行政辦公室管理制度

1、 行政辦公室管理制度1、 總 則 （一）、為規(guī)范學(xué)校行政事務(wù)管理行為，理順內(nèi)部關(guān)系，提高辦事效率，加強學(xué)校行政辦公的規(guī)范化、程序化、制度化，進(jìn)一步加強管理和協(xié)調(diào)，明確學(xué)校內(nèi)部管理職責(zé)，特制訂本制度。 （二）、行政辦公室需協(xié)助校長做好各部門之間的綜合協(xié)調(diào)，加強對各項工作的督促和檢查，溝通內(nèi)外聯(lián)系，保證上情下達(dá)和下情上報，逐步建立并完善各項規(guī)章制度，促進(jìn)公司各項工作的規(guī)范化管理。 （三）、 本制度對學(xué)校內(nèi)部行政管理工作進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范，以加強行政管理工作的有效性。2、 各項細(xì)則 （1） 、辦公室檔案管理1、檔案管理范圍： 學(xué)校文件檔案：包括學(xué)校資質(zhì)、學(xué)校制度、學(xué)校各部門制度標(biāo)準(zhǔn)、方針政策、學(xué)校決定、年

2、度計劃等與學(xué)校整體發(fā)展相關(guān)的有長期保存價值的文件及資料；行政檔案：會議記錄、文件簽發(fā)等。 2、管理部門： 公司的檔案介質(zhì)可以為紙質(zhì)檔案和電子檔案，行政辦公室負(fù)責(zé)備檔管理。 3、管理職責(zé)。 保證公司及各部門的資料齊全完整、安全保密和使用方便。（二）、辦公環(huán)境管理1、每個員工都有責(zé)任維護(hù)辦公環(huán)境，學(xué)校教學(xué)區(qū)域禁止吸煙。2、員工應(yīng)愛護(hù)公共設(shè)施，節(jié)約使用辦公用品，注意公共衛(wèi)生。3、每周進(jìn)行衛(wèi)生聯(lián)檢。（三）、辦公室安全和秩序1、每天下班最后離開公司的人員應(yīng)在離開辦公室時將門窗鎖好并切斷電源。2、不要將私人訪客帶入辦公室。3、離開辦公室前，將貴重物品、文件檔案柜和抽屜鎖好。4、不得在辦公室內(nèi)打鬧、嬉戲、大

3、聲喧嘩。5、工作時間內(nèi)不應(yīng)無故離崗、串崗，出去辦事要及時和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)請假，并填好單據(jù)上交行政部。6、各個部門應(yīng)相互協(xié)調(diào)、配合、團(tuán)結(jié)、互助，嚴(yán)禁互相推諉。（四）、辦公電話管理1、公司的電話主要作為方便與外界溝通、開展業(yè)務(wù)之用，員工不得使用公司電話撥打私人電話。2、員工接聽電話應(yīng)使用普通話及禮貌用語。前臺接電話第一句必須是“喂，您好，鼎臣教育，請問有什么可以幫你。”（五）、員工禮儀管理1、員工頭發(fā)要保持整潔、自然，不得披頭散發(fā)；指甲不能太長，不得涂抹帶顏色的指甲油。2、員工統(tǒng)一著工作裝，員工工裝、工牌要穿戴整齊，不得穿奇裝異服。兼職老生除外，但是必須穿戴整齊。要給學(xué)員好的形象展示。3、員工應(yīng)注意自己

4、的儀容儀表、行為舉止和公共禮儀，做到文明、禮貌待客，主動、友善地打招呼、問候、耐心應(yīng)答、不厭其煩。4、在任何場合應(yīng)使用普通話，語氣溫和，音量適中。（六）、例會管理制度1、目的：1.1實現(xiàn)有效管理，促進(jìn)公司上下的溝通與合作； 1.2提高公司各部門執(zhí)行工作目標(biāo)的效率，追蹤各部門工作進(jìn)度； 1.3集思廣益，提出改進(jìn)性及開展性的工作方案； 1.4協(xié)調(diào)各部門的工作方法、工作進(jìn)度、人員及設(shè)備的調(diào)配。 2、公司例會定于每周三舉行，由執(zhí)行校長主持，各部門及老師列席。3、部門例會可由部門自行決定，由各部門經(jīng)理主持，部門員工列席。4、會議主要內(nèi)容：4.1下達(dá)公司會議的精神；4.2聽取各部門經(jīng)理對所屬部門工作的匯報

