綜合臺帳管理制度

1、綜合臺帳管理制度第一章總則第一條、為提高企業(yè)管理水平，建立科學規(guī)范的臺賬管理機制，保證臺賬資料完整、統(tǒng)一，提高綜合臺賬的利用效率，根據(jù)公司經理辦公會關于在全公司推行臺賬管理的有關精神制定本制度。 第二條、臺賬管理的基本要求是注重實用、內容完整、簡明扼要。具體要求是工作任務量化，責任單位明確，時間節(jié)點具體，操作簡單容易。 第三條、綜合臺賬包括合同管理、固定資產管理、應收應付款管理等第四條、各公司辦公室、財務、業(yè)務人員負責綜合臺賬的編制、匯總、反饋工作。在臺帳資料的記錄、整理和積累過程中起到自我督促、強化管理的作用。 第五條、臺賬運作程序：（一）臺賬建立。各部門根據(jù)公司提供的臺賬模板建立相應的本部

2、門工作臺賬，全面推行臺賬管理。 （二）臺賬督查。按職責分工對臺賬相關事項實行跟蹤督辦，周督辦、月提醒、季度檢查、半年點評、年終總結。對重要工作、重點工程、重點項目，適時組織相關部門開展聯(lián)合督查，及時公開督查結果。（三）臺賬反饋。按職責分工對臺賬相關工作進展情況按月進行登記，并進行結果認定。每月5日前將結果認定情況匯總至綜合事業(yè)部。每個季度進行一次通報。第二章 合同臺賬管理制度第六條、凡以各公司或集團名義簽訂的合同，均應由專職或兼職合同管理人員依照本制度建立合同臺賬，并向公司綜合事業(yè)部備案。第七條、專職或兼職合同管理人員負責合同的分類歸檔、臺賬的登記、資料的收集、保管等工作。同時負責對本部門合同

3、簽訂、履行進行監(jiān)督，對合同履行過程中出現(xiàn)的質量、價格、數(shù)量、交貨期等主要條款的實質性變更情況，要及時向主管領導匯報,重要情況應同時向有關部門通報。第八條、專職或兼職合同管理人員應在合同簽訂生效后三日內建立合同臺賬，并對重大合同進行備案審查。 第九條、合同臺帳應包括以下內容： （一）合同名稱； （二）合同主體；（三）合同內容（含標的、數(shù)量、價款或者酬金、履行期限、地點和方式、違約責任、解決爭議的方法及其他須注明的事項）；（四）合同履行情況（有無違約、爭議、訴訟等情況及合同履行完畢的時間）；（五）合同所附資料；（六）其他應當記載的重要內容。第十條、合同臺帳應附以下資料：1.合同正本或副本；2.對方

4、企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照和資質等級證明等資料的復印件；3.對方法定代表人身份證明和委托代理人授權委托書及代理人身份證明；4.補充合同、會議紀要、往來函電；5.有關的重要資料。第十一條、專職或兼職合同臺帳管理人員有權對合同及所附資料進行審查，發(fā)現(xiàn)程序不符、內容有誤、資料不全、顯失公平、重大誤解或對方有欺詐行為，嚴重損害我方利益等問題時，應及時要求合同簽訂人員采取措施予以糾正或補充資料，以保證合同的簽訂和履行合法有效。第十二條、使用或借用合同臺帳資料，應當辦理使用或借用手續(xù)，使用人或借用人應妥善保管合同資料，不得損壞或遺失，更不得擅自涂改或更換；辦理結束后，應及時將使用或借用的合同資料歸還合同臺帳管理人員

5、。若違反前款規(guī)定給企業(yè)造成不良后果，將追究相關責任人責任。第十三條、財務部門為合同金額的結算部門及控制部門（一）對涉及金額結算的合同應嚴格按照合同的內容及要求進行結算，嚴禁沒有合同而向其他單位、個人等進行付款。（二）對合同的履行情況進行監(jiān)督并嚴格按照實際履行情況和合同的內容、條件進行結算，對合同檔案進行管理并建立相應的合同臺帳。（三）凡不按合同規(guī)定的結算方式辦理收款或付款手續(xù)的，財務部門有權拒絕辦理。（四）付款或收款單位與合同對方當事人名稱不一致的，財務部門應當要求承辦部門索要對方當事人出具的相關證明。（五）與非法人單位或一人公司簽訂合同時，不得有預付款的約定；與法人單位簽訂合同原則上預付款、

6、進度款等標的交付前支付的款項不得超過其注冊資本的30%。特殊情況應經總經理批準或提供擔保。（六）對于下列合同須由對方提供不低于合同金額10%的履約保證金（現(xiàn)金、現(xiàn)金支票或者銀行履約保函形式）：1.大宗材料訂購合同；2.大型工程合同；3.其他標的金額較大、存在履約風險的合同。第十四條、合同管理中須注意的事項（一）各公司對外發(fā)生的經濟往來，除標的額在3000元以下且能及時清結的外，均需簽訂書面合同；雖能及時清結，但屬批量交易、交易額較大或當時難以檢測產品內在質量和技術性能，極易引起糾紛或潛在風險較大的交易也應簽訂書面合同。集團公司內部經濟往來亦應簽訂合同。與合同有關的文書、圖表、傳真件等均為合同的

