秘書(shū)證考試材料

1、秘書(shū)證考試基礎(chǔ)知識(shí)提綱第一章 文書(shū)基礎(chǔ)一、應(yīng)用文的定義：應(yīng)用文是各級(jí)機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體以及個(gè)人處理事務(wù)中經(jīng)常應(yīng)用的具有一定格式的問(wèn)題總稱。二、應(yīng)用文分類：行政公文、事物文書(shū)、商務(wù)文書(shū)三、行政公文的定義：是指行政機(jī)關(guān)在行政管理過(guò)程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書(shū)，是依法行政和進(jìn)行公務(wù)活動(dòng)的重要工具。四、行政公文十三種：命令、決定、公告、通告、通知、通報(bào)、議案、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、意見(jiàn)、函、會(huì)議紀(jì)要五、事務(wù)文書(shū)的種類（主要14個(gè)）：傳真稿、備忘錄、請(qǐng)柬、邀請(qǐng)信、賀信、感謝信、啟事、簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄、計(jì)劃、總結(jié)、述職報(bào)告、招標(biāo)書(shū)、投標(biāo)書(shū)、合同、可行性研究報(bào)告、演講稿。六、商務(wù)文書(shū)種類：意向書(shū)

2、、訂貨單、商品說(shuō)明書(shū)、市場(chǎng)調(diào)查報(bào)告、招標(biāo)書(shū)、投標(biāo)書(shū)、合同、可行性研究報(bào)告七、通用公文的制發(fā)程序：草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、繕印、用印、登記、分發(fā)八、行政公文（通用公文）的通用格式：眉首、主體、版記（一）眉首包括：1、公文印制分?jǐn)?shù)序號(hào)（個(gè)位數(shù)字表示共七位）2、秘密等級(jí)和保密期限(絕密、機(jī)密、秘密)3、緊急程度：特急、急件4、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)：發(fā)文機(jī)關(guān)名稱及文件、紅色印制5發(fā)文字號(hào)：有機(jī)關(guān)代字、年份、序號(hào)構(gòu)成（二）主體包括：1、公文標(biāo)題：發(fā)文機(jī)關(guān)、事由、文種三要素2、主送機(jī)關(guān)：主要授文單位、需要他辦理來(lái)文中的公務(wù)3、正文：由第一部分發(fā)文事由（依據(jù)目的原因），第二部分發(fā)文事項(xiàng)，第三部分期請(qǐng)部分（發(fā)出號(hào)召、

3、提出希望、進(jìn)行部署、做出安排）注意：上行文的眉首特點(diǎn)：必須有簽發(fā)人4、附件：隨正文一起發(fā)送的其他文件等材料5、成文時(shí)間：漢字書(shū)寫(xiě)6、發(fā)文機(jī)關(guān)印章，齊年壓月7、附注（三）版記部分：1、主題詞：3-5個(gè)由類別詞、類屬詞。2、抄送機(jī)關(guān)：接受來(lái)文復(fù)印件的單位，但不需要辦理其中公務(wù)3、引發(fā)機(jī)構(gòu)：發(fā)文機(jī)關(guān)的秘書(shū)部門4、引發(fā)時(shí)間九、應(yīng)用文書(shū)標(biāo)題的基本模式：公文式標(biāo)題 文章式標(biāo)題（單標(biāo)題和雙標(biāo)題）十、應(yīng)用文書(shū)常用開(kāi)頭方式：4種1、概述式 2、目的式 3、開(kāi)門見(jiàn)山式 4、引述來(lái)文式十一、應(yīng)用文書(shū)的層次方式：6種1、總分式 2、并列式 3、遞進(jìn)式 4、因果式 5、時(shí)序式 6、三段式十二、應(yīng)用文書(shū)常用的段落方式：3

4、種1、提行式 2、條款式 3、篇段合一式十三、應(yīng)用常用的結(jié)尾方式：5種1、強(qiáng)調(diào)式 2、期求式 3、希望式 4、說(shuō)明式 5、禿尾十四、應(yīng)用文書(shū)語(yǔ)言的要求：準(zhǔn)確、簡(jiǎn)潔、平實(shí)第二章 文書(shū)擬寫(xiě)與處理一、通告：是公布社會(huì)各有關(guān)封邊應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)的公文。二、通告公告區(qū)別：公告大1、適用范圍不同2、宣布事項(xiàng)不同3、制發(fā)者不同（公告是國(guó)家）三、通報(bào)：是表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或者情況的公文四、決定：決定是對(duì)重要事項(xiàng)或者重大行動(dòng)作出安排，獎(jiǎng)懲有關(guān)單位及人員，變更或撤銷下級(jí)機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)的公文。（下行文）五、請(qǐng)批、批答函：是請(qǐng)批函和批答函的合稱，是不相隸屬機(jī)關(guān)之間請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)的公文