5、，做好各部門工作的周總結(jié)和計劃，以及需提請執(zhí)行校長或其它部門協(xié)調(diào)解決的問題；4.3對工作中出現(xiàn)的問題及時跟蹤改進(jìn)，對工作中的失誤找出原因并及時改正、總結(jié)； 4.4探討公司經(jīng)營活動的最佳方案，并對各階段經(jīng)營業(yè)績及時總結(jié)，以達(dá)到整體經(jīng)營目標(biāo)的實現(xiàn)； 4.5對上期工作總結(jié)，并部署下期工作任務(wù)；4.6每周會議議題的討論； 5、例會參加者在會議上要暢所欲言各持已見，允許持有不同觀點和保留意見，但會上一但形成決議，無論個人同意與否，都應(yīng)認(rèn)真貫徹執(zhí)行；6、嚴(yán)守會議紀(jì)律，保持會議秘密，在會議決策未正式公布之前，不得私自泄漏會議內(nèi)容，影響決議實施；7、參加公司例會人員原則必須參加例會，特殊情況向部門領(lǐng)導(dǎo)請假，無

6、故不參加者按公司考核辦法進(jìn)行考核。（七）、行政審批流程1、所有部門需提項目審批單，填寫好部門、時間、需審批內(nèi)容、執(zhí)行校長簽字，董事長簽字等。2、此項目審批單經(jīng)由董事長簽字批準(zhǔn)后方可生效。3、董事長簽字確認(rèn)后將此項目審批單下發(fā)至相關(guān)部門執(zhí)行。（八）、更衣室管理規(guī)定1、更衣室的管理1.1公司更衣室的使用分為男、女更衣室，不得混用。1.2員工不得在更衣室中休息、抽煙、娛樂，應(yīng)愛護(hù)更衣室的設(shè)施，不允許在室內(nèi)亂寫亂畫，張貼等。1.3員工應(yīng)自覺愛護(hù)更衣室衛(wèi)生，更衣時不得隨意吐痰，亂丟紙屑雜物及其他物品。1.4更衣室內(nèi)除清掃用具及更衣用凳外。一律不準(zhǔn)擺放其他物品、物件、工具等。1.5更衣室內(nèi)要注意安全防火，

7、后勤部將其納入防火責(zé)任區(qū)，制定人員負(fù)責(zé)，配備消防器材。2、更衣柜的管理2.1工裝及私人物品必須放在更衣柜內(nèi)，不得掛在更衣柜門上、更衣柜頂上或地面上，否則一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，對相關(guān)人員處以一次5元罰款并記錄在員工檔案內(nèi)，作為員工評優(yōu)和晉升的參考依據(jù)。2.2更衣柜每人一格，一鎖，注上姓名，由使用人負(fù)責(zé)使用保管，損壞酌情賠償，并負(fù)責(zé)柜子內(nèi)外的衛(wèi)生。2.3衣柜破損需及時上報行政部門，以便修理，修理費用如自然損壞由公司負(fù)責(zé)；如是使用人自己損壞則自行承擔(dān)。2.4更衣柜必須上鎖，柜內(nèi)請勿存放貴重物品，一旦遺失責(zé)任自負(fù)。（九） 、員工公告欄管理制度1、 員工公告欄由行政人員負(fù)責(zé)管理。2、 員工公告欄的內(nèi)容：2.1各種文

8、件的公示；2.2公司活動的宣傳；2.3激勵性的名言警句；3、 不允許私自涂抹亂畫。（十）、保密制度1、為保守公司秘密，維護(hù)公司權(quán)益，特制定本制度。2、公司秘密是關(guān)系公司權(quán)力和利益，依照特定程序確定，在一定時間內(nèi)只限一定范圍的人員知悉的事項。3、公司秘密包括本制度第二條規(guī)定的下列秘密事項：3.1公司重大決策中的秘密事項；3.2公司尚未付諸實施的經(jīng)營戰(zhàn)略、經(jīng)營方向、經(jīng)營規(guī)劃、經(jīng)營項目及經(jīng)營決策；3.3公司內(nèi)部掌握的合同、協(xié)議、意見書及可行性報告、主要會議記錄；3.4公司職員人事檔案，工資性、勞務(wù)性收入及資料；3.5其他經(jīng)公司確定應(yīng)當(dāng)保密的事項。一般性決定、決議、通告、通知、行政管理資料等內(nèi)部文件不