7、重要資料。（二）簽訂合同應當使用政府相關部門、公司制定的統(tǒng)一合同文本或參照文本。具體份數(shù)按實際情況確定，但我方至少留存三份，綜合事業(yè)部一份、各公司財務部門一份、承辦部門一份。（三）簽訂合同必須使用合同專用章。（四）法律規(guī)定需經國家專門機關批準的合同，合同簽訂后應由承辦部門的承辦人辦理審批手續(xù)；凡是法律規(guī)定需經國家專門機關有關部門登記或備案的合同，必須向規(guī)定的機關申請登記或備案。 （五）雙方對合同達成一致意見后，由對方先蓋章，然后由合同承辦人到綜合事業(yè)部辦理合同審批表并加蓋合同章。（六）未經批準不得先發(fā)生經濟行為后簽訂合同。因緊急情況確需后補合同的，應在采購行為發(fā)生前經部門領導、公司主管領導同意

8、，并在發(fā)生之日起5日內出具書面說明報公司總經理批示，補辦合同審批手續(xù)。第十五條、專職或兼職合同管理人員應做好簡便有效的合同履行督促檢查工作，定期對到期合同的履行情況進行檢查。每月5日之前將上月合同履行情況書面匯總并制定表格，報部門領導及公司相關部門。第三章 應收賬款臺賬管理制度第十六條、應收帳款管理目標 1有效控制在途應收帳款的額度，實現(xiàn)合理鋪貨，加快資金周轉。 2降低應收帳款的管理成本，提高銷售利潤。第十七條、應收賬款的日常管理1做好應收帳款的日常記錄。 2做好客戶基本信息的收集（地址、電話、負責人、資金狀況、有關負債等情況，如本部人力有限則要求客戶親自填寫）；法律憑證收集（要求一切原始憑證

9、，主要是合同、退貨申請單等，因為涉及以后法律糾紛，要求銷售部門有一份留檔）。 3發(fā)貨之日起10日內，及時做好發(fā)貨情況的核查工作，并做好臺帳記錄，月度歸檔管理。第十八條、業(yè)務人員應建立銷售及應收賬款的明細臺賬：（一）業(yè)務部門按客戶設置應收賬款臺賬，詳細記錄應收賬款基礎資料。包括每個客戶的客戶類別、客戶名稱及聯(lián)系資料、信用額度、信用期限、每筆業(yè)務的訂單編號、合同編號、經辦人員、批準人員，項目明細、產品明細、貨款明細、發(fā)貨單編號、貨物簽收情況、發(fā)票編號、貨款回籠情況和對賬、催收記錄以及上述相關發(fā)生日期等。（二）銷售及應收賬款臺賬應以數(shù)據(jù)庫格式或excel表格格式建立。凡賬齡在30天以上的應收賬款即登

10、入臺賬。（三）應收賬款臺賬，按客戶分類管理，第十九條、業(yè)務人員對應收賬款管理的責任（一）業(yè)務人員對其經辦的應收賬款全程負責，并對客戶的經營情況、催付能力進行追蹤分析，及時了解客戶資金持有量與調劑程度，保證應收賬款的回收。（二）業(yè)務人員應對應收賬款客戶分類管理，賬期內的應收賬款應在到期前30天及時提醒客戶按約付款，在到期前10天傳真提醒客戶按約付款；逾期的應收賬款，業(yè)務人員提交分析說明及清收措施交部門領導審閱，并向客戶寄、送催款書。（三）業(yè)務人員工作調動，該銷售業(yè)務人員經辦或接管的應收賬款應作為主要內容逐筆進行交接，后任業(yè)務人員必須接任應收賬款清欠責任，發(fā)生逾期呆賬、壞賬的，應根據(jù)具體情況同時追

11、究前任、后任銷售人員的責任。（四）業(yè)務人員應定期與客戶對賬，對賬結果可使用詢證函或對賬確認書加以確認。詢證函或對賬確認書應由雙方蓋章，并及時交財務部門，確保債權明確有效。雙方對賬有問題的，必要時由財務部門提供對賬支持，和業(yè)務人員共同與客戶對賬。第二十條、財務人員對應收賬款管理的責任（一）財務部門按客戶設置應收賬款明細賬，及時反映每一客戶應收賬款的發(fā)生，余額的增減變動，監(jiān)督信用政策的執(zhí)行情況。（二) 財務部門負責編制應收賬款明細表，并對應收賬款賬齡進行分析，提供給銷售部門和公司領導，根據(jù)信用政策對應收賬款數(shù)額過大或超過信用期、賬齡延長等情況提供預警信息反饋。按照公司核定下達的應收賬款合理額度和周

