論文現(xiàn)代商務(wù)秘書素養(yǎng)

1、摘 要商務(wù)秘書是區(qū)別于傳統(tǒng)秘書的秘書職業(yè)，它們既有和傳統(tǒng)秘書的相似之處，又有屬于自身秘書體系的素養(yǎng)與要求。在現(xiàn)代商務(wù)秘書愈發(fā)受到關(guān)注的今天，對(duì)現(xiàn)代商務(wù)秘書素養(yǎng)的研究能夠有效提高行業(yè)職能與自身修養(yǎng)，為領(lǐng)導(dǎo)的商務(wù)工作起到更加總要的輔助作用?；诖?，本文聚焦在現(xiàn)代商務(wù)秘書的職能素養(yǎng)，在了解相關(guān)概念和商務(wù)秘書的工作內(nèi)容與性質(zhì)的基礎(chǔ)上，從知識(shí)和能力的綜合性、良好的人際關(guān)系處理溝通能力、創(chuàng)新與應(yīng)變能力和信息處理能力四個(gè)方面闡述現(xiàn)代商務(wù)秘書的素質(zhì)要求。進(jìn)一步提出現(xiàn)代商務(wù)秘書的素質(zhì)培養(yǎng)的有效途徑，包括促進(jìn)商務(wù)秘書構(gòu)建良好的知識(shí)結(jié)構(gòu)、提升商務(wù)秘書的人際交往能力、創(chuàng)新思維的培養(yǎng)、在變化和競(jìng)爭(zhēng)中培養(yǎng)應(yīng)変能力以及實(shí)施

2、信息培訓(xùn)制度。關(guān)鍵詞 ：商務(wù)秘書；素質(zhì)；培養(yǎng)AbstractBusiness secretary is different from the traditional secretarys secretary profession, they both have similarities with the traditional secretary, but also have their own secretary system literacy and requirements. Nowadays, modern business secretary has been paid more a

3、nd more attention to. The research on the quality of modern business secretary can effectively improve the industry function and self-cultivation, and play a more important auxiliary role for the leading business work. Based on this, this paper focuses on the functional literacy of the modern busine

4、ss secretary. On the basis of understanding the relevant concepts and the work content and nature of the business secretary, it expounds the quality requirements of the modern business secretary from the four aspects of the comprehensive knowledge and ability, good interpersonal relationship process

5、ing and communication ability, innovation and response ability and information processing ability. Furthermore, it puts forward the effective ways to cultivate the quality of modern business secretaries, including promoting the construction of a good knowledge structure, improving the interpersonal

6、communication ability of business secretaries, cultivating innovative thinking, cultivating the ability to respond to changes and competition, and implementing the information training system.KEY WORDS: business secretary; quality; training目 錄摘 要IAbstractII一、現(xiàn)代商務(wù)秘書概述1二、現(xiàn)代商務(wù)秘書的素質(zhì)要求2（一）知識(shí)和能力的綜合性2（二）良好

7、的人際關(guān)系處理溝通能力3（三）創(chuàng)新與應(yīng)變能力4（四）信息處理能力4三、現(xiàn)代商務(wù)秘書的素質(zhì)培養(yǎng)5（一）促進(jìn)商務(wù)秘書構(gòu)建良好的知識(shí)結(jié)構(gòu)5（二）提升商務(wù)秘書的人際交往能力6（三）創(chuàng)新思維的培養(yǎng)71.樹立創(chuàng)新意識(shí)，訓(xùn)練創(chuàng)新思維72.增加知識(shí)儲(chǔ)備，增強(qiáng)創(chuàng)新能力73.立足于實(shí)踐培養(yǎng)創(chuàng)新能力8（四）在變化和競(jìng)爭(zhēng)中培養(yǎng)應(yīng)変能力8（五）實(shí)施信息培訓(xùn)制度8四、結(jié)論9參考文獻(xiàn)10致謝11III一、現(xiàn)代商務(wù)秘書概述秘書職業(yè)行業(yè)的認(rèn)知度比較高，并且在社會(huì)中也較為普遍。秘書是企業(yè)發(fā)展中的重要職能之一，古今中外無(wú)時(shí)不有，無(wú)處不有。秘書按照類型以及具體的工作內(nèi)容有不同的分類，總體而言，秘書大致分為行政秘書、公關(guān)秘書、助理秘書

8、、業(yè)務(wù)秘書、人事秘書等等諸多門類，每類型的秘書都有不同的業(yè)務(wù)范圍和職責(zé)。現(xiàn)在，隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和國(guó)家對(duì)外開放的不斷擴(kuò)大，商務(wù)秘書專業(yè)不僅應(yīng)運(yùn)而生。商務(wù)秘書與傳統(tǒng)行政機(jī)關(guān)秘書的區(qū)別在于，商務(wù)秘書的工作內(nèi)容更偏重于處理商務(wù)往來(lái)之間的相關(guān)事務(wù)，主要以社交型的工作為主。而行政機(jī)關(guān)秘書主要負(fù)責(zé)處理一些文件和日常事務(wù)，主要以文字型的工作為主。由于兩種類型秘書的工作內(nèi)容有多差別，因此對(duì)于兩類秘書的職業(yè)技能和素養(yǎng)上的要求也有所不同。隨著現(xiàn)代企業(yè)的不斷發(fā)展，現(xiàn)代商務(wù)秘書已經(jīng)成為秘書領(lǐng)域中的重要組成部分，并且在時(shí)代發(fā)展下對(duì)于現(xiàn)代商務(wù)秘書的素質(zhì)要求也更趨于社會(huì)化、科學(xué)化、專業(yè)化和高科技化。換句話說，現(xiàn)代商務(wù)秘書不

