如何做好項(xiàng)目計(jì)劃變更管理

1、如何做好工程方案變更管理方案變更管理，是企業(yè)中工程管理思路的集中表達(dá)，也是企業(yè)工程管理手段的集中表達(dá)，對(duì)企 業(yè)整體的工程管理能力具有關(guān)鍵性的作用。1，方案變更的必然性及其目地大家都知道，工程本身具有臨時(shí)性、獨(dú)特性的特點(diǎn)，而且工程過(guò)程也是個(gè)逐步優(yōu)化、完善的過(guò) 程。工程的臨時(shí)性、獨(dú)特性的特點(diǎn)，說(shuō)明了不同工程過(guò)程之間必定存在著差異，因而不同工程的過(guò) 程不可能完全一樣，也就不可能在一個(gè)工程當(dāng)中完全重現(xiàn)另外一個(gè)已經(jīng)完成的工程的全過(guò)程。 這一點(diǎn)與那些以復(fù)制為主的運(yùn)營(yíng)式管理是有很大區(qū)別的。因此，每個(gè)工程都必須根據(jù)自身的實(shí) 際特點(diǎn)來(lái)制定適合的工程方案。工程的方案是為了實(shí)現(xiàn)工程目標(biāo)的要求，根據(jù)已經(jīng)獲得的工程相關(guān)

2、信息，對(duì)未來(lái)工程過(guò)程所做 出的假設(shè)，如果相關(guān)信息越全面、越真實(shí)，相關(guān)環(huán)境越穩(wěn)定，這種前瞻性的假設(shè)也就越可靠， 與將來(lái)的實(shí)際差異可能也就越小。假設(shè)本身具有不確定性，加之當(dāng)今外部環(huán)境的變化無(wú)常，包 括外部市場(chǎng)或客戶的需求、企業(yè)內(nèi)部的管理環(huán)境、工程組中的人員變動(dòng)等各種因素，都使得這 種假設(shè)的不確定性更加增大。只有到工程完全結(jié)束后，工程的整個(gè)過(guò)程才是完全確定的。這就 是所謂的工程的動(dòng)態(tài)性特點(diǎn)。因此，就需要在工程的實(shí)際過(guò)程當(dāng)中，通過(guò)方案變更，根據(jù)當(dāng)前 最新的工程進(jìn)展情況，隨時(shí)對(duì)工程方案做出適應(yīng)性調(diào)整， 不斷的使工程方案更貼近于真實(shí)情況， 盡可能降低方案與實(shí)際的差異，以保證對(duì)工程全過(guò)程的有效控制，實(shí)現(xiàn)對(duì)工

3、程的管理。另一方面，在工程初期制定工程方案時(shí)，由于對(duì)相關(guān)工程信息的掌握不充分、不具體，而且還 有可能是后續(xù)階段的工程任務(wù)需要根據(jù)前期階段的工作成果才能進(jìn)一步具體安排，所以難以把 工程過(guò)程中一段時(shí)期以后的方案做得非常具體。因此，在制定工程方案時(shí)，經(jīng)常會(huì)在總體的里 程碑方案的框架下，分階段制定某階段內(nèi)的詳細(xì)方案。前一個(gè)階段結(jié)束了，再根據(jù)前一階段的 結(jié)果制定下一階段的具體方案。這樣，在整個(gè)工程的過(guò)程當(dāng)中，每一階段方案的細(xì)化，其實(shí)也 是對(duì)整個(gè)工程方案所做的變更。通過(guò)變更手段，防止在工程初期信息不充分的情況下制定無(wú)謂 的遠(yuǎn)期詳細(xì)方案，但又能在工程進(jìn)程當(dāng)中根據(jù)工程的進(jìn)展情況及時(shí)制定出可行的詳細(xì)方案，以 支

4、持工程管理的需要。因此，在一個(gè)工程過(guò)程當(dāng)中，對(duì)方案進(jìn)行變更是必然的。根據(jù)以往的經(jīng)驗(yàn)，各方面都要對(duì)方案 變更給以足夠的重視，通過(guò)對(duì)方案變更的管理起到控制工程的作用。方案變更過(guò)程通常要滿足以下的管理要求： 1 確定變化的發(fā)生，制定相應(yīng)的對(duì)策。在變更管理中，一個(gè)首要的內(nèi)容就是確定變化的發(fā)生。工程中出現(xiàn)的各種問(wèn)題，往往都是有前 兆的，特別是如果能夠做好風(fēng)險(xiǎn)管理，就可以對(duì)可能出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行預(yù)防。但是，只有到了風(fēng) 險(xiǎn)演變成為實(shí)際問(wèn)題時(shí)，才能夠?qū)Ψ桨高M(jìn)行變更并按照新的方案執(zhí)行。因此，正式的方案變更， 就意味著變化確實(shí)已經(jīng)發(fā)生。管理者針對(duì)這一變化必然要采取相應(yīng)的行動(dòng)，就要對(duì)原有的工程 方案進(jìn)行調(diào)整，調(diào)整后的方

