檔案存管服務(wù)供給側(cè)改革探討

1、    檔案存管服務(wù)供給側(cè)改革探討    申金悅 王貴華摘 要：電子檔案所具備的高存儲(chǔ)容量、占地空間小、運(yùn)輸發(fā)送便捷等優(yōu)勢(shì)，電子檔案正在逐漸取代原有的紙質(zhì)檔案成為當(dāng)前日常辦公以及文件存儲(chǔ)的重要形式。然而在實(shí)際的檔案存儲(chǔ)過(guò)程中，由于紙質(zhì)檔案所具備的不可復(fù)制性和法律文書(shū)效應(yīng)，紙質(zhì)檔案仍然作為檔案存儲(chǔ)的重要形式而廣泛的被采用。本文基于此背景，對(duì)檔案存管服務(wù)供給側(cè)改革進(jìn)行了探討。關(guān)鍵詞：檔案存管;服務(wù);供給側(cè)改革doi：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.27.025供給側(cè)結(jié)構(gòu)性改革旨在調(diào)整經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)，使要素實(shí)現(xiàn)最優(yōu)配置，提升經(jīng)濟(jì)增長(zhǎng)的質(zhì)

2、量和數(shù)量。當(dāng)前我國(guó)社會(huì)中的檔案存管服務(wù)已經(jīng)成為我國(guó)政府性事務(wù)管理工作中的重點(diǎn)內(nèi)容，由此引發(fā)了我國(guó)的檔案存管服務(wù)在供給側(cè)端的改革事務(wù)。在科技不斷進(jìn)步的當(dāng)下，電子檔案愈發(fā)成為日常辦公、生活中的必備檔案服務(wù)管理形式。因此，有必要結(jié)合當(dāng)前的檔案服務(wù)管理模式對(duì)檔案存管服務(wù)供給側(cè)進(jìn)行合理、科學(xué)、有效的改革。1 市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制下檔案存管服務(wù)模式現(xiàn)狀在當(dāng)前的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制下檔案存管服務(wù)模式逐漸趨向于多元化。由最傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案存放模式到最新的電子檔案存放，這些多層次、多面性的檔案存放管理方式為檔案存儲(chǔ)管理帶來(lái)了便捷、快速以及流暢的服務(wù)。這其中，紙質(zhì)檔案作為最傳統(tǒng)的檔案存儲(chǔ)方式，在實(shí)際的應(yīng)用和存儲(chǔ)過(guò)程具備良好的優(yōu)勢(shì)，

3、但在當(dāng)前信息化技術(shù)發(fā)展的條件和市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制下也存在著明顯的不足。其優(yōu)勢(shì)在于：很多紙質(zhì)檔案都是采用較為直觀明了的書(shū)面化語(yǔ)言進(jìn)行表達(dá)，在內(nèi)容和格式上具有良好的簡(jiǎn)潔性、便利性和利于查找性，對(duì)于檔案的存儲(chǔ)來(lái)說(shuō)，具有良好的查閱價(jià)值。紙質(zhì)檔案由于自信息存儲(chǔ)以來(lái)就是最為保險(xiǎn)、保障程度最高的檔案存儲(chǔ)方式，而且由于紙質(zhì)檔案上往往具備很多法律效益的簽名和印章，從而有效的保證了紙質(zhì)檔案的真實(shí)性和有效性。因此，在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案保存和應(yīng)用過(guò)程中，具有較好的相對(duì)優(yōu)勢(shì)。但與此同時(shí)的劣勢(shì)也是紙質(zhì)檔案所無(wú)法避免的。紙質(zhì)檔案在文件空間以及存儲(chǔ)的容量上所占的空間較大，對(duì)于圖書(shū)館、檔案室等文件密集、檔案較多的地方來(lái)說(shuō)，往往對(duì)于紙質(zhì)空

