企業(yè)中的行政管理

1、 行政管理專業(yè)指導老師：黃登學 學生：陳蕾日期：2014.3.22聯系電話箱：1113279007目 錄一、企業(yè)行政管理與行政管理者3(一)企業(yè)行政管理與行政管理者的概念3(二)企業(yè)行政管理者的素質和能力31.(1)品德素質（2）心理健康素質（3）知識素質2.（1）溝通協(xié)調能力（2）行政管理能力（3)樹立全球觀念(三)企業(yè)行政管理者面臨的新挑戰(zhàn)41.企業(yè)中的危機管理2.打造企業(yè)文化二、企業(yè)行政管理的手段5(一)企業(yè)行政管理手段的作用5(二)企業(yè)行政管理手段的內容6（1）“抽屜式”管理6 ( 2）“危機式”管理6（3）“一分鐘”管理7（4）“破格式”管理8（5）“和攏式

2、”管理8（6）“走動式”管理8三、企業(yè)行政管理的現存問題和改革措施8（一）企業(yè)行政管理的現存問題1.全盤照搬黨政機關行政管理模式92.企業(yè)行政管理中存在按主觀意愿辦事93.企業(yè)行政管理人員時常脫離各部門實際94.企業(yè)行政管理體系缺乏或欠缺9（二)企業(yè)行政管理的改革思路101.選擇合適的企業(yè)行政管理模式1o2.選擇規(guī)范的企業(yè)行政管理模式103.聯系實際開展工作104.構建企業(yè)行政管理新體系10 論企業(yè)中的行政管理 摘要: 為促進中國企業(yè)更快更好地發(fā)展，建設創(chuàng)新型國家企業(yè)，是當前形勢發(fā)展的需要，企業(yè)行政管理的發(fā)展具有十分重要的指導作用。其中，行政管理者的素質和能力是企業(yè)發(fā)展的基礎與前提，行政管理手

3、段是企業(yè)經營活動中的重要樞紐作用，企業(yè)為了自身的運營與發(fā)展而通過一定的法律、制度、原則及方法對企業(yè)進行職能性管理。但是，在現在企業(yè)行政管理中存在著許多問題和弊端，我們應加強企業(yè)行政管理改革，努力打造學習型企業(yè)，強化企業(yè)成員的學習，使企業(yè)積極學習先進的管理理念、經營理念和科學技術，并且將其轉化到企業(yè)的生產和發(fā)展中去。這樣，就能提高企業(yè)的科技競爭力和可持續(xù)發(fā)展能力，增強企業(yè)的核心競爭力，有利于中國企業(yè)走上國際化舞臺。關鍵詞：企業(yè) 行政管理者 行政管理手段 行政管理改革 核心競爭力 一、企業(yè)行政管理與行政管理者（一）企業(yè)行政管理與行政管理者的概念1.企業(yè)行政管理指企業(yè)行政系統(tǒng)為了企業(yè)的生存與發(fā)展而依

4、靠一定的法律、制度、原則及方法通過行政管理者對企業(yè)進行職能性管理的總和。它具有管理、服務和協(xié)調三大功能:管理上,在處理好企業(yè)日常事務, 確保企業(yè)順利運行的同時全盤考慮企業(yè)的經營理念、管理策略、企業(yè)精神、企業(yè)文化建設,為高層決策提供參考；在服務上,為企業(yè)各個部門的運轉提供后勤服務；在協(xié)調上,實現企業(yè)不同層級部門之間、不同職能部門之間的良好溝通協(xié)調。2.企業(yè)行政管理者在企業(yè)發(fā)展中擔任著統(tǒng)領協(xié)調企業(yè)行政管理工作的重要角色。企業(yè)行政管理工作內容繁多，較為復雜。通常包括：行政事務管理、辦公事務管理、人力資源管理。具體包括：相關制度的制定和執(zhí)行、日常辦公管理、辦公物品管理、文書資料管理、會議管理、檔案管理

