辦公自動化與辦公室文書工作發(fā)展探析

1、辦公自動化與辦公室文書工作發(fā)展探析隨著社會和經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，我國無紙化辦公已經(jīng)在多 種行業(yè)中被廣泛推廣，從而逐漸取代傳統(tǒng)的文書工作。本文根據(jù)實(shí)際 應(yīng)用情況，介紹了自動化辦公當(dāng)前的發(fā)展?fàn)顩r，進(jìn)一步分析和探討了 在推進(jìn)辦公自動化的同時會出現(xiàn)的某些問題，并從員工自身素質(zhì)的提 高、觀念的轉(zhuǎn)變以及工作重心的改變等方面進(jìn)行相關(guān)辦公室文書工作 的發(fā)展建議，以期為今后相關(guān)工作提供一定的參考。 自動化辦 公設(shè)備及內(nèi)網(wǎng)系統(tǒng)為當(dāng)前企業(yè)中的文書工作提供了極大的便利，同時 也提高了文書工作的工作效率。但是，與此同時，這種依靠先進(jìn)技術(shù) 的自動化辦公方式，對相關(guān)工作人員的各方面素質(zhì)都提出了更高的要 求。當(dāng)前辦公室工作及辦公

2、自動化發(fā)展現(xiàn)狀從傳統(tǒng)文書工作向自動化辦公方式轉(zhuǎn)變。近年來，隨著經(jīng)濟(jì)社會 及網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的飛速發(fā)展，絕大多數(shù)單位或企業(yè)都已經(jīng)轉(zhuǎn)向辦公自 動化發(fā)展階段，主要表現(xiàn)在：以往極度依賴紙、筆、電話、墨水等實(shí) 體辦公工具的情況已經(jīng)基本結(jié)束，同時，辦公文件的流轉(zhuǎn)也由原來的 半無紙化轉(zhuǎn)向當(dāng)前的全無紙化時代，這就包括文件在資料收集及撰寫 的前期階段，到文件轉(zhuǎn)發(fā)、審批、簽訂等后期階段，都可以通過網(wǎng)絡(luò) 及電腦進(jìn)行處理。與此同時，這種新興的辦公模式也對原本辦公室工 作人員及文書檔案管理人員的綜合素質(zhì)提岀了更高的要求。通過自動化辦公系統(tǒng)文檔一體化得以實(shí)現(xiàn)。在以往的辦公文件管 理工作中，大量的文件通過管理人員的收集、整理形

3、成利于保存和存 放的檔案，最終讓凌亂分散的文件轉(zhuǎn)變?yōu)楦酉到y(tǒng)化的檔案。但隨著 辦公自動化不斷的深入發(fā)展，辦公的文件與檔案之間的界限變得日益 模糊，可以通過建立起來的0a系統(tǒng)對文件或文檔進(jìn)行更加簡便有序 的查詢或處理工作。公文流轉(zhuǎn)變得更穩(wěn)定安全。一般情況下，在企業(yè)或單位內(nèi)部使用 的網(wǎng)絡(luò)都是與外網(wǎng)進(jìn)行物理隔離的專業(yè)網(wǎng)絡(luò)，這些網(wǎng)絡(luò)可以保證各上 下級單位與兄弟單位之間的安全使用，而這些網(wǎng)絡(luò)在進(jìn)行文件的流轉(zhuǎn) 時會更加快速便捷。內(nèi)網(wǎng)系統(tǒng)可以為工作人員提供多種文件管理功能, 包括從文章擬稿到文件歸檔的全過程管理功能，以及處理完畢的公文 實(shí)現(xiàn)及時流轉(zhuǎn)的功能，并能對文件的去向進(jìn)行實(shí)時監(jiān)督。此外，內(nèi)網(wǎng) 系統(tǒng)還可以