5、案應(yīng)該能夠適應(yīng)變化后的工程要求。因此，無(wú)論是在工程內(nèi)部的個(gè) 別調(diào)整，例如因?yàn)槟橙说呐R時(shí)請(qǐng)假或任務(wù)實(shí)際工期變化而對(duì)具體工程活動(dòng)安排的調(diào)整，還是在 公司級(jí)的調(diào)整，例如由于需求變更導(dǎo)致工程范圍、工期、本錢(qián)的大幅變化，首先都是要確定變 化是否已經(jīng)發(fā)生，并針對(duì)變化制定相應(yīng)的對(duì)策，更新工程方案。在變化尚未實(shí)際發(fā)生前，各方 可以對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行跟蹤并準(zhǔn)備應(yīng)對(duì)措施，但此時(shí)只能是應(yīng)變的準(zhǔn)備，但絕對(duì)不能在變化尚未實(shí)際 發(fā)生前進(jìn)行方案變更。 2 就變化對(duì)工程所造成的影響和對(duì)策達(dá)成一致，形成新的工程基線。最初制定的工程方案，一般都是通過(guò)客戶和公司批準(zhǔn)的，工程方案得到批準(zhǔn)就意味著客戶和公司接受了工程管理者對(duì)范圍、工期、資源、

6、本錢(qián)、質(zhì)量等方面的承諾，同意投入相應(yīng)的資源， 這就形成了工程的基線，是相關(guān)各方共同遵守的約定，是對(duì)工程進(jìn)行協(xié)調(diào)、監(jiān)控、考核的依據(jù) 整個(gè)工程方案的基線是由假設(shè)干指標(biāo)組成的，每個(gè)指標(biāo)本身也是基線，都可以單獨(dú)調(diào)整。例如項(xiàng) 目中的范圍基線、產(chǎn)品定義的基線、時(shí)間進(jìn)度基線、資源基線、本錢(qián)預(yù)算基線等，所有這些基 線共同組成了整個(gè)工程的基線。當(dāng)工程方案發(fā)生變更時(shí)，可能許多具體指標(biāo)的基線都會(huì)發(fā)生變 化，也可能只有個(gè)別指標(biāo)的基線發(fā)生了變化。不同的管理層面有不同的基線，公司會(huì)在需求范圍、里程碑進(jìn)度、整體預(yù)算等層面上設(shè)定基線， 而工程組那么會(huì)在此框架下，在工程組內(nèi)部形成用于日常管理的詳細(xì)方案的基線，用來(lái)協(xié)調(diào)和監(jiān) 督工

7、程的具體進(jìn)展。因此，針對(duì)同一個(gè)工程方案，可能存在著多個(gè)基線，不同管理層可能有不 同的基線，不同時(shí)期可能有不同的基線。當(dāng)變更只影響到工程組內(nèi)的基線，不影響公司級(jí)的項(xiàng) 目基線時(shí)，工程組內(nèi)部就需要形成自己新的基線，作為工程組內(nèi)部管理的依據(jù)。如果影響到了 公司級(jí)的基線， 那么更新后的工程方案就需要在公司級(jí)重新得到批準(zhǔn)， 才能形成新的工程基線 同樣，只有在變更中影響到了客戶的基線，才需要與客戶商討基線變更的問(wèn)題，這通常都會(huì)伴 隨著合同變更。因此，工程中可能存在著多條工程基線，工程經(jīng)理要洞悉不同管理層次之間的 基線的關(guān)系，明確工程經(jīng)理的權(quán)限范圍，協(xié)調(diào)好公司層面的限制條件和工程內(nèi)部控制之間的關(guān) 系。 3 通

