酒店采購管理制度

1、采購管理制度酒店采購錄屬酒店財務(wù)部管理，接受財務(wù)監(jiān)督、成本控制、管理公司及其他部門的監(jiān)督、稽查，全面負(fù)責(zé)酒店的采購工作。第一條 采購工作基本要求1、 所有采購項目均需酒店總經(jīng)理簽批授權(quán)、財務(wù)部、管理公司批準(zhǔn)同意。2、 所有采購物品均需比較至少三家的價格和品質(zhì)，月結(jié)類物品每月每一類至少有三家供貨商提供報價單。3、 采購人員須對自己采購物品的價格、品質(zhì)負(fù)責(zé)。4、 采購人員須每月通過電話、傳真、外出調(diào)查、接待廠商等方式獲取酒店使用的各類物品主要品種的價格信息并整理成價格信息庫，以書面形式匯報給酒店財務(wù)部及公司。5、 所有供應(yīng)商名片、報價單、合同等資料及樣品采購部須登記歸檔并妥善保管，有人員變動時須全

2、部列入移交。6、 采購時間要求：一般物品采購時間為3-5天，急用物品第二天必須采購回來，印刷品、客房一次性用品、布草等使用部門須提前一個月下單采購。7、 采購部禁止采購任何未下申購單的物品，否則財務(wù)部將不予以報銷。8、 禁止使用部門自行采購物品或私自與供應(yīng)商洽談采購事宜。9、 采購部負(fù)責(zé)跟進(jìn)各協(xié)作廠商的貨款及時簽批支付事宜，對到期的應(yīng)付帳款，酒店應(yīng)及時支付，以建立酒店良好形象，維護(hù)酒店財務(wù)信譽(yù)，同時也為日后的采購工作提供便利。第二條 采購崗位職責(zé)1、 了解各部門物品需求及各類物品市場的供應(yīng)情況，掌握財務(wù)部對各種物品的采購成本及采購資金的控制要求，熟悉了解各種物品的采購計劃。降低物資食品采購成本

3、，為酒店提供價格合理質(zhì)量好的各類物資及食品。2、 了解部門和倉庫各類物品的消耗情況和庫存物資動態(tài)，會同有關(guān)部門根據(jù)實際經(jīng)營情況，合理、科學(xué)地根據(jù)采購計劃，對各種物品進(jìn)行價格調(diào)查。3、 搜集市場上各類物質(zhì)的價格信息，作好資料的存檔工作；積極配合搞好物資食品保管工作，做好物資平衡工作，及時處理呆滯物資，加速物資周轉(zhuǎn)。4、 大宗用品或長期需用的物資，根據(jù)核準(zhǔn)的計劃可向有關(guān)的工廠、酒店、商店簽訂長期的供貨協(xié)議，以保證物品的質(zhì)量、數(shù)量、規(guī)格、品種和供貨要求。5、 主動協(xié)調(diào)與酒店內(nèi)其他各部門的關(guān)系，經(jīng)常傾聽使用部門對物資采購工作的意見，及進(jìn)改進(jìn)采購工作。6、 協(xié)助客房倉庫作好物質(zhì)的驗收工作，對質(zhì)量不合格和

4、價格不符的產(chǎn)品給予退換貨工作。對食品原料進(jìn)庫前，要嚴(yán)格驗收，注意食品的生產(chǎn)期，不進(jìn)保質(zhì)期已過一半的食品，確保食品原料的新鮮度。7、 與有關(guān)供應(yīng)商作好積極的溝通，保持良好的合作關(guān)系。8、 嚴(yán)格執(zhí)行酒店財務(wù)制度，遵紀(jì)守法，不索賄、不受賄，在平等互利在原則下開展作業(yè)。第三條 采購物資審批流程部門需求部門經(jīng)理采購申請 財務(wù)審核庫房、成本復(fù)核店總經(jīng)理審批；大型采購需管理公司審批市場詢價、貨比三家月結(jié)現(xiàn)付管理公司審批下單采購驗收入庫部門領(lǐng)用備注：1、部門根據(jù)營業(yè)情況需要，在部門、庫房沒有該物資或該物資不足的情況下可以申購，部門負(fù)責(zé)人在庫存定額不足的情況下根據(jù)物資定額提出申購，申購前部門和庫房必須認(rèn)真檢查部