9、屬于保密范圍。4、公司秘密的密級分為“絕密”、“機密”、“秘密”三級。4.1絕密是最重要的公司秘密，泄露會使公司的權(quán)益和利益遭受特別嚴(yán)重的損害；4.2機密是重要的公司秘密，泄露會使公司權(quán)益和利益遭受到嚴(yán)重的損害；4.3秘密是一般的公司秘密，泄露會使公司的權(quán)力和利益遭受損害。5、公司秘級的確定：5.1公司經(jīng)營發(fā)展中，直接影響公司權(quán)益和利益的重要決策文件資料為絕密級；5.2公司的規(guī)劃、財務(wù)報表、統(tǒng)計資料、重要會議記錄、公司經(jīng)營情況為機密級；5.3公司人事檔案、合同、協(xié)議、職員工資性收入、尚未進(jìn)入市場或尚未公開的各類信息為秘密級。6、屬于公司秘密的文件、資料和其它物品的制作、收發(fā)、傳遞、使用、復(fù)制、

10、摘抄、保存和銷毀，由行政辦公室派專人執(zhí)行；采用電腦技術(shù)存取、處理、傳遞的公司秘密由行政辦公室負(fù)責(zé)保密。7、在對外交往與合作中需要提供公司秘密事項的，應(yīng)當(dāng)事先經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。8、不準(zhǔn)在私人交往和通信中泄露公司秘密，不準(zhǔn)在公共場所談?wù)摴久孛?，不?zhǔn)通過其他方式傳遞公司秘密。（十一）、考核管理崗位工作標(biāo)準(zhǔn)1、負(fù)責(zé)修訂公司人才開發(fā)管理規(guī)定1.1信息收集工作標(biāo)準(zhǔn)1.2新建制度工作標(biāo)準(zhǔn)1.3修訂制度工作標(biāo)準(zhǔn)1.4貫徹制度工作標(biāo)準(zhǔn)2、負(fù)責(zé)編寫公司（公司）人力資源發(fā)展規(guī)劃2.1工作方案的編寫和實施工作標(biāo)準(zhǔn)2.2初審公司(公司部門)規(guī)劃工作標(biāo)準(zhǔn)2.3編寫公司(公司)規(guī)劃工作標(biāo)準(zhǔn)3、負(fù)責(zé)編寫、實施公司年度人才招聘計

11、劃3.1完善用人標(biāo)準(zhǔn)工作標(biāo)準(zhǔn)3.2編寫招聘計劃工作標(biāo)準(zhǔn)3.3應(yīng)屆畢業(yè)生招聘工作標(biāo)準(zhǔn)3.4社會人員招聘工作標(biāo)準(zhǔn)4、負(fù)責(zé)公司人才開發(fā)管理工作4.1脫產(chǎn)培訓(xùn)人員選拔工作標(biāo)準(zhǔn)4.2參與公司年度培訓(xùn)計劃的編制工作標(biāo)準(zhǔn)4.3指導(dǎo)公司人才開發(fā)工作標(biāo)準(zhǔn)4.4公司部門考核工作標(biāo)準(zhǔn)4.5公司一般管理人員職位評定工作標(biāo)準(zhǔn)5、負(fù)責(zé)指導(dǎo)公司高管（后備）人員考核工作5.1公司高管(后備)人員考核工作方案編寫工作標(biāo)準(zhǔn)5.2公司高管人員答辯考核工作方案起草及參與考核工作標(biāo)準(zhǔn)5.3參與公司高管(后備)人員考核工作標(biāo)準(zhǔn)5.4后備人員選拔工作標(biāo)準(zhǔn)5.5公司高管(公司中層)內(nèi)部調(diào)動工作標(biāo)準(zhǔn)6、負(fù)責(zé)編寫部門工作計劃6.1部門年度工作計

12、劃編寫工作標(biāo)準(zhǔn)6.2部門月工作計劃編寫工作標(biāo)準(zhǔn)6.3部門工作計劃實施工作標(biāo)準(zhǔn)（十二）、印章管理制度1、 目的：印章是公司經(jīng)營管理活動中行使職權(quán)的重要憑證和工具，印章管理關(guān)系到公司正常經(jīng)營管理活動的開展，甚至影響到公司的生存和發(fā)展，為防止不必要事件的發(fā)生，維護(hù)公司的利益，特制定本制度。2、 說明:公司印章主要指公章、法人私章、財務(wù)章、發(fā)票章。3、 基本印章（公章、法人私章、財務(wù)章、發(fā)票章），出納管理法人章、發(fā)票章，會計管理公章、財務(wù)章。 4、 印章的使用與保管：對公司所有印章的使用均須做好申請和使用登記，公司印章只適用于與公司相關(guān)的業(yè)務(wù)，不得從事有損公司利益的行為。如遇需帶公章、財務(wù)章、法人章外