8、過(guò)發(fā)布更新的工程方案，協(xié)調(diào)工程內(nèi)、外各相關(guān)方的工作以保持同步。工程組就如同一個(gè)樂(lè)隊(duì)，工程方案就是樂(lè)譜，工程經(jīng)理就是指揮，工程的所有干系人就是樂(lè)隊(duì) 中的演奏者，樂(lè)譜使得整個(gè)樂(lè)隊(duì)能夠分工、配合，在演奏中能夠協(xié)調(diào)一致，這就是工程方案的 重要作用。方案必須要發(fā)布給所有參與工程的人員，而非只是工程經(jīng)理的工具。更新后的工程 方案，需要向所有干系人發(fā)布，以便相關(guān)各方能夠及時(shí)了解，調(diào)整各自的工作安排，以保持項(xiàng) 目組內(nèi)、外各相關(guān)方的工作，能夠始終以工程方案為紐帶保持同步，從而實(shí)現(xiàn)工程組內(nèi)部的全 體工作人員和工程外部各相關(guān)方面的整體配合。例如在工程組內(nèi)部對(duì)工作安排進(jìn)行了調(diào)整，就 要在工程內(nèi)部及時(shí)發(fā)布，在公司層面進(jìn)

9、行了方案變更，也要向全公司乃至客戶發(fā)布。2，方案變更應(yīng)包含的內(nèi)容方案變更是對(duì)原有方案的調(diào)整，所形成的結(jié)果仍然是工程方案，所以方案變更所涉及到的內(nèi)容 與制定工程方案時(shí)是相同的， 下列圖是“方案過(guò)程圖， 說(shuō)明了制定工程方案時(shí)所涉及到的內(nèi)容， 以及這些內(nèi)容之間的依賴關(guān)系。在該圖中，工程方案主要包含了工程的范圍、時(shí)間、資源、本錢(qián)等內(nèi)容，這些內(nèi)容綜合在一起 形成了工程整體方案的工程時(shí)間表和工程本錢(qián)預(yù)算這兩個(gè)組成局部。同時(shí)，在工程管理當(dāng)中涉 及到了質(zhì)量管理、人力資源管理、溝通管理、風(fēng)險(xiǎn)管理、采購(gòu)管理等輔助的管理要求，最終也 將具體表達(dá)為工程方案中的范圍、時(shí)間、資源、本錢(qián)等具體內(nèi)容中，成為工程整體方案的一部

10、 分。因此，在進(jìn)行工程方案變更的時(shí)候，也要按照同樣的步驟和方法，審視變化對(duì)工程所造成 的影響，如果只是直接本錢(qián)的變化，那么也許只需要變更工程預(yù)算即可，如果是工期的變化， 就可能對(duì)資源、本錢(qián)都會(huì)產(chǎn)生影響，如果工程范圍發(fā)生了變化，那么就必然會(huì)對(duì)時(shí)間、資源和 本錢(qián)都產(chǎn)生影響。這與CCB寸維護(hù)任務(wù)影響范圍的評(píng)估有些類似，如果只影響到詳細(xì)設(shè)計(jì)，那 么就只要從詳細(xì)設(shè)計(jì)過(guò)程開(kāi)始，如果是需求變更，就需要從需求分析開(kāi)始，后續(xù)的總體設(shè)計(jì)、 詳細(xì)設(shè)計(jì)等過(guò)程也必然都會(huì)受到影響。因此，寸于方案變更，也應(yīng)根據(jù)產(chǎn)生變化的原因進(jìn)行分 析，評(píng)估其寸工程管理的影響程度，寸工程方案作出適當(dāng)?shù)恼{(diào)整。綜合以上的關(guān)系，就是著名的“工程管

11、理三角形，說(shuō)明了工程的范圍、時(shí)間、本錢(qián)資源、質(zhì)量這四個(gè)關(guān)鍵因素之間是相互關(guān)聯(lián)、相互影響的。其間的關(guān)系這里不再展開(kāi)詳述。方案變更可能導(dǎo)致基線變更，基線是工程方案在某一層次、某一時(shí)刻的“快照。因此，基線 變更所涉及的內(nèi)容與方案變更的內(nèi)容根本相同，也同樣包括范圍、時(shí)間、資源、本錢(qián)等內(nèi)容。3，何時(shí)需要做公司級(jí)的方案變更 首先需要特別提出的是，方案變更不僅是公司級(jí)的，各個(gè)不同的管理層級(jí)都存在著方案變更， 不同的管理層級(jí)寸方案變更都有不同的要求。在工程組內(nèi)部，根據(jù)工程執(zhí)行中的實(shí)際情況，在 工程組內(nèi)部寸工程方案隨時(shí)進(jìn)行調(diào)整， 這本身就是方案變更， 也應(yīng)通過(guò)內(nèi)部寸方案變更的控制， 到達(dá)上述的管理目的，只是由于