9、僅要掌握秘書的基本理論知識(shí)，還要對(duì)商務(wù)知識(shí)和企業(yè)管理的相關(guān)有所了解，并且掌握基本的外語(yǔ)交流能力和計(jì)算機(jī)操作能力等，這樣才能保證秘書本身適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)商務(wù)發(fā)展。高素質(zhì)的商務(wù)秘書也是企業(yè)在商務(wù)往來(lái)中的重要輔助，也是確保同行業(yè)商務(wù)競(jìng)爭(zhēng)中的制勝的關(guān)鍵。由此可見，現(xiàn)代商務(wù)秘書已經(jīng)從傳統(tǒng)的文字辦公不斷轉(zhuǎn)向以文字工作為基礎(chǔ)，以商務(wù)工作和為上級(jí)出謀劃策等等工作為主；從傳統(tǒng)的信息傳遞工作轉(zhuǎn)變?yōu)閺男畔⑹占?、處理、傳遞等綜合性工作；從被動(dòng)的接受上級(jí)安排任務(wù)到主動(dòng)聯(lián)系商務(wù)合作對(duì)象?？偟膩?lái)說，現(xiàn)代商務(wù)秘書需要更多的技能素養(yǎng)才能滿足現(xiàn)代商務(wù)的需求。具體來(lái)說，現(xiàn)代商務(wù)秘書的工作內(nèi)容主要在于以下幾個(gè)方面：第一，秘書日常的基本事

10、務(wù)，例如上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)每日的事務(wù)安排、基本的文字工作和信訪接待等。這類工作是秘書行業(yè)的共性工作，雖然瑣碎也更考驗(yàn)秘書人員的責(zé)任和細(xì)心；第二，上級(jí)下派的事務(wù)，包括商務(wù)交易前期的信息收集以及輔助上級(jí)決策、協(xié)調(diào)業(yè)務(wù)往來(lái)和應(yīng)對(duì)一些商務(wù)往來(lái)中的突發(fā)事件等。這類事件比較考驗(yàn)現(xiàn)代商務(wù)秘書的專業(yè)技能和實(shí)力，需要秘書從業(yè)者具有一定的專業(yè)素養(yǎng)；第三，主動(dòng)創(chuàng)造性的工作?，F(xiàn)代商務(wù)秘書需要具有主動(dòng)創(chuàng)造能力，主動(dòng)收集商務(wù)相關(guān)的信息以及行業(yè)市場(chǎng)發(fā)展的動(dòng)態(tài)，在此基礎(chǔ)上能夠更好的輔助上級(jí)決策，或者是完成商務(wù)活動(dòng)等。近年來(lái)，現(xiàn)代商務(wù)秘書與傳統(tǒng)秘書的區(qū)別以及現(xiàn)代商務(wù)秘書應(yīng)備素養(yǎng)等問題已經(jīng)成為行業(yè)重點(diǎn)。甚至是社會(huì)的關(guān)注熱點(diǎn)?；诖?，本文以

11、現(xiàn)代商務(wù)秘書素養(yǎng)作為研究的著手點(diǎn)，在現(xiàn)代秘書的相關(guān)理論基礎(chǔ)上探討現(xiàn)代秘書應(yīng)該具備的品質(zhì)以及實(shí)施培養(yǎng)的途徑。二、現(xiàn)代商務(wù)秘書的素質(zhì)要求相對(duì)于傳統(tǒng)秘書專業(yè)來(lái)講，現(xiàn)代商務(wù)秘書的現(xiàn)代特點(diǎn)極為明顯，尤其是商務(wù)工作的性質(zhì)導(dǎo)致商務(wù)秘書的必備職業(yè)素養(yǎng)要與傳統(tǒng)機(jī)關(guān)秘書有所差別。尤其是現(xiàn)代商務(wù)必須要具備比較綜合性的知識(shí)體系，包括行業(yè)知識(shí)、基礎(chǔ)知識(shí)、法律知識(shí)和企業(yè)管理知識(shí)等等；良好的溝通能力，現(xiàn)代商務(wù)秘書的工作性質(zhì)要求可能促使秘書更多要與其他公司進(jìn)行溝通交流，因此良好的人際關(guān)系處理能力比較必要。除此之外還要有基本的計(jì)算機(jī)操作能力、創(chuàng)新能力等等。（一）知識(shí)和能力的綜合性對(duì)于傳統(tǒng)秘書的日常工作來(lái)說，一般都是作為上下級(jí)溝