5、、涉外事務管理、推動企業(yè)文化的建立與傳播，生活福利、車輛、安全衛(wèi)生等。（二）企業(yè)行政管理者的素質和能力1.企業(yè)行政管理者的素質潛移默化中影響著企業(yè)其他工作人員的素質。企業(yè)管理者三方面素質包括：品德素質、心理身體素質、知識素質。(1)品德素質蒙牛集團創(chuàng)始人牛根生在用人原則上堅持的原則為：有德有才提拔重用，有德無才培養(yǎng)使用，有才無德謹慎使用，無德無才堅決不用。看來，在人才觀上，“品德”居于首要地位。人們常說：“做事先做人，管人先管己?！蔽覀兯f的品德素質一般指管理者在為人處事上所表現出來的思想品德特征。企業(yè)行政管理者要有良好的個人品德，如誠實，公平公正，榮譽感和奉獻精神，事業(yè)心強，有較高的自我成功

6、期望，思辨能力強。有利于在企業(yè)行政管理工作中構建自己的人格魅力。(2)心理身體素質作為企業(yè)行政管理者要熱愛企業(yè)，熱愛自己的工作，始終把企業(yè)的利益放在第一位。要勇于創(chuàng)新，富于遠見，意志堅定，靈活應變，成就欲望強，鎮(zhèn)定自若，樂觀進取。同時，企業(yè)行政管理者身體要健康，精力充沛。只有具備這些素質，企業(yè)行政管理者才能充滿活力的進行企業(yè)的日常管理工作。(3)知識素質在當今知識經濟時代，知識在經濟發(fā)展中起著決定性的作用。現代企業(yè)行政管理工作是一個復雜的活動，工作面涉及廣，綜合性強。那么，企業(yè)行政管理者要做到計劃、組織、協(xié)調、控制就應該具備豐富的行政辦公管理及相關領域的專業(yè)知識。了解其他部門工作流程和業(yè)務，掌

7、握組織整體的情況和信息，具有戰(zhàn)略管理、人力資源管理、財務管理、生產管理等相關知識。這樣才能統(tǒng)籌策劃整個行政管理體系的運作。2.企業(yè)行政管理者的能力根據美國管理學家羅伯特·卡茨的研究，認為不論處于任何職位的管理者都必須具備三項最基本的技能：技術技能、人際技能、概念技能。技術技能是指與工作崗位相關的專業(yè)知識和技能；人際技能指與處理人際關系有關的技能，即理解、激勵他人并與他人共事的能力；概念技能指縱觀全局，認清為什么要做某事的能力。作為企業(yè)的行政管理者，其技術技能、人際技能、概念技能具體表現在以下幾個方面：（1）溝通協(xié)調能力溝通協(xié)調能力是指企業(yè)行政管理者在行政管理工作中，對企業(yè)行政人員及企

8、業(yè)內部和外部之間進行交流，信息進行傳遞，工作進行安排的同時進行控制，并對不和諧因素進行協(xié)調的能力。作為企業(yè)行政管理者首先要在企業(yè)中建立起公正的有效的溝通渠道，信息上下傳達渠道，沖突解決，協(xié)調機制。其次，對顧客，銷售商，政府機關，社區(qū)等，做好公共關系的處理。（2）行政管理能力對于現代企業(yè)行政管理有以下幾個特點：一是企業(yè)的行政管理不是獨立自主的；二是現代企業(yè)行政管理比政府機關的行政管理更注重內容和實質，往往根據公司的實際需要，對行政管理的諸多制度、程序、環(huán)節(jié)等使這些變的實用，精煉，便利，省時省錢。三是企業(yè)行政管理與企業(yè)的經濟效益相關聯?，F代的企業(yè)行政管理者，對行政事務，企業(yè)的正常運轉要想協(xié)調得好，

9、控制得好，首先要懂得行政管理工作的特點，其次要深入學習，加強對行政管理專業(yè)知識的學習，吸收和運用先進的行政管理理念，不斷提高自己的行政管理能力。（3）樹立全球觀念 全球化浪潮正在席卷全球，企業(yè)競爭已不再是單一區(qū)域內的競爭，而是以全球作為競爭舞臺。那么，企業(yè)應該具有全球的思維與布局，同樣，企業(yè)行政管理者要具備全球化意識，在任何混亂、復雜的環(huán)境中，敏銳的辨清各種要素之間的相互關系，準確的抓住問題的實質，果斷的做出決策能力。（三）企業(yè)行政管理者所面臨的新挑戰(zhàn)自18世紀工業(yè)革命促使企業(yè)管理誕生以來，企業(yè)管理理念在不斷的發(fā)生變化，而企業(yè)行政管理者的能力和素質也在不同的歷史時期，不同的發(fā)展階段呈現出不同的

