根據(jù)授權(quán)范圍在相應(yīng)文檔模塊中發(fā)布或查閱文檔。各分行管理員要有效、及時(shí)行使管理員職責(zé)，指導(dǎo)轄內(nèi)員工正確使用知識(shí)模塊各種功能，根據(jù)需求及時(shí)調(diào)整模塊管理相關(guān)權(quán)限人員，或?qū)⑾嚓P(guān)需求告之總行系統(tǒng)管理員。對(duì)因系統(tǒng)調(diào)整、新建知識(shí)模塊等問題，分行系統(tǒng)管理員應(yīng)根據(jù)總行要求進(jìn)行相關(guān)配合操作。對(duì)轄內(nèi)系統(tǒng)使用中反映的問題，分行系統(tǒng)管理員要及時(shí)向總行反饋。對(duì)由總行系統(tǒng)管理員管理的發(fā)文、

11、收文等模塊中被授予特殊權(quán)限的被授權(quán)人，在行使文檔下載等功能時(shí)，應(yīng)按照本單位實(shí)際需要行使權(quán)限，對(duì)下載的文檔和下載時(shí)間、理由、文檔方向進(jìn)行記載，并要加強(qiáng)對(duì)下載文檔的管理，確保文檔下載后不失密、不擴(kuò)散。第六章文件發(fā)送與接收第二十三條總行各部門和各分支行下發(fā)、上報(bào)的各類公文（包括文件、通知、公告、信息等）原則上統(tǒng)一采用系統(tǒng)發(fā)送，特殊情況需要打印紙質(zhì)文件發(fā)送的，由相關(guān)管理辦法另行規(guī)定。第二十四條用戶通過系統(tǒng)發(fā)文時(shí)，應(yīng)遵循公文處理辦法（應(yīng)包含急、緊急的說明、會(huì)簽的使用和最后意見的匯總等）各項(xiàng)規(guī)定。第二十五條本行正式文件及其他需要簽發(fā)的公文，按系統(tǒng)流程起草、審核、簽發(fā)，統(tǒng)一由辦公室排版、編號(hào)、制作，設(shè)置共享

12、范圍，通過系統(tǒng)發(fā)送至收文單位單位和個(gè)人（通過紙質(zhì)發(fā)送的除外），根據(jù)實(shí)際需要打印若干份存檔，并設(shè)置允許接收單位打印的份數(shù)。第二十六條公文發(fā)送后，工作人員應(yīng)根據(jù)公文的緩急程度對(duì)所發(fā)公文的接收情況進(jìn)行檢查，做好公文的登記，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)與有關(guān)人員聯(lián)系。第二十七條總行和各分支行要建立系統(tǒng)文件管理機(jī)制，指定專人負(fù)責(zé)系統(tǒng)中文件的接收和管理，正確行使收文相關(guān)流程，設(shè)置文件傳閱范圍和共享范圍，保證公文的正確、及時(shí)流轉(zhuǎn)。人員變更時(shí)，要及時(shí)告之總行系統(tǒng)管理員。第二十八條總行和各分支行各部門要建立部門內(nèi)部系統(tǒng)文件管理機(jī)制，指定專人擔(dān)任部門綜合員負(fù)責(zé)本部門處理文件的轉(zhuǎn)發(fā)和強(qiáng)制提交（根據(jù)部門負(fù)責(zé)人授權(quán)），保證流程及時(shí)得到

13、處理和文件安全流轉(zhuǎn)。第二十九條系統(tǒng)用戶每天上、下午上班后都必須及時(shí)登錄系統(tǒng)，查看并處理包括文件在內(nèi)的待辦事項(xiàng)，確保信息和聯(lián)絡(luò)暢通。如因出差或離行時(shí)間較長，須指定授權(quán)的公文代理人代為辦理。系統(tǒng)用戶要正確處理流程待辦事項(xiàng)，不得在未經(jīng)部門負(fù)責(zé)人授權(quán)的情況下將文件轉(zhuǎn)發(fā)他人。第三十條總行系統(tǒng)管理員根據(jù)發(fā)文用戶的申請和有權(quán)人審批，對(duì)發(fā)文流程進(jìn)行干預(yù)，行使強(qiáng)制收回、強(qiáng)制歸檔等超級(jí)權(quán)限，刪除錯(cuò)誤文檔。第七章電子印章的使用和管理第三十一條電子印章是在電子公文上蓋章用的簽名印章，對(duì)電子公文進(jìn)行電子簽名前，需要驗(yàn)證公文電子簽名的合法性，通過驗(yàn)證并按規(guī)定方式生成的電子公文具有法律效力。第三十二條電子印章的制作式樣和標(biāo)準(zhǔn)，按照銀行印章管理辦法（年版）和銀行印模標(biāo)準(zhǔn)制作。第三十三條總行各部室、各分支行系統(tǒng)投產(chǎn)前，總行系統(tǒng)管理員按照系統(tǒng)投產(chǎn)要求制作電子印章并將電子印章分發(fā)給分支行，確保分支行系統(tǒng)正常使用。第三十四條系統(tǒng)投產(chǎn)后，各使用單位根據(jù)需求制作、變更本單位電子印章的，由本單位提出申請，經(jīng)審批后由總行系統(tǒng)管理員具體辦理。第三十五條各使用單位的電子印章應(yīng)等同于實(shí)物印章管理，必須由負(fù)責(zé)印章工作的部室指定專人保管和使用。電子印章可由兩人或兩人以上分別保管。第三十六條電子印章由于損壞、單位名稱變更、撤銷、合并等原因而需要在系統(tǒng)中變更資料的，必須將舊電子印章交回總行辦公室處理，并按第條規(guī)定辦理手續(xù)。電子印章如有