股份公司會議管理制度(WORD7頁)

1、公司會議管理制度1、目的：為規(guī)范公司會議管理，提高會議質(zhì)量，降低會議成本，特制定本制度。2、適用范圍：本制度適用于實業(yè)有限公司廣州總部會議管理。3、管理權(quán)責：3.1 總經(jīng)辦負責公司會議的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)及本制度的執(zhí)行監(jiān)督。3.2 會議提擬人或主辦部門（含各中心 / 部門）負責會議的組織工作，并有權(quán)對違反本制度的行為提出處罰。3.3 會議的審批權(quán)限詳見“ 5.1 會議提擬與審批”。4、會議分類：序號會議名稱主題 / 特點類別主持人參加人 1 例會（含早會）固定時間、固定匯報程序，盡量解決即席提出的問題。公司例會主辦中心 / 部門負責人部門 / 中心或公司全體人員2 動員會發(fā)言固定、沒有討論程序公司臨時行

2、政會議主辦中心/ 部門負責人會議提擬人提擬3 研討會對某一課題或問題切磋、探討，不一定有結(jié)果公司臨時行政會議中心/ 部門負責人會議提擬人提擬4 鑒定 / 評審會對某事物的價值、性能，質(zhì)量鑒別，必須有結(jié)論公司臨時行政會議集團總經(jīng)理或其指定會議提擬人提擬5 專題會為某一專題而開，必須有結(jié)論公司臨時行政會議提擬人指定會議提擬人提擬6 評比會一般在年底或某一重大活動結(jié)束后召開公司例會人力資源中心總監(jiān)會議提擬人提擬 7 總結(jié)會總結(jié)前一段工作，研究、部署下階段工作公司例會中心/ 部門負責人會議提擬人提擬8 匯報會下級向上級或有關(guān)人員匯報工作情況公司臨時行政會議會議提擬人指定會議提擬人提擬9 調(diào)度會任務(wù)安排

3、， 人員派遣，設(shè)備物資情況的調(diào)動公司臨時行政會議會議提擬人提擬會議提擬人提擬10 部門例會各中心 /部門固定匯報程序部門會議中心/ 部門負責人自定5、管理內(nèi)容：5.1 會議提擬與審批。5.1.1 公司月度例會無須提擬和審批。5.1.2 公司臨時行政會議、 公司年度例會由集團總經(jīng)理直接提擬或由議題涉及業(yè)務(wù)的主辦部門負責人提擬、集團總經(jīng)理批準。5.1.3 部門會議由各部門自行安排，但會議時間、參加人等，不得與公司會議沖突。其中，中心 / 部門會議屬非例會性質(zhì)且需另行核給專項費用的，應(yīng)向上一級主管部門報批同意； 屬例會性質(zhì)的， 由本中心另行提擬方案呈報集團總經(jīng)理批準后執(zhí)行。5.2 會議計劃與統(tǒng)籌。5

4、.2.1 每月 28 日前，總經(jīng)辦應(yīng)與各部門協(xié)調(diào)確定下月計劃召開的臨時行政會議，統(tǒng)一報集團總經(jīng)理審批后，匯同公司月例會編制月度會議計劃，于月底前發(fā)放至各部門負責人。5.2.2 凡總經(jīng)辦已列入計劃的會議，如需改期，或遇特殊情況需安排新的臨時行政會議時， 會議召集部門應(yīng)提前2 天完成會議提擬和報批手續(xù)， 并報請總經(jīng)辦調(diào)整會議計劃。未經(jīng)總經(jīng)辦同意，任何人不得隨意打亂正常會議計劃。5.2.3 會議安排的原則為：小會服從大會，局部服從整體，臨時會議服從例會。各類會議的優(yōu)先順序為：公司例會、公司臨時行政會議、部門會議。因處置突發(fā)事件而召集的緊急會議不受此限。5.3 會議準備。5.3.1 會議通知遵照以下規(guī)

5、定：1、已列入月度會議計劃表的會議，月中無調(diào)整的，不再另行通知，由中心 / 部門按計劃表直接通知與會人；2、屬下列情況之一者，按“誰提擬，誰通知”的原則進行會議通知：（ 1）未列入月度會議計劃而臨時提擬的會議；（ 2）雖然已列入月度會議計劃，但需對會議議題、需準備的會議資料、會務(wù)安排等作特別說明；（ 3）其它提擬人認為應(yīng)另行通知的情況。3、會議通知期一般應(yīng)提前一天以上，通知對象為與會人、會務(wù)服務(wù)提供部門；4、會議通知形式一般為電話通知。但需對會議議題、需準備的會議資料、會務(wù)安排等作特別說明的會議，應(yīng)以會議通知單進行書面通知；涉及多個部門和參加人數(shù)眾多的大型會議，主辦部門還應(yīng)編制詳細的會議計劃通

6、知相關(guān)部門。5.3.2 會議的其它準備工作遵照以下規(guī)定：1、會議提擬部門應(yīng)提前做好會議資料（如會議議程議題、提案、匯報材料、計劃草案、決議決定草案、與會人應(yīng)提交資料等）準備的組織工作；2、會務(wù)服務(wù)提供部門應(yīng)提前做好會務(wù)準備工作，如落實會場，布置會場，備好座位、會議器材、茶具茶水等會議所需的各種設(shè)施、用品等；3、公司總部召開的公司級會議會務(wù)服務(wù)統(tǒng)一歸口總經(jīng)辦負責。4、部門在總部召開的會議需用公共會場的，應(yīng)向會議室管理部門（人力資源部）書面提出，由會議室管理部門（人力資源部）統(tǒng)籌安排。5.4 會議組織。5.4.1 會議組織遵照“誰提擬，誰組織”的原則。5.4.2 會議主持人須遵守以下規(guī)定：1、主持