4、間的密閉性、干燥性和通風(fēng)性等存儲(chǔ)要求較高，對(duì)于紙質(zhì)文件、檔案的保存尤為關(guān)鍵。此外，在長(zhǎng)期的保存過(guò)程中，對(duì)于紙質(zhì)檔案的磨損、污漬以及褶皺都會(huì)對(duì)紙質(zhì)文檔的使用造成影響。因此，對(duì)于紙質(zhì)文檔的保存和使用來(lái)說(shuō)，優(yōu)勢(shì)劣勢(shì)十分明顯。一個(gè)顯而易見(jiàn)的事實(shí)是，隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)和信息化時(shí)代的到來(lái)，檔案數(shù)量的急劇增長(zhǎng)已呈不可逆轉(zhuǎn)之勢(shì)，為應(yīng)對(duì)各種突發(fā)事件的檔案雙套制及備份制的國(guó)家要求，更使這一增長(zhǎng)速率大幅上揚(yáng)，全國(guó)檔案界面對(duì)的客觀形勢(shì)非但嚴(yán)峻，而且迫在眉睫。我們所看到的，都只是增長(zhǎng)的現(xiàn)象和現(xiàn)象的羅列而已。在我國(guó)，檔案存管一向由政府全包，禁止其他方面介入，這一模式延續(xù)至今已難以為繼。以上海市檔案館為例，本世紀(jì)初館藏量尚不足2

5、00萬(wàn)卷，便已高居全國(guó)省級(jí)檔案館之首，短短十幾年之后，據(jù)2013年國(guó)際檔案日公布的數(shù)據(jù)，其館藏量已然攀升到300萬(wàn)卷。增長(zhǎng)幅度超過(guò)了50%，不僅繼續(xù)高居省級(jí)檔案館之首，甚至超過(guò)了一些國(guó)家級(jí)檔案館。按照現(xiàn)行檔案館工作通則規(guī)定：“檔案館的基本任務(wù)是在維護(hù)黨和國(guó)家歷史真實(shí)面貌的前提下，集中統(tǒng)一地管理黨和國(guó)家的檔案及有關(guān)資料，維護(hù)檔案的完整與安全，積極提供利用，為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。”也就是說(shuō)，國(guó)家各級(jí)綜合性檔案館的基本任務(wù)并非將國(guó)有檔案“全面承包”，而是應(yīng)對(duì)其中的核心資源、即“黨和國(guó)家的檔案及有關(guān)資料"實(shí)行集中統(tǒng)一管理。2 多種檔案存管服務(wù)模式供給側(cè)改革創(chuàng)新電子檔案和紙質(zhì)檔案作為檔案存

6、儲(chǔ)管理重要的組成部分，需要跟上時(shí)代的發(fā)展步伐，由供給側(cè)進(jìn)行創(chuàng)新改革以適應(yīng)存儲(chǔ)端的需要。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案以安全性、法律性為主的方式應(yīng)該在結(jié)合電子檔案的先進(jìn)化優(yōu)勢(shì)的基礎(chǔ)上，隨著信息化建設(shè)推進(jìn)而逐步整合和利用，具體的供給側(cè)改革途徑如下：2.1 市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)效率機(jī)制在檔案公共服務(wù)管理領(lǐng)域的創(chuàng)新我們國(guó)內(nèi)，隨著服務(wù)外包在企業(yè)界運(yùn)用成效的日益顯著，它也逐漸成為各類機(jī)構(gòu)提高管理效率、降低管理成本的有效手段。目前，除企業(yè)外，政府機(jī)關(guān)、學(xué)校、醫(yī)院、圖書(shū)館等，也在逐步擺脫“自力更生”“小而全，大而全”思想的束縛，相應(yīng)進(jìn)行了一些外包服務(wù)的有益嘗試。包括檔案部門在內(nèi)，在一些自身能力有限或不足的業(yè)務(wù)領(lǐng)域，如檔案信息化建設(shè)、檔案展