12、其影響范圍較小，在工程組內(nèi)部就可以決定。在公司層面上的 方案變更，通過(guò)公司所規(guī)定的變更流程要求，控制方案變更寸公司管理的影響，使工程組外部 公司內(nèi)各相關(guān)方面也能依據(jù)更新后的方案配合開(kāi)展工作。如果變更的影響范圍涉及到了外部客 戶，那么這種方案變更就還需要與客戶達(dá)成一致，并使客戶方也能按照新的工程方案配合開(kāi)展 工作。因此，方案變更是工程管理過(guò)程中的一項(xiàng)根本工作，其中有著明確的管理要求，作為工程管理 者應(yīng)該寸此具有清晰的認(rèn)識(shí)，能夠基于寸工程內(nèi)部及整個(gè)工程管理環(huán)境的正確認(rèn)識(shí)，在不同管 理層面上做好方案變更的管理工作，并能夠根據(jù)職責(zé)權(quán)限，使方案變更在不同的管理層面之間 進(jìn)行有效的溝通。公司級(jí)的方案變更的

13、流程要求，只是公司寸方案變更的一種管理要求，不能 完全覆蓋工程所涉及到的全部的方案變更管理的內(nèi)容，而工程經(jīng)理那么必須關(guān)注所有層面的方案 變更管理的要求。通常情況下，需要在公司級(jí)別進(jìn)行方案變更的情況主要有以下幾種：1經(jīng)公司確認(rèn)的范圍變更，無(wú)論是業(yè)務(wù)需求還是技術(shù)方案，經(jīng)相關(guān)管理部門(mén)確認(rèn)后，都可 以進(jìn)行方案變更。2當(dāng)工程中的產(chǎn)品基線或目標(biāo)版本發(fā)生變化時(shí)，會(huì)影響到工作范圍、工程與其他任務(wù)之間 的依賴關(guān)系等，需要進(jìn)行方案變更。3由于外部要求或條件限制，或由于工程自身原因，需要調(diào)整工程的時(shí)間進(jìn)度，寸公司內(nèi)、 外其他相關(guān)任務(wù)的時(shí)間安排產(chǎn)生影響，或寸已經(jīng)與客戶或其他合作伙伴達(dá)成一致的里程碑方案 產(chǎn)生影響，都需

14、要進(jìn)行方案變更。4當(dāng)工程需要投入與方案不同的資源或本錢(qián)時(shí)，特別是需要公司追加預(yù)算時(shí)，需要進(jìn)行計(jì) 劃變更。值得強(qiáng)調(diào)的是，工程方案與工程實(shí)際之間存在差異是正常的，方案變更并非是為了解決這種差 異，不能單純因?yàn)楣こ痰膶?shí)際執(zhí)行情況與方案發(fā)生了偏差而進(jìn)行方案變更。這也是需要防止的 認(rèn)識(shí)上的誤區(qū)。進(jìn)行方案變更的過(guò)程中，工程經(jīng)理仍需要就更新的方案與干系人進(jìn)行溝通和確認(rèn)。方案調(diào)整的 方法與制定工程方案的方法是一致的，所涉及到的內(nèi)容也是一致的，所不同的是，變更后的計(jì) 劃中包含了已經(jīng)實(shí)際執(zhí)行完成信息，這些信息是不可變更的。變更后的方案需要向所有干系人 發(fā)布，以便各方面及時(shí)了解工程的變化，協(xié)調(diào)好各方的工作配合。特別

15、需要強(qiáng)調(diào)的是，一個(gè)工程可以有多條基線，每次公司級(jí)的方案變更都可以形成新的基線， 最新基線是公司監(jiān)控工程的依據(jù)。但是，用于工程績(jī)效考核的基線未必是最新的當(dāng)前基線，只 有在公司同意更改對(duì)工程的考核標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，才需要變更工程的考核基線。例如，工程由于自身問(wèn) 題造成進(jìn)度延遲并影響到了里程碑點(diǎn)，為了便于公司內(nèi)、外的整體協(xié)調(diào)和對(duì)工程的跟蹤監(jiān)控， 對(duì)公司級(jí)的工程方案進(jìn)行變更，并向相關(guān)干系人發(fā)布。這時(shí)形成了新的工程基線，但是工程績(jī) 效的基線不應(yīng)改變， 因?yàn)檫@種延遲是由于工程組自身的原因造成的，在考核中應(yīng)表達(dá)這種差異。 因此，公司將來(lái)要加強(qiáng)對(duì)工程的績(jī)效考核，就需要對(duì)公司績(jī)效考核的工程基線有所區(qū)別，它可 能與方案變更