5、。六、計(jì)劃：是各級(jí)機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體和個(gè)人對(duì)未來(lái)一定時(shí)間內(nèi)的活動(dòng)擬定出實(shí)現(xiàn)目標(biāo)、內(nèi)容、步驟、措施和完成期限的一種事務(wù)性文書(shū)。七、計(jì)劃的特點(diǎn)：1、針對(duì)性 2、預(yù)見(jiàn)性 八、計(jì)劃的注意事項(xiàng)：1、注意深入領(lǐng)會(huì)黨和國(guó)家的有關(guān)方針、政策和法律、法規(guī)，以之作為制定計(jì)劃的指導(dǎo)思想。2、注意從本部門的實(shí)際情況出發(fā)，不脫離現(xiàn)實(shí)，不把任務(wù)指標(biāo)訂的過(guò)高或過(guò)低；計(jì)劃的目的、任務(wù)、指標(biāo)、措施、步驟要指定的具體明確、以便于落實(shí)和監(jiān)督檢查。3、言語(yǔ)簡(jiǎn)潔明了，樸實(shí)自然；表達(dá)方式以說(shuō)明、敘述為主，行文中不夾雜不必要的議論。九、總結(jié)：是各級(jí)機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體和個(gè)人通過(guò)對(duì)過(guò)去一階段工作的回顧、分析和研究、從中找出經(jīng)驗(yàn)

6、、教訓(xùn)，得出一些規(guī)律性的認(rèn)識(shí)，用以指導(dǎo)今后工作的事務(wù)性文書(shū)。十、總結(jié)工作的注意事項(xiàng)：1、正確的指導(dǎo)思想 2、堅(jiān)持實(shí)事求是3、總結(jié)出規(guī)律性的東西 4、分清主次、突出重點(diǎn)5、語(yǔ)言簡(jiǎn)明、準(zhǔn)確十一、述職報(bào)告的特點(diǎn)：個(gè)人性、真實(shí)性、通俗性十二、講話稿的特點(diǎn)：1、內(nèi)容針對(duì)性強(qiáng) 2、語(yǔ)言平易通俗 3、交流具有互動(dòng)性十三、市場(chǎng)調(diào)查報(bào)告的特點(diǎn)：針對(duì)性、真實(shí)性、典型性、時(shí)效性十四、市場(chǎng)調(diào)查報(bào)告正文結(jié)構(gòu)：1、 情況部分：簡(jiǎn)介歷史和現(xiàn)狀，存在特點(diǎn)和問(wèn)題2、 預(yù)測(cè)部分：對(duì)資料分析，預(yù)測(cè)今后的變化趨勢(shì)3、 建議部分：計(jì)劃、措施，注意可行性。十五、投標(biāo)書(shū)的特點(diǎn)：針對(duì)性、求實(shí)性、合約性十六、文書(shū)擬辦：是對(duì)文件的辦理提出初步意

7、見(jiàn)，以供領(lǐng)導(dǎo)批閱時(shí)參考。十七、催辦方法：電話催辦、發(fā)函催辦、登門催辦、樂(lè)清承辦部門來(lái)人匯報(bào)。十八、檔案利用方式：1、閱覽室提供利用 2、檔案外借3、制發(fā)檔案復(fù)制本 4、制發(fā)檔案證明5、提供咨詢服務(wù) 6、引發(fā)目錄7、檔案展覽 十九、確定編寫(xiě)檔案參考資料的種類：1、大事記 2、組織沿革 3、統(tǒng)計(jì)數(shù)字匯集4、會(huì)議簡(jiǎn)介 5、科技成果簡(jiǎn)介 6、企業(yè)年鑒7、企業(yè)史志第三章 會(huì)議管理（辦會(huì)）一、會(huì)議籌備的內(nèi)容：1、確定會(huì)議的主題和議題 2、確定會(huì)議名稱3、確定會(huì)議的流程 4、確定會(huì)議的時(shí)間和地點(diǎn)5、確定會(huì)議的必需設(shè)備工具 6、確定文件做好印制復(fù)制7、確定會(huì)議與會(huì)代表的組成 8、確定會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算9、確定會(huì)議住

8、宿和餐飲安排 10、確定籌備機(jī)構(gòu)和人員分工。二、會(huì)議籌備方案的作用1、確保周密組織 2、確保服務(wù)質(zhì)量的溝通協(xié)調(diào) 3、確保領(lǐng)導(dǎo)意圖得以貫徹執(zhí)行三、電話會(huì)議交流信息的特點(diǎn)：1、方便靈活 2、不易互動(dòng)交流 3、可以搭配其他通信方式4、適用于分公司不遠(yuǎn)，規(guī)模不大的企業(yè)四、視頻會(huì)議的特點(diǎn)：1、聲像同時(shí)傳遞 2、打破空間限制3、省時(shí)、費(fèi)用 4、交流效果較好5、視頻會(huì)議局限 五、會(huì)務(wù)機(jī)構(gòu)分工的特點(diǎn)：1、根據(jù)規(guī)模類型組織人員隊(duì)伍2、分工明確、責(zé)任到人3、加強(qiáng)協(xié)調(diào)、定期溝通六、會(huì)議籌備方案制定程序：組建籌備委員會(huì)分成籌備小組形成籌備方案領(lǐng)導(dǎo)審核方案七、會(huì)議籌備方案和策劃方案的區(qū)別和聯(lián)系1、會(huì)議的策劃方案包括會(huì)議