10、特點，可以說日益變化快速發(fā)展的今天，對企業(yè)行政管理者的能力與素質要求的更高、更廣、更深。1.企業(yè)中的危機管理企業(yè)管理面臨著各種不同的因素，存在著很多不可預測的風險。危機事件常常具有高度不確定性，危險性，緊迫性，獨特性。面對企業(yè)的危機事件，企業(yè)行政管理者應該運用合理的手段和措施來化解危機，否則則導致整個企業(yè)的崩潰。在三鹿奶粉“大頭娃娃”事件和雙匯火腿腸“瘦肉精"事件中由于行政管理者對于企業(yè)危機采取的應對措施和決策不同，兩個大型企業(yè)一個直接倒閉，一個劫后重生。這足以說明行政領導者能力與素質的重要性，在現代企業(yè)的發(fā)展中，企業(yè)行政管理者需要更進一步加深自己的素質和能力。危機管理能力至關重要，

11、可以說，將危機事件處理得好，一個企業(yè)就可以起死回生，處理得不好，整個企業(yè)帝國將被毀掉。2.打造企業(yè)文化 實踐證明，一個企業(yè)要想發(fā)展的好，走的遠，并不是靠領導個人的權威來規(guī)范組織，而是建立一種持久的企業(yè)文化。優(yōu)秀的領導人帶領公司獲得了巨大成就，而當他離開時，在企業(yè)沒有規(guī)范系統(tǒng)的文化的前提下，這個企業(yè)便會大幅度衰減。在企業(yè)行政領域，一個優(yōu)秀的企業(yè)行政管理者應該著手打造企業(yè)行政文化。(1)訓練有素的人。企業(yè)行政管理者在起初并不是將較差行政員工引入正軌，而是要提拔重用訓練有素的優(yōu)秀行政員工。企業(yè)行政管理工作是一個系統(tǒng)性的工作，訓練有素能極大地提高辦事效率。(2)訓練有素的思想，企業(yè)的核心思想是什么，行

12、政工作的核心思想是什么，對人，對事，對物我們的思想是什么，這些都應該讓員工熟記于心。在工作中體現出來的是一套完整的服務思想。(3)訓練有素的行為。在此之前，是企業(yè)的一套完整的制度建設，企業(yè)行政人員都能按照具體的原則辦事。對訓練有素的文化進行概括，它是建立一種在框架下實現自由和責任的文化。通過對海爾企業(yè)行政文化研究，我們認為，現代企業(yè)行政管理者應該加強企業(yè)行政管理文化的建設。有制度，有文化，那么，企業(yè)行政管理人員才會高效率的完成工作，整個企業(yè)的行政運轉才會更加順暢，從而提高行政管理水平，并實現企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。 二 、企業(yè)行政管理手段（一）企業(yè)行政管理手段的作用企業(yè)行政管理手段的作用一是協(xié)調企業(yè)

13、內部各部門間的關系 ，二是協(xié)調企業(yè)與社會其他企業(yè)、社會機構和政府部門的非業(yè)務關系。行政管理對內部各部門間的關系的協(xié)調，是以對計劃的分工執(zhí)行和控制為基礎的。在執(zhí)行計劃控制的過程中，行政管理部門應該對各部門的計劃執(zhí)行情況和執(zhí)行進度進行協(xié)調，以調整好企業(yè)的整體計劃的實施。同時，還應該對各部門在執(zhí)行工作計劃的過程中在日常事務上所發(fā)生的矛盾沖突進行調解，使企業(yè)各部門之間能夠團結和協(xié)調一致，維持企業(yè)的穩(wěn)定和正常運行。(二)行政管理手段的內容（1）“抽屜式”管理?，F代管理也稱之為“職務分析”。當今一些經濟發(fā)達國家的大中型企業(yè)都非常重視“抽屜式”管理和職位分類，并且都在“抽屜式”管理的基礎上，不同程度地建立了

