信息資源管理第二章

1、第二章第二章 信息資源的過程管理信息資源的過程管理2.1 信息采集 2.2 信息組織加工 2.3 信息存儲與檢索2.4 信息服務2.1信息采集 信息采集就是根據(jù)用戶的特定需求或管理工作規(guī)劃的需求，用科學方法收集、檢索和獲取特定信息的活動過程。2.1.1 信息采集的任務 信息采集的任務根據(jù)特定的目的和要求將分散在不同時間和地點的信息收集和聚集在一起的過程。1.針對適用性:l首先弄清楚信息機構服務對象的范圍、歷史、現(xiàn)狀和趨向以及對信息的需求和利用狀況：l其次要弄清楚他們所需求的信息的分布狀況：l最后弄清楚通過什么渠道、何時能提取獲得這些信息2.系統(tǒng)、連續(xù)性:l縱向系統(tǒng)（按產品、工藝、學科、和專業(yè)進

2、行積累）l橫向系統(tǒng)（按信息的載體進行積累）3.計劃、預見性：關注信息的發(fā)展趨勢4.科學、可靠性：采用科學方法研究信息的規(guī)律5.計劃、經(jīng)濟性：要有一定的科學的規(guī)劃以滿足需求6.及時有效性：還要注意其時效性2.1.2 信息采集的原則信息源即為信息收集的對象。從便于對信息進行收集的角度將劃分為零次信息源、實物型、記錄型和智力型1.零次信息源：是指各種渠道中由人口頭傳播的信息，是信息客體的內容直接作用于人的感官而獲得感覺的結果。具有直接性、及時性、新穎性、隨機性、非存儲性等特征對于科技和經(jīng)濟活動有不可忽視的作用：2.1.3信息采集的對象2 .實物型信息源是由實物攜帶和存儲的信息，直觀生動，易于理解和吸

3、收特點：直觀、真實、隱蔽、零散。3.記錄型信息源包括由傳統(tǒng)介質和各種現(xiàn)代介質記錄和存儲的知識信息。特點是傳播信息系統(tǒng)，便于保存、積累、利用和收集4.智力型信息源：表現(xiàn)為人腦存儲未編碼的知識信息。由于人的活動懈怠，難以記錄和保存，甚至無法言傳。企業(yè)競爭信息源分類（來源）l公共信息源 政府信息、媒體信息、圖書館、科研機構、行業(yè)協(xié)會、證券交易所信息、展銷會、互聯(lián)網(wǎng)l非公共信息源人際關系、銷售隊伍、觀察、招聘競爭對手骨干、收集廢棄物信息l企業(yè)內部信息源2.1.4 信息采集的過程 信息采集的過程一般可以分為以下幾個步驟：需求分析、確定采集途徑和策略 、采集實施、結果評價整理數(shù)據(jù)和編寫等。1.需求分析l確

4、定信息服務的對象l確定信息采集的內容l確定信息采集的范圍和量l其他因素2.1.4信息采集的過程（續(xù)） 2.確定采集途徑l采購、交換、現(xiàn)場收集、索取、檢索、復制3.確定采集策略l采集策略就是具體的執(zhí)行方案，根據(jù)選擇的系統(tǒng)不同，選擇適當?shù)膱?zhí)行方案。4.采集實施和結果評價l采集實施過程要注意監(jiān)控，l采集事實所得到的初步結果要及時進行評價。5.整理數(shù)據(jù)和編寫報告?2.2 信息組織加工 我們從各種渠道收集到的信息需要經(jīng)過篩選、描述揭示、加工、序化、存儲，才能形成信息供人們使用。 信息加工是指將采集來的大量原始信息進行篩選和判別、分類和排序、計算和研究、著錄和標引、編目和組織而使之成為二次信息的活動。2.