9、的籌備方案和預(yù)算方案2、會(huì)議籌備方案一般在策劃基礎(chǔ)上側(cè)重于組織和實(shí)施八、會(huì)議文件審核的方法：對(duì)校法、折校法、讀校法九、會(huì)議應(yīng)急方案的內(nèi)容：1、會(huì)議舉行過(guò)程中可能出現(xiàn)的問(wèn)題：人員問(wèn)題、場(chǎng)地問(wèn)題、設(shè)備問(wèn)題、資料問(wèn)題、健康安全問(wèn)題、行為問(wèn)題（共六個(gè)）2、出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)負(fù)責(zé)解決的會(huì)議工作人員，落實(shí)到人。十、會(huì)議應(yīng)急制定程序：1、預(yù)測(cè)不可知的情況2、提前準(zhǔn)備應(yīng)對(duì)各種問(wèn)題的備選方案3、在會(huì)前，組織檢查會(huì)4、舉行頭腦風(fēng)暴會(huì)十一、提示會(huì)議按計(jì)劃進(jìn)程的程序：了解議題和議程準(zhǔn)時(shí)宣布開(kāi)會(huì)有效引導(dǎo)議題十二、會(huì)議經(jīng)費(fèi)類型：1、 與會(huì)人員交費(fèi)（與會(huì)代表和陪同人員）2、 參展商交費(fèi)3、 聯(lián)合主辦者交費(fèi)4、 廣告、贊助和捐助5、

10、 公司分配6、 其他收入項(xiàng)目。十三、與會(huì)人員交費(fèi)=預(yù)期的與會(huì)人員人數(shù)*繳費(fèi)額+預(yù)期陪同人數(shù)*繳費(fèi)額-交費(fèi)折扣額十四、會(huì)議經(jīng)費(fèi)使用的主要方面：1、 文件資料 2、郵電通訊 3、設(shè)備和用品費(fèi) 4、場(chǎng)所租用費(fèi)5、會(huì)議辦公費(fèi) 6、會(huì)議宣傳交際費(fèi) 7、會(huì)議住宿補(bǔ)貼費(fèi)8、會(huì)議伙食補(bǔ)貼 9、會(huì)議交通費(fèi) 10、其他開(kāi)支十五、會(huì)中突出事件類型：人員問(wèn)題、健康與安全問(wèn)題、行為問(wèn)題十六、處理會(huì)中突出事件程序：1、向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告 2、啟動(dòng)應(yīng)急方案 3、調(diào)動(dòng)實(shí)施補(bǔ)救處理4、向公共應(yīng)急機(jī)構(gòu)求援 5、處理好善后十七、會(huì)議總結(jié)目的1、 檢查會(huì)議目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)情況2、 檢查各個(gè)小組的分工執(zhí)行情況3、 將員工自我總結(jié)和集體總結(jié)相結(jié)合4、

11、 獎(jiǎng)懲相關(guān)人員，決遺留問(wèn)題十八、發(fā)布會(huì)議新聞報(bào)道方法：1、 邀請(qǐng)記者到會(huì)2、 召開(kāi)記者招待會(huì)3、 會(huì)議秘書(shū)部門自己撰寫(xiě)新聞稿件十九、影響會(huì)議效率的主要因素：1、 會(huì)議必要性：2、 會(huì)議前前期準(zhǔn)備的工作質(zhì)量：3、 會(huì)議責(zé)任分工二十、影響會(huì)議成效原因1、 會(huì)議多、長(zhǎng)、大、高2、 支出超標(biāo)3、 準(zhǔn)備不充分4、 組織不當(dāng)?shù)谒恼?事務(wù)管理（辦事）一、涉外接待的原則1不卑不亢 2、依法辦事 3、內(nèi)外有別 4、尊重個(gè)人 5女士?jī)?yōu)先 二、涉外禮賓次序5種方法：1、按所在國(guó)名字母排次序2、安來(lái)賓身份職務(wù)高低排序3、按來(lái)賓到場(chǎng)時(shí)間早晚排列先后順序4、依來(lái)賓告知主人來(lái)訪時(shí)間先后安排5、不排序三、四、在外賓抵達(dá)應(yīng)做充

12、分準(zhǔn)備工作：1、搞清楚來(lái)訪外賓代表團(tuán)的基本情況2、外賓飲食愛(ài)好宗教禁忌和特殊要求3、擬定來(lái)訪日程4、安排食宿看看餐具使用五、辦公模式的種類：91、在家工作 2、遠(yuǎn)程工作 3、虛擬辦公室 4、臨時(shí)辦公室 5、彈性時(shí)間 6、兼職工作 7、合同工作 8、交叉工作 9、項(xiàng)目工作六、虛擬辦公室工作模式的管理方法：1、提供臨時(shí)辦公桌 2、需要提供計(jì)算機(jī) 3、注意健康安全，正確的工作習(xí)慣七、在家工作的優(yōu)缺點(diǎn)：序號(hào)優(yōu)點(diǎn)缺點(diǎn)1節(jié)省辦公室空間和資金需投資計(jì)算機(jī)和電話給工作人員，以保持聯(lián)系和能在家中開(kāi)展2能吧往返于辦公室花費(fèi)的時(shí)間用在工作上有的家庭環(huán)境噪雜，全反適合的辦公換將，工作難以集中精力3有更大的靈活性管理自