7、覽制作、安全保衛(wèi)、后勤服務(wù)，以及案卷整理、著錄、鑒定、縮微等，也都不同程度地利用了外部技術(shù)力量。但在核心領(lǐng)域，即檔案的保管與利用方面，卻長(zhǎng)期裹足不前，步履蹣跚，購(gòu)買公共服務(wù)的意愿不強(qiáng)，外包服務(wù)的動(dòng)力不足。2.2 檔案社會(huì)存管作為補(bǔ)充檔案存管服務(wù)的重要形式隨著社會(huì)的發(fā)展進(jìn)步，一批有志于市場(chǎng)開(kāi)拓的社會(huì)賢達(dá)人士，正在努力改變這種狀況。他們?cè)诳礈?zhǔn)看好這個(gè)市場(chǎng)發(fā)展前景的前提下，為提高承接能力，以高投入為前導(dǎo)，使原有狀況發(fā)生了質(zhì)的轉(zhuǎn)變。以河南省“匯金信達(dá)”公司為例，創(chuàng)建伊始，即按照國(guó)家檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范要求，投入近億元資金，一期工程首先設(shè)計(jì)建造了1.8萬(wàn)平方米兩幢甲級(jí)檔案庫(kù)房，繼而又完成了二期工程近萬(wàn)余平

8、方米乙級(jí)庫(kù)。河南匯金信達(dá)檔案管理咨詢服務(wù)公司是河南省首家擁有自主產(chǎn)權(quán)庫(kù)房的民營(yíng)企業(yè)，其檔案存管的軟硬件條件完全不亞于省市級(jí)國(guó)家檔案館。整體建筑具有抗震、防盜、防漬、防塵、防霉、防紫外線、防有害生物等“九防”功能;公司還自主開(kāi)發(fā)了“檔案條形碼管理系統(tǒng)”、與河南省通用識(shí)別技術(shù)研究所合作開(kāi)發(fā)了“rfid檔案管理系統(tǒng)”等，完全能滿足檔案長(zhǎng)期、足量和規(guī)范化的安全保管與利用的需要，成為檔案服務(wù)外包市場(chǎng)中的佼佼者和領(lǐng)軍企業(yè)。有這樣一批民間資本和管理人才的加入，大大提高了檔案服務(wù)外包的社會(huì)承接能力，一個(gè)多元化的檔案存管體系已初具規(guī)模，正在成為我國(guó)檔案管理體系的重要補(bǔ)充。2.3 建立檔案管理產(chǎn)權(quán)、競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制首先應(yīng)

9、該加大對(duì)內(nèi)部檔案管理人員單位的合理建設(shè)，區(qū)別于傳統(tǒng)的內(nèi)部管理人員管理制度，信息化建設(shè)中，更應(yīng)該重視內(nèi)部管理人員對(duì)于信息化設(shè)備的操作方法的使用以及對(duì)于檔案存放相關(guān)產(chǎn)權(quán)的合法取舍。在面對(duì)市場(chǎng)機(jī)制下的企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)檔案存管服務(wù)，要在加強(qiáng)檔案管理產(chǎn)權(quán)建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化、制度化的基礎(chǔ)上，保證檔案短期、中期、長(zhǎng)期的保存都能夠在合理風(fēng)險(xiǎn)的控制之下。3 結(jié)束語(yǔ)綜上，由于電子檔案和紙質(zhì)檔案在實(shí)際的檔案存管服務(wù)中的優(yōu)勢(shì)不同，因此，需要結(jié)合兩者對(duì)檔案存管服務(wù)供給側(cè)進(jìn)行全方位的改革以適應(yīng)時(shí)代發(fā)展需要。參考文獻(xiàn)1朱勝良，姜龍飛.檔案存管服務(wù)供給側(cè)改革論綱j.檔案管理，2017，000（003）：33-36.2李海濤，郭詠琳.供給側(cè)改革視角下的檔案社會(huì)存管服務(wù)研究以廣州市調(diào)研為例j.檔案學(xué)研究，2018（5）：45-50.3蘭孝慈.供給側(cè)改革視