12、轉率催收管理。月度對臺帳記錄進行整理、歸檔。（三） 財務部門在清查應收賬款時，相對應的應付款項應當一并清查。對既有債權又有債務的同一債權人，應由銷售部門、采購部門共同說明情況，經銷售部門、采購部門領導審批后，由財務部門進行賬務抵扣處理，以確認應收賬款的真實數(shù)額。（四）財務部門于每月底要對往來帳目進行核對。，對當月發(fā)貨情況進行對帳核實，發(fā)出對帳單。集團內部單位形成的應收賬款，財務部門也應定期對賬。定期清收。（五）財務部門負責核定應收賬款占用額、賬齡結構和周轉期，并分解到各業(yè)務分部，與銷售額、回款率一并考核。第二十一條、應收賬款的催收管理（一）主要通過電話、傳真等方式，由業(yè)務部門專人負責催收工作。

13、根據(jù)公司催收工作程序，每34天催收1次，并做好日常催收臺帳記錄。（二）做好月度催收匯報工作。由催收人員編寫催收書面報告書，交部門領導審核后，呈報營銷副總經理。 （三）對催收無效的逾期應收帳款，由催收人員編寫催收書面報告書并提出相關處理意見（停滯發(fā)貨、計罰利息等），交部門領導審核后，呈報總經理審定。 （四）對有以下情況之一者，列入重點催收對象，派員進一步核查，并提出催收意見書。 1.貨款逾期，經多次催收仍不回款的。 2.拖欠、挪用貨款的。 3.發(fā)現(xiàn)債務人有破產、解散跡象，可能形成破產債權的。4.發(fā)現(xiàn)債務人有騙貨、逃債跡象，可能形成非常債權的。（五）每月5日之前將上月應收賬款催款情況書面匯總并制定

14、表格，報部門領導及公司相關部門。第四章 固定資產臺賬管理制度第二十二條、法定所有權屬于企業(yè)的固定資產，無論其存放在何處，都應作為企業(yè)的固定資產，納入固定資產臺賬管理范疇。第二十三條、辦公室為固定資產管理部門，財務部負責固定資產的帳務管理，各資產使用部門負責固定資產的合理使用、維護、保管。第二十四條、各類固定資產的歸口管理分工，本著有利于組織領導、有利于貫徹責任制的原則，結合機構設置的具體情況確定各部門的分工如下：（一）財務部門負責固定資產的綜合核算，全面掌握固定資產的增減變化情況，以及正確計提折舊等財務核算。（二）房屋及建筑物、辦公家具及設備、計算機及附屬設備歸口管理部門為辦公室。（三）運輸工

15、具歸口管理部門為貨運部。（四）機器設備歸口管理部門為生產管理部門。第二十五條、企業(yè)固定資產實行由使用部門、歸口管理部門、財務部門分工負責的原則，使用部門、歸口管理部門負實物的直接管理責任，財務部門負核算、監(jiān)督和檢查的管理責任。各部門職責如下：（一）使用部門1.建立和貫徹固定資產的使用，保管責任制度。2.建立臺帳及時反映固定資產的增、減變動等情況，做到帳（卡）、物一致。3.正確使用固定資產，做好維護保養(yǎng)。4.定期進行清查盤點，并提出盤點報告。（二）歸口管理部門1.建立固定資產臺賬，做到財務、分管，使用三賬一致，明細賬、臺賬、實物一致，并按期填報有關的業(yè)務報表。2.正確及時辦理增加、轉移、調撥、報

16、廢等手續(xù)。3.對使用部門進行固定資產的維護、管理和使用情況的檢查和指導。4.定期組織清查盤點，提出盤點報告。5.負責編制分管固定資產的大修理計劃。6.健全檔案資料，組織編號釘牌。（三）財務部門1.負責企業(yè)固定資產的統(tǒng)一核算，建立健全固定資產的核算憑證、明細賬和臺賬，正確填報有關會計報表。2.辦理固定資產增加、轉移、調撥、盈虧報廢等的財務手續(xù)。3.正確計提折舊。準確反映類別、單個固定資產原值、累計折舊、凈值。4.組織并參與管理部門的清查盤點工作。第二十六條、固定資產臺帳是不作為財務帳的明細帳，是對財務帳的補充，比財務帳更明細。財務部門負責企業(yè)固定資產的統(tǒng)一核算。正確填報有關會計報表。財務部門建立的固定資產管理臺帳應包括以下內容：（一）固定資產名稱（二）單位、數(shù)量、類別、規(guī)格型號（三）原值、殘值率（四）開始使用日期、使用年限、使用部門（五）月折舊額、累計折舊數(shù)（六）當期累計折舊數(shù)第二十七條、使用部門、歸口管理部門建立的各類固定資產臺賬，本著有利于貫徹責任制的原則，結合固定資產的類別具體情況而定。使用部門、歸口管理部門建立的固定資產保管臺帳應包括以下內容：（一）固定資產編號、名稱（二）規(guī)格型號、類別（三）購置日期、使用日期（四）資產原值（計量單位、數(shù)量、單價）