13、己的時(shí)間，安排工作于生活增加了組織監(jiān)督，管理和歐諾股指工作人員工作的難度4減少交通擁擠，減少交通污染同時(shí)之間業(yè)務(wù)交流和情感交流減少，團(tuán)隊(duì)意識(shí)減弱，會(huì)感到寂寞5減少交通費(fèi)用減少了與專業(yè)人員及社會(huì)的聯(lián)系八、單行時(shí)間工作的優(yōu)缺點(diǎn)：序號(hào)優(yōu)點(diǎn)缺點(diǎn)1全勤減少，能有更靈活的時(shí)間做其他事情，如處理私事某些時(shí)間段難以監(jiān)督員工的工作，因?yàn)樯纤驹摱螘r(shí)間不在現(xiàn)場(chǎng)2可迅速完成緊急工作，不積壓有些特定崗位不能實(shí)施，正常上班時(shí)間須保證人員，如接待區(qū)3有更大的靈活性管理自己的時(shí)間必須仔細(xì)協(xié)商安排實(shí)施者工作時(shí)間，保證工作時(shí)間銜接妥當(dāng)4自由控制上下班時(shí)間，避免交通高峰難以滿足員工所有期望，周五休息則無(wú)人上班5激發(fā)工作動(dòng)力提高效率

14、員工監(jiān)督和檢查他們是感到反感九、遠(yuǎn)程工作的優(yōu)缺點(diǎn)優(yōu)點(diǎn)缺點(diǎn)1減少空間、取暖、照明、租借費(fèi)用難以監(jiān)督人員工作2子工資聘用工作人員人，工費(fèi)減少加強(qiáng)管理聯(lián)系，確保指令明確達(dá)到要求3減少交通時(shí)間費(fèi)用交通污染加大了員工監(jiān)督和控制的難度4工作人員時(shí)間更有靈活性院里組織缺少同時(shí)聯(lián)系，寂寞5增強(qiáng)企業(yè)靈活性，更多人員，更少空間十、虛擬辦公室優(yōu)缺點(diǎn)優(yōu)點(diǎn)缺點(diǎn)1減少空間和辦公用品投入資金購(gòu)置計(jì)算機(jī)2實(shí)現(xiàn)即是國(guó)內(nèi)國(guó)際間交流工作中難以控制任務(wù)和信息3工作信息能存儲(chǔ)歸檔通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)發(fā)送難于管制網(wǎng)絡(luò)信息，安全保密十一、兼職工作的優(yōu)缺點(diǎn)優(yōu)點(diǎn)缺點(diǎn)1節(jié)省人工費(fèi)，只有專業(yè)服務(wù)費(fèi)，價(jià)格低控制和監(jiān)督困難2能有目的靈活聘用缺乏的專項(xiàng)服務(wù)工作無(wú)

15、法確保該工作的連續(xù)性3節(jié)省設(shè)備費(fèi)，用有自己的專用設(shè)備兼職人員休假生病無(wú)酬金4兼職人員能控制時(shí)間，有動(dòng)力和效率難以控制工作量時(shí)多時(shí)少5充分發(fā)揮專長(zhǎng)，做愿意做的是有成就感難以控制報(bào)酬，兼職后可能拖延報(bào)酬十二、交替工作的優(yōu)缺點(diǎn)優(yōu)點(diǎn)缺點(diǎn)1能留住有特殊技能卻不能全職工作的人客戶和其他人員更喜歡與固定人員交流2靈活的工作模式激勵(lì)人員交接不當(dāng)可能造成工作混亂3兩個(gè)人合作比一個(gè)人工作效果好難以保證工作的連續(xù)性4互補(bǔ)疾病假期造成缺勤十三、臨時(shí)辦公室優(yōu)缺點(diǎn)優(yōu)點(diǎn)缺點(diǎn)1使用空間小，節(jié)省資金無(wú)個(gè)人位置缺乏歸屬感，容易降低積極性2辦公桌辦公室空間有靈活性組織需細(xì)致管理，保證用時(shí)有位置3常外出員工不用報(bào)到，可直接辦公，節(jié)省