5、門及庫房該物資庫存量及有無替代品。2、采購物資的申請審批流程（貨比三家工作流程）每類物資報價單需要最少三家作出比較，目的是防止有關(guān)人員從中徇私舞弊，保證采購物品價格的合理性。酒店采取三方報價的方法進(jìn)行采購工作，即在訂貨前，必須征詢3個或3個以上供應(yīng)商，具體做法是：1、 采購部按照采購申購單的要求組織進(jìn)貨，填制空白報價單，包括：1） 填寫空白報價單中所需要的物品名稱、產(chǎn)地、規(guī)格、型號、數(shù)量、包裝、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及交貨時間，送交供應(yīng)商（至少選擇3個供應(yīng)商），要求填寫供應(yīng)商價格、聯(lián)系地址、電話。2） 對于交通不便或外地的供應(yīng)商，可用傳真或電話詢價，用電話詢價時應(yīng)把詢價結(jié)果填在報價單上，并記下報價人的姓名、

6、職務(wù)等。3） 提出采購部的選擇意見和理由，連同報價單一起送交管理公司審批。2、 管理公司根據(jù)采購部提供的有關(guān)報價資料，參考采購部的意見，對幾個供應(yīng)商報來的貨品價格以及質(zhì)量、信譽(yù)等進(jìn)行評估后，確定其中一家信譽(yù)好，品質(zhì)高，價格低的供應(yīng)商，下單采購。第四條 臨時物品采購工作程序1、 臨時物品的采購申請： 臨時采購物品必須是在營業(yè)部門運(yùn)行過程中的某些突發(fā)需求（包括客人的某些需求和酒店本身產(chǎn)生的突發(fā)需求，例：工程維修配件等）部門申請人詳細(xì)填寫申購單，注明所需采購物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量等2、 臨時物品的采購審批 部門負(fù)責(zé)人簽字審核，檢查所需采購物品的名稱、數(shù)量、規(guī)格等必要時進(jìn)行刪減和增補(bǔ)，并注明急需采購的

7、原因。3、 臨時物品的采購實施：采購員根據(jù)部門所下的申購單直接采購，部門急用的物品采購必須當(dāng)天完成；采購員將部門所采購物品購回后，需將申購單交給相關(guān)部門補(bǔ)簽手續(xù)。4、 臨時物品的采購驗證：采購購回物品后，倉庫及部門負(fù)責(zé)人驗貨給予優(yōu)先及時驗收，驗收合格入庫后交與申請部門領(lǐng)用。第五條 采購物資驗貨流程 1、無論是供應(yīng)商或是采購購回的物品必須先驗收再入庫，由庫房根據(jù)申購單驗收貨物，不允許直接將貨物交與使用部門。 2、對于不符合采購申購單的貨物，庫房人員有權(quán)拒收，供應(yīng)商或采購人員辦理入庫驗收手續(xù)后，倉管應(yīng)開入庫單，并將入庫單客戶聯(lián)交采購員或供應(yīng)商辦理結(jié)算手續(xù)。 3、倉管在驗貨過程中對項目質(zhì)量、規(guī)格等難

8、以確認(rèn)的情況下應(yīng)主動請使用部門一起驗收。 4、在驗收過程中，倉管或使用部門有權(quán)對不符合要求的物品提出退貨要求，經(jīng)確認(rèn)實屬不符的由采購人員或供應(yīng)商辦理退貨手續(xù)， 5、購買、收貨和使用三個環(huán)節(jié)上的相關(guān)人員要相互監(jiān)督、相互合作、共同做好工作，對于有爭議的問題應(yīng)各自向上級報告協(xié)調(diào)解決。第六條 采購部付款流程 1、工程進(jìn)度付款： 1）項目負(fù)責(zé)人根據(jù)施工合同約定及項目進(jìn)度情況，遞交付款申請表，詳細(xì)寫明申請人、部門、申請日期、收款單位、收款單位帳號、合同號、項目名稱、完工進(jìn)度、付款內(nèi)容、合同總價、已付金額、本次付款額等信息。 2）店財務(wù)復(fù)核（包括核對合同、發(fā)票、經(jīng)審批的付款申請表等手續(xù)，確保經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)真實性、合法性）； 3）管理公司工程總監(jiān)審核（再次對經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)真實性、合法性、合理性確認(rèn)） 4）管理公司財務(wù)5）管理公司總經(jīng)理審批 6）付款單據(jù)轉(zhuǎn)財務(wù)部付款2、酒店物品、材料設(shè)備付款：1）項目負(fù)責(zé)人根據(jù)合同約定，遞交付款申請表，詳細(xì)寫明申請人、部門、申請日期、收款