12、通的橋梁，正常的事務(wù)和活動(dòng)都是圍繞著會(huì)議組織、文件起草、聯(lián)系上下級(jí)、發(fā)布消息以及管理合同文件等等。因此傳統(tǒng)秘書需要具有寫作能力、溝通能力以及組織能力等。另外，傳統(tǒng)秘書的知識(shí)結(jié)果主要包括以下方面：（1）基礎(chǔ)知識(shí)。即正常的數(shù)學(xué)知識(shí)、文學(xué)知識(shí)這類在學(xué)校中接受的科學(xué)文化知識(shí)以及馬列知識(shí)、政策法規(guī)知識(shí)；（2）行業(yè)的專業(yè)知識(shí)。行業(yè)知識(shí)是秘書必備的知識(shí)，除了基本的行業(yè)知識(shí)外，傳統(tǒng)秘書會(huì)因分管不同業(yè)務(wù)而需其他的行業(yè)知識(shí)。常見的就是金融知識(shí)、管理學(xué)知識(shí)等；（3）業(yè)務(wù)知識(shí)。主要關(guān)于公司內(nèi)部的各個(gè)流程掌握等；（4）其他知識(shí)。即書法等。新時(shí)期發(fā)展中的現(xiàn)代商務(wù)秘書不僅需要掌握秘書基本知識(shí)，還應(yīng)該具有綜合性的知識(shí)系統(tǒng)，包

13、括基本的人文知識(shí)和自然知識(shí)，還有商務(wù)英語(yǔ)、企業(yè)管理法律、心理學(xué)以及公關(guān)禮儀等等復(fù)雜的知識(shí)體系才能適應(yīng)現(xiàn)代商務(wù)的要求。所以，現(xiàn)代商務(wù)秘書為了更好地服務(wù)于企業(yè)和上級(jí)，就必須從到單一的知識(shí)能力體系轉(zhuǎn)變?yōu)榫C合發(fā)展，在基本的秘書工作基礎(chǔ)上還應(yīng)具有以下知識(shí)和能力的綜合:（1）一定水平的語(yǔ)言能力。語(yǔ)言是工作的基礎(chǔ)，尤其現(xiàn)在國(guó)際化的發(fā)展趨勢(shì)下，英語(yǔ)成為工作、學(xué)習(xí)的必備工具。尤其現(xiàn)在中外合資或者是外資企業(yè)發(fā)展比較迅速，這樣一來(lái)，作為一名現(xiàn)代商務(wù)秘書，難免要接觸到更多的國(guó)際貿(mào)易，或者和國(guó)際化的同事、領(lǐng)導(dǎo)共事等。這就需要現(xiàn)代秘書具有一定的英語(yǔ)交流水平和寫作、翻譯水平等，以此增加自身的能力與競(jìng)爭(zhēng)。（2）現(xiàn)代手段的使用

14、知識(shí)?；ヂ?lián)網(wǎng)科技飛速發(fā)展的今天，線上處理公務(wù)、線上進(jìn)行交流等等已經(jīng)成為常態(tài)。由此一來(lái)，現(xiàn)代秘書應(yīng)該具備基礎(chǔ)的電腦操作能力，快速獲取商務(wù)信息。另外，企業(yè)辦公自動(dòng)化設(shè)備的應(yīng)用比較普遍，這就要求秘書不再是利用文本記錄商務(wù)信息，而是能夠熟練的操作計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、傳真機(jī)，甚至對(duì)于一些電子會(huì)議系統(tǒng)的技能掌控上也要做到游刃有余，這樣才能適應(yīng)企業(yè)的發(fā)展。（3）增強(qiáng)綜合性的知識(shí)水平。對(duì)于現(xiàn)代秘書的評(píng)價(jià)就是“專業(yè)的通才”，這就說明現(xiàn)代秘書不緊要掌握基礎(chǔ)知識(shí)和專業(yè)文秘技能外，還應(yīng)該廣泛學(xué)習(xí)心理、經(jīng)濟(jì)、法律已經(jīng)管理等行業(yè)的基本知識(shí)。這樣一來(lái)才能更好地了解客戶和領(lǐng)導(dǎo)的心理，降低出現(xiàn)漏洞的概率，以便更好地發(fā)揮助手、參謀的

15、作用。（4）具有國(guó)際視野，掌握不同國(guó)家和地區(qū)的風(fēng)俗知識(shí)?，F(xiàn)代商務(wù)秘書在工作中的任務(wù)就是協(xié)調(diào)內(nèi)部工作，同時(shí)與其他公司進(jìn)行業(yè)務(wù)的交接和洽談，甚至在外資企業(yè)不斷入駐的商業(yè)發(fā)展下，企業(yè)經(jīng)常需要秘書去和國(guó)外的公司進(jìn)行對(duì)接。這樣一來(lái)，就要求現(xiàn)代商務(wù)秘書應(yīng)該了解不同國(guó)家的交流禮儀和文化，同時(shí)對(duì)于國(guó)際政治動(dòng)向也要有所涉獵。（二）良好的人際關(guān)系處理溝通能力溝通時(shí)人與人之間交往的基本手段，從溝通中實(shí)現(xiàn)表達(dá)與接受信息。秘書的職能之一就是溝通，作為上下級(jí)之間的溝通渠道可以及時(shí)傳遞企業(yè)內(nèi)部的消息，作為企業(yè)和外界公司的溝通渠道便需要商務(wù)秘書能夠及時(shí)傳達(dá)企業(yè)的想法，積極促成商業(yè)合作。作為傳統(tǒng)秘書來(lái)說，主要的溝通對(duì)象是上級(jí)領(lǐng)