16、時(shí)間員工交流少，得不到充足信息降低工作效率4員工團(tuán)隊(duì)意識(shí)差5難于監(jiān)督管理十四、辦公室的布局種類：開(kāi)放式 封閉式【多選】十五、合理進(jìn)行辦公室布局作用：1、 形成有效的工作流程2、 有利于員工的分配3、 有利于工作順利完成十六、開(kāi)放式辦公室組成：6種辦公桌、紙張和文具的存放空間、椅子、電話、計(jì)算機(jī)十七、兩種辦公室類型的優(yōu)缺點(diǎn)：開(kāi)放式 優(yōu)點(diǎn)：1、靈活應(yīng)變 位置可改變。2、節(jié)省面積 3、易于交流溝通 4、易受監(jiān)督 5、容易集中化服務(wù)共享辦公設(shè)備 缺點(diǎn)：1、難于保密 2、有噪音 3、難集中注意力 4無(wú)私人空間封閉式 優(yōu)點(diǎn)：1、安全 2、保證機(jī)密 3、員工隱私空間 缺點(diǎn)：1、裝修費(fèi)用高 2、難于監(jiān)督工作

17、3、難于交流，孤單 十八、分析不同部門業(yè)務(wù)特點(diǎn)對(duì)于辦公條件的要求：1、面積、空間大小 2、人員流動(dòng)頻率 3、聲音對(duì)辦公效率的影響 4、需要設(shè)備家具的多少 十九、采光、溫度、通風(fēng)要求： 1、 采光：自然光最好，不可直射，安百葉窗2、 溫度：自然2025為宜3、 通風(fēng)：設(shè)置可打開(kāi)的窗戶，但注意外邊的噪音二十、突發(fā)事件的種類（4個(gè)）：1、 火災(zāi) 2、傷害 3、疾病 4、炸彈威脅或恐慌二十一、處理突發(fā)事件的原則：1、快速反應(yīng)、控制事態(tài)發(fā)展 2、以人為本，保護(hù)公眾利益3、公開(kāi)透明、真誠(chéng)面對(duì)公眾 4、重塑形象，置之死地而后生二十二、突發(fā)事件的預(yù)防措施：1、 以書(shū)面形式確定的緊急情況處理程序詳細(xì)記錄。2、

18、用緊急情況處理程序培訓(xùn)所有工作人員。3、 張貼緊急程序，讓所有人都了解應(yīng)對(duì)方案4、 實(shí)行緊急情況模擬演練5、 明確緊急情況下的人員任務(wù)和職責(zé)6、 保證配備設(shè)備和資源，滅火器、急救包、報(bào)警裝置7、 保證定期檢查更新設(shè)備二十三、處理突發(fā)事件工作流程：1、早發(fā)現(xiàn)，早報(bào)告，早保護(hù) 2、查找問(wèn)題的原因3、成立臨時(shí)指揮中心 4、控制源頭，釜底抽薪5、召開(kāi)新聞發(fā)布會(huì) 二十四、秘書(shū)督促工作特點(diǎn)：復(fù)雜性 原則性 時(shí)限性 權(quán)威性二十五、督辦工作的原則：1、實(shí)事求是 2、主動(dòng)性 3、分層次落實(shí)4、時(shí)效性 5督辦與幫辦相結(jié)合二十六、督查工作的方法：5種書(shū)面督查 電話督查 專項(xiàng)督查 會(huì)議督查 調(diào)研督查二十七、查辦催辦技

19、巧:1、與信息工作結(jié)合 2、與調(diào)查研究工作結(jié)合3、歸口辦理，分級(jí)負(fù)責(zé) 4、結(jié)報(bào)反饋制度126頁(yè)的辦公室工作計(jì)劃種類【看看】二十八、那幅度范圍劃分的工作計(jì)劃有哪些5種：政策型計(jì)劃 目標(biāo)型計(jì)劃 規(guī)則型計(jì)劃 方法型計(jì)劃 程序型計(jì)劃二十九、制定工作計(jì)劃的程序8步：1估量機(jī)會(huì)2確定目標(biāo)3確定計(jì)劃的前提條件4協(xié)定可供選擇的行動(dòng)方案5評(píng)價(jià)各種備選方案6選擇方案7擬定分計(jì)劃8編制預(yù)算.三十、辦公室工作評(píng)估的意義：1、提高管理工作效率 2、明確組織機(jī)構(gòu)建制 3、促進(jìn)員工承擔(dān)責(zé)任 4、有助于進(jìn)行控制和監(jiān)督工作三十一、獲得設(shè)備使用權(quán)的方式：購(gòu)買、租用三十二、政府采購(gòu)定義：各級(jí)國(guó)家機(jī)關(guān)，實(shí)行預(yù)算管理的事業(yè)單位和社會(huì)團(tuán)

20、體購(gòu)買、租賃、委托或雇用的等方式獲取貨物、工程和服務(wù)的行為。三十三、我國(guó)政府采購(gòu)方式：5種公開(kāi)招標(biāo) 邀請(qǐng)招標(biāo) 競(jìng)爭(zhēng)性談判 詢價(jià) 單一來(lái)源三十四、辦公用品采購(gòu)的工作程序：1、提出購(gòu)買申請(qǐng) 2、審批，落實(shí)經(jīng)費(fèi) 3、招標(biāo)，選擇供應(yīng)商 4、簽訂供貨合同5、貨物入庫(kù) 6、支付貨款三十五、采購(gòu)預(yù)算方案制定原則：（4個(gè)）1真實(shí)性 2重點(diǎn)性3目標(biāo)相關(guān)性經(jīng)濟(jì)合理性三十六、編制采購(gòu)預(yù)算一般程序：1、 確定預(yù)算的核算基數(shù)2、 進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)研3、 確定采購(gòu)產(chǎn)品的種類及型號(hào)價(jià)格4、 編寫(xiě)預(yù)算方案5、 征求意見(jiàn)，完善方案三十七、預(yù)算方法：1、 傳統(tǒng)預(yù)算法：承襲上年度經(jīng)費(fèi)，再加上一定比例2、 零基預(yù)算法：以零基預(yù)算是以零為基