14、職位分類制度?！俺閷鲜健惫芾硇稳菰诿總€管理人員辦公桌的抽屜里都有一個明確的職務工作規(guī)范，在管理工作中，既不能有職無權，也不能有責無權，更不能有權無責，必須職、責、權、利相互結合。企業(yè)進行“抽屜式”管理五個步驟：第一步，建立一個由企業(yè)各個部門組成的職務分析小組；第二步，正確處理企業(yè)內部集權與分權的關系；第三步，圍繞企業(yè)的總體目標，層層分解，逐級落實職責權限范圍；第四步，編寫“職務說明”、“職務規(guī)格”，制定出對每個職務工作的要求準則；第五步，必須考慮到考核制度與獎懲制度相結合。(2)“危機式”管理。隨著全球經濟競爭日趨激烈，世界著名大企業(yè)中有相當一部分進入維持和衰退階段，為改變狀況，美國企業(yè)較為重

15、視推行“危機式”生產管理，掀起了一股“末日管理”的浪潮。美國企業(yè)界認為，如果一位經營者不能很好地與員工溝通，不能向他的員工表明危機確實存在，那么，他很快就會失去信譽，因而也會失去效率和效益。美國技術公司總裁威廉·偉思看到，全世界已變成一個競爭的戰(zhàn)場，全球電信業(yè)正在變革中發(fā)揮重要作用。因此，他啟用兩名大膽改革的高級管理人員為副董事長，免去5名傾向于循序漸進改革的高級人員職務，在職工中廣泛宣傳某些企業(yè)由于忽視產品質量、成本上升導致失去用戶的危機。他要全體員工知道，如果技術企業(yè)不把產品質量、生產成本及用戶時刻放在突出位置，企業(yè)的末日就會來臨。(3)“一分鐘”管理。目前，西方許多企業(yè)采用了“

16、一分鐘”管理法則，并取得了顯著成效。具體內容為：一分鐘目標、一分鐘贊美及一分鐘懲罰。所謂一分鐘目標，就是企業(yè)中的每個人都將自己的主要目標和職責明確地記在一張紙上。每個目標及其檢驗標準應該在250個字內表達清楚，在一分鐘內就能讀完。這樣，便于每個人明確認識自己為何而干、怎樣去干，并且據此定期檢查自己的工作。一分鐘贊美，就是人力資源激勵。具體做法是企業(yè)的經理經常花費不長的時間，在職員所做的事情中挑出正確的部分加以贊美。這樣可以促使每位職員明確自己所做的事情，更加努力地工作，并不斷向完美的方向發(fā)展。一分鐘懲罰，是指某件事本該做好卻沒有做好，對有關人員首先進行及時批評，指出其錯誤，然后提醒他“你是如何

17、器重他，不滿的是他此時此地的工作”。這樣，可以使做錯事的人樂于接受批評，并注意避免以后同樣錯誤的發(fā)生。(4)“破格式”管理。在企業(yè)諸多管理中，最終都通過對人事的管理達到變革創(chuàng)新的目的。因此，世界發(fā)達企業(yè)都根據企業(yè)內部競爭形勢的變化積極實行人事管理制度變革，以激發(fā)員工的創(chuàng)造性。在日本和韓國企業(yè)里，過去一直采用以工作年限作為晉升職員級別和提高工資標準的“年功制度”。這種制度適應了企業(yè)快速膨脹時期對用工用人的要求，提供了勞動力就業(yè)與發(fā)展的機會。進入20世紀80年代以來，這些發(fā)達企業(yè)進入低增長和相對穩(wěn)定階段，“年功制度”已不能滿足職員的晉升欲望，導致企業(yè)組織人事的活力下降。上世紀90年代初，日本、韓國

18、的發(fā)達企業(yè)著手改革人事制度，大力推行根據工作能力和成果決定升降員工職務的“破格式”的新人事制度，收到了明顯成效。世界大企業(yè)人事制度的變革，集中反映出對人潛力的充分挖掘，以搞活人事制度來搞活企業(yè)組織結構，注意培養(yǎng)和形成企業(yè)內部的“強人”機制，形成競爭、奮發(fā)、進取、開拓的新氣象。（5）“和攏式”管理?！昂蛿n”表示管理必須強調個人和整體的配合，創(chuàng)造整體和個體的高度和諧。在管理中，歐美企業(yè)主要強調個人奮斗，促使不同的管理相互融洽借鑒。它的具體特點是：1、既有整體性又有個體性。企業(yè)每個成員對企業(yè)產生使命感，“我就是企業(yè)”是“和攏式”管理中的一句響亮口號。2、自我組織性。放手讓下屬做決策，自己管理自己。3