13、出辦事的使用情況時，辦事人需在財務(wù)部做好登記，標(biāo)明時間、部門、用途、簽字確認(rèn)等。5、 印章保管人有權(quán)拒絕對損害公司利益的文件上蓋章。（十三）、公文管理制度1、目的 為加強公司文件管理，做好公文處理工作，使之規(guī)范化、制度化，根據(jù)有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本公司實際，特制定本管理規(guī)定。1.1發(fā)文的處理1.1.1擬稿：按照各部門經(jīng)理，擬辦的原則。涉及兩個部門以上會稿的，由主辦部門牽頭擬辦，有關(guān)部門協(xié)辦，按規(guī)定要求擬稿。1.1.2核稿：由部門經(jīng)理初核，在面頁上簽名并簽署日期；送行政人事部審核，從公文規(guī)格、內(nèi)容上把關(guān)。1.1.3簽發(fā)：以公司名義對外的發(fā)文，由公司總經(jīng)理簽發(fā)。1.1.4編號：由辦公室統(tǒng)一登記、編號、計

14、算份數(shù)等。1.1.5打?。簲M辦部門打印完畢，擬稿人校對并在頁面上簽名。1.1.6分發(fā)：由辦公室助理統(tǒng)一分發(fā)，原稿與正文1份（原件）存檔。1.2收文的處理1.1.1拆封：當(dāng)天的來文當(dāng)天拆封。收文單位署名公司的，由辦公室拆封；署名有關(guān)部門的，由部門拆封；由政府部門所發(fā)的文件，由辦公司拆封存檔并復(fù)印給相關(guān)部門。1.1.2登記：凡明確是公司收文的，不論以何種形式收到，都統(tǒng)一由辦公司登記、編號。 各部門收到的由部門登記、編號。1.1.3擬辦：辦公室根據(jù)公文內(nèi)容、性質(zhì)提出擬辦意見。1.1.4呈閱、呈批：根據(jù)擬辦意見，由辦公室助理呈送公司領(lǐng)導(dǎo)批示或分送有關(guān)部門辦理。1.1.5交辦：根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)的批示傳遞到承

15、辦部門。緊急公文，文書人員應(yīng)提出辦理時限，加強督促催辦。1.1.6辦結(jié)：經(jīng)辦理的文件要注明辦理結(jié)果和日期，然后存檔。2、 行文標(biāo)準(zhǔn)2.1公司文件類 根據(jù)用途，公司文件分外行文與內(nèi)行文。 外行文指公司對外的各種正式公文與函件，主要包括合同、函、意向書、協(xié)議、承諾書、問卷、公告、通知等，也包括公司向集團(tuán)呈報的上行文，如總結(jié)、計劃、報告、請示、報總部審批備案等的制度等公文。內(nèi)行文指僅用于公司內(nèi)部交流、會商、通報、規(guī)定、紀(jì)要、存檔、標(biāo)準(zhǔn)所用的各種正式與非正式文件。主要包括交流材料、項目材料、報告、案例分析、總結(jié)、計劃、會議紀(jì)要、部門申請、公司規(guī)章制度、檔案目錄等。2.2、行文標(biāo)準(zhǔn)2.2.1題目一般情況

16、：黑體，3號，3倍行距，居中。題目較長須分行顯示，標(biāo)準(zhǔn)為：黑體，3號，1.5倍行距，另空一行。有副標(biāo)題的，標(biāo)準(zhǔn)為：主標(biāo)題為黑體，3號，副標(biāo)題為仿宋，小3號，1.5倍行距，另空一行。2.2.2正文（1）、字體、字號與行距全部采用仿宋字體，首行縮進(jìn)兩字符。外行文字號采用4號字，行距固定值28磅。內(nèi)行文非正式文件一般采用小4號字，1.5倍行距。正式文件采用外行文標(biāo)準(zhǔn)。行文一般要求：言簡意賅，語言通順流暢，用詞恰當(dāng)。（2）、標(biāo)號根據(jù)需要，預(yù)設(shè)5級標(biāo)號：1級標(biāo)號：為“一、”，頂格，一般要求加粗。如特別需要突出標(biāo)題或美觀排版，可設(shè)為2倍行距，或段前段后間距設(shè)為0.5行（以下同）。2級標(biāo)號：為“（一）”，左