7、人應(yīng)不遲于會前 5 分鐘到達會場，檢查會務(wù)落實情況，做好會前準備 。2、主持人一般應(yīng)于會議開始后，將會議的議題、議程、須解決問題及達成目標、議程推進中應(yīng)注意的問題等，進行必要的說明。3、會議進行中，主持人應(yīng)根據(jù)會議進行中的實際情況，對議程進行適時、必要的控制，并有權(quán)限定發(fā)言時間和中止與議題無關(guān)的發(fā)言，以確保議程順利推進及會議效率。4、屬討論、決策性議題的會議，主持人應(yīng)引導(dǎo)會議作出結(jié)論。對須集體議決的事項應(yīng)加以歸納和復(fù)述，適時提交與會人表明意見；對未議決事項亦應(yīng)加以歸納并引導(dǎo)會議就其后續(xù)安排統(tǒng)一意見。5、主持人應(yīng)將會議決議事項付諸實施的程序、實施人（部門）、達成標準和時間等會后跟進安排向與會人明

8、確。5.4.3 與會人須遵守以下規(guī)定：1、應(yīng)準時到會，并在會議簽到表（詳見附件 3）上簽到。2、會議發(fā)言應(yīng)言簡意賅，緊扣議題。3、遵循會議主持人對議程控制的要求。4、屬工作部署性質(zhì)的會議，原則上不在會上進行討論性發(fā)言。5、遵守會議紀律，與會期間應(yīng)將手機調(diào)到振動或?qū)⑹謾C呼叫轉(zhuǎn)移至部門另一未與會人處，原則上不允許接聽電話，如須接聽，請離開會場。6、做好本人的會議紀錄。5.4.4 多個部門參加的臨時行政會議原則上由集團總經(jīng)理主持，集團總經(jīng)理另有授權(quán)的，從集團總經(jīng)理授權(quán)。5.4.5 公司月度例會、臨時行政會議一般應(yīng)控制在 2 小時以內(nèi)，根據(jù)會議進行情況確需延時的，主持人須征得與會人員同意。5.4.6

9、主持人為會議考勤的核準人，考勤記錄由會議記錄員負責。5.5 會議記錄。5.5.1 公司各類會議均應(yīng)以專用記錄本進行會議記錄。5.5.2 公司各類會議原則上應(yīng)確定專人負責記錄。會議記錄員的確定應(yīng)遵守以下規(guī)定：1、各部門應(yīng)常設(shè)一名會議記錄員（一般為本部門的內(nèi)務(wù)文員，名單報總經(jīng)辦備案），負責本部門會議及本部門負責組織的會議的記錄工作。2、會議記錄遵照“誰組織，誰記錄”的原則，如有必要，主持人可根據(jù)本原則及考慮會議議題所涉及業(yè)務(wù)的需要，臨時指定會議記錄員。3、集團總經(jīng)理主持的公司例會、臨時行政會議原則上由集團總經(jīng)理秘書負責會議記錄工作，集團總經(jīng)理另有指定的，從集團總經(jīng)理指定。5.5.3 會議記錄員應(yīng)遵

10、守以下規(guī)定：1、以專用會議記錄本做好會議的原始記錄及會議考勤記錄，根據(jù)需要整理會議紀要。2、會議記錄應(yīng)盡量采用實錄風(fēng)格，確保記錄的原始性。3、對會議已議決事項，應(yīng)在原始記錄中括號注明“議決”字樣。4、會議原始記錄應(yīng)于會議當日、會議紀要最遲不遲于次日呈報會議主持人審核簽名。5、做好會議原始記錄的日常歸檔、保管工作，及時將經(jīng)主持人核準的會議簽到表的考勤記錄報考勤人員。5.5.4 下列情況下，應(yīng)整理會議紀要：1、公司各類臨時行政會議；2、須會后對會議精神貫徹落實進行跟進的會議；3、其它主持人要求整理會議紀要的會議。5.5.5 會議紀要的發(fā)放或傳閱范圍由主持人確定。公司各類臨時行政會議的會議紀要須報總

11、經(jīng)辦一份存檔備查。5.5.6 會議原始記錄的備檔按以下規(guī)定：1、本部門負責組織的公司各類行政會議的會議記錄，由本部門常設(shè)會議記錄員負責日常歸檔、保管，但用完后的記錄本應(yīng)作為機要檔案及時轉(zhuǎn)總經(jīng)辦統(tǒng)一歸檔備查。2、本部門會議記錄由本部門常設(shè)會議記錄員統(tǒng)一歸檔備查。5.5.7 會議記錄為公司的機要檔案，保管人員不得擅自外泄。其調(diào)閱應(yīng)嚴格按公司文檔管理制度和保密制度的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。5.6 會議跟進。5.6.1 會議決議、決策事項須會后跟進落實的，遵照“誰組織，誰跟進”的原則；會議主持人另有指定的，從主持人指定。5.6.2 集團總經(jīng)理主持的會議的會后跟進工作原則上由總經(jīng)辦負責落實，集團總經(jīng)理另有指定的，從集團總經(jīng)理指定。5.6.3 會議跟進的依據(jù)以會議原始記錄及會議紀要為準。5.7 獎懲。5.7.1 獎勵。按獎懲管理制度執(zhí)行。5.7.2 遲到、早退、缺席。1、遲到。所有參加會議的人員在會議規(guī)定召開時間后 5 分鐘內(nèi)未到的，計為遲到。2、早退。凡參加會議人員，如未經(jīng)主持人同意在會議召開結(jié)束前 5 分鐘提前離開會場的，計為早退。3、缺席。凡必須參加會議人員未經(jīng)請假擅自不參加會議或請假未批準而不參加會議的，計為缺席。5.7.3 處 罰 。1、