5、2.1 信息的篩選信息篩選是指對原始信息有無作用進行的檢查和挑選。1.篩選步驟1）信息整理：信息整理要求將雜亂的信息進行有規(guī)則的放置，以方便今后進一步開展工作。2）瀏覽審閱：是將錯誤明顯或者無用的信息清除掉，而保留真正有用的信息，對無法確定其去留的信息則暫時放置一邊，留待進一步處理。3）再次審核：對于一時判斷不準的信息必須采取會診或者其他的科學方法，再一次對其分析研究，以便確定其取舍，提高信息篩選的準確性。2.2.1 信息的篩選 （續(xù)）2.篩選目的目的：防止不良信息混入其中而造成錯誤的判斷與決策。不良信息：虛構信息、添加信息、拼湊信息、變形信息、偏頗信息、殘缺信息、模糊信息和走樣信息3.篩選方

6、法感官判斷法：直覺判斷分析比較法：對比分析集體討論法：集體智慧專家裁決法：專家素質數(shù)學核算法：較為精確現(xiàn)場核實法：費時費力 2.2.2 信息的分類信息的分類是根據(jù)選定的分類表，對雜亂無章的原始信息進行分門別類的處理。基本分類的程序和方法包括：1）確定分類方法：是實施信息分揀的基礎。可按地區(qū)、時間、內容、主題的不同作為劃分信息的方法；也可組合上述分類法進行綜合分類，比如時間地區(qū)分類法、內容地區(qū)分類法等綜合分類法2）實施信息分揀：根據(jù)確定信息分類方法的要求對信息資料進行分揀3）進行信息排序；按關鍵詞對信息進行排序，使之成為井然有序的信息體系2.2.3 信息的評價如何對信息進行評價，掌握和利用適合的

7、信息源，搜集、選擇對用戶有價值的信息是信息管理活動急需解決的問題。我們可以通過對信息源、信息準確度、信息費用3方面的評價來判斷信息是否有價值，價值有多大 2.2.3 信息的評價信息源評價信息源的評價1）直接評定法：就是按照對信息源的一般要求制定一些標準或者指標，從不同的角度和側面對信息源的價值給予評分評定。直接評定法指標：報道及時性、信息完整性、技術新穎性、科學可靠性、敘述簡明性。用上述五項指標，采用10分制，對各種信息源進行行評分評定后，得分相加，便是該信息源所得的總分。評定方法比較粗淺，不能準確地揭示信息源的真正價值。2.2.3 信息的評價信息源評價2）間接評定法：通過信息用戶來評價信息源

8、。以調查表的方式調查用戶對信息源的需求和利用情況，然后由信息工作者對調查所得到的數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計分析和對比，對信息源的價值作出評定。利用該法，可以把調查和評分結合起來使用。評分可以采用采樣10分制或其他評分制。每個用戶的評分雖是主觀的，但最后由信息工作者對大量用戶的評分進行統(tǒng)計分析后將會得出較為客觀的結論。具體程序：設信息人員將有n個項目的m張表收回后匯總成下表的形式。表中aij是被調查者i對第j個信息源的評分表 2.2.3 信息的評價信息源評價（續(xù)3）為了確定被調查者對所需評定的的源認識的重要性次序，可采用如下指標進行比較，較大者較重要。1）計分平均值：用被調查者（指有效地被調查的人）的人數(shù)去除

9、他們這些被調查者給某一信息源所給評分和2）評分比重：某一信息源所得全體被調查者的評分和，在全體被調查者給所有信息源的評分總和中所占的比例。3）最高評分頻度：全體被調查者給某一信息源的全部評分中最高分數(shù)的人數(shù)所占的比例。2.2.3 信息的評價信息源評價（續(xù)3）4）平均名次指標：首先將全部信息源分別就各個被調查者的評分排隊，列出名次，這樣每個信息源就得到與被調查者數(shù)量相同的名次數(shù)目，然后用被調查者總數(shù)去除名次的數(shù)值和，便是相應項目的平均名次，較低者較佳。 2.2.3 信息的評價信息源評價（續(xù)3）信息源間接評價實例信息源的平均平分為：各信息源的評分比重為：各信息源的最高評分頻度為：平均名次表各信息源

