公司檔案管理辦法PPT

1、n 為了加強公司檔案收集和整理工作，有效地保護和利用檔案，充分發(fā)揮檔案在公司發(fā)展中的作用，根據(jù)中華人民共和國檔案法、企業(yè)文件材料歸檔范圍和保管期限規(guī)定結(jié)合我公司實際情況，特制定本辦法。請各部室根據(jù)此意見參考執(zhí)行并歸檔進件。n1、各部門在日常工作中設有專人負責本部門文件材料的形成、積累、保管和整理、立卷歸檔工作。 n2、堅持平時整理。根據(jù)公司不同種類文件材料的形成特征，制定案卷類目，合理分類存放，便于次年移交檔案后利用和歸檔。n3、移交檔案室案卷做到頁號編寫準確，案卷目錄清楚，案卷標題簡明扼要。n4、檔案室設專人保管好本公司歸檔的案卷，注意文件材料的安全和保密。n5、檔案室及時對各部門移交的檔案

2、進行分類、整理、并編制檢索工具，能應要求快速、準確地查詢所需檔案。公司檔案歸檔范圍主要參照附件：企業(yè)文件材料歸檔范圍和保管期限規(guī)定做為指導依據(jù)；結(jié)合本公司在各項工作中形成的具有保存價值的，或者相關(guān)政府部門下發(fā)的與本公司關(guān)系密切的各類文件材料(包括公文、書信、會議、合同、圖紙、登記表、名冊、獎品、影像音資料等)都在歸檔范圍。 凡公司收、發(fā)的文件，由相關(guān)人員收集、整理、 編目、組卷，交由檔案專管員歸檔。1、歸檔原則遵循文件的自然形成規(guī)律，保持文件的原貌和完整，準確判定文件的保管期限，適應新技術(shù)應用的需要，便于保管和利用。按照歸檔范圍的規(guī)定，凡應歸檔的文件必須齊全完整。2、歸檔整理程序以件為歸檔單位

3、，逐件整理歸檔。按分類、裝訂、排列、編號、裝盒、編目的步驟進行。3、檔案的分類n1）按年度分類；n2）按部門內(nèi)容分類；n3）按保管期限逐級進行分類。由文件的形成日期決定該份文件的歸檔年度，即文件的歸檔年度可與文件內(nèi)容所針對的年度不一致。4、檔案的排列n先將歸檔文件材料按保管期限分開，同一保管期限的文件材料，按類別分別組卷后，再按照時間先后排列，并且盡可能將關(guān)系密切（如同一次活動、同一項工作、同一個會議形成的）文件材料排列在一起。5、檔案的裝訂n1去掉原來文件上會生銹的金屬物（訂書釘、曲別針），用細棉線或其它對紙張無損害的粘合劑重新將文件訂（粘）合。裝訂時正本在前，定稿在后；復文在前，來文在后；

4、批復在前，請示在后。n2凡文件尺寸大于A4紙規(guī)格的，要按A4紙規(guī)格進行折疊或裁剪，小于16開規(guī)格及破損的要托裱在A4紙之上。n6、檔案的編號n61在每件檔案首頁右上方的空白處加蓋檔號章（統(tǒng)一從檔案室領取），并填寫有關(guān)欄目的內(nèi)容。n62檔號章的項目及填寫內(nèi)容：類別號：文書檔案的類別號為A。期限：即保管期限，分三類，填寫“永久”或“長期”“短期”。年度：該份檔案實際形成的年度，以四位阿拉伯數(shù)字標公元紀年。機構(gòu)：不分機構(gòu)可不填。件號：以年度為界線，檔案在同一保管期限中的排列順序號；同一年度、同一保管期限的檔案只編一個流水號，件號不得重復。n工程檔案的歸檔。n當當單項工程已完成，取得檔案預驗收合格證后

5、，單項工程已完成，取得檔案預驗收合格證后，由項目經(jīng)辦人員牽頭，負責將該項目形成的、由項目經(jīng)辦人員牽頭，負責將該項目形成的、經(jīng)城建檔案館審核完畢、符合歸檔要求全部工經(jīng)城建檔案館審核完畢、符合歸檔要求全部工程文件、影像資料，送交辦公室檔案室專管員程文件、影像資料，送交辦公室檔案室專管員歸檔歸檔。 n進進件人員編制進件明細辦理歸檔，交接清楚，件人員編制進件明細辦理歸檔，交接清楚，收件人審核完畢，雙方簽名收件人審核完畢，雙方簽名確認確認。n檔案的利用和統(tǒng)計檔案必須分門別類進行系統(tǒng)整理，嚴格按照其自然形成規(guī)律和內(nèi)部的有機聯(lián)系進行裝訂、登記、排列、上架、入柜，按照檔案類別的編號及排列順序，建立檔案管理臺帳以便隨時查閱。n認真做好檔案統(tǒng)計工作。對檔案的收進、調(diào)借、利用、整理、鑒定、保管等情況要嚴格登記，所有統(tǒng)計數(shù)據(jù)以原始記錄為依據(jù)，做到準確、可靠。n借閱檔案的必須嚴格按照檔案借閱制度辦理手續(xù)，限期使用，按期返還，返還檔案要認真檢查核對，發(fā)現(xiàn)問題及時追查。n 調(diào)閱檔案人如需外借檔案，需在借閱登記表上簽字、注明歸還時間，并經(jīng)有權(quán)簽字人審批，并需有綜合辦負責人批簽后方可借出。到期后，由辦公室負責催還。n檔案的保護n檔案必須用科學的方法保管和保護，最大限度地延長檔案的使用壽命。n檔案庫房要防盜、防水、防潮、防塵、防蟲、防鼠、