16、導(dǎo)和周圍同事。但是對(duì)于現(xiàn)代企業(yè)中的秘書來(lái)說，溝通對(duì)象不僅僅是企業(yè)內(nèi)部的職員與領(lǐng)導(dǎo)，更多的對(duì)外商務(wù)的交接。商業(yè)活動(dòng)本質(zhì)是平等的自愿基礎(chǔ)上的交易，需要參與方的合作才能實(shí)現(xiàn)。商務(wù)秘書應(yīng)具有合作精神，結(jié)成創(chuàng)新團(tuán)隊(duì)進(jìn)行工作。另外在企業(yè)的商務(wù)交流過程中，信息收集、合作洽談、組織決策等環(huán)節(jié)中很大部門都需要企業(yè)秘書之間進(jìn)行相關(guān)的意向交流，為此，現(xiàn)代商務(wù)秘書應(yīng)該具有一定的語(yǔ)言組織能力和語(yǔ)言表達(dá)能力，既能保證將企業(yè)意向表述清晰，又能有效的接收到對(duì)方的信息。總之，對(duì)于現(xiàn)代商務(wù)秘書來(lái)說，學(xué)會(huì)與他人合作交流是作為商務(wù)秘書的一項(xiàng)重要能力素質(zhì)?，F(xiàn)代社會(huì)商務(wù)的復(fù)雜環(huán)境導(dǎo)致秘書不斷周旋在企業(yè)內(nèi)部和企業(yè)與企業(yè)之間的矛盾和關(guān)系中，

17、為此需要現(xiàn)代商務(wù)秘書具有良好的人際關(guān)系和溝通能力，進(jìn)而將自身融入復(fù)雜多變的商務(wù)環(huán)境中。另外也是由于國(guó)際化的發(fā)展趨勢(shì)，國(guó)家商務(wù)合作已經(jīng)成為現(xiàn)代商務(wù)中不可或缺的一部分。在國(guó)家商務(wù)合作的交流中，除了語(yǔ)言外還有跨越文化的問題。國(guó)際商務(wù)的雙方可能就兩個(gè)國(guó)家在商務(wù)上的規(guī)定或看法不同而造成分歧。尤其隨著我國(guó)企業(yè)市場(chǎng)中外資企業(yè)、中外合資企業(yè)的不斷入駐，國(guó)際商業(yè)化的趨勢(shì)愈發(fā)明顯。但是受國(guó)家中的文化理念、行為準(zhǔn)則以及思維態(tài)度等方面的差異影響，很可能造成企業(yè)交流過程中的文化沖突，這對(duì)現(xiàn)代商務(wù)秘書來(lái)說是一項(xiàng)不小的挑戰(zhàn)。為此，為了消除國(guó)際業(yè)務(wù)過程中的文化差異，跨文化溝通的技巧成為有效推進(jìn)不同國(guó)家企業(yè)之間合作發(fā)展的關(guān)鍵點(diǎn)

18、。現(xiàn)代商務(wù)秘書作為跨文化交流中的重要參與者，很大程度上秘書的交流能夠幫助企業(yè)有效解決文化差異帶來(lái)的摩擦，進(jìn)而促進(jìn)國(guó)際商務(wù)合作。由此對(duì)于現(xiàn)代商務(wù)秘書而言，了解跨文化溝通交流的知識(shí)與技能必不可少。（三）創(chuàng)新與應(yīng)變能力企業(yè)中的創(chuàng)新能力一直被認(rèn)作是促進(jìn)企業(yè)發(fā)展的重要因素，尤其在現(xiàn)代企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)中，創(chuàng)新往往能夠幫助企業(yè)“一招制勝”，搶占市場(chǎng)份額。企業(yè)的創(chuàng)新發(fā)展離不開員工的創(chuàng)新能力，企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)說到底就是人才的競(jìng)爭(zhēng)，同樣企業(yè)的創(chuàng)新也就是員工創(chuàng)新的匯集。同樣對(duì)于商務(wù)秘書來(lái)說，一方面要實(shí)現(xiàn)對(duì)內(nèi)業(yè)務(wù)的嘗新，以此簡(jiǎn)化工作流程、高效管理日常事務(wù)；另一方面也要學(xué)會(huì)創(chuàng)新應(yīng)對(duì)企業(yè)外部環(huán)境，尤其在商務(wù)往來(lái)的過程中不要堅(jiān)持固有的商