10、的平均名次為：從上述各評價指標值可知，所調查的5個用戶對所列四種信息源的評定結果是，快報最為重要，依次是期刊、圖書、文摘雜志。2.2.3 信息的評價信息準確度的比較評價 信息準確度的比較評價第一種角度從各個方面獲得同一種信息進行比較評價從不同的信息源獲得同一性質，對這些信息進行比較定期、系統(tǒng)收集信息，調查過去同種信息是否出現(xiàn)并和新獲取的信息進行比較評價從多種信息源搜集、分析同種和相關信息，與切題的信息進行比較評價另一種角度，是從信息所含的6個要素進行評價。即What, Why, When, Where, Who, How, “5W1H”。把信息分成6個要素，按要素分成不同的組；把各組中具有共同

11、點的信息抽出來形成信息形態(tài)；把組成信息形態(tài)的要素分別同原信息進行比較；據(jù)比較結果對被認為最有共同點的原信息做進一步檢驗。2.2.3 信息的評價信息的經(jīng)濟性評價所需信息存在率的評價信息源、載體、實物是否存在，如何獲得以及難易程度等所需信息適合率評價獲取的信息與所需的信息的吻合程度所需信息可信性評價對于二次三次信息，評價其可信性注意：信息的提供、評價和利用等環(huán)節(jié)都是由人來進行的，因而不可避免地會產生無意識或有意識的錯誤 在按照上述方法進行信息評價之后 ，還可以按以下六個標準對信息進行綜合評價，分出等級，以便于識別：從其他信息源得到確認通過檢索相關信息等措施大致被認為是確切的信息從過去同種信息的可靠

12、性來看，雖不能說絕對確切，但的可能性很大似乎不是錯誤信息，但很值得懷疑不太真實不能評價其可靠性2.2.3 信息的評價信息的經(jīng)濟性評價（續(xù)） 出現(xiàn)信息錯誤的原因及內容問題原因簡述缺乏客觀性沒有客觀的理解獲取的信息，而是摻雜了一些主觀因素取材不足只用片面的素材、片面的信息來完成報道工作理解不足判斷問題受潮流、情緒影響，沒有深究其真實的本質調查、分析不充分過于追求信息提供的速度，而沒有進行充分的調查和分析思考能力不足沒有足夠的對新問題的思考能力，而是墨守成規(guī)，不能抓住事物的本質不可信性太大對于信息不明確之處置之不理，而將自己的主觀臆斷注入信息憑興趣評價信息有進對自己感興趣的信息過分強調，對自己不感興

13、趣的信息則熟視無觀睹，歪曲了信息的真正價值2.3 信息存儲與檢索2.3.1 信息存儲信息存儲是指將經(jīng)過科學加工處理后的信息資源 （包括文件、圖像、數(shù)據(jù)、報表、檔案等），按照一 定的規(guī)定記錄在相應的信息載體上，并將這些載體按照一定特征和內容性質組織成系統(tǒng)化的檢索體系。1.意義和作用 重要意義主要體現(xiàn)在以下幾方面： 有利于增大信息資源的擁有量 有利于集中管理信息資源 有利于開發(fā)高層次的信息資源 有利于充分利用信息資源，提高工作效率等。 作用 方便檢索、利于共享、延長壽命、方便管理2.原則和基本要求 原則：統(tǒng)一性、便利性、有序性、先進性 基本要求：求全、求新、求省、求好2.3 信息存儲與檢索（續(xù)）3

14、.信息存儲的類型人腦、語言、文字、書刊、電磁波、計算機、新材料等載體存儲4.信息存儲技術傳統(tǒng)的信息資源存儲技術主要是紙張印刷存儲技術現(xiàn)代信息資源存儲技術主要包括縮微存儲技術、聲像存儲技術、計算機存儲技術以及光盤存儲技術，他們具有存儲容量大、密度高、成本低、存取迅速等優(yōu)點，所以獲得廣泛應用。2.3 信息存儲與檢索（續(xù)）信息檢索根據(jù)特定用戶在特定時間特定條件下的特定需求，運用某種檢索工具，按照一定的過程、方法查出所需信息，生成用戶所需要的信息資源的過程。1、信息檢索的意義信息檢索有利于充分利用信息資源，避免重復勞動信息檢索有利于縮短獲取信息的時間，提高工作效率信息檢索有利于決策者進行決策2.3.2