16、時(shí)產(chǎn)生的新的基線不同，需要單獨(dú)進(jìn)行跟蹤管理。有了針對(duì)工程績(jī)效考核的基線 后，就可以在該基線上運(yùn)用管理儲(chǔ)藏Reserve等手段，提供更為有效的工程管理手段和更為 合理的工程考核方法。4，做方案變更的方法方案變更是基于已有的工程方案，根據(jù)產(chǎn)生變化的原因和影響，對(duì)未來(lái)方案所作的調(diào)整。在項(xiàng) 目的掙值方法中，推薦了三種對(duì)未來(lái)值進(jìn)行預(yù)測(cè)的方法，其思路也同樣適用于方案變更：1 如果工程的變化與工程原方案存在規(guī)律性的差異，那么就可以根據(jù)這種規(guī)律整體調(diào)整項(xiàng) 目方案。例如在原材料漲價(jià)的情況下，材料本錢(qián)可以按照統(tǒng)一的價(jià)差比例進(jìn)行調(diào)整，從而得到 剩余的工程任務(wù)對(duì)應(yīng)的新的本錢(qián)預(yù)算。再如，在工程執(zhí)行中發(fā)現(xiàn)工作量或工期估算

17、普遍比 實(shí)際值偏低，就可以計(jì)算出這種差異的比例，對(duì)剩余工作任務(wù)的原有估算值等比例進(jìn)行調(diào)整， 得到新的估算值。 2 如果在工程實(shí)際執(zhí)行中出現(xiàn)偶然的偏差，這種偏差對(duì)于其他剩余的任務(wù)沒(méi)有關(guān)系，那么 就可以在方案變更中重點(diǎn)考慮前期偏差的影響，而對(duì)剩余任務(wù)保持原有方案。例如在工程前期 某任務(wù)工期延遲，但并不影響以后各工程任務(wù)的工期估算，后續(xù)工程任務(wù)仍可以按照原定的工 期進(jìn)行。再如，工程前期某任務(wù)的預(yù)算超支，但并不影響后續(xù)任務(wù)的預(yù)算，那么后續(xù)工程任務(wù) 仍可以采用原來(lái)的預(yù)算。 3 如果工程中發(fā)生了很大的變化，導(dǎo)致后續(xù)任務(wù)對(duì)應(yīng)的原方案根本不具備參考意義，那么 就需要重新制定后續(xù)任務(wù)的方案。 例如在工程過(guò)程當(dāng)中

18、總體的技術(shù)方案架構(gòu)發(fā)生根本性的改變， 原有的開(kāi)發(fā)方案就沒(méi)有了參考意義，需要重新制定工程方案。通過(guò)上述三種方法，根據(jù)產(chǎn)生變化的不同原因，對(duì)后續(xù)任務(wù)的方案進(jìn)行調(diào)整。調(diào)整過(guò)的后續(xù)計(jì) 劃加上工程中已經(jīng)實(shí)際發(fā)生的局部， 就形成了新的整體工程方案。 工程經(jīng)理在進(jìn)行方案變更時(shí)， 通過(guò)這樣的仔細(xì)分析和必要的估算，就能夠得到變更后的工程方案與原方案的整體差異，從而 得到方案變更后的工期和預(yù)算與原方案的整體差異，才能形成延長(zhǎng)工期或追加預(yù)算等要求。方案變更無(wú)論在哪個(gè)管理層面上都需要得到控制，這是工程能夠按方案完成的根本保證。方案變更的權(quán)限至少分為三級(jí)：客戶、公司、工程組。三級(jí)當(dāng)中的工程方案的關(guān)系，應(yīng)該是下級(jí)比 上級(jí)更苛刻。工程預(yù)算是逐級(jí)遞減的需要扣除利潤(rùn)和管理儲(chǔ)藏，時(shí)間要求可能也是逐級(jí)緊 縮的預(yù)留緩沖，工程范圍可能會(huì)是逐級(jí)增加的夾帶私活。因此，方案變更是有不同權(quán) 限的，決策權(quán)也分為工程經(jīng)理、公司管理層、客戶三個(gè)層級(jí)，各個(gè)層級(jí)都可以在自己的決策范 圍內(nèi)進(jìn)行方案變更，但當(dāng)影響到上一級(jí)時(shí)，就需要得到上一級(jí)的批準(zhǔn)。因此，在企業(yè)中通常都 會(huì)制定一些方案變更的制度，通過(guò)一些管理