19、務(wù)模式，可以結(jié)合市場(chǎng)環(huán)境和企業(yè)特點(diǎn)來(lái)創(chuàng)新商務(wù)發(fā)展。對(duì)于傳統(tǒng)秘書來(lái)說，日常工作主要負(fù)責(zé)接打電話、制定日程或準(zhǔn)備會(huì)議等，久而久之的按部就班的工作已經(jīng)導(dǎo)致傳統(tǒng)秘書缺乏創(chuàng)新的能力和主動(dòng)尋求創(chuàng)新突破的意識(shí)。新時(shí)期的發(fā)展下，創(chuàng)新能力已然成為衡量公司職員的重要標(biāo)準(zhǔn)。商務(wù)秘書作為上級(jí)的“左膀右臂”，能夠在輔助決策的時(shí)候最大程度的進(jìn)行創(chuàng)新便能夠幫助上級(jí)突破固有的工作成果，實(shí)現(xiàn)新的發(fā)展。在此之前，現(xiàn)代商務(wù)秘書要具有否定舊思想的勇氣，敢于向領(lǐng)導(dǎo)提出自己的想法。另外，企業(yè)市場(chǎng)的發(fā)展愈發(fā)靈活和多變，很多傳統(tǒng)的工作理念已經(jīng)不能再適應(yīng)現(xiàn)代秘書工作。作為一名現(xiàn)代商務(wù)秘書，不僅能夠?qū)崿F(xiàn)創(chuàng)新發(fā)展，還應(yīng)該在新時(shí)代發(fā)展下擅用全新的理

20、念對(duì)待工作，即對(duì)市場(chǎng)保有一定的應(yīng)變能力。市場(chǎng)往往都是瞬息萬(wàn)變的，不斷有新的情況、新的政策以及新的思想和知識(shí)，這就需要現(xiàn)代商務(wù)秘書具有一定的適應(yīng)接受能力和超強(qiáng)的學(xué)習(xí)能力，同時(shí)能夠敏感的察覺到周圍市場(chǎng)環(huán)境和秘書行業(yè)的改變，主動(dòng)學(xué)習(xí)、吸收新的觀點(diǎn)思想以便能夠幫助現(xiàn)代商務(wù)秘書在向上級(jí)匯報(bào)工作的時(shí)候，對(duì)于上級(jí)的提問及時(shí)應(yīng)答；最后作為現(xiàn)代商務(wù)秘書要具有獨(dú)立的思考能力。獨(dú)立的思考是創(chuàng)新的基礎(chǔ)，這就要求現(xiàn)代商務(wù)秘書在遇到問題的時(shí)候保證獨(dú)立的思考性，從問題中總結(jié)并積累經(jīng)驗(yàn)，一方面能夠通過培養(yǎng)獨(dú)立思考來(lái)實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新；另一方面也能幫助秘書在獨(dú)立思考的影響下對(duì)商務(wù)問題應(yīng)變自如。總而言之，創(chuàng)新能力和應(yīng)變能力都是現(xiàn)代商務(wù)秘書

21、必備的素養(yǎng)之一，這樣才能保證現(xiàn)代商務(wù)秘書在一層不變的工作中進(jìn)行突破。并且能夠結(jié)合時(shí)代發(fā)展突破固有思想，為上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)提供更多有價(jià)值且可供參考的意見。（四）信息處理能力商務(wù)活動(dòng)最早存在于人類之間的物物交換，一步步發(fā)展到現(xiàn)今各種各樣的商務(wù)活動(dòng)。信息是商務(wù)活動(dòng)中的重要部分，包括商務(wù)活動(dòng)中存在的數(shù)據(jù)、指令等一切有價(jià)值的內(nèi)容。總而言之，商務(wù)信息就是指在社會(huì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中，能夠反映人們所從事的商務(wù)活動(dòng)并為商務(wù)活動(dòng)服務(wù)的各類信息。在傳統(tǒng)的秘書行業(yè)中，商務(wù)信息收集與處理的過程主要包括：信息的收集與整理、信息的使用與傳遞和獲取信息反饋結(jié)果。從信息收集到最后獲取反饋的每一過程中都需要秘書按部就班地親力親為。相比較而言，現(xiàn)

22、代商務(wù)秘書更需要系統(tǒng)的商務(wù)信息處理能力。首先是信息的收集階段，現(xiàn)代社會(huì)經(jīng)濟(jì)環(huán)境中的商務(wù)信息來(lái)源比較廣，現(xiàn)代商務(wù)秘書需要學(xué)會(huì)從各個(gè)渠道了解更加豐富的商務(wù)數(shù)據(jù)信息，以此為企業(yè)的戰(zhàn)略性決策等提供有價(jià)值的參考意見；其次是信息的整理、存儲(chǔ)與傳遞等過程。區(qū)別于傳統(tǒng)秘書，現(xiàn)代商務(wù)秘書需要更多的信息管理技術(shù)工作，完成與信息處理和信息管理相關(guān)的一切任務(wù)。隨著企業(yè)管理的信息化，商務(wù)秘書首先應(yīng)當(dāng)對(duì)于各種office辦公軟件、方法都能得心應(yīng)手；其次要對(duì)企業(yè)的互聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)和電子管理系統(tǒng)要有所了解，以便完成商務(wù)信息的存儲(chǔ)和傳遞等；最后就是信息的反饋。相比于傳統(tǒng)的人工信息反饋系統(tǒng)，現(xiàn)代商務(wù)秘書則應(yīng)該會(huì)使用現(xiàn)代化的信息處理手段