15、 信息檢索2.3.2 信息檢索（續(xù)）2、信息檢索基本原則目的性、時間性、全面性、準確性、規(guī)范性。3、信息檢索的類型 按檢索內容劃分： 書目檢索、全文檢索、多媒體檢索、 數(shù)據(jù)檢索、事實檢索 按檢索方式劃分：手工檢索、機器檢索 按系統(tǒng)連接情況劃分：成批檢索、聯(lián)機檢索 2.3.2 信息檢索（續(xù)）4、信息檢索的基本程序確定檢索的范圍和深度- 選擇檢索工具-選擇檢索路徑-選擇檢索方法-實施信息查找-調取信息資料5、信息檢索的特征信息檢索的相關性、不確定性和邏輯性。2.3.2 信息檢索（續(xù)）-6.信息檢索工具 信息檢索工具是人們?yōu)榱顺浞?、準確、有效的利用已有的信息資源而加工編制的用來報道、揭示、存儲和查找

16、信息資源的卡片、表冊、特定出版物和計算機系統(tǒng)等。檢索工具都具有存儲和檢索的職能，它具有如下的特征：包含信息資源的外部特征和內部特征每條描述記錄都標明有可供檢索用的標識全部標識必須系統(tǒng)地、科學地排列，成為一個有機的整體具有多種檢索手段或檢索途徑2.4 信息服務信息服務是信息機構向用戶按一定方式提供信息的過程。信息服務就是服務者以獨特的策略和幫助信息用戶解決問題的社會經(jīng)濟行為，包括生產行為、管理行為和服務行為。信息服務業(yè)就是指從事信息服務活動的所有單位的集合。主要包括信息傳輸服務業(yè)、信息處理服務業(yè)、信息分析與咨詢業(yè)、經(jīng)紀與代理業(yè)、公益信息服務業(yè)。2.4.1 信息服務原則針對性：滿足特定用戶在特定時

17、間的特定需求及時性：具有時效性易用性：可獲得性和容易使用性成本效益原則：最小的花費獲得最大的效益 2.4 .2 信息服務類型按信息服務傳遞、處理和提供信息客體分為 實物信息服務，包括材料、樣品、樣機信息服務 交往信息服務，包括信息發(fā)布服務等 文獻信息服務，包括文獻服務和電子文獻服務數(shù)據(jù)服務按信息加工深度分類 一次服務、二次服務和三次服務按信息的內容和所屬領域劃分為 科技、經(jīng)濟、技術經(jīng)濟、法律、流通、軍事信息服務等 按信息服務的業(yè)務形式分為 通信服務、宣傳報道服務、新聞出版、信息發(fā)布、提供、檢索服務、信息資源開發(fā)服務、信息咨詢服務、信息代理服務等2.4 .2 信息服務類型（續(xù)）按服務手段劃分為

18、傳統(tǒng)信息服務、電子信息服務等按信息服務的指向范圍分為 單向信息服務（單一用戶）、多向信息服務（眾多用戶） 按信息服務對象的范圍劃分 內部服務（內部用戶）、外部服務（外部用戶）按信息服務的主動性劃分 被動信息服務和主動信息服務按信息服務是否收費劃分 有償信息服務和無償信息服務 2.4 .2 信息服務類型（續(xù)）信息服務對象是對服務具有客觀需求的社會主體（包括組織和個人）。信息用戶是指在科研、生產、管理、商業(yè)、貿易、軍事、外交、以及日常生活中需要利用信息的個人或團體，前者稱之為個人用戶，后者稱為團體用戶。2.4 .3 信息服務對象信息用戶研究的內容可分為一下幾類： 用戶類型研究 用戶信息心理研究 社會因素對用戶的影響 用戶信息需求的調查分析 用戶獲取、吸收信息的機理研究 用戶信息保證、培訓研究 用戶研究方法論2.4 .3 信息服務對象（續(xù)）信息服務評價是指在一定的價值觀指導下，用一定的技術和方法收集整個服務系統(tǒng)或某個側面的信息，并基于所獲得的信息，以服務目標為依據(jù)對服務過程和效果做出客觀的衡量和價值判斷，從而為不斷完善自我和服務決策提供依據(jù)的過程。1. 兩種分類標準 按涉及評價內容的多少，其可分為單項和綜合服務評價。 按評價的目