4、為工作人員提供更加靈活的可視化操作平臺，還能根據(jù)各 單位各部門的具體情況進(jìn)行功能的制定等等。這樣一來，不僅簡化了 單位文書工作的步驟，為其提供了很大的便利，更能夠保證公文在流 轉(zhuǎn)和處理過程中的安全性。辦公自過化對人員素質(zhì)提出的新要求面？r旃?信息化和自動化技術(shù)的快速發(fā)展，相關(guān)文書工作人員及 管理人員也需要具備更高的個人素質(zhì)，以適應(yīng)當(dāng)前的辦公環(huán)境。首先， 辦公人員需要擁有更高的政治素養(yǎng)。文件在0a系統(tǒng)上的流轉(zhuǎn)、處理 等過程是顯示文書工作崗位工作效率的最直接體現(xiàn)，在這一崗位上的 工作人員除了應(yīng)當(dāng)在業(yè)務(wù)技術(shù)上具有良好的知識素養(yǎng)以外，更應(yīng)進(jìn)一 步扎實(shí)社會主義核心價值觀，加強(qiáng)理論學(xué)習(xí)，不斷提高為人民服務(wù)

5、的 工作態(tài)度。其次，文書人員應(yīng)當(dāng)擁有更高的工作責(zé)任心和忠于職守的 工作態(tài)度，在當(dāng)前提供發(fā)達(dá)的硬件設(shè)施情況下，也需要提升自身的工 作效率，同時爭取更加嚴(yán)謹(jǐn)、高質(zhì)的完成文書工作。最后，由于某些 企業(yè)或單位的文件會涉及保密內(nèi)容，文書工作人員作為這些文件的經(jīng) 手者，應(yīng)當(dāng)具備嚴(yán)守秘密、嚴(yán)于律己的基本道德素質(zhì)，以確保涉密內(nèi) 容不被泄露。辦公室工作人員素質(zhì)提升的幗關(guān)建議加強(qiáng)自身思想素質(zhì)培訓(xùn)。文書工作主要擁有事物瑣碎、涉及面廣 而具體等工作性質(zhì)，要真正的將文書工作做好做實(shí)，需要相關(guān)人員必 須擁有較強(qiáng)的工作責(zé)任心。因此，企業(yè)對于員工的思想素質(zhì)培訓(xùn)對于 增強(qiáng)他們的工作責(zé)任心，以及積極主動、認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度至關(guān)重要。

6、 此外，企業(yè)還需要為員工營造出更好的公司文化環(huán)境，讓他們能夠在 良好的工作氛圍中，增強(qiáng)對做文書工作的信心和決心。加強(qiáng)自身業(yè)務(wù)知識的擴(kuò)充學(xué)習(xí)o擁有良好的思想品德是文書工作 人員必須具備的前提條件，而自身的業(yè)務(wù)能力則是適應(yīng)文書崗位的基 礎(chǔ)。尤其是在涉及公文處理等方面，工作人員要按照國家規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn) 進(jìn)行業(yè)務(wù)流程的掌握。同時，為了能夠形成質(zhì)量更高的文章，工作人 員也許具備一定的政治理論、法律、經(jīng)濟(jì)、歷史等基本常識，不斷拓 寬自己的眼界，不斷豐富自身的知識儲備，以能更好的提升文書工作 的工作效率。加強(qiáng)相關(guān)設(shè)備技能的運(yùn)用。在辦公自動化的不斷發(fā)展之下，利用 網(wǎng)絡(luò)及內(nèi)網(wǎng)系統(tǒng)形成的文書辦公流程，在給文書工作提供了便利的同 時，還在無形中增加了對文書人員操作過程的壓力。由于辦公自動化 帶來的統(tǒng)一性和系統(tǒng)性，工作人員一個小小的疏忽或是失誤，將會導(dǎo) 致之后一系列錯誤的發(fā)生。因此，文書工作人員應(yīng)當(dāng)具備熟練運(yùn)用相 關(guān)設(shè)備系統(tǒng)的能力，并能夠充分利用0a系統(tǒng)的便捷性和靈活性。此 外，公司或單位還應(yīng)對文書工作人員定期舉辦系統(tǒng)和設(shè)備維護(hù)的培訓(xùn) 課程，并進(jìn)一步強(qiáng)調(diào)正確操作的重要性，以盡可能避免今后在文書工 作中因?yàn)閱T工的錯誤操作而導(dǎo)致無法挽回的問題發(fā)生。綜上所述，今