23、，實(shí)現(xiàn)人機(jī)的反饋系統(tǒng)或者是全自動(dòng)化的信息反饋系統(tǒng)。21世紀(jì)是信息技術(shù)發(fā)展的時(shí)代，信息處理無(wú)論是在數(shù)據(jù)的廣度上，還是數(shù)據(jù)處理、分析的速度上都要高于人工，通過信息技術(shù)的使用能夠在很大程度上減輕秘書工作的壓力，同時(shí)通過信息模型的構(gòu)建能夠同時(shí)獲得多種數(shù)據(jù)分析結(jié)果，幫助秘書全面分析工作結(jié)果?？傊?，通過信息技術(shù)的使用能夠減輕人力、財(cái)力和時(shí)間的消耗。但自動(dòng)信息反饋系統(tǒng)也考驗(yàn)秘書的工作，電子系統(tǒng)通過規(guī)定代碼進(jìn)行計(jì)算，一旦出現(xiàn)一個(gè)數(shù)據(jù)輸入錯(cuò)誤的情況將會(huì)直接導(dǎo)致最終結(jié)果的錯(cuò)誤。三、現(xiàn)代商務(wù)秘書的素質(zhì)培養(yǎng)企業(yè)如果想要更好地開展商務(wù)合作，加強(qiáng)自身在行業(yè)市場(chǎng)中的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，商務(wù)秘書的素質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)是其中的影響因素之一。具有完備

24、素養(yǎng)的現(xiàn)代商務(wù)秘書能夠幫助企業(yè)在內(nèi)部管理上井井有條，同時(shí)在對(duì)外交流上也能事半功倍。但是，要想建立完善的現(xiàn)代商務(wù)秘書素質(zhì)體系，相關(guān)的素質(zhì)培養(yǎng)是必不可少的組成部分。針對(duì)現(xiàn)代商務(wù)秘書應(yīng)該具備的素質(zhì)能力來(lái)展開專項(xiàng)的素質(zhì)培養(yǎng)工作，具體應(yīng)該從促進(jìn)商務(wù)秘書構(gòu)建良好的知識(shí)結(jié)構(gòu)、提升商務(wù)秘書的人際交往能力、創(chuàng)新思維的培養(yǎng)、在變化和競(jìng)爭(zhēng)中培養(yǎng)應(yīng)變能力以及制定信息培訓(xùn)制度這五個(gè)方面著手。（一）促進(jìn)商務(wù)秘書構(gòu)建良好的知識(shí)結(jié)構(gòu)對(duì)于現(xiàn)代商務(wù)秘書的發(fā)展來(lái)說，構(gòu)建合理的、豐富的、系統(tǒng)的知識(shí)結(jié)構(gòu)具有重要的影響意義。對(duì)于商務(wù)秘書來(lái)說，合理的知識(shí)結(jié)構(gòu)就是指既具有精神的專業(yè)商務(wù)文秘知識(shí)，又要有廣博的知識(shí)面，以適應(yīng)不同的商務(wù)要求。構(gòu)建

25、良好的商務(wù)秘書知識(shí)結(jié)構(gòu)主要包括以下原則：（1）整體性原則。整體性原則就是指作為商務(wù)秘書既要精通管理、工商、企業(yè)策劃等專業(yè)知識(shí)，又要涉獵其他知識(shí)，如英語(yǔ)、禮儀、法律等等。專業(yè)知識(shí)是勝任商務(wù)秘書工作的基礎(chǔ)，其他知識(shí)是開展商務(wù)秘書工作的通行證，兩者相輔相成能夠促進(jìn)職能發(fā)展。（2）層次性原則。良好的知識(shí)結(jié)構(gòu)需要具有一定的層次性，即從基礎(chǔ)、中間到最高。一般來(lái)說，基礎(chǔ)層次由專業(yè)知識(shí)構(gòu)成；中間的層次是一些與工作有關(guān)的知識(shí)體系，例如電腦系統(tǒng)操作知識(shí)等；高層次的知識(shí)結(jié)構(gòu)是能夠突出個(gè)人能力的重點(diǎn)。層次性顧名思義就是要具有從低到高的層次過度，如何缺少底層就會(huì)使最高層次成為擺設(shè)，沒有實(shí)際的意義。同樣缺乏高層次，僅有底

26、層就不能凸顯能力。綜合起來(lái)就是應(yīng)該建立逐級(jí)的知識(shí)體系，才能保證每個(gè)層次的知識(shí)結(jié)構(gòu)有穩(wěn)固有效。（3）比例性原則。顧名思義比例性原則是指商務(wù)秘書在進(jìn)行知識(shí)學(xué)習(xí)與儲(chǔ)備的過程中要認(rèn)清大局，合理調(diào)配不同知識(shí)之間的配比。一般來(lái)說，比例性原則要依據(jù)具體細(xì)化商務(wù)秘書工作方向和目標(biāo)來(lái)設(shè)定，不同工作的商務(wù)秘書要求的知識(shí)結(jié)構(gòu)比例就不同。（4）動(dòng)態(tài)性原則。知識(shí)結(jié)構(gòu)自古以來(lái)就不是一層不變的，動(dòng)態(tài)性原則就是指商務(wù)秘書本身應(yīng)該不斷進(jìn)行自我知識(shí)結(jié)構(gòu)的調(diào)整，以此適應(yīng)新時(shí)代的商務(wù)工作要求。建立合理的知識(shí)結(jié)構(gòu)是一個(gè)復(fù)雜長(zhǎng)期的過程，因此對(duì)于現(xiàn)代商務(wù)秘書的素質(zhì)培養(yǎng)過程中，應(yīng)該從大學(xué)時(shí)期就開始培養(yǎng)文秘專業(yè)的學(xué)生建立知識(shí)結(jié)構(gòu)的意識(shí)，并且在