21、數(shù)編制的預(yù)算三十八、零基預(yù)算法優(yōu)勢(shì)：1、 有利于管理層對(duì)整個(gè)活動(dòng)全面的審核。2、 有利于提高主管人員計(jì)劃預(yù)算控制欲決策的水平3、 有利于將組織的長(zhǎng)遠(yuǎn)目標(biāo)和具體目標(biāo)以及要顯示的效益有機(jī)結(jié)合。三十九、辦公室資源管理基本程序【大題】：1、 了解本單位所有辦公室資源基本分類2、 對(duì)單位所有辦公資源分類3、 對(duì)辦公資源建檔4、 定期進(jìn)行數(shù)據(jù)分析四十、信息開(kāi)發(fā)：是對(duì)信息進(jìn)行全面挖掘、綜合分析、概括提煉，以獲得高層信息的過(guò)程四十一、信息開(kāi)發(fā)類型：【大題】一次信息開(kāi)發(fā)：無(wú)序到有序 （剪報(bào)、外文文獻(xiàn)編譯）二次信息開(kāi)發(fā)：加工概括了解 （索引、目錄、文摘）三次信息開(kāi)發(fā)：一次二次基礎(chǔ)上通過(guò)分析概括形成更深層次的信息四

22、十二、信息開(kāi)發(fā)主要形式：1、 剪報(bào)：一次信息開(kāi)發(fā)，相對(duì)較低零散缺乏時(shí)效性和可靠性2、 索引：查找信息提名、出處等有關(guān)事項(xiàng)的檢索油一系列按字順排列組成，屬于二次3、 目錄編制：依據(jù)提名編制，相對(duì)系統(tǒng)化記載內(nèi)容（分類目錄、行業(yè)、產(chǎn)品）4、 文摘：對(duì)信息簡(jiǎn)明扼要的摘錄重要內(nèi)容。二次5、 信息資料冊(cè)：歷史資料和近期資料6、 簡(jiǎn)訊：（三次）動(dòng)態(tài)信息報(bào)道7、 調(diào)查報(bào)告：在實(shí)地調(diào)查獲得第一手信息后，通過(guò)分析反應(yīng)有關(guān)事實(shí)的本質(zhì)特征（三次）四十三、信息編寫(xiě)類型：動(dòng)態(tài)性 建議性 經(jīng)驗(yàn)型 問(wèn)題型 預(yù)測(cè)型四十四、信息開(kāi)發(fā)要求：1、 通過(guò)各種聚到全面、即使獲取信息，充分利用信息網(wǎng)絡(luò)開(kāi)發(fā)系統(tǒng)。2、 運(yùn)用信息開(kāi)發(fā)技巧，加強(qiáng)

23、對(duì)信息的加工、綜合分析、提煉和概括。開(kāi)發(fā)特色、利用價(jià)值大、可信度高的信息。四十五、信息開(kāi)發(fā)工作程序：1、確定主題 2、分析信息材料 3、縱身法 4、選擇信息開(kāi)發(fā)方法 （匯集、歸納、縱深、連橫、濃縮、轉(zhuǎn)換、圖表） 5、選擇開(kāi)發(fā)信息形式 6、形成信息產(chǎn)品 四十六、信息利用特點(diǎn)：周期性、經(jīng)常性、廣泛性、實(shí)效性四十七、信息利用要求：尊法 維安 滿求 重積1、 遵守信息法規(guī)2、 維護(hù)信息安全3、 最大限度地滿足信息需求4、 注意對(duì)日常信息的積累四十八信息利用工作程序：1、 熟悉內(nèi)容2、確定需求3、確定途徑4、獲取信息5、提供信息四十九、注意事項(xiàng)：信息利用中可使用跟蹤卡、文檔日志記錄信息借閱情況五十、信息