19、、波動性?，F代管理必須實行靈活經營戰(zhàn)略，在波動中進步和革新。4、相輔相成。要促使不同的看法、做法相互補充交流，使一種情況下的缺點變成另一種情況下的優(yōu)點。5、個體分散與整體協(xié)調性。一個組織中單位、小組、個人都是整體中的個體，個體都有分散性、獨創(chuàng)性，通過協(xié)調形成整體的形象。6、韻律性。企業(yè)與個人之間達成一種融洽和諧充滿活力的氣氛，激發(fā)人們的內驅力和自豪感。（6）“走動式”管理。這是世界上流行的一種創(chuàng)新管理方式，它主要是指企業(yè)主管體察民意、了解實情與下屬打成一片，共創(chuàng)業(yè)績。就像中國特色社會主義道路中提倡的“從群眾中回來，到群眾中去"的思想，切實了解下屬的工作情況與對工作的建議與意見，這樣才

20、能促進企業(yè)的發(fā)展。 三、企業(yè)行政管理存在的問題與行政管理改革措施（一)企業(yè)行政管理存在的問題1.全盤照搬黨政機關行政管理模式 由于受計劃經濟思維慣性的影響,在目前我國企業(yè)行政管理的實際操作中,還存在著一些“機關作風”、“機關習氣”較重的企業(yè)行政管理干部,他們完全不考慮企業(yè)的實際需要和企業(yè)行政管理的特點,全盤照搬黨政機關行政管理模式,搞形式主義、表面文章，脫離實際問題，不講實效。這樣一種行政管理,既浪費精力,又浪費時間.這同樣造成極大浪費,降低工作效率和員工士氣,影響企業(yè)效益。2.企業(yè)行政管理中存在按主觀意愿辦事作風在目前我國企業(yè)行政管理的實際操作中,也往往存在著完全擯棄“機關習氣”、完全憑主觀

21、意愿辦事的作風。企業(yè)中沒有系統(tǒng)完整的規(guī)章制度、上下左右的明確分工、明確而充分的逐級授權和環(huán)環(huán)相扣的工作程序，凡事完全看老板或各級負責人的當時意愿,一拍腦袋決定任何大小事項,沒有科學的研究、決策、落實程序，決策只憑當時靈機一動,正確與否全憑運氣。這樣不但無法調動干部員工的積極性、主動性和創(chuàng)造性,而且易于造成勞資雙方的隔閡與對立。由于沒有制定出成文的“公道”和“規(guī)矩”,造成企業(yè)中“公說公有理,婆說婆有理”,互相扯皮,企業(yè)處于一片“打亂仗”狀態(tài),嚴重影響工作效率和員工士氣,造成人、財、物的極大浪費。 3.企業(yè)行政管理人員時常脫離各部門實際 企業(yè)行政管理還普遍存在一種現象,即企業(yè)行政管理人員對自己所在

22、企業(yè)的業(yè)務不了解、不熟悉,管理時常脫離各業(yè)務部門實際,發(fā)布的規(guī)定不宜推行或根本無法推行,引起其它部門的反感和排斥。企業(yè)行政管理人員往往盡量不去打攪其它部門,或是對其它部門有一種抵觸情緒。這樣就陷入了惡性循環(huán):企業(yè)行政管理部門對其他部門的工作接觸越少,就越不了解情況,其管理就越脫離實際;反過來,企業(yè)行政管理越脫離實際,就越遭受各業(yè)務部門的排斥,從而也就越不了解各業(yè)務部門情況。 4.企業(yè)行政管理體系缺乏或欠缺 目前我國企業(yè)行政管理的關注點仍然較為集中在企業(yè)行政活動中的具體事務上,諸如辦公室管理、文書檔案管理、總務后勤管理等。這一思路,明顯地帶有計劃經濟的色彩,為了與國家政府機關匹配,企業(yè)設置了相應