27、日常的授課中和企業(yè)實(shí)訓(xùn)中加固知識(shí)結(jié)構(gòu)的建設(shè)。（二）提升商務(wù)秘書的人際交往能力人際交往能力就是指與他人或者團(tuán)隊(duì)、集體的溝通交往能力，人不能避免與他人交流，尤其作為商務(wù)秘書這樣的職業(yè)，更是無(wú)可避免地要與上下級(jí)和合作企業(yè)進(jìn)行交流。在入職場(chǎng)之后，我們?cè)谌穗H關(guān)系交往上就要有所轉(zhuǎn)變，畢竟與上級(jí)和同事之間的交流要區(qū)別與同學(xué)、教師。例如在與領(lǐng)導(dǎo)的交流中，如果出現(xiàn)與領(lǐng)導(dǎo)觀點(diǎn)不同的時(shí)候要如何委婉提出。總而言之，良好的人際溝通能力是商務(wù)秘書工作的“通行證”。作為商務(wù)秘書，在與領(lǐng)導(dǎo)、同事和合作方的交往中要注意以下幾點(diǎn)：（1）交往中保持平等的心態(tài)。無(wú)論是與領(lǐng)導(dǎo)還是同事交流時(shí)都要堅(jiān)持平等的原則，不能由于領(lǐng)導(dǎo)的權(quán)威而顛倒黑

28、白，對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)的誤解和錯(cuò)誤的觀點(diǎn)要勇于提出；對(duì)于同事來(lái)說，要保持以朋友的身份進(jìn)行交流，切勿因?yàn)楣ぷ鲿r(shí)間的長(zhǎng)短和工資高低等情況而對(duì)同事頤指氣使；對(duì)于合作的企業(yè)和公司來(lái)說，不能由于公司的等級(jí)和規(guī)模而差別對(duì)待?？傊?，保持平等的交往心態(tài)，確保人際關(guān)系的順利發(fā)展。（2）交往中保持互利的原則。人與人之間的交往一直都是雙方的行為，我國(guó)傳統(tǒng)的文化教導(dǎo)我們“來(lái)而不往非禮也”。同樣在現(xiàn)代商務(wù)秘書的發(fā)展中要不斷地面對(duì)與其他企業(yè)間的交流合作，但是任何合作都不可能是一瞬間或者短暫的，商務(wù)合作往往都以中長(zhǎng)期的合作為主。這就要求現(xiàn)代商務(wù)秘書在日常的商務(wù)合作中保持互惠互利的原則，單方面的便宜不能維持長(zhǎng)久的合作管理，只有互相幫助

29、才能給予對(duì)方企業(yè)信任，進(jìn)而保持長(zhǎng)久的合作關(guān)系。（3）保證誠(chéng)信溝通和忠誠(chéng)態(tài)度。人際之間的交流與溝通離不開誠(chéng)信的加持，因此在商務(wù)秘書的日常工作中，對(duì)待領(lǐng)導(dǎo)要有忠誠(chéng)，不過分討好領(lǐng)導(dǎo)，不將領(lǐng)導(dǎo)的私事進(jìn)行傳播，不對(duì)領(lǐng)導(dǎo)隱瞞商務(wù)數(shù)據(jù)和商務(wù)問題等。對(duì)于同事間的交流更是要以誠(chéng)信為基礎(chǔ)，“言必信、行必果”，不卑不亢端莊而不過于矜持，謙虛而不矯飾詐偽。（4）交往中要有寬廣的胸懷。即表現(xiàn)在只要不觸及到原則的問題中不要過度追究行為人的責(zé)任，在交往中斤斤計(jì)較。人際交往的過程不僅是互相表達(dá)需求、看法的過程，也是一個(gè)解決矛盾和問題的過程。尤其在日常的企業(yè)商務(wù)往來(lái)中難免會(huì)有意見不統(tǒng)一的時(shí)候，這時(shí)候要求現(xiàn)代商務(wù)秘書不能因?yàn)橐庖?/p>

30、的不合而直接惡語(yǔ)相向。商務(wù)秘書在代表個(gè)人的同時(shí)也代表整個(gè)企業(yè)，因此保持寬廣的胸襟，學(xué)會(huì)以理服人比較重要。（三）創(chuàng)新思維的培養(yǎng)對(duì)于商務(wù)秘書的創(chuàng)新思維的培養(yǎng)中，具體如下：1.樹立創(chuàng)新意識(shí)，訓(xùn)練創(chuàng)新思維秘書從事的是腦力勞動(dòng)，尤其是商務(wù)秘書，除了日常的秘書工作外，還要處理企業(yè)日常的商務(wù)往來(lái)信息，這就要求商務(wù)秘書在日常繁雜的工作中尋求突破與創(chuàng)新，以此來(lái)減輕工作壓力、提高工作效率。隨著企業(yè)商務(wù)多元化的發(fā)展，每位商務(wù)秘書的從業(yè)者都必須不斷地主動(dòng)學(xué)習(xí)，掌握最新的知識(shí)，保持在工作中的創(chuàng)新意識(shí)。敢于站在批判的角度上審視舊思想，創(chuàng)新自身的知識(shí)能力體系，同時(shí)也為上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的決策提供創(chuàng)新思想。2.增加知識(shí)儲(chǔ)備，增強(qiáng)創(chuàng)新能