24、反饋形式：1、 正反饋和負(fù)反饋2、 縱向反饋和橫向反饋3、 前反饋和后反饋第五章 溝通基礎(chǔ)一、溝通：是人們?yōu)榱思榷ǖ哪繕?biāo)用一定的語(yǔ)言符號(hào)把信息思想和情感進(jìn)行傳遞的過(guò)程。二、秘書(shū)溝通工作的職業(yè)特點(diǎn)：1、非權(quán)力支配性（定位）2、非職責(zé)限定性（變通）3、認(rèn)同疏導(dǎo)性 （協(xié)調(diào)）三、溝通的類型：1、據(jù)溝通對(duì)象劃分：人與人 人的自我 人與機(jī)器 組織之間2、據(jù)溝通手段劃分：書(shū)面 口頭 態(tài)勢(shì)語(yǔ)3、據(jù)溝通領(lǐng)域劃分：網(wǎng)絡(luò) 團(tuán)隊(duì)四、網(wǎng)絡(luò)溝通優(yōu)勢(shì)：1、成本低 2、即時(shí)性、平等性 3、防火墻即時(shí)提高信息安全五、團(tuán)隊(duì)：是按照一定的目的，有兩個(gè)或兩個(gè)以上雇員所組成的工作小組六、團(tuán)隊(duì)的特征：1、成員目標(biāo)明確2、有強(qiáng)烈的歸屬感和

25、責(zé)任感 3、問(wèn)題產(chǎn)生時(shí)，全體積極參與，貢獻(xiàn)才智 4、決策時(shí)。全體參與，有不同意見(jiàn)，達(dá)成一致。七、影響團(tuán)隊(duì)的溝通主要因素：1、團(tuán)隊(duì)成員的角色分擔(dān)2、團(tuán)隊(duì)成文不成文的規(guī)范慣例3、領(lǐng)導(dǎo)者的個(gè)人風(fēng)格4、做出決策的模式八、非威脅的交流研究因素：1、環(huán)形、并行座位、面對(duì)面有平等信任的交流環(huán)境2、不受干擾的空間3、可以清晰觀察對(duì)方情緒和態(tài)勢(shì)變化的光線條件4、足夠的雙方溝通表達(dá)的時(shí)間，多傾聽(tīng)5、避免先入為主的猜測(cè)和未加思索的結(jié)論干擾自己九、有效傾聽(tīng)的準(zhǔn)備：1、有意識(shí)的自我約束2、做好心理準(zhǔn)備，專心3、及時(shí)調(diào)整情緒，告誡自己評(píng)事不評(píng)人4、實(shí)現(xiàn)和尊卑好記錄用紙和筆十、有效溝通的原則1、“7C”原則（信賴性、計(jì)劃于

26、環(huán)境的一致性、內(nèi)容有針對(duì)性、明確性、連貫性、熟練使用渠道、準(zhǔn)確判斷接受能力）2、用心去聽(tīng)，不要在乎對(duì)方的表達(dá)方式3、積極去想，分析出弦外之音十一、及時(shí)明確溝通對(duì)象的兩個(gè)方法：1、 熟練制作和使用必要的溝通記錄工具2、 適當(dāng)詢問(wèn)會(huì)使已有的信息更具有針對(duì)性十二、避免溝通的障礙平【7個(gè)】：1、地位與職務(wù)障礙 2、語(yǔ)義障礙3、感覺(jué)失真 4、文化背景的差異5、環(huán)境換亂 6、信息渠道選擇不當(dāng) 7、信息發(fā)出長(zhǎng)時(shí)間里沒(méi)有反饋十三、溝通類型：橫行溝通（平行的）、縱向溝通（上行下行）十四、危機(jī)：企業(yè)由于在內(nèi)、外業(yè)務(wù)活動(dòng)中管理實(shí)務(wù)而引起的有損組織形象、領(lǐng)導(dǎo)形象、政策信譽(yù)的事件十五、速記：運(yùn)用簡(jiǎn)易符號(hào)和略寫(xiě)方法快速記

27、錄語(yǔ)言和思維的一種高效應(yīng)用技術(shù)十六、漢字速記法創(chuàng)制規(guī)則：1、草字寫(xiě)法與快速連寫(xiě)1、 雙音節(jié)詞略寫(xiě)法2、 三音節(jié)次略寫(xiě)法3、 詞組略寫(xiě)法第六章 企業(yè)管理基礎(chǔ)一、現(xiàn)代企業(yè)管理制度：是以完善的企業(yè)法人制度為基礎(chǔ)，以公司制企業(yè)為主要形式的心性企業(yè)制度。二、現(xiàn)代企業(yè)制度基本內(nèi)容：1、法人制度 2、組織制度 3、管理制度三、現(xiàn)代企業(yè)制度的主要內(nèi)容：組成目的主要內(nèi)容現(xiàn)代企業(yè)法人制度1、 確立企業(yè)獨(dú)立法人資格2、 理順產(chǎn)權(quán)關(guān)系3、 實(shí)行所有權(quán)經(jīng)營(yíng)權(quán)分離政企分開(kāi)現(xiàn)代企業(yè)組織制度1、 建立符合現(xiàn)代權(quán)力機(jī)構(gòu)2、 明確各機(jī)構(gòu)權(quán)責(zé)3、 各機(jī)構(gòu)各自獨(dú)立權(quán)責(zé)分明、互相制約現(xiàn)代企業(yè)管理制度1、 建立科學(xué)合理的企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理機(jī)構(gòu)