17、空2字，或首行縮進(jìn)2字符。3級標(biāo)號：為“1、”，左空2字，或首行縮進(jìn)2字符。4級標(biāo)號：為“（1）”，左空2字，或首行縮進(jìn)2字符。5級標(biāo)號：為“”，左空2字，或首行縮進(jìn)2字符。一般情況，均需按級別循序使用標(biāo)號。若文章結(jié)構(gòu)層次不太復(fù)雜，可將3級標(biāo)號“1、”直接用作2級標(biāo)號。一般不允許反序使用。特殊公文需要的，也可采用“第一條”格式，條下的標(biāo)號要求仍須遵從5級標(biāo)號要求。（3）、段落段落正文一般左空2字或首行縮進(jìn)2字符。使用硬回車結(jié)束另起一段。段前段后間距一般設(shè)為0，有特殊需要的可設(shè)為0.5行。（4）、標(biāo)點符號標(biāo)點符號應(yīng)根據(jù)行文語言正確使用。必須在全角狀態(tài)下輸入。（5）、特殊格式2.2.3表格一般情況

18、圖標(biāo)要求簡潔直觀。數(shù)據(jù)表一般采用Word、excel原表數(shù)據(jù)，以便改動。特殊情況采用圖片格式粘貼。格式要求：外行文，小四號，內(nèi)行文，五號，仿宋字體，背景無填充顏色，全表格線，默認(rèn)粗細(xì)。特別情況可根據(jù)需要調(diào)整。標(biāo)題居上，根據(jù)章節(jié)及表格循序情況設(shè)置，格式為：“表2-5:XXXXXXXXX表”。2.2.4頁碼居中插入頁碼，采用普通格式。1.3附件正文中有附件的，一般在附件位置標(biāo)明“見附件”。有多個附件的，一般在其后附加該附件的順序數(shù)，采用“見附件1”的格式。特殊情況，確有必要且附件較多時，可在正文結(jié)束后單獨附加附件列表，字體行距同正文，每行均加粗顯示。附件內(nèi)容一般在正文結(jié)束后的下一頁附加。多個附件的

19、，在一個附件內(nèi)容結(jié)束后的下一頁附加。格式為：新頁首行頂格寫“附件1：”，另起一行寫附件題目及正文。一般情況附件行文標(biāo)準(zhǔn)依照本暫行辦法標(biāo)準(zhǔn)。若附件僅為參考性或重要性較低時，可參照內(nèi)行文相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。1.4封面需添加封面時，題目放在封頁第五行處，即首行后空4行后寫。采用黑體、2號字、加粗、居中。題目多行時采用2倍行距。封面落款一般為公司名稱與成文時間，放在距封頁尾行4行處，采用仿宋體、4號字、加粗、居中、2倍行距。1.5簽章 一般簽章應(yīng)將公司名稱、部門名稱、成文時間等信息全部蓋壓，如不能全部蓋壓時，應(yīng)首先蓋壓時間，或在時間上加蓋印章。騎縫章盡量使每頁均有，必須確保首頁與尾頁上的外弧線清晰。簽章要清晰端

20、正居中。1.6裝訂標(biāo)準(zhǔn)外行文一般比較正式，普通裝訂一般為左側(cè)裝訂，在距離頁面上下緣約7厘米處分別裝訂，裝訂距離左側(cè)頁面1厘米。如加裝簡易塑封面的，也須先裝訂后再加裝塑封面，以免文件脫落缺頁。頁面設(shè)置一般為：左側(cè)4厘米，右側(cè)2.5厘米。上下頁邊距根據(jù)情況適當(dāng)調(diào)整，以美觀為準(zhǔn)。內(nèi)行文，正式公文遵從外行文裝訂標(biāo)準(zhǔn)。非正式公文，一般采用簡單裝訂，只在左上角處裝訂即可。頁邊距左右對稱設(shè)置，根據(jù)需要調(diào)整以上文字僅為“當(dāng)當(dāng)城”書面材料參考標(biāo)準(zhǔn)，如有改動，另行通知。3、文件管理制度3.1目的及范圍：建立公司文件制作、審核、批準(zhǔn)、發(fā)放、回收及更新、保存等程序，確保公司文件得到及時準(zhǔn)確的處理和安全有效的運轉(zhuǎn)。該程序適用于以上環(huán)節(jié)所涉及的相關(guān)部門及個人。3.2工作流程：文件分類：3.2.1通用文件：指公司在生