31、力作為商業(yè)秘書來(lái)說，創(chuàng)新能力并不是憑空出現(xiàn)的，而是建立在足夠的知識(shí)水平之上才能尋求創(chuàng)新。尤其知識(shí)更迭的速度越來(lái)越快，如果仍舊一味堅(jiān)持老化的行業(yè)知識(shí)必定會(huì)影響工作好角色，并且導(dǎo)致思維的僵化。只有不斷吸收新的知識(shí)，替代陳舊知識(shí)才能從根源上提升秘書的創(chuàng)新能力。因此，在瞬息萬(wàn)變的商業(yè)市場(chǎng)中，商務(wù)秘書要想不被社會(huì)淘汰就要增強(qiáng)自身知識(shí)儲(chǔ)備，進(jìn)而提升創(chuàng)新力。3.立足于實(shí)踐培養(yǎng)創(chuàng)新能力創(chuàng)新能力的來(lái)源主要在于日常的工作實(shí)踐和生活。對(duì)于商務(wù)秘書來(lái)說，創(chuàng)新能力和思維也要在日常的工作實(shí)踐中得到培養(yǎng)和發(fā)展。為此，秘書商務(wù)秘書應(yīng)該在商務(wù)交流和公司內(nèi)部的日常工作中時(shí)刻保持創(chuàng)新的意識(shí)，積極將創(chuàng)新想法付諸到具體實(shí)踐中來(lái)，實(shí)現(xiàn)創(chuàng)

32、新轉(zhuǎn)化。但是在實(shí)踐創(chuàng)新的過程中需要注意，創(chuàng)新并不意味著要拋出所有的工作原則隨心所欲，而是在保持思維整體上的求同意識(shí)，使思想角度盡可能地與工作需要和規(guī)范相一致，同時(shí)又要以開拓創(chuàng)新的姿態(tài)站在時(shí)代的前端頭。學(xué)會(huì)將秘書工作中的被動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)化為主動(dòng)探索，善于發(fā)現(xiàn)工作中的新問題，并且敢于創(chuàng)新和接受一切新鮮事物。保證創(chuàng)新性的發(fā)展來(lái)提高工作效能。（四）在變化和競(jìng)爭(zhēng)中培養(yǎng)應(yīng)変能力商務(wù)環(huán)境的復(fù)雜性需要商務(wù)秘書能夠在這樣的環(huán)境中立馬做出合理的解決措施。在正常的企業(yè)發(fā)展中，秘書人員本就會(huì)遇到各種各樣的突然實(shí)踐。而對(duì)于商務(wù)秘書來(lái)說，不僅要面對(duì)企業(yè)內(nèi)部的突發(fā)問題，還要應(yīng)對(duì)商務(wù)中的突發(fā)事件，這對(duì)商務(wù)秘書是一個(gè)更好的挑戰(zhàn)。為了

33、更好的旅行商務(wù)秘書職責(zé)，需要秘書人員具有面對(duì)突發(fā)事件中的應(yīng)變能力，即使在一些緊急情況下也能保證冷靜沉著的思考，進(jìn)而做出合理的決策。尤其在商務(wù)往來(lái)說存在諸多不穩(wěn)定因素，導(dǎo)致雙方之間的合作出現(xiàn)與計(jì)劃不相符情況，這更需要商務(wù)秘書從中進(jìn)行斡旋和處理。商務(wù)活動(dòng)和業(yè)務(wù)中會(huì)涉及到雙方企業(yè)的機(jī)密文件和信息等，由于秘書行業(yè)的特殊性質(zhì)導(dǎo)致秘書往往掌握了企業(yè)內(nèi)部的重要數(shù)據(jù)以及企業(yè)商務(wù)交流中的機(jī)密文件等。這就要求商務(wù)秘書在日常工作中既能夠堅(jiān)持原則、恪守秘密，又能夠靈活應(yīng)變，處理好企業(yè)內(nèi)部以及企業(yè)之間的各方面關(guān)系。企業(yè)內(nèi)部和其他企業(yè)往往會(huì)從秘書入手來(lái)非法套取商業(yè)機(jī)密，以此來(lái)獲得利益或是增強(qiáng)企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力，這樣一來(lái)就需要商務(wù)秘書在工作中時(shí)刻保持警醒，并且能夠應(yīng)對(duì)不同的事件和問題，保護(hù)企業(yè)的權(quán)益。（五）制定信息培訓(xùn)制度信息處理能力包括從信息的收集、整理、處理到最終的存儲(chǔ)、分析等等環(huán)節(jié)，企業(yè)信息有助于企業(yè)的決策。良好的信息處理能力不僅能夠節(jié)約商務(wù)秘書的時(shí)間和精力，還能夠?yàn)槠髽I(yè)決策提供更為精準(zhǔn)全面的信息分析數(shù)據(jù)。但如何在海量的信息中提取重要信息以及如何實(shí)行實(shí)現(xiàn)信息的整理與分析的都需要企業(yè)對(duì)商務(wù)秘書制定完善的信息培訓(xùn)制度