28、2、 現(xiàn)代用工制度3、 現(xiàn)代分配制度4、 財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)制度四、現(xiàn)代企業(yè)制度基本特征：1、產(chǎn)權(quán)清晰 2、權(quán)責(zé)明確 3、政企分開(kāi) 4、管理科學(xué)五、企業(yè)融資方式：內(nèi)部融資和外部融資 股權(quán)融資：長(zhǎng)期性、不可逆性、無(wú)負(fù)擔(dān)性債務(wù)融資：短期性、可逆、負(fù)擔(dān)性六、企業(yè)文化：企業(yè)在長(zhǎng)期經(jīng)營(yíng)實(shí)踐中形成的全體員工共同的精神、觀念、風(fēng)格、心理、習(xí)慣的綜合。七、企業(yè)文化的機(jī)構(gòu)【3個(gè)】：物質(zhì)層、制度層、精神層八、企業(yè)文化精神層內(nèi)容：1、企業(yè)最高目標(biāo) 2、企業(yè)哲學(xué) 3、企業(yè)精神 4、企業(yè)風(fēng)氣 5、企業(yè)道德 6、企業(yè)宗旨九、企業(yè)文化制度層內(nèi)容：1、一般制度 2、特殊制度 3、企業(yè)風(fēng)俗十、企業(yè)文化物質(zhì)層內(nèi)容：1、名稱、標(biāo)志、標(biāo)準(zhǔn)字、

29、色。 2、企業(yè)外貌 3、產(chǎn)業(yè)特色、式樣、外觀包裝 4、技術(shù)工藝設(shè)備特性5、廠徽、旗、歌、服、花 6、企業(yè)文化體育生活設(shè)施7、企業(yè)造型和紀(jì)念性建筑 8、企業(yè)紀(jì)念品9、企業(yè)文化傳播網(wǎng)絡(luò)十一、企業(yè)文化特征：獨(dú)特性、普遍性、可塑性十二、企業(yè)文化的功能【6】：1、激勵(lì)功能 2、導(dǎo)向功能 3、約束功能 4、凝聚功能 5、穩(wěn)定功能 6、輻射功能十三、CIS企業(yè)形象識(shí)別：MI BI VI理念 行為 視覺(jué)十四、CIS策劃原則：1、 全方位推進(jìn)原則2、 以公眾為中心原則3、 實(shí)事求是原則4、 求異創(chuàng)新原則5、 兩個(gè)效益兼顧原則 經(jīng)濟(jì)效益 社會(huì)效益 十五、高性能團(tuán)隊(duì)所具備的條件：1、 共同愿景2、 隊(duì)員之間有開(kāi)放的

30、交流3、 隊(duì)員之間需要互相信任、互相尊重4、 不同領(lǐng)域不同隊(duì)員做團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)5、 要有高效的工作程序6、 在團(tuán)隊(duì)內(nèi)要求同存異7、 隊(duì)員做事有共同方法工作流程十六、認(rèn)識(shí)檔案保管制度內(nèi)容：【5個(gè)】歸檔制度 核查制度 保衛(wèi)保密制度 統(tǒng)計(jì)制度 轉(zhuǎn)遞制度十七、人員招聘流程：1、 招聘計(jì)劃階段（人員清單、渠道、信息范圍、招聘小組、應(yīng)聘者測(cè)試方案、起止時(shí)間、上崗時(shí)間、費(fèi)用）2、 信息發(fā)布階段：（原則發(fā)布廣、及時(shí)、針對(duì)性人才、控制成本）3、 測(cè)試階段：面試、筆試、心理測(cè)試4、 人事決策階段：初選、查閱檔案、體檢、確定人選5、 職工入職階段：辦理手續(xù)、后勤保障6、 招聘報(bào)告階段十八、面試分類方式：模式化面試；非指導(dǎo)

31、式面試；狀況面試；壓力式面試十九、企業(yè)公共關(guān)系的特征：2321以社會(huì)公眾為工作對(duì)象2以塑造形象為工作目標(biāo)3以傳播溝通為工作方式4以互惠互利為工作原則5以真實(shí)誠(chéng)懇為工作信條6以注重長(zhǎng)遠(yuǎn)為工作方針二十、公共關(guān)系的職能：233、2341信息管理 2參謀決策 3媒介宣傳 4協(xié)調(diào)溝通 5促進(jìn)銷售二十一、企業(yè)公共關(guān)系原則235: 1真實(shí)信用 2互惠互利 3全員公關(guān) 4為社會(huì)服務(wù) 5科學(xué)指導(dǎo) 6社會(huì)規(guī)范二十二、公共關(guān)系工作程序【4個(gè)】：2361公共關(guān)系調(diào)查 2公共關(guān)系計(jì)劃 3公共方案實(shí)施 4公共效果評(píng)估二十三、公共關(guān)系危機(jī)預(yù)防【4點(diǎn)】： 2391預(yù)測(cè)分析 2制定計(jì)劃方案 3加強(qiáng)危機(jī)訓(xùn)練 4建立處理危急事件的關(guān)系網(wǎng)絡(luò)。二十四、公共關(guān)系危機(jī)的處理緊急措施【3點(diǎn)】2401成立臨