23、的內部管理機關,對于這一部分機構的管理就成了企業(yè)行政管理的主要內容,這導致對于企業(yè)行政管理的研究集中在事務性活動范圍,研究重點集中在行政事務活動開展上的技術革新方面與相應的行政人員素質的提升方面。而正是企業(yè)行政管理部門圍繞著一些具體的事務開展工作,造成企業(yè)行政管理體系缺乏,甚至可以說缺失。 （二）我國企業(yè)行政管理的改革1.選擇合適的企業(yè)行政管理模式 為了解決我國企業(yè)行政管理現存的一些問題,有必要在考慮企業(yè)的實際需要和企業(yè)行政管理的特點的基礎上選擇合適的企業(yè)行政管理模式。其次必須強化企業(yè)行政管理部門的企業(yè)管理職能。社會上許多企業(yè)都設有企業(yè)管理部,但由于很大一部分企業(yè)管理職能往往還保留在企業(yè)行政管

24、理部門,“企管口”和“行政口”二者的職能往往發(fā)生重疊和沖突。為了避免這種互相重疊和沖突造成的互相削弱,“行政口”與“企管口”必須合而為一,要將一般企業(yè)的“企業(yè)管理部”的職能注入企業(yè)行政管理部門,強化其企業(yè)管理職能。 又如,企業(yè)行政管理人員在深入業(yè)務中可以從企業(yè)管理的角度為各業(yè)務部門出謀劃策,做好上下溝通和跨部門協(xié)調等等,這能解決各業(yè)務部門自身難以解決的一些問題,甚至起到企業(yè)高層領導都難以起到的作用,等等。這一切都有利于搞好企業(yè)行政管理部門自身與各業(yè)務部門的協(xié)調,改善雙方的關系,改善企業(yè)行政管理部門的形象。2.選擇規(guī)范的企業(yè)行政管理模式 目前我國企業(yè)行政管理中的“打亂仗”的現象是我們應當大力反對

25、的。這種現象反映的實質就是企業(yè)的管理體系混亂。企業(yè)行政管理是企業(yè)內部管理不可缺少的一部分,如果沒有健全有效的內部管理,企業(yè)的制定的各項規(guī)章制度就不可能得到很好的執(zhí)行,經營者也不可能及時的發(fā)現企業(yè)經營管理中的失誤,從而給企業(yè)帶來敗局。所以為了改變這種現狀,企業(yè)行政管理的核心應該在于設置合理有效的行政管理規(guī)章制度和結構體制,使各部門各崗位在行政管理工作的協(xié)調下處于良好的運作狀態(tài)。因為“社會生活最重要的方面我們需要的與其說是最好的人,還不如說是好的制度”。在企業(yè)行政管理的具體工作中,上下級和各崗位之間不但要分工明確,還要明確應有其職責權力,使職責不會被推委,也不會被包攬。 (三)聯系實際開展工作 企

26、業(yè)行政管理必須時刻著眼于為企業(yè)的經濟利益服務,反對“為管理而管理”;必須堅決擯棄形式主義,切實講究實效;必須大力講究勤儉節(jié)約,反對大手大腳;必須根據企業(yè)實際需要和可能采取靈活變通的方式方法,一切以企業(yè)利益為最高原則,反對泥古不化、因循守舊。同時,要聯系實際加強企業(yè)文化建設,培養(yǎng)企業(yè)行政管理人員的責任意識和忠誠感,提高他們的職業(yè)道德素質,使他們以身作則,帶頭遵守企業(yè)的規(guī)章制度;要深入各業(yè)務部門了解情況,制訂符合實際并切實可行的管理制度,其中包括建立業(yè)績考評制度,以提高企業(yè)行政管理人員的業(yè)務能力;要根據日常實際工作的特點,選拔有耐心的、有服務意識的企業(yè)行政管理人員。 4.構建企業(yè)行政管理新體系 （1）構建企業(yè)行政管理的權力體系構建企業(yè)行政管理的權力體系就是設計企業(yè)行政架構。企業(yè)行政架構的設計與應時而變是企業(yè)行政管理的核心內容,這一問題主要涉及企業(yè)組織的概念、類型、治理結構、組織結構設計的原理和內容、企業(yè)組織力量的整合、行政流程的結構設計、